Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap

Functiebeschrijving
DIRECTEUR OPERATIES
(M/V)
Beleidsdomein:
Mobiliteit en Openbare Werken
Entiteit:
IVA Maritieme Dienstverlening en Kust
Afdeling:
DAB Loodswezen
Graad:
Aantal vacante
betrekkingen:
Directeur Operaties
Vacaturenummer:
24276
1
1
1. Afdelingscontext
De IVA MDK staat in voor een veilige en vlotte afwikkeling van het scheepvaartverkeer van en
naar de Vlaamse havens, het integraal kustzonebeheer en de hydrografische en
hydrometeorologische dienstverlening.
Het agentschap wordt geleid door een administrateur-generaal. Hij is tevens de Vlaamse
voorzitter van de Permanente Commissie der Scheldevaart en van de structuur Kustwacht.
Het agentschap bestaat uit een stafdienst en vier operationele entiteiten.

De Stafdienst (20 personeelsleden) bereidt het beleid van het agentschap voor, faciliteert de
werking van de vier entiteiten en biedt ondersteuning aan de administrateur-generaal.

De afdeling Kust (100 personeelsleden) staat in voor de beveiliging van de bevolking en het
patrimonium tegen stormvloeden en overstromingen en doet dit op een duurzame en
geïntegreerde wijze. Haar Vlaamse hydrografie ondersteunt de scheepvaart van en naar de
kusthavens en de Westerschelde.

De afdeling Scheepvaartbegeleiding (145 personeelsleden) begeleidt de schepen vanaf de
wal en levert diensten aan de scheepvaart. Het Maritiem Reddings- en Coördinatiecentrum is
het unieke meldpunt voor ongevallen op zee en de verdere afhandeling ervan.

De DAB Vloot (550 personeelsleden) is de reder van de overheid en verzorgt de
vaarwegmarkering. Vloot organiseert ook de inzet en de exploitatie van de ‘Search- and
Rescue’ schepen.

De DAB Loodswezen zorgt voor het veilig en vlot loodsen en beloodsen van schepen tegen
een aanvaardbare prijs en geeft nautisch advies.
De DAB omvat 460 personeelsleden, waarvan ongeveer 360 varende loodsen die zijn ingedeeld
in vier korpsen: rivierloodsen, kanaalloodsen, Scheldemondeloodsen en kustloodsen. Naast het
operationeel management zijn er loodsdienst- en rededienstcoördinatoren en administratief
personeel.
Als directeur operaties van de DAB Loodswezen bent u samen met de operationele staf
verantwoordelijke voor de volledige operationele werking van de loodsdienst. U vervangt ook de
directeur-voorzitter tijdens diens afwezigheid.
2. Functiedoel
De exploitatie van de DAB Loodswezen organiseren, leiden en instaan voor de continue
dienstverlening. De directeur – voorzitter inhoudelijk adviseren en ondersteunen inzake de
exploitatie, het personeelsbeleid van de loodsen en de functionele aspecten teneinde bij te
dragen tot de realisatie van de strategische doelstellingen van de DAB Loodswezen.
2
3 Interne organisatie
Aan welke functie
rapporteert de
functiehouder?
De directeur – voorzitter van de DAB Loodswezen
Welke andere functies
rapporteren aan diezelfde
functie?
Welke functies rapporteren
aan de functiehouder?
Aan hoeveel personen geeft
de functiehouder leiding?
De financieel directeur en de directeur relatiebeheerder.
Daarnaast heeft de directeur-voorzitter een nauwe
samenwerking met de HR Manager, ICT Manager en de
directeur kwaliteit en veiligheid.
De nautisch dienstchefs die de leiding hebben over de
loodsstations en chefloodsen met een bijzondere opdracht (oa
opleiding, operaties)
Rechtstreeks aan een 10-tal, onrechtstreeks aan 360 varende
loodsen en 52 loodsdienstcoördinatoren.
Op welke budgetten heeft de
functiehouder een impact?
