UGent-richtlijnen bij de VLIR-UOS Oproep 2015 - FSA

ONTWIKKELINGSSAMENWERKING
REISBEURZEN VLIR-UOS 2015
Bijkomende UGent-richtlijnen bij de VLIR-UOS Oproep 2015
voor studenten van de Universiteit Gent
Inleiding
In deze toelichting vind je specifieke informatie voor de studenten van de UGent i.v.m. de VLIR-UOS reisbeurzen
2015. Deze informatie is een aanvulling op de officiële VLIR-UOS oproep voor de reisbeurzen 2015.
Lees dus zeker ook de oproep van VLIR-UOS door, zodat je goed weet hoe een goede beursaanvraag uit te werken
en in te dienen.
Sinds dit jaar verloopt het indienen online via VLIR-UOS, maar UGent vraagt ook om een papieren versie van het
volledige dossier én enkele extra documenten in te dienen. Meer info hieronder!
De Universiteit Gent ontvangt in 2015 via de Vlaamse Interuniversitaire Raad – Universitaire
1
Ontwikkelingssamenwerking of VLIR-UOS 77 reisbeurzen voor reizen in het kader van een opleiding.
Reisduur en periode


De reis moet minimum 4 weken (=28 dagen) duren. Er staat geen maximum op de duur van het verblijf.
Minstens 28 dagen van je verblijf moet in het referentiejaar 2015 vallen.
Aanvraagdossier
Bij online indiening van jouw dossier, vraagt VLIR-UOS een aantal bijlagen te uploaden.
UGent-studenten zijn verplicht 2 extra documenten in te dienen om het dossier te vervolledigen.
1.
2.
3.
een bewijs van inschrijving aan de UGent (kan je downloaden via Oasis)
een bewijs van deelname/inschrijving aan een van de UCOS voorbereidingsdagen (zie verder) Een bewijs van
een andere, evenwaardige voorbereiding met inhoudsbeschrijving of programma kan ook aanvaard worden. De
selectiecommissie zal beslissen of de voorbereiding al dan niet in aanmerking komt (bv. BTC-opleiding komt in
aanmerking)
OPGELET: dit bewijs van deelname aan een voorbereidingsdag kan je NIET uploaden via de online tool van VLIRUOS maar moet aan de papieren aanvraag toegevoegd worden.
Enkel indien relevant: een taalattest (bij voorkeur toe te voegen indien Spaans/Portugees de voertaal is)
1 Voor meer informatie over VLIR-UOS kan je terecht op www.vliruos.be
Reisbeurzen VLIR-UOS – AUGent richtlijnen 2015
OPGELET:
- je dient je aanvraag in vóór vertrek (tijdens of na je verblijf kan je geen aanvraag meer indienen)
- in tegenstelling tot vorig jaar kan je NIET her-indienen binnen hetzelfde referentiejaar (over verschillende
referentiejaren heen kan je max. 2 keer een aanvraag indienen)
1
Belangrijk: VOORBEREIDINGSDAGEN i.s.m. UCOS - Ik ga naar het Zuiden
=> VERPLICHT voor het aanvragen van een Reisbeurs!
Op deze dag (de vroegere ‘Noord-zUIT-wisseling’) krijg je heel wat tips en informatie mee die je mee op weg
helpen naar het Zuiden. Nadien ontvang je een bewijs van deelname om toe te voegen aan je
aanvraagdossier. Indien je de dag pas later volgt dan het moment van indiening, voeg je een bewijs van
inschrijving toe. Indien je niet aanwezig kan zijn, gelieve toe te lichten in de motivatiebrief hoe je je zult
voorbereiden en voeg een bewijs van een gelijkaardige voorbereiding in bijlage (inschrijving, omschrijving
voorbereiding enz.).
Er zijn 6 data in het najaar en 5 data in het voorjaar waarvoor je kunt inschrijven.
Naast de verplichte UCOS voorbereidingsdagen nodigen we je ook graag uit naar ons Pecha Kucha Café op
6/11/2014 en de infosessie Gezond op reis op 20/10/2014. Deze 2 sessies zijn niet verplicht te volgen voor
het aanvragen van een reisbeurs, maar worden wel sterk aanbevolen.
Inschrijven is noodzakelijk:
Meer info over voorbereidingsdagen en de inschrijvingen vind je op
http://www.ugent.be/nl/onderzoek/financiering/ontwikkelingssamenwerking/vlstudenten.htm
CONCREET
ONLINE
voor de online indiening ga je naar data.vliruos.be.
-
-
-
OP PAPIER
het aanvraagdossier inclusief alle bijlagen in 4-voud! (bijlagen: (1) aanbevelingsbrief, (2) uitnodigingsbrief,
(3) motivatiebrief, (4) inschrijvingsbewijs UGent, (5) deelnameattest/inschrijvingsbewijs UCOS (6) taalattest
(enkel indien relevant)
recto/verso afgedrukt
aan elkaar geniet (géén overbodige paperclips, mapjes, enveloppen)
Dit alles wordt tijdig ingediend bij de ICOS (Instellingscoördinator Ontwikkelingssamenwerking) van de UGent.
Mevr. Anneleen Van Laere
Afdeling Onderzoekscoördinatie
Cel ontwikkelingssamenwerking
Sint-Pietersnieuwstraat 25, 9000 Gent
Tel. (09)264 30 89
[email protected]
ste
1
de
ronde
2 ronde
ma 1 december 2014
