Richtlijnen voor de ICOS - VLIR-UOS

ICOS-richtlijn
Oproep Reisbeurzen 2015
30 september 2014
Table of contents
1
Algemeen
3
2
Nieuw in deze oproep
3
3
Verdeling van de Reisbeurzen over universiteiten en hogescholen
4
4
Behandeling studentendossiers in Data.
5
Inleiding
5
Werkflow REI
6
Fase 1: Draft
8
Fase 2: Submitted
Stap 1: Inhoudelijke check
Stap 2: Selectie van de studenten
Stap 3: De score van de instelling toekennen
8
8
9
9
Stap 4: Het selectieverslag uploaden op het project
5
12
Fase 3: Scored by institution
13
Fase 4.1: Follow-up
13
Fase 4.2.: Not selected
14
Fase 5: Ended
14
Overzicht Bulkacties
Send e-mail
15
16
Excel downloaden
Export PDF + attachments
Download attachments as zip
PDF downloaden
17
18
19
19
Rapportage naar VLIR-UOS
20
Contract
20
Selecties (ronde 1 & 2)
20
Selectiescores doorgeven
Selectieverslag
Rapportering
Controle Reisverslagen
Rapportage naar DGD
Most Significant Change
Deadline
ICOS-richtlijn bij de VLIR-UOS-oproep tot het indienen van voorstellen voor REISBEURZEN
2014 voor studenten aan een Vlaamse universiteit of hogeschool
20
20
21
21
22
22
22
2
1 Algemeen
Een reisbeurs is een financiële vergoeding van € 1000 voor studenten aan een Vlaamse universiteit of
hogeschool om een individuele studiereis te maken naar een ontwikkelingsland. De studiereis maakt
deel uit van een erkend opleidingsonderdeel, zoals een stage of een scriptie.
De Vlaamse universiteiten en hogescholen staan in voor de selectie en het beheer van de beurzen, en
voor organisatie van een begeleidingstraject. We suggereren om tijdens de selecties voldoende
balans te bewaren tussen ‘nieuwkomers’ en studenten die in hun motivatiebrief reeds ervaring in het
zuiden kunnen aantonen.
VLIR-UOS financiert de beurzen en is verantwoordelijk voor het programmakader. Sinds dit jaar
voorzien we via een deel van de financiering van de sensibiliseringsinitiatieven ook ruimte aan de
ICOS van de associatie voor het inrichten van een volledig begeleidingstraject voor de studenten. Vele
studies wijzen immers uit dat een kwalitatieve voorbereiding en nazorg voor reisbeursstudenten een
groot sensibiliseringseffect heeft en van hen betere ambassadeurs voor ontwikkelingssamenwerking
maakt.
2 Nieuw in deze oproep

De opvolging verloopt vanaf dit jaar per instelling. De associaties hebben voor het programma
Reisbeurzen geen coördinerende rol meer (nog wel voor sensibiliseringsinitiatieven).

De opvolging zal volledig via de databank verlopen. We veronderstellen dat er kinderziektes naar
boven zullen komen. We hopen op jullie begrip hiervoor, we zullen in de loop van het jaar ons best
doen om deze digitale manier van werken succesvol te laten verlopen.

De verdeelsleutel is geactualiseerd.