4. Resultaatgebieden
4.1. Operationele werking van de loodsdienst
Resultaatgebied
Activiteiten
Organiseren, coördineren en opvolgen van de werkzaamheden
teneinde de gedefinieerde doelstellingen m.b.t. de operationele
werking tijdig en correct te realiseren.
 Verzekeren van de continuïteit door het nemen van beslissingen wat
betreft de inzet van de verschillende loodsen, het vervangen van
personeel, het nemen van de eerste operationeel noodzakelijke
beslissingen, etc.
 Het organiseren en leiden van werkoverleg in vergaderingen zoals
de operationele staf over onder meer de beloodsingen, dienst- en
beurtregelingen, …
4.2. Beleidsvoorbereiding
Resultaatgebied
Activiteiten
Vanuit de ervaring bij de beleidsuitvoering bijdragen tot een
optimale beleidsvoorbereiding om het beleid van MDK mee vorm te
geven.
 Aanleveren van gegevens vanuit de beleidsuitvoering en zorgen voor
een goede informatiedoorstroming zoals de incidentregistratie (voor
het op peil houden van de veiligheid), het geboden serviceniveau,
etc.
 De directeur-voorzitter bijstaan op nautisch en administratief gebied
bij het begroten en beheren van materiële, technische en menselijke
middelen
 Het initiatief nemen om voorstellen tot verbetering van de efficiëntie
en effectiviteit van het loodsen te doen aan de directeur - voorzitter.
 Aftoetsen van de beleidsvoorstellen en feedback geven m.b.t. de
haalbaarheid en implementatie
3
4.3. Beleidsuitvoering
Resultaatgebied
Activiteiten
Uitvoeren van de opgelegde werkzaamheden teneinde een
kwaliteitsvolle uitvoering te verzekeren conform het operationeel
plan.
 Aansturen, begeleiden en opvolgen van onder andere:
 Een efficiënt middelenmanagement (personeel, logistiek, ICT,…)
conform de algemeen geldende regels, standaarden en normen
van de Vlaamse overheid, gelet op de bedrijfseconomische
context
 Een permanente kwaliteitszorg door een doorgedreven
toepassing van de principes uit het gebruikte kwaliteitsmodel
 Bewaken van goede relaties met de klanten,
klachtenmanagement, klantgerichtheid van de organisatie etc.,
gelet op de bedrijfseconomische context (omzet, economische
dimensie van de geleverde prestaties)
 De ‘marketing’ van de prestaties en de (intense) communicatie
met de sector (reders) over onder meer de beschikbaarheid van
de loodsen
 De interne controle via het LIS (Loodsen Informatie Systeem)
4.4. Optimaliseren van de werking
Resultaatgebied
Activiteiten
Permanent optimaliseren van de werking van de DAB Loodswezen
op het vlak van organisatiestructuur, werkingsprocessen,
dienstverlening en kwaliteitsbewaking en bijdragen tot de
optimalisering van de werking van het agentschap in haar geheel.
 In functie van de evolutie van het werk- en personeelsvolume de
bestaande werkwijzen aan een operationeel onderzoek onderwerpen
 De resultaten uit de uitvoering bestuderen, bijsturen waar nodig en
alternatieve oplossingen zoeken die de uitvoering van de
doelstellingen moeten mogelijk maken
 De prospectie van mogelijkheden tot nieuwe prestaties
 Informeren en adviseren van alle medewerkers over diverse
aspecten van het werk teneinde hen in staat te stellen hun taken
optimaal te kunnen uitvoeren
4
4.5. Leiding geven
Resultaatgebied
Activiteiten
Binnen het kader van het algemeen personeelsbeleid van de
Vlaamse Overheid leidinggeven aan de medewerkers (nautisch
dienstchefs, operationele chefloodsen,…) teneinde steeds over
voldoende, competente en gemotiveerde medewerkers te
beschikken die nodig zijn voor het realiseren van de opdracht en de
doelstellingen van de DAB.