uiterlijk om 17u00
ma 11 mei 2015
uiterlijk om 17u00
Opgelet:
- Deze deadlines worden strikt gehanteerd. Dossiers die later dan 17u worden ingediend, zijn NIET ontvankelijk en
worden niet gelezen.
- Het officieel bericht van VLIR-UOS of je al dan niet een beurs toegewezen krijgt komt er op 13/02/2015 (ronde 1)
en 30/06/2015 (ronde 2)
Reisbeurzen VLIR-UOS – AUGent richtlijnen 2015
DEADLINES
2
Toewijzing van de beurzen
Je beursaanvraag wordt beoordeeld a.d.h.v. de volgende 9 vaste selectiecriteria. Bij elk criterium krijg je meer
informatie welke aspecten je doorheen het aanvraagformulier dient uit te werken. Tijdens de selectiecommissie
kunnen in het geval van ex aequo’s nog extra criteria worden ingeroepen indien dit noodzakelijk blijkt.
1) Persoonlijke capaciteiten en de motivatie:
 Omschrijf je studiegerichte en professionele motivatie voor je opdracht in het Zuiden.
 Licht eveneens je persoonlijke motivatie toe. Hierbij kan je de relatie met ev. vroegere verblijven in
het Zuiden, vrijwilligerswerk bij een NGO, relevante extra opleidingen, …vermelden.
 Toon aan dat je als persoon in staat bent deze opdracht aan te gaan (vb. zelfstandigheid,
doorzettingsvermogen, oplossingsgerichte en open houding).
2) Opleidingsrelevantie capaciteiten:
 Toon aan dat je over de noodzakelijke inhoudelijke competenties beschikt die noodzakelijk zijn voor
je opdracht in het Zuiden (vb. opleidingsonderdelen gevolgd die voorbereiden op de opdracht in het
Zuiden).
3) Taalkennis, indien relevant:
 Bewijs dat je voldoende kennis hebt van de communicatietaal in het land waar je opdracht
plaatsvindt bijvoorbeeld door het toevoegen van een taalattest.
 Voor talen als Spaans of Portugees voeg je toe hoe je die taal geleerd hebt.
4) Persoonlijke voorbereiding:
 Licht toe hoe je je opdracht administratief zal voorbereiden (vb. visum, verzekering, paspoort).
 Dit doe je eveneens wat de gezondheidsrisico’s betreft (vb. inentingen, informatie via het Instituut
voor Tropische Geneeskunde, ev. eigen medische achtergrond).
 Licht toe hoe je je verder zal voorbereiden op vlak van:
o Het verwerven van informatie over het gastland (vb. via contact met studenten die eerder
in het gastland verbleven, literatuur, …)
o Verdere persoonlijke, interculturele en professionele voorbereiding en de consequenties
van een verblijf in het gastland.
6) Kwaliteit van de studie (doelstellingen, methodologie, tijdsplanning)
 Zorg dat de doelstellingen van je opdracht gericht, realistisch, meetbaar en aanvaardbaar zijn.
 Besteed voldoende aandacht aan het omschrijven van de methodologie van je opdracht. Hoe ga je
m.a.w. de doelstellingen realiseren? Toon aan dat de methodologie doordacht en organisatorisch
haalbaar is en verder bouwt op je inhoudelijke expertise.
 Geef een duidelijke tijdsplanning, indien mogelijk met een invulling week per week. Zorg dat deze
planning realistisch is en ruimte biedt voor flexibiliteit.
7) Haalbaarheid van de studie:
 Omschrijf welke resultaten je beoogt met je opdracht en hoe je die denkt te kunnen behalen.
8) Vlaamse omkadering:
 Verduidelijk de afspraken die je gemaakt hebt met je begeleider in je eigen instelling i.v.m. je
voorbereiding, opvolging en evaluatie van je opdracht.
9) Lokale omkadering
 Licht toe hoe je contact genomen hebt met je lokale contactpersoon en welke afspraken er
gemaakt zijn over zowel de inhoud van je opdracht als de praktische afspraken (vb. huisvesting,
vervoer ter plaatse).
Reisbeurzen VLIR-UOS – AUGent richtlijnen 2015
5) Ontwikkelingsrelevantie
 Bewijs de relatie van je opdracht ginds met de lokale ontwikkelingsbehoeften en de relevantie
ervan (vb. aansluiting met lopende initiatieven m.b.t. ontwikkelingssamenwerking).
 Omschrijf hoe jouw stage bijdraagt tot wederzijdse uitwisseling van kennis en vaardigheden (m.a.w.
een leerproces voor jezelf en je organisatie/instelling/bedrijf in het Zuiden).
 + meer info in de VLIR-UOS oproep 2015
3
Ga je met 2 of meer naar dezelfde bestemming?
Hou er dan rekening mee dat jullie dossiers niet identiek zijn. Studenten met dezelfde bestemming die letterlijk
stukken uit elkaars aanvraag kopiëren zijn onontvankelijk. Het is belangrijk om –zelfs als je met 2 of meer naar
hetzelfde project gaat- vanuit een eigen invalshoek te werken, eigen klemtonen te leggen en op die manier een
persoonlijk dossier in te dienen.
Praktische tips