De aanbevelingen van de bREInstorm zijn toegepast.
ICOS-richtlijn bij de VLIR-UOS-oproep tot het indienen van voorstellen voor REISBEURZEN
2014 voor studenten aan een Vlaamse universiteit of hogeschool
3
3 Verdeling van de Reisbeurzen over universiteiten
en hogescholen
Voor het jaar 2015 gaan we uit van 500 beurzen. De beurzen worden niet meer doorgegeven binnen
de associatie. Als je een beurs niet zelf kan omzetten (dus je geen B-kandidaten meer hebt) laat dit
dan weten aan [email protected]. De de beurs worden doorgegeven aan een andere
universiteit/hogeschool op basis van de kolom “ranking opvolging”. Deze ranking is opgemaakt op
basis van de kommagetallen.
Universiteiten
KU Leuven
UAntwerpen
UGent
UHasselt
VUB
TOTAAL
# studenten
Ranking
2012-2013
# beurzen opvolging
48.581
99
2
18.301
38
5
37.778
77
3
4.945
10
4
12.843
26
1
122.448
250
Hogescholen
AP
Arteveldehogeschool
Erasmushogeschool Brussel
Groep T
Hogere Zeevaartschool
Hogeschool Gent
HOWEST
HUB-KAHO
Katholieke Hogeschool Leuven
Katholieke Hogeschool Limburg
KDG
LUCA School of Arts
PXL
Thomas More Antwerpen-Mechelen
Thomas More Kempen
VIVES-NOORD
VIVES-ZUID
TOTAAL
# studenten
Ranking
2012-2013
# beurzen opvolging
8.669
19
7
11.595
26
15
4.749
10
1
874
2
11
120
1
17
12.803
28
3
5.063
11
6
11.681
26
12
7.752
17
8
5.889
13
10
10.291
23
13
2.303
5
9
6.453
14
4
6.624
15
14
6.425
14
5
3.345
7
2
8.419
19
16
113.055
250
De verdeling van de Reisbeurzen voor de Vlaamse universiteiten en hogescholen op basis van het
aantal studenten., rekening houdend met de integratie.
Bron: Statistisch Jaarboek van het hoger onderwijs 2012-2013
(http://www.ond.vlaanderen.be/onderwijsstatistieken/)
ICOS-richtlijn bij de VLIR-UOS-oproep tot het indienen van voorstellen voor REISBEURZEN
2014 voor studenten aan een Vlaamse universiteit of hogeschool
4
4 Behandeling studentendossiers in Data.
Hieronder wordt de rol van de ICOS beschreven in de verwerking van de individuele dossiers. Surf naar data.vliruos.be om in te loggen in de online
databank van VLIR-UOS.
Inleiding
Dit document bevat een handleiding voor de ICOS over de flow van het Reisbeurzenprogramma. Elke status van een beursdocument vertegenwoordigt een
fase van de flow van een beursdocument (scholarship in de databank) en wordt hier stapsgewijs doorlopen.
Alle acties die in elke fase mogelijk en/of verplicht zijn (om naar een volgende fase te kunnen gaan) voor de ICOS, zullen stap voor stap worden uitgelegd.
Sommige acties kunnen op het beursdocument zelf uitgevoerd worden (dus één voor één); andere acties kunnen in bulk uitgevoerd worden (meerdere
beurzen tegelijk). Bulkacties kan je enkel uitvoeren op het overzicht van beursdocument van een project.
Je moet dus eerst een project aanklikken en vervolgens klikken op scholarships. Zo krijg je een overzicht van alle beursdocument op dat project. Om als
ICOS naar een project te gaan klik je in de linkermenu op “all projects”. Daar kan he alle projecten van je instelling zien. Als je zelf het contactpersoon bent
van het project, kan je ook op “my projects” klikken. In beide lijsten zal je het project “Travel Grants 2015 institution name” zien staan. Druk op het bijhorende
potlood en je kan beginnen werken in dat project.
Maar voor de Reisbeurzen moet je meestal werken met de scholarships van dat project. Dus kan je doorklikken naar de scholarships rechts bovenaan.
ICOS-richtlijn bij de VLIR-UOS-oproep tot het indienen van voorstellen voor REISBEURZEN
2014 voor studenten aan een Vlaamse universiteit of hogeschool
5
Als je op de omcirkelde knop drukt, krijg je een overzicht van alle reisbeursaanvragen van je instelling van 2015. Van hieruit kan je de reisbeurzen
behandelen.

Ofwel één per een door op het potlood te drukken.

