Woonlinie Discipline Functie FUNCTIEPROFIEL : : Bedrijfsondersteuning Financieel administratief medewerker Functiecode Datum : : BO.11 sept 2014 1 CONTEXT Bedrijfsondersteuning is o.a. verantwoordelijk voor een juiste, volledige en tijdige administratieve vastlegging van alle inkomsten en uitgaven. Een en ander conform de geldende systematiek, maar ook geldende weten regelgeving. 2 ORGANISATIE Rapporteert aan : Geeft leiding aan : teamleider bedrijfsondersteuning niet van toepassing. 3 RESULTAATGEBIEDEN Verantwoordelijkheidsgebied Resultaatindicatoren A. Dagelijkse verwerking financiële stukken (dagafschriften, facturen e.d.). - juistheid: aantal fouten minimaal; tijdigheid: alles dagelijks verwerkt. B. Facturen crediteuren. - juistheid: factuurbedrag is juist; tijdigheid: binnen geldende/afgesproken termijn; volledigheid. C. Facturen debiteuren. - juistheid: factuurbedrag is juist; tijdigheid: binnen geldende/afgesproken termijn; volledigheid. D. Voorbereiden betalingen. - juistheid: alles wat voorgesteld wordt voor betaling is ook goedgekeurd; tijdigheid: binnen gestelde termijnen; volledigheid: alle facturen die betaalbaar worden gesteld en voldoen aan de betalingstermijn. - E. Uitvoeren interne controles. - signalering van onvolkomenheden; juiste correctie onvolkomenheden. F. Afrekenen servicekosten - zorgdragen voor juiste en tijdige afrekening BO.11/1 Woonlinie FUNCTIEPROFIEL 4 KERNTAKEN A. Dagelijkse verwerking financiële stukken: - verwerken van dagafschriften en kas: controleren, coderen, boeken en uitzoeken van onduidelijkheden, verschillen e.d., zowel intern als extern. B. Factureren crediteuren: - verwerken van binnenkomende facturen: controleren, coderen, boeken en uitzoeken van onduidelijkheden, verschillen e.d., zowel intern als extern. - zorgdragen/bewaken van de controle van binnengekomen facturen door verantwoordelijke ter goedkeuring; rappelleren bij overschrijding afhandeltermijn; - bijwerken van het projectendossier; - betaalbaar stellen van facturen volgens procedure. C. Facturen debiteuren: - opstellen van facturen conform opgave en richtlijnen voor de verrekening van WMO, etc., waaronder ook de verdeling van kosten, bepalen voorschotten, eindafrekening e.d.; - zorgdragen/bewaken van de controle van opgestelde facturen, door verantwoordelijke ter goedkeuring; rappelleren bij overschrijding afhandeltermijn; - betaalbaar stellen van facturen volgens procedure. D. - Voorbereiden betalingen: voorbereiden in- en excasso debiteuren; voorbereiden betaallijst crediteuren; invoeren handmatige betalingen. E. Uitvoeren interne controles: - uitvoeren van controles op de administratie en aansluitingen maken met het grootboek, door het controleren, constateren, uitzoeken en herstellen van verschillen in het kader van de periodieke afsluiting. F. Afrekenen servicekosten - Het zorgvuldig boeken van servicekosten op de juiste kostenplaats en 1 x per jaar verrekenen van voorschotten met de werkelijke kosten. 5 COMPETENTIES Woonlinie kent kern- en functiecompetenties. Competenties zijn een combinatie van talenten en vaardigheden. Ze beschrijven hoe resultaten worden gerealiseerd. Deze competenties zijn leidend bij werving & selectie en bij de beoordelingscyclus. Naast deze competenties is iedere medewerker van Woonlinie zich bewust van de maatschappelijke component van het werk. Medewerkers gaan zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie over huurders en beleidsvoornemens. BO.11/2 Woonlinie FUNCTIEPROFIEL 5.A. Kerncompetenties Woonlinie kent vier kerncompetenties die voor alle medewerkers gelden: Ondernemend & initiatiefrijk  begint uit zichzelf, wacht niet af;  is alert op en anticipeert op kansen en problemen;  komt uit zich zelf met een voorstel idee of oplossing en onderneemt zelf actie;  Stuurt tijdig en adequaat bij waar dat nodig is  neemt de verantwoordelijkheid en zorgt dat het initiatief vervolg krijgt;  neemt het voortouw bij nieuwe activiteiten;  spoort anderen aan om zich in te zetten;  denkt in een groep constructief mee en komt met nieuwe ideeën;  benut de kansen die zich voordoen of neemt afgewogen risico’s om doelstellingen te bereiken of de positie van de organisatie te verbeteren;  draagt uit eigen beweging ideeën of oplossingen aan;  Handelt in het algemeen proactief in plaats van reactief  Stelt uit zichzelf vragen om informatie en betrekt deze in zijn handelen  Draagt bij problemen zelf oplossingen aan. Flexibel  Weet soepel en efficiënt om te gaan