en rededienstcoördinatoren Vlissingen (C2)

Functiebeschrijving:
C2
Hoofdmedewerker
Teamplanner loodsdienst- en
rededienstcoördinatoren Vlissingen
Beleidsdomein:
Mobiliteit en Openbare Werken
Entiteit:
IVA Maritieme Dienstverlening en Kust
Afdeling:
DAB Loodswezen
Graad:
Hoofdmedewerker
Aantal vacante
betrekkingen:
Standplaatsen:
1
Functiefamilie en niveau
Vacaturenummer:
/
Vlissingen
24489
1. Afdelingscontext
De IVA MDK staat in voor een veilige en vlotte afwikkeling van het scheepvaartverkeer op de
maritieme vaarwegen, het integraal kustzonebeheer en de hydrografische en
hydrometeorologische dienstverlening.
Het agentschap wordt geleid door een administrateur-generaal die rechtstreeks rapporteert aan
de functionele minister.
Het agentschap bestaat uit een stafdienst en vier operationele entiteiten.





De Stafdienst (20 personeelsleden) bereidt het beleid van het agentschap voor, faciliteert de
werking van de vier entiteiten en biedt ondersteuning aan de administrateur-generaal.
De DAB Loodswezen (470 personeelsleden) zorgt voor het veilig en vlot loodsen en
beloodsen van schepen tegen een aanvaardbare prijs en geeft nautisch advies.
De DAB Vloot (570 personeelsleden) is de reder van de overheid en verzorgt de
vaarwegmarkering. Vloot organiseert ook de inzet en de exploitatie van de ‘Search- and
Rescue’ schepen.
De afdeling Scheepvaartbegeleiding (150 personeelsleden) begeleidt de schepen vanaf de
wal en levert diensten aan de scheepvaart. Het Maritiem Reddings- en Coördinatiecentrum is
het unieke meldpunt voor ongevallen op zee en de verdere afhandeling ervan.
De afdeling Kust (115 personeelsleden) staat in voor de beveiliging van de bevolking en het
patrimonium tegen stormvloeden en overstromingen en doet dit op een duurzame en
geïntegreerde wijze. Haar Vlaamse hydrografie ondersteunt de scheepvaart van en naar de
kusthavens en de Westerschelde.
2. Functiedoel
De teamplanner beheert en behandelt gegevens teneinde ervoor te zorgen dat de planning van
de loodsdienst- en rededienstcoördinatoren efficiënt, correct en klantvriendelijk verloopt en dat
procedures, wet en regelgeving worden gerespecteerd.
De teamplanner loodsdienst- en rededienstcoördinatoren is verantwoordelijk voor de planning van
de 14 loodsdienstcoördinatoren en 8 rededienstcoördinatoren Vlissingen, met oog voor een
efficiënte inzet van het beschikbare personeel en de continuïteit van de dienstverlening.
Hij/zij is specialist in de bestaande dienst- en beurtregeling en waakt erover dat wet- en
regelgeving gerespecteerd wordt.
De teamplanner registreert en controleert de prestaties in het Loodswezen Informatie Systeem
(LIS).
Hij/zij werkt onder de verantwoordelijkheid van het nautisch diensthoofd en adviseert hem waar
nodig.
De teamplanner ontvangt maandelijks een forfait aan uren voor de planning van de continue
bezetting per stoel.
Bij afwezigheid van de teamplanner van standplaats Zeebrugge, springt teamplanner Vlissingen
in en vice versa. Gedurende het jaar houdt hij/zij zich op de hoogte van de dienst- en
beurtregeling van de standplaats Zeebrugge.
De teamplanner blijft tevens ingeschakeld als loodsdienst- of rededienstcoördinator in zijn/haar
team en vormt de schakel tussen de personeelsleden op de werkvloer en het nautisch
diensthoofd.
3 Interne organisatie
Aan welke functie
rapporteert de
functiehouder?
Welke andere functies
rapporteren aan diezelfde
functie?
Nautisch diensthoofd Vlissingen
Loodsdienstcoördinatoren, rededienstcoördinatoren, loodsen en
nautisch secretariaat van de betreffende standplaats van de
DAB Loodswezen.
Welke functies rapporteren
aan de functiehouder?
Geen
Aan hoeveel personen geeft
de functiehouder leiding?