Ofwel bulkacties uitvoeren via de dropdownmenu rechts boven de individuele beursdossiers (zie Overzicht Bulkacties).
De bulkacties worden verder nog uitvoerig beschreven (zie Overzicht Bulkacties). Maar eerst loodsen we jullie door de nieuwe werkflow voor het
Reisbeurzenprogramma. Daarin wordt duidelijke welke bulkacties nuttig zijn in welke fase.
Werkflow REI
Status
Omschrijving
Acties student
Acties ICOS
Acties VLIR-UOS
Draft
Vanaf er een
nieuwe beurs is
Aanvraag
vervolledigen
Tegen deadline een mail sturen om dossier te
vervolledigen.
Geen
aangemaakt (1e x
save)
ICOS-richtlijn bij de VLIR-UOS-oproep tot het indienen van voorstellen voor REISBEURZEN
2014 voor studenten aan een Vlaamse universiteit of hogeschool
6
Submitted
Student heeft op
‘send to ICOS’
gedrukt.
Geen
Kan al verslag
invullen.
Dossier bekijken, desnoods terugsturen indien
Geen
niet in orde.
Selecties organiseren (export opties)
Scores + selectieronde invoeren op beursniveau
(bulk / individueel)
Selectieverslag invoeren op projectniveau.
Scored By
institution
De ICOS heeft de
score ingevuld.
Geen
Geen
Controle van selectieverslag.
Kan al verslag
invullen
Controle ingevoerde gegevens.
Scores van VLIR-UOS invoeren op
beursniveau.
Excel export van ronde I of II.
Wordt als bijlage aan het project
toegevoegd.
Follow-up
De student heeft de
Student vult zijn
ICOS controleert de ingevulde verslagen en geeft
Indien de student en ICOS alle
score A gekregen
van VLIR-UOS.
verslag in en geeft
aan dat deze volledig
is (met een vink).
aan of de student uiteindelijk de beurs heeft
ontvangen en dus volledig in orde is met de
rapportering.
velden hebben ingevuld, doe we
een finale controle en gaat de
scholarship naar ended.
ICOS kan snel controleren wie een verslag heeft
ingediend door een Excel export te doen en na te
gaan wie de vink heeft ingevuld.
Not
Selected
De student heeft de
score B of C
gekregen.
Student vult zijn
verslag in en geeft
aan dat deze volledig
is (met een vink).
Voor B-bursalen die een beurs ontvangen: ICOS
controleert de ingevulde verslagen en geeft aan of
de student uiteindelijk de beurs heeft ontvangen
en dus volledig in orde is met de rapportering.
ICOS kan snel controleren wie een verslag heeft
ICOS-richtlijn bij de VLIR-UOS-oproep tot het indienen van voorstellen voor REISBEURZEN
2014 voor studenten aan een Vlaamse universiteit of hogeschool
7
Indien een student toch een beurs
heeft ontvangen, of een beurs niet
heeft opgenomen, worden de
waardes aangepast [not-selected]
vs [selected].
ingediend door een Excel export te doen en na te
gaan wie de vink heeft ingevuld.
Voor C-bursalen: geen
Ended
De beurs is
geen
Most significant change selectie.
Rapportering en analyse van alle
afgelopen.
verslagen.
Fase 1: Draft
De fase ‘Draft’ is de eerste fase van een beursdocument of scholarship in de databank. Een beursdocument komt in de fase Draft nadat de student (die het
beursdocument aan heeft gemaakt) voor de eerste maal klikt op de knop “Save and continue”. De student moet alle verplichte velden op alle tabbladen
invullen en daarna op de knop “Submit” klikken.
Je moet als ICOS in deze fase in principe nog geen actie ondernemen. Het kan wel handig zijn om studenten wier beursdocument nog steeds in Draft staat
net voor (een week of enkele dagen) de deadline verstrijkt, een mail te sturen om hen eraan te herinneren dat de deadline nadert. Dit kan je doen via de
bulkactie “Send e-mail”.
Fase 2: Submitted
De fase ‘Submitted’ is de tweede fase van een beursdocument of scholarship in de databank, volgend op de fase Draft. De student heeft nu zijn
beursdocument volledig ingevuld en ingediend. Hij kan vanaf deze fase ook zijn verslag (report) al invullen en indienen, ook al is er nog niet geweten of hij
een beurs zal krijgen.
Je moet als ICOS de onderstaande stappen doorlopen om het beursdocument naar de volgende fase (Scored by Institution) te kunnen brengen.
Stap 1: Inhoudelijke check
Dit is in feite een ontvankelijkheidscheck. Alle ingevulde velden van het beursdocument moeten gecheckt worden op correctheid (bv. instelling, leeftijd,
periode van verblijf, etc.). Indien één of meerdere velden foutief werden ingevuld, kan je aan VLIR-UOS per mail laten weten dat de student zijn
beursdocument moet aanpassen. VLIR-UOS zal het beursdocument dan opnieuw in de fase Draft zetten zodat de student terug aanpassingen kan doen en
ICOS-richtlijn bij de VLIR-UOS-oproep tot het indienen van voorstellen voor REISBEURZEN
2014 voor studenten aan een Vlaamse universiteit of hogeschool
8
zijn beursdocument opnieuw kan indienen. We verwachten dat er op termijn een knop komt waarbij jullie de mogelijkheid hebben het dossier zelf terug te
sturen naar draft, en de student een boodschap mee te geven.
Controle bijlagen