 In overleg met de HR manager instaan voor een correcte toepassing
van de verschillende aspecten van het personeelsbeleid
(personeelsplan, organisatiestructuur, selectie & rekrutering,
opleiding & ontwikkeling, prestatiemanagement, beloning,
loopbaanbeheer, gender en diversiteit etc.)
 Bijzondere aandacht besteden aan opleiding, gebonden aan de
internationale standaarden voor de scheepvaart en daar ook de
middelen voor uittrekken
 Instaan voor een adequate communicatie naar alle verschillende
personeelscategorieën
 Zorg dragen voor het welzijn van het personeel door te zorgen voor
een adequate werkomgeving, erop toe te zien dat zij met respect
behandeld worden, op te treden bij pesterijen etc.
 Scheppen van een stimulerend en motiverend werkklimaat
 Deelnemen aan het syndicaal overleg
5
5. Competenties
5.1. Voortdurend verbeteren
Definitie
Niveau
Indicatoren
Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de
operationele werking van de DAB, door de bereidheid om te leren en
mee te groeien met veranderingen
IV: Anticipeert via structurele maatregelen om aan toekomstige
uitdagingen te beantwoorden en stimuleert het voortdurend
verbeteren bij anderen.
- Blijft zichzelf voortdurend verder bekwamen en ontwikkelen op alle
mogelijke relevante terreinen
- Vergaart pro-actief kennis om accuraat te kunnen antwoorden op
toekomstige probleemstellingen
- Wijzigt processen, procedures en structuren om te kunnen
beantwoorden aan nieuwe tendensen en toekomstige
probleemstellingen
- Voorziet mogelijkheden tot permanente vorming en bijscholing van
anderen en stimuleert het gebruik daarvan
- Leert anderen alert zijn voor toekomstige uitdagingen en voor wat dit
voor de eigen werking kan betekenen
- Stimuleert anderen om kritisch te kijken naar de huidige werking en
om voorstellen voor verbetering te formuleren
5.2. Klantgerichtheid
Definitie
Niveau
Indicatoren
Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme
behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten
onderkennen en er adequaat op reageren
IV: Onderneemt structurele acties om de dienstverlening aan
klanten te optimaliseren.
- Stelt meetbare doelstellingen voorop op het vlak van klantgerichtheid
en klantentevredenheid
- Past de diensten, procedures en doelstellingen aan om beter aan de
toekomstige behoeften en verwachtingen van klanten te
beantwoorden
- Zet systemen op om een kwaliteitsvolle aanpak te garanderen
- Voorziet voor de eigen afdeling in een systematische bevraging rond
klantentevredenheid (procedures)
- Stimuleert anderen om de klantgerichtheid van hun aanpak
voortdurend in vraag te stellen en te verbeteren
6
5.3. Samenwerken
Definitie
Niveau
Indicatoren
Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een
gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, DAB of MDK, ook als
dat niet meteen van persoonlijk belang is
IV: Creëert gedragen samenwerkingsverbanden met en tussen
andere entiteiten
- Creëert structuren om de samenwerking met andere entiteiten te
verbeteren.
- Neemt informele initiatieven om de samenwerking met en tussen
andere entiteiten te verstevigen
- Draagt samenwerking uit als belangrijke waarde in de entiteit en
daarbuiten en spreekt anderen daarop aan.
- Creëert een draagvlak voor problemen, beslissingen en acties die de
eigen entiteit overstijgen.
- Creëert en benut de gepaste communicatiekanalen en stimuleert het
overleg rond aangelegenheden die de eigen entiteit overstijgen.
- Werkt actief aan het scheppen van een goede vertrouwensband met
andere entiteiten.
5.4. Betrouwbaarheid
Definitie
Niveau
Indicatoren
Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit,
gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de
basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg…).
Afspraken nakomen en zijn verantwoordelijkheid nemen.