Geen
Op welke budgetten heeft de
functiehouder een impact?
De functie kan niet gerelateerd worden aan een duidelijk
financieel omvanggebied.
4. Resultaatgebieden
1. PLANNING LOODSDIENST- EN REDEDIENSTCOÖRDINATOREN
Resultaatgebied
De loodsdienst- en rededienstcoördinatoren optimaal inzetten teneinde
de continudienst te verzekeren.
Activiteiten
Voorbeelden van activiteiten:
 Opmaken van een planning van de loodsdienst- en
rededienstcoördinatoren
 Opstellen en toezicht houden op de verlofregeling
 Vervanging zoeken voor afwezige collega’s
2. GEGEVENSVERZAMELING
Resultaatgebied
Activiteiten
Verzamelen, vervolledigen en administratief verwerken van gegevens
teneinde dossiers en bestanden met volledige en correcte informatie
beschikbaar te hebben.
Voorbeelden van activiteiten:
 Opvolgen van ontwikkelingen in het kader van toepasselijke wet- en
regelgeving bv. dienst- en beurtregeling, arbeidsreglement,…
 Op basis van verlofvaanvragen, ziektemeldingen,
dienstopdrachten,… de planning aanpassen en waar nodig
vervanging zoeken
 Ontbrekende gegevens navragen en/of opzoeken
 De planning steeds up-to-date houden in het LIS
3. CONTROLE VAN GEGEVENS
Resultaatgebied
Activiteiten
Verifiëren en controleren van gegevens teneinde te verzekeren dat
vormvereisten, procedures en regelgeving gerespecteerd worden.
Voorbeelden van activiteiten:
 Interne controlepunten inbouwen en optimaliseren
 Vaststellen van fouten en voorstellen doen voor correctie
 Controleren of aanvragen in lijn zijn met de toepasselijke regelgeving
 Controleren van de prestaties en de evenwichtige verdeling ervan
tussen de loodsdienst- en rededienstcoördinatoren onderling
4. VERWERKEN VAN GEGEVENS EN BEHANDELING VAN
DOSSIERS
Resultaatgebied
Uitvoeren van de voorziene stappen binnen het dossier en bewerken van
gegevens teneinde via een tijdige en correcte behandeling een goede
dienstverlening te verzekeren waarbij de minimumbezetting steeds
gegarandeerd blijft.
Uitvoeren van administratieve taken teneinde de organisatie te
ondersteunen.
Activiteiten
Voorbeelden van activiteiten:
 Berekeningen uitvoeren o.a. met het oog op een evenwichtige
verdeling van de planning
 Periodiek en op vraag aanmaken en opstellen van bestanden,
documenten, …
 Opmaken van overzichten en rapporten uit het LIS
 Afwezigheidsaanvragen verwerken
 Administreren en registreren van werkuren, overuren, afwezigheden,
verloven,… in het LIS
 Voorbereiden van financiële verrichtingen
5. INFORMATIE-UITWISSELING
Resultaatgebied
Activiteiten
Informatie uitwisselen en diverse vragen beantwoorden teneinde de
loodsdienst- en rededienstcoördinatoren en andere betrokkenen correct
te informeren.
Voorbeelden van activiteiten:
 Zoeken naar correcte en klantgerichte oplossingen voor
probleemsituaties
 Fungeren als aanspreekpunt voor de loodsdienst- en
rededienstcoördinatoren
 Informatie verstrekken aan personeelsleden, contacten met het
werkveld onderhouden
 Zorgen voor een vlotte en hoge bereikbaarheid
 Rapporteren over de stand van zaken aan het nautisch diensthoofd
 Adviseren en bijstaan van het nautisch diensthoofd
 Deelnemen aan vergaderingen en werkgroepen
 Bespreken van dossiers met collega’s, overleggen met loodsdiensten rededienstcoördinatoren aangaande planning en timing
 Voorziet in opleiding van nieuwe personeelsleden en/of neemt het
meter- of peterschap op zich
6. WERKRELATIES
Resultaatgebied
Activiteiten
Werkrelaties onderhouden teneinde door een goede samenwerking een
efficiënt verloop van het proces te garanderen.