De motivatiebrief, aanbevelingsbrief en uitnodigingsbrief zijn verplicht.

Indien de ICOS de student ontvankelijk verklaart, wil dit impliciet zeggen dat de aanbevelingsbrief aanwezig en voldoet aan de vereisten (dus inclusief
handteking in het een scan is, of een print-out van een email)
Stap 2: Selectie van de studenten
Deze stap gebeurt buiten de databank. Hieronder worden een aantal acties beschreven die je als ICOS kan uitvoeren die het administratieve proces van de
selectie kunnen vergemakkelijken.
Excel downloaden: dit geeft je de mogelijkheid om alle kerninformatie van de beurs in excel te ontvangen.
PDF + attachments: Dit genereert per student één PDF met daarin het aanvraagdossier, motivatiebrief, aanbevelingsbrief & uitnodigingsbrief. De PDF’s van
de verschillende studenten worden in één zip aangeboden.
Attachments in ZIP downloaden: dit genereert per student een map met daarin zijn aanvraagformulier in PDF, en alle bijlages die zijn toegevoegd als aparte
documenten. Dus als jullie bijkomende documenten opvragen, kan je die op deze manier in bulk opvragen.
Stap 3: De score van de instelling toekennen
Wanneer de selectie van bursalen door de instelling is afgerond, kan je als ICOS de juiste score gaan toekennen in de databank. Dit kan in principe op twee
manieren, maar de eerste manier is nog niet volledig ontwikkeld. Gelieve deze dus voorlopig nog niet te gebruiken. Die eerste manier is door op het
beursdocument op de knop “Assign institution score” te klikken en in het pop-up-venster dat verschijnt de juiste score (A, B of C) toe te kennen.
ICOS-richtlijn bij de VLIR-UOS-oproep tot het indienen van voorstellen voor REISBEURZEN
2014 voor studenten aan een Vlaamse universiteit of hogeschool
9
Een tweede manier is via de bulkactie “Institution score”. Deze manier is wel al volledig ontwikkeld en mag dus wel gebruikt worden. Net als bij andere
bulkacties selecteer je de gewenste beursdocumenten en selecteer je de bulkactie “Institution score” in het dropdown-menu. Je krijgt het volgende scherm
wanneer je op “Apply to selected” klikt:
ICOS-richtlijn bij de VLIR-UOS-oproep tot het indienen van voorstellen voor REISBEURZEN
2014 voor studenten aan een Vlaamse universiteit of hogeschool
10
Linksboven zie je een overzicht van alle beursdocumenten die je hebt geselecteerd waarop je de actie “Institution score” kan toepassen. Dit hangt af van de
fase waarin de beursdocumenten zich bevinden en of ze al een score hebben gekregen of niet. Een beursdocument dat nog in de fase Draft zit kan
bijvoorbeeld nog geen score van de instelling krijgen. Om de score te kunnen toekennen, moet je eerst op de knop “Download score template” klikken.
De score template ziet er als volgt uit:
ID
Project code
Scholar Score (A/B/C/D) Ranking Positive remarks Negative remarks
9108 REI-2015-02-01
[email protected]
9109 REI-2015-02-01
[email protected]
9110 REI-2015-02-01
[email protected]
Round 1 (Y/N)
Y
Y
Y
Round 2 (Y/N)
N
N
N
In de score template kan je zowel de score (A, B, C of D), de ranking, positieve en negatieve bemerkingen en de ronde waarin het beursdocument werd
ingediend, invullen. Wanneer je de template hebt ingevuld, kan je deze terug uploaden (via browse) in hetzelfde scherm via de knop “Import scores”.
ICOS-richtlijn bij de VLIR-UOS-oproep tot het indienen van voorstellen voor REISBEURZEN
2014 voor studenten aan een Vlaamse universiteit of hogeschool
11
Nadat aan een beursdocument een score van de instelling is toegekend, komt het beursdocument in de fase Scored by institution.
Stap 4: Het selectieverslag uploaden op het project
Wanneer de selectie van de bursalen gebeurd is en alle beursdocumenten werden gescoord, kan je op het project van Reisbeurzen van je instelling het
selectieverslag als attachment uploaden. Dit kan je doen op het tabblad attachments. Je kan een attachment uploaden door op het blauwe icoontje te
klikken of door het document te slepen naar het witte icoontje (drag-and-drop).
ICOS-richtlijn bij de VLIR-UOS-oproep tot het indienen van voorstellen voor REISBEURZEN
2014 voor studenten aan een Vlaamse universiteit of hogeschool
12
Fase 3: Scored by institution
De fase ‘Scored by institution’ is de derde fase van een beursdocument of scholarship in de databank, volgend op de fase Submitted. Je hebt als ICOS nu
de score van de instelling toegekend aan het beursdocument. De student kan in deze fase ook zijn verslag (report) al invullen en indienen, ook al is er nog
niet geweten of hij een beurs van VLIR-UOS (of van de instelling zelf) zal krijgen.
Je moet als ICOS in deze fase niets doen. VLIR-UOS onderneemt nu de onderstaande stappen:

