Jaarafsluiting DFA 4 2014

10 december 2014
Versie 1.2.6
Jaarafsluiting DFA 4
Vragen of problemen?
Bel ons op +31 (0) 35 694 03 04 of e-mail naar [email protected]
10 december 2014
Versie 1.2.6
1. Inleiding
De jaarafsluiting van het DFA4 pakket is zeer eenvoudig uit te voeren.
Rond het begin van het nieuwe jaar hoeft u nagenoeg niets bijzonders te doen. Pas
als alle boekingen van het oude jaar ingevoerd zijn en alle balansen en
grootboekkaarten zijn afgedrukt verwerkt u de eindbalans van het oude jaar in de
beginbalans van het nieuwe jaar.
U hoeft geen nieuw boekjaar aan te maken of periodes te openen, dit wordt door de
programma’s zelf afgehandeld. U kunt rustig reeds de facturen, bankafschriften e.d.
van 2015 verwerken terwijl u nog bezig bent met nagekomen boekingen van 2014.
Wanneer u met het programma ‘Invoeren boekingen’ (programmacode ADM20) nog
boekingen in 2014 wilt doen (bankafschriften, kostenfacturen, memoposten e.d.) zal
het programma u vragen hiervoor een ‘password’ in te geven; indien dat nog niet
bekend is of u bent het vergeten, kunt u deze zelf eenvoudig instellen in het
programma ALG10, Menu onderhouden. Lees de handleiding (zie bijlage) voor meer
informatie inzake het wachtwoord. Mocht u dit programma niet hebben dan kunt u
contact opnemen met Deltec.
2. Controles en aanwijzingen
 Controle nog te ontvangen facturen (zie tevens Jaarafsluiting DAS 4 2014):
Het programma ‘Overzicht niet gefactureerde inkoopbonnen’ (programmacode
INK10) dient op 1 januari 2015 gebruikt te worden om het bedrag van niet
gefactureerde (niet ingeboekte) pakbonnen te controleren. Dit bedrag zou
moeten overeenkomen met de grootboekrekening ‘Nog te ontvangen facturen’.
NB 1: Dit programma geeft alleen geldige gegevens, indien het hele jaar 2014 het DAS4
programma ‘Inboeken voorraad facturen ’ (programmacode INK04) is gebruikt om de facturen
m.b.t. voorraad te verwerken. De getoonde lijst kan worden afgedrukt en/of in een bestand
worden opgeslagen.
NB 2: Omdat het bedrag dat op 1 januari 2015 op de grootboekrekening: ‘Te ontvangen facturen’
staat zal wijzigen als er nog facturen met boekdatum december ingevoerd gaan worden, verdient
het aanbeveling om ook de balans van dat moment even af te drukken en/of als bestand op te
slaan.
10 december 2014
Versie 1.2.6
 Aanwijzingen m.b.t. programma’s waarmee journaalposten worden
aangemaakt(zie tevens Jaarafsluiting DAS 4 2014):
Na 1 januari 2015 is het geadviseerd om in de volgende programma’s: ‘Inboeken
paklijsten’ (programmacode INK03A), ‘Wijzigen ingeboekte paklijsten’
(programmacode INK03B) en ‘Inboeken inkoopfacturen’ (programmacode INK04)
geen boekdatum, pakbondatum en/of factuurdatum (zie NB 1 en NB 2 van dit punt)
met jaar 2014 in te geven! Bij voorkeur alles na deze datum in het jaar 2015 te
boeken, omdat er anders afwijkingen ontstaan tussen de op 1 januari 2015 door u
gemaakte voorraadwaarderingslijst (met de technische voorraad en boekwaarde
van 1 januari 2015) en de grootboekrekening ‘voorraad’.
NB 1: Indien bij het inboeken van inkoopfacturen met INK04 geen artikelprijzen worden
geherwaardeerd, maakt het voor de voorraadwaarde niet uit als deze nog in 2014 geboekt
worden, maar de waarde van de grootboekrekening ‘Te ontvangen facturen’ blijft dan wel
fluctueren.
NB 2: Indien u toch besluit om inkoopfacturen van 2014 alsnog in het boekjaar 2014 in te boeken,
dient u er goed op te letten dat de factuur- en boekdatum beide of in 2014 of in 2015 vallen, en
niet de ene datum in 2014 en de andere in 2015. Het programma waarschuwt als dit toch gebeurt.
 Factureren en contant journaalpost maken (zie tevens Jaarafsluiting DAS 4 2014):
Voor het maken van de facturen t/m 31-12-2014 en de contante verkoop
journaalpost t/m 31-12-2014 dient absoluut de factuur- en boekdatum 31-122014 te worden gebruikt, anders komen de facturen en/of de grootboekmutaties
in 2015 terecht!
NB: Met het programma ‘Nog te factureren verkopen’ (programmacode VRK10) kan gecontroleerd
worden of alle pakbonnen van 2014 zijn gefactureerd.
 Crediteurfacturen:
Geen ‘gemengde’ boekingen maken door bijvoorbeeld crediteurfacturen met
factuurdatum 2014 in te voeren met een boekdatum in 2015. Voorts is het niet
wenselijk om crediteurfacturen van zowel 2014 als 2015 in dezelfde boekingsgang
op te voeren, aangezien de tegenboeking op grootboekrekening ‘Crediteuren’ dan
betrekking heeft op zowel 2014 als 2015.
10 december 2014
Versie 1.2.6
3. Diverse controles
 Met het programma ‘Administratie controle’ (programmacode ADM99) kunt u
controleren of de administraties en subadministraties in evenwicht zijn.
 Met het programma ‘Onderhoud grootboekschema’ (programmacode ADM21) en
de optie ‘Overzicht’ (zie onderin) kunt u middels een lijst controleren of de balansen V&W codes goed staan.
 Met het programma ‘Overzicht Standaardrekeningen‘ (programmacode ADM22)
kunt u de standaardrekeningen controleren en afdrukken.
4. Afdrukken jaargegevens
Als alle boekingen van het oude jaar verwerkt zijn, kunt u de balansen (adm29), de
grootboekkaartjes (adm27) en de saldilijsten (adm05) afdrukken om naar de
accountant te sturen of in bestand opslaan zodat alles per email kan worden
verzonden.. Het totaal van de saldilijsten van 31-12-2013 hoort aan te sluiten bij het
totaal van de grootboekrekeningen debiteuren en crediteuren. Hierna kan met het
programma ‘Beginbalans’ (adm28) de beginbalans van 2014 worden herberekend.
Deze begin balans kan later in het jaar, als de accountant de jaarrekening heeft
opgemaakt, worden aangepast.
Tip 1: De balansen, saldilijsten en grootboekkaartjes kunnen ook als csv-bestanden worden
opgeslagen, wij adviseren u dit altijd -naast de eventuele geprinte afdrukken- te doen en de bestanden
op een veilige omgeving op te slaan.
Tip 2: Indien u de bestanden wenst te versturen of op een andere werkplek wenst te gebruiken, kunt u
het opgeslagen csv-bestand eerst openen in Excel (Office) of Calc (OpenOffice) op dezelfde server /
DAS omgeving waar u het originele bestand heeft gemaakt en vervolgens het bestand weer opslaan
als een XLS- of XLSX-bestand. Door deze bestandsaanpassing worden bedragen aangepast/getoond
conform de instellingen van de werkplek waar het bestand zal worden geopend

Download Report