IV: Handelt integer in een veelheid aan situaties, ook in die waar
geen eenduidige regelgeving voor bestaat
- Blijft correct en integer handelen rond basisregels, sociale en
ethische normen, in situaties van grote externe druk
- Blijft correct en integer handelen in situaties waar geen eenduidige
regelgeving voor bestaat
- Houdt in zijn/haar rol als lobbyist, promotor, onderhandelaar,
facilitator, … het algemeen belang duidelijk voor ogen en gedraagt
zich daar ook naar
- Durft op een verantwoorde en onderbouwde wijze een uitzondering
maken op de strikte regel, indien dit het belang van de Vlaamse
Overheid dient
7
5.5. Conceptueel denken (visie)
Definitief
Niveau
Indicatoren
De dagelijkse praktijk overstijgen en eigen ideeën uitwerken voor de
toekomst, feiten bekijken vanop een afstand en ze in een ruimere
context en langetermijnperspectief plaatsen.
III: Brengt een eigen beleid naar voren dat de DAB/MDK op lange
termijn beïnvloedt.
-
Anticipeert op maatschappelijke evoluties en toekomst, evenals op
de manier om de eigen organisatie hierop voor te bereiden
Komt met plannen en ideeën met een looptijd van enkele jaren
Houdt vast aan een lange termijn visie, niettegenstaande de
dagelijkse gebeurtenissen
Brengt een eigen beleid naar voren gebaseerd op een duidelijke visie
m.b.t. missie en objectieven van MDK/DAB
5.6. Overtuigingskracht
Definitie
Niveau
Indicatoren
Instemming verkrijgen voor een mening, aanpak of visie door goed
onderbouwde argumenten te gebruiken, door dialoog en overleg aan te
gaan, door autoriteit (bevoegdheid en deskundigheid) gepast aan te
wenden en door gepaste strategieën uit te bouwen.
III: Hanteert aangepaste beïnvloedingsstrategieën
-
-
Trekt tijd uit om in te gaan op signalen van weerstand ook al betreft
het inhoudelijke details
Legt voorafgaandelijk contacten met anderen om problemen te
kunnen detecteren en om tot afspraken te komen
Vergroot de impact van zijn boodschap door een gepaste
communicatiemix te gebruiken (bv. beeldmateriaal gebruiken,
interactieve momenten inlassen)
Weet tegenargumenten om te buigen en aan te wenden in de eigen
argumentatie
Denkt (vooraf) aan de impact die de eigen argumentatie kan hebben
op anderen; durft hiervoor een speciale, ongewone actie te gebruiken
8
5.7. Organiseren
Definitie
De benodigde acties, tijd en middelen aangeven en die elementen
coördineren om de doelstellingen te bereiken conform de planning
Niveau
III: Legt acties en werkwijzen vast in procedures
Indicatoren
-
Bepaalt de procedures en werkmethodes die zullen worden gevolgd
om de doelen te bereiken
- Ontwikkelt systemen en methodes om te anticiperen op onvoorziene
omstandigheden
- Voorziet in systemen voor of momenten van afstemming van taken
tussen de verschillende betrokken partijen
- Stemt de werkaanpak van de eigen organisatie af op de werkaanpak
of verwachtingen van andere betrokken partijen
5.8. Besluitvaardigheid
Definitie
Niveau
Indicatoren
Zich op onderbouwde wijze eenduidig uitspreken over welk standpunt
wordt ingenomen of welke actie wordt ondernomen.
III: Neemt beslissingen in situaties waarin het risico niet eenduidig
in te schatten is. Baseert deze beslissingen op een
resultaatgerichte aanpak en draagt die verder uit naar de eigen
omgeving.
- Neemt cruciale beslissingen die impact hebben op lange termijn
- Neemt beslissingen waarvan de uitkomst niet eenduidig in te
schatten is
- Neemt zo nodig onpopulaire beslissingen, waartegen weerstand of
verzet verwacht kan worden
5.9. Richting geven
Definitie
Niveau
Indicatoren
Aansturen, ontwikkelen en motiveren van medewerkers zodat ze hun
doelstellingen en die van de entiteit op een correcte manier kunnen
realiseren, zowel individueel als in teamverband.