Het selectieverslag (op project) en de individuele bemerkingen op de beursdocumenten nakijken.

De door de studenten ingevoerde gegevens op de beursdocumenten nakijken.

Aan elk beursdocument een score van VLIR-UOS toekennen.

Een excel export nemen van alle beursdocumenten van ronde 1 of ronde 2 (afhankelijk van het moment in het jaar) per project (en dus per
instelling). Deze excel wordt dan als attachment aan het project gehangen.
Door aan een beursdocument een score van VLIR-UOS toe te kennen, wordt het beursdocument naar de fase Follow-up (score A) of naar de fase Not
selected (score B, C of D) gebracht. In principe is de fase Not selected het eindpunt voor een beursdocument. In realiteit zal een beursdocument met een
score B later nog een score A kunnen krijgen en dus alsnog naar de fase Follow-up gebracht kunnen worden. Indien dit nodig zou blijken, zal VLIR-UOS
ervoor zorgen dat dit gebeurt.
Fase 4.1: Follow-up
De fase ‘Follow-up’ is een mogelijke vierde fase van een beursdocument of scholarship in de databank, volgend op de fase Scored by institution. Een
beursdocument kan enkel in de fase Follow-up terechtkomen wanneer het een score A van VLIR-UOS heeft gekregen (en dus geselecteerd is).
Hoewel de student al in de vorige fases (Submitted en Scored by institution) zijn verslag (report) kon
invullen en indienen, is hij in deze fase verplicht om dit te doen. De student dient in door onderaan op het
tabblad Report de vink “Is je report volledig ingevuld” op “Yes” te zetten. Je moet als ICOS in deze fase
de ingevulde en ingediende verslagen van de beursdocumenten nakijken op volledigheid en correctheid.
Je kan hiervoor als hulpmiddel de bulkactie “Download Excel” (zie 2.3.) gebruiken. Hierin kan je makkelijk
nakijken wie de vink op “Yes” heeft gezet en wie niet.
ICOS-richtlijn bij de VLIR-UOS-oproep tot het indienen van voorstellen voor REISBEURZEN
2014 voor studenten aan een Vlaamse universiteit of hogeschool
13
Als je bij het nakijken van een verslag merkt dat er bepaalde velden niet of niet correct werden ingevuld, kan je aan VLIR-UOS laten weten dat de student
zijn verslag niet correct heeft ingevuld. VLIR-UOS zal dan de vink “Is je report volledig ingevuld” terug op “No” zetten zodat de student de velden terug kan
aanpassen en zijn verslag opnieuw kan indienen. Wanneer een student zijn verslag correct heeft ingevuld, hoef je niets meer te doen tot alle verslagen
gecontroleerd en correct ingevuld zijn. Op dat moment moet je aan VLIR-UOS laten weten welke beursdocumenten effectief een beurs hebben gekregen.
Om aan te geven welk beursdocument effectief een beurs heeft gekregen, moet je via de bulkactie “Download Excel” een excel downloaden van alle
beursdocumenten (ook die met status Not selected) op je project en in een extra kolom “1000” (in geval van een beurs) of niets (in geval van geen beurs)
invullen. Die excel moet je dan als attachment uploaden op je project zodat VLIR-UOS dit kan nakijken. Op deze manier kan je ook aangeven of bepaalde
beursdocumenten met een B-score uiteindelijk toch een beurs hebben gekregen. VLIR-UOS zal deze beursdocumenten dan alsnog een A-score geven.
