Klik hier om het bestand te downloaden

Stappenplan financiële jaarafsluiting POL 2014 ANBO-afdelingen
Deadline:
31 januari 2015 stap 6
Specifieke informatie rondom financiële verantwoording vindt u in de Statuten en reglementen,
juli 2013:
artikel 13 van het huishoudelijk reglement, pagina 32 en
artikel 12, 13 en 14 reglement afdelingen, pagina 56
Alle informatie zoals handleidingen, POL-trainers, meest gestelde vragen, etc. kunt u raadplegen
en/of downloaden van: www.anbo.nl/penningmeesters.nl
Indien het voor u (of het afdelingsbestuur) onmogelijk is om hieraan te voldoen, neem dan
alstublieft zo spoedig mogelijk en/of ruimschoots voor 1 december 2014 contact op met uw
regioadministrateur (ra) of gewestpenningmeester (gpm) om gezamenlijk tot een oplossing te
komen. Zij zoeken samen met u een oplossing zodat ook uw cijfers op tijd in Twinfield staan en
meetellen in de samengevoegde jaarrekening.
Stap
Actie
Instructie
1.
Lees a.u.b. bijlage 1
De “ANBO algemene Instructie
jaarafsluiting/POL 2014”
Waar moet u op letten:
a) Komen de saldi per 31-12-2014 volgens de
opgave van de bank overeen met de saldi op de
kolommenbalans in Twinfield? En geldt dit ook
voor het kassaldo?
Maak alle boekingen t/m 31-122014 zo compleet mogelijk en in
orde in Twinfield conform de ANBO
algemene instructie
jaarafsluiting/POL 2014.
Laat a.u.b.in dit stadium alle
boekingen in ”concept” staan.
Bij twijfel of vragen:
Neem contact op met de POLtrainer of uw regioadministrateur
(ra) /gewestpenningmeester (gpm)
b) 200: Staat grootboekrekening 200 kruisposten
op 0?
c) 080: Is grootboekrekening 080 (resultaat 2013)
inmiddels naar de 050 geboekt?
Zie www.anbo.nl/penningmeesters
vraag 15.
d) 140 en 150: Geven 140/150 (nog te
ontvangen/betalen bedragen) de actuele stand
aan het eind van het jaar weer?
e) 299: Staat grootboekrekening 299 (uit te
zoeken posten) op 0?
f)
800: Zijn de op grootboekrekening 800
geboekte bedragen conform de brieven
contributieafdracht VB (verenigingsbureau)?
g) 812: Staan op grootboekrekening 812
uitsluitend van de regio of gewest ontvangen
bedragen?
h) 400: grootboekrekening 400 is uitsluitend voor
door regio/gewest aan het verenigingsbureau
betaalde personeelskosten. Een afdeling mag
niet op 400 boeken.
i)
425: grootboekrekening 425 is uitsluitend
bestemd voor aan het verenigingsbureau
betaalde bedragen.
Pagina 1 van 3
Stap
Actie
Instructie
2.
Neem contact op met uw
regioadministrateur (ra) of uw
gewestpenningmeester (gpm).
a) De ra/gpm bekijkt de kolommenbalans in
Twinfield en vergelijkt deze met de door u
verstrekte bankafschriften en de gegevens van
het verenigingsbureau.
De saldi per 31-12-2014 volgens de opgave van
de bank dienen overeen te stemmen met de
saldi op de kolommenbalans in Twinfield. En dit
geldt ook voor het kassaldo!
Meld dat boekjaar naar uw mening
compleet is.
Zend naar uw ra/gpm ongetekende
kopie(en) van de eerste
rekeningafschrift(en) 2015
en
de laatste bankafschrift(en) van
2014 waarop de eindsaldi 2014
staan.
b) Indien niet alles correct is:
ontvangt u van de ra/gpm bericht welke zaken
door u gecorrigeerd moeten worden.
U meldt zich daarna opnieuw.
c) Indien alles correct is:
ontvangt u van ra/gpm het bericht dat u alle
boekingen definitief kunt maken.
Er mogen geen conceptboekingen 2014 in
Twinfield blijven staan.
d) U kunt boekingen “definitief” maken via tabblad:
Boekhouding > Boekhouden >
Conceptboekingen > Open dagboek > groene
vlag.
3.
Print financieel jaaroverzicht van
de bank
of
vraag deze op indien niet
automatisch ontvangen.
Als dit niet mogelijk is:
Gebruik kopie(ën) van de eerste
rekeningafschrift(en) 2015
en
de laatste bankafschrift(en) van
2014 waarop de eindsaldi 2014
staan.
Vanuit controle-oogpunt is het noodzakelijk dat ook
de afdelingsvoorzitter/coördinator naast de
afdelingspenningmeester/administrateur constateert
dat de opgave van de bank overeenstemt met het
saldo op uw kolommenbalans in Twinfield.
Dit geldt ook voor het kassaldo!
Indien de afdeling gebruik maakt van
internetbankieren is het goed dat de
afdelingsvoorzitter/coördinator en de
afdelingspenningmeester/administrateur zich
gezamenlijk online er van vergewissen dat de
bedragen ook in het banksysteem juist zijn, dus niet
alleen in print.
Onderteken deze en laat mede
ondertekenen door de
afdelingsvoorzitter/coördinator.
Maak een kopie voor uw eigen
archief.
4.
Maak, print, onderteken
het definitief rapport
“kolommenbalans 2014” Twinfield
en laat mede ondertekenen door
de afdelingsvoorzitter/coördinator.
a) op uw bureaublad aanklikken
icoon “kolommenbalans”
b) bij periode invullen: 2014/00 t/m
2014/56
c) bij grootboekrekening: aanvinken
balans, winst & verliesrekening
d) bij weergeven: vinkje weghalen lege
grootboekrekeningen
e) aanklikken: oranje knop “volgende>”
f) aanklikken: oranje knop “afdrukken”
Pagina 2 van 3
Stap
5.
Actie
Vraag bij uw ra/gpm een
“concept” jaarafsluiting Twinfield
aan.
Instructie
De beginbalans 1 januari 2015 verschijnt:
zodra de “concept” jaarafsluiting in 2014 door uw
ra/gpm is gemaakt.
Stap 6: uiterlijke verzenddatum 31 januari 2015
Stap
Actie
Instructie
6.
De beginbalans 1 januari 2015
verschijnt:
nadat u de “concept” jaarafsluiting
in 2014 bij uw ra/gpm heeft
aangevraagd en door haar/hem is
gemaakt.
Controleer of alle documenten zijn ondertekend
door de afdelingsvoorzitter/coördinator én de
afdelingspenningmeester/administrateur.
Het adres van uw regioadministrateur/
gewestpenningmeester vindt u op de achterzijde
van de aanbiedingsbrief.
Indien de afdeling gebruik maakt van online
bankieren is het goed dat de voorzitter en de
penningmeester zich er gezamenlijk online van
vergewissen dat de bedragen ook in het
banksysteem juist zijn, dus niet alleen in print.
Pagina 3 van 3

Download Report