PUNT NR. 6D VAN DE AGENDA VAN DE VERGADERING VAN HET ALGEMEEN BESTUUR D.D. 3 april 2014. Zwolle, 25 februari 2014 Nr. Bestuur-4403 Aan het algemeen bestuur Onderwerp: Bestuursverkiezingen 2015 portefeuillehouder: H.H.G. Dijk Voorstel: De bestuursverkiezingen 2015 organiseren volgens de voorgestelde aanpak tot een bedrag van € 720.000 Toelichting: 1 Context Januari jl. heeft de Eerste Kamer het wetsvoorstel inzake de waterschapsverkiezingen aanvaard. Dat betekent dat op 18 maart 2015 voor het eerst stembusverkiezingen plaats zullen vinden voor alle waterschappen (m.u.v. Vechtstromen). Deze verkiezingen betreffen de categorie ingezetenen. De benoemingsprocedure van de categorieën ongebouwd, bedrijfsgebouwd en natuur blijft ongewijzigd. De verkiezingen vinden tegelijk plaats met die van provinciale staten. De gemeenten hebben een belangrijke uitvoerende rol bij deze gecombineerde verkiezingen. De Unie van Waterschappen heeft een landelijk project verkiezingen, waarin activiteiten worden opgepakt waarvan landelijke aanpak efficiënter is dan lokale (o.a. bepaalde communicatieactiviteiten). U bent eerder geïnformeerd over de verkiezingen in uw vergadering van 18 december 2013. De commissie Algemene ontwikkelingen heeft op 20 februari jl. gesproken over dit onderwerp. 2 2 Verantwoordelijkheden Schematisch kan de organisatie van de gecombineerde verkiezingen van waterschaps- en provinciebestuur als volgt worden weergegeven. De waterschappen organiseren het ‘passieve deel’ van de verkiezingen, dat wil zeggen de registratie van de lijsten die deelnemen aan de verkiezingen en de kandidaatstelling. Ook zorgt het waterschap er voor dat, daar waar een gemeente in meerdere waterschappen valt, de gemeente de benodigde informatie krijgt om te bepalen welke personen kiesgerechtigd zijn voor welk waterschap. De gemeenten zorgen daarna voor het opmaken en verzenden van de stembescheiden en de organisatie van de feitelijke stemming. De uitkomst van de stemming levert de gemeente vervolgens aan het waterschap, dat de uitslag vaststelt. Hoewel de verkiezingen gelijktijdig met de provinciale verkiezingen plaatsvinden, is er organisatorisch weinig samenhang met de provincie, maar des te meer met de gemeenten. Het formele proces is/wordt vastgelegd in Waterschapswet, Kieswet en Kiesbesluit. Voor het waterschap (en de gemeente) zijn er nauwelijks keuzemogelijkheden voor de inrichting van dit proces. Naast de bovengenoemde formele activiteiten is het waterschap ook verantwoordelijk voor communicatie activiteiten, gericht op potentiele kandidaten en op de kiezers. Ook ondersteuning van de lijsten in het verkiezingsproces is een taak van het waterschap. Hier bestaan wel keuzemogelijkheden voor de waterschappen. Keuzes worden deels op landelijk en deels op waterschapsniveau gemaakt. 3 Landelijke activiteiten Het project van de Unie kent de volgende acties/producten - begeleiding van het wetgevingstraject ontwikkeling (aanpassing) ‘verkiezingssoftware’ - overleg met BZK over gemeentelijke activiteiten - ontwikkelen van een landelijke systematiek voor aanlevering van waterschapsgrenzen, zodat gemeenten die in verschillende waterschappen liggen weten wie voor welk waterschap kiesgerechtigd is. - ontwikkelen en uitvoeren landelijke communicatiestrategie (landelijk persevent, Postbus 51 campagne, peilingen, stemwijzers, beeldbank) en ontwikkelen toolbox 3 (frames voor lokale communicatie, FAQ-lijst, crisis-scenario’s) voor de lokale communicatie. - ontwikkelen draaiboek waterschapsverkiezingen. De kosten hiervan worden over de waterschappen verdeeld. 4 Project bestuursverkiezingen WGS 2015 Doelstellingen De doelstelling van het project bestuurssverkiezingen WGS 2015 is 1. rechtmatige (in formeel opzicht foutloos) verlopen verkiezingen 2. rechtmatige benoeming (toelating) van een nieuw algemeen bestuur op 26 maart 2015 3. uitgevoerde communicatie volgens een met de commissie Algemene ontwikkelingen besproken communicatieplan 4. rechtmatige benoeming van een dagelijks bestuur binnen de wettelijke termijn 5. een ingewerkt bestuur per 1 juli 2015 6. evaluatie van het verkiezingsproces juni 2015. Om die doelstellingen te behalen moeten de volgende activiteiten worden ondernomen. Bestuurlijk/juridisch Waterschapswet, Kieswet en Kiesbesluit schrijven voor hoe het verkiezingsproces dient te verlopen. De activiteiten binnen dit proces zijn - benoeming stembureau - registratie partijen - kandidaatstelling - stemperiode - uitslag - ontvangen van benoemingen voor de geborgde zetels - toelating nieuw algemeen bestuur - verkiezing nieuw DB De mogelijke kandidaten zullen tijdig over de formele procedure worden geïnformeerd en geconsulteerd over de gewenste ondersteuning. Aandachtspunt is dat zowel de partijen die thans in het algemeen bestuur zijn vertegenwoordigd als de niet vertegenwoordigde partijen gelijk bediend worden. Aan de organisaties die verantwoordelijk zijn voor de benoeming van de geborgde zetels zal specifieke informatie worden verstrekt De fasen na de toelating van het nieuwe bestuur zijn: - introductie nieuw algemeen bestuur - opstellen bestuursprogramma (indien gewenst) Communicatie