Omgekeerd zullen beursdocumenten met een A-score die uiteindelijk geen beurs gekregen hebben door VLIR-UOS een B-score worden gegeven.
Fase 4.2.: Not selected
De fase ‘Not selected’ is een mogelijke vierde fase van een beursdocument of scholarship in de databank, volgend op de fase Scored by institution. Een
beursdocument kan enkel in de fase Not selected terechtkomen wanneer het een score B, C of D van VLIR-UOS heeft gekregen (en dus niet geselecteerd
is).
De student kan, net zoals in de voorgaande fases Submitted en Scored by institution, ook nu nog zijn verslag (report) invullen en indienen (hoewel hij in feite
niet geselecteerd is). De student is hiertoe wel niet verplicht. Enkel bij beursdocumenten die een B-score van VLIR-UOS hebben gekregen is het belangrijk
om het verslag wel in te vullen, aangezien zij eventueel toch nog een A-score kunnen krijgen. Om die A-score te kunnen krijgen, moeten zij hun verslag
hebben ingediend.
Zoals beschreven in Fase 4.1. (laatste paragaraaf) moeten ook de beursdocumenten in de fase Not selected worden meegenomen in het excel-overzicht
waarin je als ICOS bepaalt wie uiteindelijk effectief een beurs heeft gekregen.
Fase 5: Ended
De fase ‘Ended’ is de vijfde fase van een beursdocument of scholarship in de databank, volgend op de fase Follow-up. Een beursdocument kan enkel in de
fase Ended terecht komen via de fase Follow-up en dus niet via de fase Not selected. Het beursdocument heeft zijn flow nu helemaal doorlopen. Noch
VLIR-UOS, de ICOS of de student kunnen nu nog dingen aanpassen aan het beursdocument.
Enkel VLIR-UOS kan een beursdocument naar de fase Ended brengen (en eventueel terugzetten naar de fase Follow-up). VLIR-UOS zet beursdocumenten
pas in Ended nadat de finale check gebeurd is op het excel-overzicht van alle beursdocumenten.
ICOS-richtlijn bij de VLIR-UOS-oproep tot het indienen van voorstellen voor REISBEURZEN
2014 voor studenten aan een Vlaamse universiteit of hogeschool
14
In deze fase moet en kan je als ICOS geen actie meer ondernemen.
Overzicht Bulkacties
Om bulkacties te kunnen uitvoeren moet je in je het project actief zijn. Ga daarvoor naar je naar je project “Travel Grants 2015 Institution name”. Dan klik je
daar naar Scholarships rechts bovenaan
.
Dan krijg je een overzicht van alle reisbeurzendossiers van het referentiejaar van je instelling. Links kan je één of meerdere studenten selecteren door ze
aan te vinken. Rechts kan je een bulkactie selecteren in de dropdownmenu. Als je een bulkactie kiest druk je “apply to selected” en de bulkactie wordt
uitgevoerd. We tonen telkens een screenshot van de stap die na de bulkactie komt en de bijhorende toelichting.
Selecteer de studenten
ICOS-richtlijn bij de VLIR-UOS-oproep tot het indienen van voorstellen voor REISBEURZEN
2014 voor studenten aan een Vlaamse universiteit of hogeschool
Selecteer de bulkactie
15
Voer de bulkactie uit
Send e-mail
De e-mail wordt automatisch gestuurd naar alle e-mailadressen van alle beursdocumenten die je geselecteerd hebt. Je kan zelf tekst schrijven, maar je kan
ook vooraf gedefiniëerde placeholders gebruiken. Die vind je aan de rechterkant.
