Procesoptimalisatie door slim koppelen Wim Zoet RI – 19-6-2014 Inleiding – LEAN • Definitie: – een managementfilosofie die erop gericht is om maximale waarde voor de klant te realiseren met zo min mogelijk verspillingen1 • Het doel: – De beste kwaliteit – De kortste levertijd – De laagste kosten • De middelen: – – – – 1 Standaardisatie Verspilling verwijderen (Muda) Reageren op afwijkingen (Jidoka) … Bron: Wikipedia Verdieping • • • • • Systemen koppelen Voorbeelden De techniek Aandachtspunten Tips & tricks Systemen koppelen – Waarom? • Dienstverlening aan de klant • Voorkomen van communicatie- en invoerfouten • Versnellen van afhandeling tussen afdelingen • Wegnemen van administratieve handelingen • Best of breed – Combineren van de beste softwarepakketten – Zonder dubbele invoer van gegevens Systemen koppelen – Waarmee? • Zelfgemaakte tools – Excelsheets – Access oplossingen – Macro’s • Oplossingen van de fabrikant • Maatwerk oplossingen • Standaardisatie – eXtended Business Reporting Language – Universal Business Language Systemen koppelen - Vooroordelen • Koppelingen zijn complex en dus niet door ons zelf te onderhouden. • Koppelingen zijn maatwerk en daarom duur om te realiseren. • Koppelingen kunnen alleen worden gerealiseerd door gecertificeerde consultants. • Met een koppeling krijgen mijn klanten ook toegang tot documenten die ze (nog) niet mogen zien. • Door een koppelingen tussen een online systeem en een intern systeem liggen mijn gegevens op straat. Systemen koppelen – Voordelen! • Minder kans op fouten bij herhaalde invoer van gegevens: verbetering van kwaliteit • Informatie in systemen is accurater: verbetering van kwaliteit • Verkleining van het aantal administratieve handelingen: verbetering van de productiviteit en verlaging van kosten • Transparantere dienstverlening aan de klant: verbetering van de klanttevredenheid Bekende voorbeelden • • • • Inlezen rekeninginformatie uit export bank Betalen facturen m.b.v. SEPA bestand Scannen van dossierstukken naar een DMS Automatisch versturen van facturen en betalingsherinneringen Minder bekende voorbeelden • Enkelvoudige opslag: link naar DMS • Verwerking van gegevensstromen – Automatisch boeken van ingekomen facturen – Automatisch accorderen en betalen van facturen op basis van criteria (o.a. inkooporder) – Vereenvoudiging van betaalproces door gebruik van betaal-links en Payment Service Providers (iDeal, AcceptEmail, DigiAccept) • Aanmaken van portaal-gebruikeraccounts voor nieuwe klanten • Single Sign On • Synchronisatie van audittrail en accorderingsstatus De techniek • Real-time of batchverwerking • Web-technieken – Webservices – JSON / REST • Application Programming Interface (API) • Database interactie De techniek De techniek Systeem A Systeem B Macro Macro Applicatie Applicatie API API Gegevenscontrole Gegevenscontrole Database Database Aandachtspunten • Software updates – Besturingssysteem – Softwarepakketten • Verbindingen – Snelheid internetverbinding (met name upload) – Service Level Agreement • Beveiliging – Firewall – Encryptie Tips & Tricks • • • • Begin kleinschalig en breid daarna uit Maak instellingen eenvoudig aanpasbaar Documenteer afhankelijkheden Blijf de werking controleren: automatisme wordt snel vergeten Bedankt voor uw aandacht! Interesse in een koppeling tussen uw systemen? Neem contact met mij op voor een vrijblijvend adviesgesprek: Telefoon: 038-4232433 Email: [email protected]