met onverwachte problemen en veranderingen  Denkt vooruit, anticipeert op veranderingen en neemt proactief stappen  Is bereid taken te doen die niet tot het normale pakket behoren  Past eigen werkzaamheden en manier van werken zelfstandig aan  hanteert uiteenlopende gedragsstijlen afhankelijk van de verschillen tussen personen/groepen;  staat open voor nieuwe informatie, meningen, omstandigheden en neemt dit mee in het eigen gedrag;  staat open voor veranderingen en verbeteringen die anderen voorstellen maakt zich nieuwe kennis en vaardigheden eigen ten einde in te spelen op veranderingen  past de strategie/tactiek aan wanneer de omstandigheden dat vereisen of wanneer zich nieuwe informatie aandient  laat zien het uiteindelijke doel belangrijker te vinden dan de eigen opvattingen;  kiest tijdig een andere methode als de eerste niet werkt  kiest voor een andere werkwijze als daarmee het doel beter bereikt kan worden  staat open voor verandering en vernieuwing, kan zo nodig doelen aanpassen Kwaliteitsbewust  Neemt verantwoordelijkheid voor de kwaliteit van de dienstverlening  Onderneemt concrete acties om de problemen en klachten van (interne) klanten op te lossen  Past binnen de bestaande procedures de planning, dienstverlening of het product aan om de klant verder te helpen  Reageert snel op behoeften en vragen van de klant. Onderhoudt op eigen initiatief regelmatig contact met de klant  komt met voorstellen en initiatieven om de kwaliteit te verbeteren of te handhaven  heeft oog voor de kwaliteitswensen en -behoeften in de omgeving en neemt initiatief om hierop in te spelen;  stelt hoge eisen aan de kwaliteit van het eigen werk en dat van anderen     checkt zaken voordat deze de deur uitgaan, voorkomt dat er fouten worden gemaakt zet zich in om de vereiste kwaliteit van het werk te bereiken; levert verzorgd werk af en is daarbij is kritisch ten aanzien van eigen prestaties signaleert kansen om kwaliteit te verbeteren via een andere organisatie of logistiek in processen.  stelt prioriteiten om de kwaliteit van de werkzaamheden te bewaken  zet zich in om de kwaliteit verder te verbeteren, ook wanneer dit niet direct van hem / haar wordt gevraagd  Heeft een actieve rol om het KWH label te verbeteren, door inzet in eigen functie BO.11/3 Woonlinie FUNCTIEPROFIEL Maatschappelijk georiënteerd  Is open en transparant  Pakt signalen op en deelt deze intern met collega’s  Gaat actief de dialoog aan met huurders en partners, haalt actief informatie bij hen op  Denkt vanuit klant of wijk; wat zie je buiten gebeuren dat je naar binnen kan meenemen.  Heeft maatschappelijke interesse en betrokkenheid  Kan schakelen tussen verschillende niveaus  Kan schakelen tussen verschillende gezichtspunten en werkelijkheden  Inspireert huurders en stakeholders tot het oppakken van hun eigen verantwoordelijkheid en bewaakt en begrenst positie van de organisatie 5.B Functiecompetenties De functie financieel administratief medewerker kent de volgende competenties: Communiceren Niveau 1. Kan informatie/boodschap duidelijk overbrengen o o o o Maakt in korte bewoordingen aan anderen duidelijk wat de kern van de boodschap is. Gebruikt taal die aansluit bij (het niveau van) de doelgroep Bouwt een betoog zodanig op, dat de denkstappen die zijn gezet en de conclusies / de kern van het verhaal voor de ander(en) duidelijk zijn. Gaat n.a.v. signalen van de ander, dieper in op onderdelen van het betoog. Samenwerking Niveau 1 Deelt makkelijk informatie/kennis met anderen o o o o o o Hecht binnen een team evenveel waarde aan ieders standpunt of visie Deelt relevante informatie en ervaringen met anderen in het team Stelt het gemeenschappelijke resultaat van het team boven het behalen van eigen resultaten Houdt rekening met de gevolgen die individuele acties voor anderen binnen het team kunnen hebben Draagt in teamverband actief bij aan het bevorderen van de onderlinge bekendheid met elkaars vakgebieden, expertise, ervaringen etc. Spreekt teamleden aan, ook als het om complexe/gevoelige kwesties gaat Gevoel voor details Niveau 1. Heeft gevoel voor details in het eigen werk/deskundigheidsgebied o o o o Controleert het eigen werk zorgvuldig, blijft hierbij kritisch en alert. Vindt in de eigen werksituatie fouten die door anderen over het hoofd zijn gezien. Handelt routinematige werkzaamheden met voldoende aandacht en zorgvuldigheid af. Gebruikt in het eigen werk checklists om er zeker van te zijn dat alle aspecten zijn meegenomen. BO.11/4