Doel van de communicatie is - informeren en stimuleren potentiele kandidaten - bevorderen van de opkomst - bekendmaking van de uitslag Onze regionale communicatie dient aan te sluiten bij de landelijke communicatieactiviteiten. We streven er naar om bij de regionale communicatie zo veel als mogelijk samen te werken met de provincie Overijssel en de waterschappen binnen deze provincie. Dat betekent dat nog niet kan worden beslist over de in te zetten communicatiemiddelen. In bijlage 1 van dit projectplan is de communicatiestrategie beschreven, met daarbij een overzicht van mogelijke communicatiemiddelen. Binnen het projectbudget is een bedrag van € 90.000 geraamd voor communicatie (inclusief de ondersteuning van partijen bij de voorbereiding van de verkiezingen) Het bedrag betreft zowel interne uren als externe uitgaven. Het bedrag van € 90.000 komt globaal overeen met de uitgaven voor communicatie bij de verkiezingen in 2008. 4 De communicatieactiviteiten die in bijlage 1 zijn beschreven kunnen niet allemaal voor het genoemde budget worden uitgevoerd. Met de commissie Algemene ontwikkelingen zullen wij overleggen over de gewenste communicatie- en ondersteuningsactiviteiten. ICT Het waterschap hoeft geen verkiezingsbestanden (bestanden met stemgerechtigden) op te bouwen of stempassen te drukken; dit is een taak van de 12 gemeenten in ons gebied. Het waterschap is wel verantwoordelijk voor aanlevering van de waterschapsgrenzen aan die gemeenten die in verschillende waterschappen vallen. Hiervoor wordt een landelijke methodiek ontwikkeld. Voor een foutloos verkiezingsproces is het cruciaal dat de juiste personen de juiste stempas krijgen toegestuurd. Een juiste aanlevering en verwerking van de waterschapsgrenzen is daarvoor de basis. 5 Risico’s Risico Gemeenten onderschatten uitvoering gecombineerde verkiezingen; uitslag verkeerd of te laat WGS heeft relatief veel gemeenten die in 2 of meer waterschappen liggen; kans op fouten groter dan gemiddeld BZK wil eventuele kosten aanpassing GBA of alternatieve voorziening voor aanlevering waterschapsgrenzen niet betalen (€ PM) Partijen slagen er onvoldoende in om de verwachting dat ‘er wat valt te kiezen’ in te vullen met hun verkiezingsprogramma Indien tot een fusie met waterschap Reest en Wieden wordt besloten, betekent dit dat een groot deel van de gekozen bestuursleden na de fusie niet in het bestuur terugkomt. Dit vooruitzicht kan negatieve invloed hebben op de kandidaatstelling en de verkiezingsopkomst. Het bemoeilijkt ook de communicatie, met name in de periode waarin nog geen definitief besluit is genomen. Beheersmaatregel - BZK en Kiesraad zorgen voor instructie gemeenten, de Unie bewaakt de landelijke ontwikkeling. Wij houden vinger aan de pols bij onze eigen gemeenten. - Vroegtijdig contact opnemen met gemeenten (en provincie) en deze contacten onderhouden gedurende het verkiezingstraject -Crisiscommunicatie voorbereiden -Bewaken dat landelijke oplossing aanlevering waterschapsgrenzen tijdig tot stand komt. -Vroegtijdig contact opnemen met betreffende gemeenten -Vroegtijdig contact opnemen met GBLT - Opvangen in post onvoorzien - Partijen hieraan herinneren en, indien gewenst, hierin faciliteren - Helder communiceren richting kandidaten en kiezers over de mogelijke scenario’s; afstemming communicatie met Reest en Wieden 6 Projectorganisatie Het project wordt uitgevoerd conform de gebruikelijke projectstructuur bij WGS. Dagelijks- en algemeen bestuur worden via de marap geïnformeerd over de voortgang van het project. Daarnaast worden de commissie Algemene ontwikkelingen en het algemeen bestuur periodiek geïnformeerd over de ontwikkelingen. 5 7 Financiën Belangrijkste kosten worden gevormd door de vergoeding aan gemeenten, die vooralsnog wordt geraamd op € 1,88 per kiesgerechtigde (voor WGS ca. € 557.000). Die moet waarschijnlijk verspreid over vier jaar aan het ministerie van BZK worden betaald. WGS betaalt ook een aandeel in de kosten van het landelijke verkiezingsproject van de Unie van Waterschappen. De interne uren betreffen deels ‘onvermijdelijke’ werkzaamheden om het logistieke proces doorgang te laten vinden. Een ander deel van de interne uren is afhankelijk van keuzes over communicatie en ondersteuning van partijen die in samenspraak met de commissie Algemene ontwikkelingen worden gemaakt. Niet beïnvloedbare kosten Vergoeding gemeenten Bijdrage projectkosten Unie Interne uren logistieke proces Onvoorzien Rente Beinvloedbare kosten Interne uren communicatie en ondersteuning Externe uitgaven communicatie 557.000 18.000 29.000 20.000 6.000 25.000 65.000 € 720.000 Totaal In de Meerjarenbegroting 2014 - 2018 is rekening behouden met € 719.000. De stembusverkiezingen kosten aanzienlijk meer dan de schriftelijke verkiezingen die in 2008 werden georganiseerd. Die kosten bedroegen € 540.000. Stembusverkiezingen zijn veel (arbeids)intensiever en daardoor duurder dan de eerder gehouden schriftelijke verkiezingen. De bij dit voorstel behorende bijlage(n) is(zijn): Communicatiestrategie het dagelijks bestuur van het Waterschap Groot Salland de secretaris de dijkgraaf ir. E. de Kruijk ir. H.H.G. Dijk