III: Geeft richting zowel via processen en structuren als via het
bepalen en uitdragen van een visie
- Is een stuwende kracht in het team of de entiteit (inspireert,
neemt initiatief, is dynamisch)
- Communiceert op regelmatige momenten over de opdracht van
de entiteit of de organisatie en over het belang daarvan (de visie
van de entiteit of organisatie)
- Geeft richting of sturing aan een team of entiteit door een
duidelijk en inspirerend beleid uit te dragen (geeft aan waar de
organisatie naartoe wil)
- Bepaalt haalbare maar uitdagende doelstellingen voor eigen
team of entiteit
- Stuurt het functioneren van individu en team bij, met het oog op
het bereiken van de doelstellingen
- Introduceert nieuwe structuren, processen en procedures om het
beleid te realiseren
9
-
Inspireert de medewerkers door zijn voorbeeldgedrag
Heeft bij zijn leidinggeven oog voor culturele aspecten en
onderneemt, indien nodig, acties om die te borgen, rekening
houdend met de waarden en doelstellingen van de Vlaamse
overheid
5.10. Organisatiebetrokkenheid
Definitie
Niveau
Indicatoren
Zich verbonden tonen met de organisatie, taak en beroep en de
belangen ervan verdedigen bij anderen.
III: Bewaakt en verdedigt op consequente wijze de belangen, de
opdracht en de handelswijze van het agentschap
- Durft harde standpunten innemen die het gehele agentschap ten
goede komen, zelfs als die minder populair zijn binnen de eigen DAB
- Praat over ‘wij’ in plaats van ‘zij’ als hij het over de DAB of MDK heeft
- Onderkent de belangen van de DAB en handelt zelf conform die
belangen
- Legt uit hoe hij tot belangrijke beslissingen is gekomen
- Verdedigt de keuzes van de DAB en MDK bij collega’s, eigen
medewerkers en derden
- Identificeert zich bij eigen medewerkers en buitenstaanders met de
standpunten of beslissingen van de eigen hiërarchie
6. Vaktechnische competenties
Diplomavereisten
Je bent in het bezit van een diploma van master (of gelijkwaardig) in de
nautische wetenschappen, aangevuld met ofwel het brevet van kapitein
ter lange omvaart ofwel een vaarbevoegdheidsbewijs als gezagvoerder
op alle schepen, uitgereikt volgens STCW 95.
Ervaring
U hebt minstens 3 jaar leidinggevende ervaring verworven in de laatste
10 jaar.
Functiespecifieke
kennis
U hebt kennis van:
- de regelgeving inzake nautische aangelegenheden
-
Strekt tot
aanbeveling
- U bent vertrouwd met het zeewezen, maar ook met de werking van de
Vlaamse Overheid en haar regelgeving.
- U hebt inzicht in de specificiteit van het loodswezen
- U hebt ervaring met het aansturen van een grote technische
operationele eenheid
- Kennis van:
 de hydrografie, radarnavigatie en moderne
plaatsbepalingssystemen
 ICT toepassingen zoals het LIS (Loodsen
InformatieSysteem)
 procesre-engineering en de implementatie van IKZ
10
(integrale kwaliteitszorg)
-
7. Aanbod
-
-
Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie en die een
permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft.
Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICTmiddelen betreft.
Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo
optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per
jaar en een systeem van glijdende werktijden. Tijdens de schoolvakanties is er in de
hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Hasselt, Gent en Brugge) een professionele opvang voor
kinderen tussen 3 en 14 jaar.
Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en je hospitalisatieverzekering zijn gratis.
Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques (van 7 euro per gewerkte dag)
Een contract van onbepaalde duur wordt aangeboden met een aangepaste verloning
Functierelevantie ervaring kan evenwel tot maximaal 20 jaar in aanmerking genomen worden
waardoor je aanvangssalaris hoger kan zijn.
De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk
weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht
je geslacht, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten.
We zorgen ervoor dat je in de best mogelijke omstandigheden kunt deelnemen aan de
selecties. Krijg je de baan? Dan passen we de werkplek zo goed mogelijk aan jouw handicap
aan.