Zorg dat je dossier correct en volledig is, en tijdig wordt ingediend:
- Heb je alle gevraagde documenten correct en volledig ingevuld?
- Heb je je dossier gekopieerd (4 ex. in totaal)?
- Houd de deadline om het dossier in te dienen in het oog
- Onvolledige en/of te late dossiers worden niet weerhouden voor de selectiecommissie.
- Ga ervan uit dat de lezers van je dossier je opdracht in het Zuiden totaal niet kennen en een zeer duidelijk
beeld moeten krijgen van je project.
- We raden je aan je dossier persoonlijk af te geven aan de verantwoordelijke van je instelling en niet met de
post op te sturen. Dit om te vermijden dat er dossiers verloren gaan of te laat aankomen bij de ICOS.

Verzorg je aanvraagdossier:
- Dien de exemplaren geniet in (géén paperclips, mapjes, enveloppen,…)
- Werk je aanvraag zo concreet mogelijk uit
- Schenk aandacht aan de kwaliteit van je dossier: taalgebruik, inhoud, vormgeving, enz.

Begin tijdig aan het regelen van de uitnodigingsbrief (mag ook bevestigingsmail zijn) van je lokale promotor. De
communicatiekanalen tussen Noord en Zuid verlopen immers niet altijd even efficiënt. Het is erg belangrijk dat
duidelijk blijkt dat de brief afkomstig is van een organisatie/instelling/bedrijf uit het Zuiden. Logopapier en/of
een stempel van de organisatie uit het Zuiden zijn dus een must. Als je lokale promotor in het Zuiden een Belg is,
mag er geen enkele twijfel over bestaan dat die persoon verbonden is aan een organisatie die verankerd is in het
Zuiden en dat hij/zij daar permanent verblijft terwijl jij er bent. Een brief/mail van een Belgische promotor
gevestigd in België komt NIET in aanmerking.

Je dossier wordt geëvalueerd door een UGent experten panel op basis van de eerder beschreven 9
selectiecriteria.
Administratieve afhandeling
Vergeet niet je reisverslag en evaluatie van je lokale promotor online in te dienen.
Uitgebreide info kan je nalezen in de oproep van VLIR-UOS.
Elke student die interesse heeft voor deze reisbeurzen neemt contact op met zijn/haar promotor, stagecoördinator
en/of internationaal coördinator om het dossier voor te bereiden.
Voor bijkomende algemene informatie, contacteer de ICOS (Instellingscoördinator Ontwikkelingssamenwerking) van
je eigen instelling.
Reisbeurzen VLIR-UOS – AUGent richtlijnen 2015
Hou er rekening mee dat je reisbeurs pas uitbetaald wordt na afloop van je project en pas nadat het reisverslag en de
evaluatie van je lokale partner volledig in orde zijn.
4

Download Report