Voorbeelden van activiteiten:
 Contacten met betrokken stakeholders onderhouden (loodsdienst- en
rededienstcoördinatoren, nautisch diensthoofd, personeelsdienst,…)
 Deelnemen aan vergaderingen en werkgroepen
 Zoeken naar de geschikte aanspreekpersonen bij probleemsituaties
 Relevante informatie delen met collega’s
 Uitwisselen van kennis, ervaring en knelpunten met (nieuwe)
collega’s
 Samenwerken aan verbeterprojecten
 Discretie en integriteit bij de toewijzing van prestaties waarborgen
 Empathie en overtuigingskracht naar de loodsdienst- en
rededienstcoördinatoren uitstralen
 Collega’s helpen als aanspreekpunt voor vragen i.v.m. de toepassing
van de regelgeving
5. Competenties
Competentie
Voortdurend verbeteren
Definitie
Indicatoren
Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking
van de entiteit, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met
veranderingen
I. Toont zich leer- en aanpassingsbereid met betrekking tot de eigen
functie en situatie.
- Is gemotiveerd om nieuwe “leerstof” te verwerken
- Is bereid om nieuwe methodes aan te leren
- Past nieuwe afspraken over de uitvoering van de eigen taak meteen
toe in de praktijk
- Vraagt om uitleg en toelichting als iets niet duidelijk is
- Geeft aan waar zich problemen in de taak voordoen en denkt mee na
over oplossingen
Competentie
Klantgerichtheid
Definitie
Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme
behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten
onderkennen en er adequaat op reageren
II. Onderneemt acties om voor de klant de meest geschikte oplossing te
bieden bij vragen en problemen die minder voor de hand liggen
- Past binnen de bestaande procedures en planning de
dienstverlening of het product aan om de klant verder te helpen
- Geeft de klant waar hij recht op heeft op de best mogelijke wijze
- Levert, rekening houdend met bestaande procedures, sneller of meer
dan afgesproken is aan de klant
- Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden
oplossing en dienstverlening
- Probeert zelf een antwoord te geven op een vraag of klacht. Verwijst
zo nodig door of zoekt hulp
- Biedt een zo optimaal mogelijke oplossing voor de klant
Niveau
Niveau
Indicatoren
Competentie
Samenwerken
Definitie
Niveau
Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een
gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of de
organisatie, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is
II. Helpt anderen en pleegt overleg
Indicatoren
-
Steunt de voorstellen van anderen en bouwt daarop voort om tot een
gezamenlijk resultaat te komen
Stemt de eigen inbreng/prioriteiten/aanpak af op de behoeften van
de groep
Houdt rekening met de gevoeligheden en met de verscheidenheid
van mensen
Biedt hulp aan bij problemen, ook al valt de taak niet onder de eigen
opdracht
Vraagt spontaan en proactief de mening van anderen
Competentie
Betrouwbaarheid“consequent en correct handelen”
Definitie
Niveau
Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit,
gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de
basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg…).
Afspraken nakomen en zijn verantwoordelijkheid nemen
II. Brengt sociale en ethische normen in de praktijk
Indicatoren
-
Neemt de verantwoordelijkheid op zich voor zijn eigen handelen
(past geen paraplupolitiek toe)
Leeft de deontologie na die eigen is aan de functie
Spreekt anderen erop aan als ze niet conform bestaande regels en
afspraken handelen
Handelt consequent: neemt in soortgelijke omstandigheden
soortgelijke standpunten in of een soortgelijke houding aan.
Kan inschatten of informatie al dan niet verder kan of mag worden
verspreid
Laat zich niet intimideren tot inconsequent handelen
Vertoont voorbeeldgedrag rond basisregels en afspraken
Competentie
Plannen
Definitie
Niveau
Structuur aanbrengen in tijd, ruimte en prioriteit bij het aanpakken van
taken of problemen
I. Plant eigen werk effectief
Indicatoren
-
Maakt gebruik van hulpmiddelen bij het inplannen van taken
(checklist, to-do lijstjes, elektronische agenda …)
Pakt eerst de belangrijkste of dringendste opdrachten aan
Houdt rekening met de nodige uitvoeringstijd
Geeft tijdig aan als de planning niet gehaald kan worden
Houdt in de eigen planning rekening met de begrippen dringend en
belangrijk
Competentie
Nauwgezetheid
Definitie
Taken nauwgezet en met zin voor detail volbrengen. Gepast omgaan
met materialen.