8. Hoe kan je solliciteren?
Indien u geïnteresseerd bent in deze vacature, stuur uw cv en motivatiebrief ten laatste tegen 24
augustus 2014 per mail naar [email protected] of per post naar de Afdeling Personeel
en Logistiek, Team HRM – sollicitaties, Koning Albert II-laan 20 bus 2 te 1000 Brussel.
Houders van een buitenlands diploma of getuigschrift dienen bij kandidaatstelling een
gelijkwaardigheidsattest voor te leggen.
9. Selectieprocedure
Tijdens de cv-screening wordt nagegaan of je voldoet aan de
formele deelnemingsvoorwaarden (cfr. diploma). Enkel de
1. Toetsing van de
kandidaten die aan deze voorwaarde voldoen, kunnen deelnemen
formele
deelnemingsvoorwaarden aan het vervolg van de selectieprocedure.
2. Verkennende
gesprekken
Volgende elementen komen aan bod tijdens het verkennend
gesprek:
11





Motivatie
Affiniteit met de (maritieme) sector
Relevantie van de ervaring
Beeld van de functie (naar functie-inhoud en algemene
verwachtingen naar functie en organisatie)
Communicatieve vaardigheden
De fase van de verkennende gesprekken is eliminerend. U krijgt
een beoordeling ‘geschikt’ of ‘niet geschikt’. Enkel de kandidaten
met een beoordeling ‘geschikt’ gaan door naar het volgende
selectieonderdeel.
Deze selectiefase zal plaatsvinden in de 4de week van augustus
2014 of 1ste week van september 2014 (data onder voorbehoud).
3. Psychotechnisch
gedeelte
Tijdens deze selectiefase dienen kandidaten een assessment
center af te leggen waarin volgende persoonsgebonden
competenties in kaart gebracht worden:
 Voortdurend verbeteren
 Klantgerichtheid
 Samenwerken
 Betrouwbaarheid
 Conceptueel denken (visie)
 Overtuigingskracht
 Organiseren
 Besluitvaardigheid
 Richting geven
 Organisatiebetrokkenheid
Deze fase is eliminerend. U krijgt een beoordeling ‘geschikt’ of ‘niet
geschikt’. Enkel de kandidaten met een beoordeling ‘geschikt’ gaan
door naar het volgende selectieonderdeel.
Deze selectiefase zal plaatsvinden in de 3de en 4de week van
september 2014 (data onder voorbehoud).
4. Jurygesprek en
eindbeslissing
Het gesprek wordt gevoerd met meerdere vertegenwoordigers van
de entiteit waar de vacature zich situeert en een
selectieverantwoordelijke.
Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld:
 Motivatie
 Inzetbaarheid in de organisatie en de functie
 Vaktechnische competenties
Deze fase is eliminerend. U krijgt een beoordeling ‘niet geschikt’ of
‘geschikt’ ten aanzien van deze criteria. Om te slagen dien je een
beoordeling ‘geschikt” te behalen. Het is de lijnmanager die beslist
wie in aanmerking komt voor de concrete vacature. De keuze wordt
gemotiveerd.
Deze selectiefase zal plaatsvinden in de laatste week van
september 2014.
12
10. Bijkomende informatie
Voor meer informatie kan u terecht bij de heer Tony Verresen, directeur-voorzitter van de DAB
Loodswezen.
E-mailadres: [email protected]
Telefoon:
11. Aanpassingen aan de selectieprocedure voor mensen met een
handicap
Indien je ten gevolge van een handicap gebruik wenst te maken van aanpassingen om te kunnen
deelnemen aan deze selectieprocedure, moet je dit bij sollicitatie aangeven. De
selectieverantwoordelijke zal dan contact met jou opnemen om verdere afspraken te maken.
12. Feedback
Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen eind september.
Je kan binnen de 3 maanden die volgen op de kennisgeving van je resultaat feedback vragen.
Je doet dit per mail naar [email protected] .
13