II. Levert met oog voor detail correct werk af.
Niveau
Indicatoren
-
Voert repetitieve administratieve of technische taken foutloos uit
Vult documenten en formulieren correct en zorgvuldig in
Blijft aandachtig bij routineuze taken
Controleert het eigen werk
Merkt fouten en onnauwkeurigheden in de beschikbare informatie op,
met het oog op het aanbrengen van correcties
Competentie
Probleemanalyse (analytisch denken)
Definitie
Een probleem duiden in zijn verbanden. Op een efficiënte wijze op zoek
gaan naar aanvullende, relevante informatie
I. Ziet de essentie van het probleem
Niveau
Indicatoren
-
Verzamelt informatie over de achtergronden en oorzaken
Maakt duidelijk onderscheid tussen hoofd- en bijzaken bij het
analyseren van een probleem
Omschrijft duidelijk de kern van het probleem
Verwerft een algemeen inzicht in de problematiek
Gaat systematisch te werk bij het analyseren van een probleem
Competentie
Oordeelsvorming (synthetisch denken )
Definitie
Meningen uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis
van een afweging van relevante criteria.
I. Formuleert hypothesen; trekt logische conclusies op basis van de
beschikbare gegevens
- Formuleert hypothesen voor problemen waarover onvoldoende
informatie beschikbaar is
- Formuleert een diagnose op basis van de verzamelde informatie,
komt tot een synthese
- Betoont een gezonde kritische ingesteldheid
- Weegt alternatieven tegen elkaar af
Redeneert logisch, ziet de voor de hand liggende effecten van acties
Niveau
Indicatoren
Competentie
Flexibel gedrag
Definitie
Niveau
De eigen gedragsstijl kunnen veranderen om een gesteld doel te
bereiken. In verschillende situaties of ten aanzien van verschillende
personen op een efficiënte wijze zijn gedrag kunnen aanpassen
I. Past zijn aanpak of gedrag aan als de concrete situatie dat vereist
Indicatoren
-
Verandert zijn agenda en operationele planning afhankelijk van
tijdsdruk, nieuwe prioriteiten, dringende vragen of behoeften
Verhoogt het werktempo als de omstandigheden dat vragen (bv.
gewijzigde deadline, tegenslagen, plots extra taken
Zoekt tijdig een alternatieve oplossing of aanpak als blijkt dat de
gekozen aanpak niet geschikt was
Is bereid taken uit te voeren die niet tot het normale pakket behoren,
als de omstandigheden dat vereisen
Competentie
Overtuigingskracht
Definitie
Niveau
Instemming verkrijgen voor een mening, aanpak of visie door goed
onderbouwde argumenten te gebruiken, door dialoog en overleg aan te
gaan, door autoriteit (bevoegdheid en deskundigheid) gepast aan te
wenden en door gepaste strategieën uit te bouwen
II. Overtuigt door inhoud én aanpak
Indicatoren
-
Reageert adequaat en niet defensief op negatieve reacties of
weerstand
Toont begrip voor meningen en standpunten van anderen
Enthousiasmeert anderen als hij zijn eigen voorstellen en ideeën
verdedigt
Brengt zijn argumenten scherp onder woorden
Brengt een persoonlijke en genuanceerde argumentatie naar voren
6. Vaktechnische competenties
Vereiste ervaring
Vanuit de rang C1: minimaal 6 jaar relevante beroepservaring m.b.t. de
inhoudelijke materie
Als relevante beroepservaring m.b.t. de inhoudelijke materie wordt
beschouwd: een job als loodsdienst- of rededienstcoördinator.
Vereiste ervaring en
functiespecifieke
kennis
Vereiste kennis





Grondige kennis van het Loodswezen Informatie Systeem (LIS)
Grondige kennis van de organisatie
Grondige kennis van de dienst- en beurtregeling van de
loodsdienstcoördinatoren en rededienstcoördinatoren
Basiskennis van het VPS, arbeidsreglement en andere wet- en
regelgeving
Grondige kennis van de functie van loodsdienst- of
rededienstcoördinator
7. Bijkomende informatie
Beroepsrisico arbeidsgeneeskunde: administratieve taken met beeldschermwerk >4 uur/dag
(code 3002) + nacht- en ploegenarbeid