De meest interessante placeholders zijn ‘first name’, ‘last name’ & ‘scholarship link’. Als studenten de scholarship link volgen, komen ze na het aanmelden
onmiddellijk op hun beursdocument. Dat is handig wanneer ze hun aanvraag moeten vervolledigen, of hun, verslag moeten indienen.
ICOS-richtlijn bij de VLIR-UOS-oproep tot het indienen van voorstellen voor REISBEURZEN
2014 voor studenten aan een Vlaamse universiteit of hogeschool
16
Excel downloaden
Met deze actie kan je een excel-document downloaden waarin een aantal gegevens van alle
geselecteerde beursdocumenten zullen worden ingevoerd. Zo heb je onmiddellijk een handig
overzicht om bijvoorbeeld naar selectiecommissieleden te sturen. Om de bulkactie te doen,
selecteer je de gewenste beursdocumenten en selecteer je “Download Excel” in het dropdownmenu. De gedownloade excel bevat wel geen opmaak. Die kan je aanpassen naar wens.
De velden die in de excel zijn opgenomen ken je hier terugvinden.
PFO code PFI code Subproject
Received scholarship
Type
Phone
Title
First name Last name E-mail
Score by VLIR-UOS
Address
City
Score by institution
Gender
Date of birth
Ranking of institution
Zip code Region/State Country
Country of destination
Positive remarks Negative remarks
Mobile
ICOS-richtlijn bij de VLIR-UOS-oproep tot het indienen van voorstellen voor REISBEURZEN
2014 voor studenten aan een Vlaamse universiteit of hogeschool
Nationality
17
Report completed
Status code Status
Export PDF + attachments
Met deze actie kan je van alle geselecteerde beursdocumenten een PDF-document
downloaden dat, naast alle gegevens van op de verschillende tabbladen van het
beursdocument, ook de attachments bevat van dat beursdocument.
In het eerste scherm krijg je te zien van welke studenten je de PDF + attachments kan
downloaden. Als je dan op “download PDF + Attachments” drukt start de download, je kan
kiezen om deze te openen of ergens op te slaan.
Je krijgt een Zip-map met daarin een folder.
In deze folder staan alle PDF’s klaar.
Per student heb je dus één PDF die bestaat uit de application form, motivation letter, letter of acceptance, letter of recommendation.
ICOS-richtlijn bij de VLIR-UOS-oproep tot het indienen van voorstellen voor REISBEURZEN
2014 voor studenten aan een Vlaamse universiteit of hogeschool
18
Download attachments as zip
Met deze actie kan je alle attachments van één of meerdere beursdocumenten
downloaden.
Je krijgt één ZIP bestand met daarin per student één map. In deze studentenmap kan
je de application form en alle attachments terugvinden in aparte documenten. Dus ook
alle bijlages die manueel werden toegevoegd.
Elke folder binnen deze download wordt aangeboden als ZIP bestand. Dit maakt het
mogelijk om per student één bestand door te sturen. Bijvoorbeeld, als je gebruik maakt
van wetransfer.com, kan je per student één file uploaden, in plaats van alle bestanden
afzonderlijk.
PDF downloaden
Met deze actie kan je van alle geselecteerde beursdocumenten een PDF-document downloaden. In deze PDF staan alle gegevens van de verschillende
tabbladen van het beursdocument.
De PDF-documenten worden standaard gedownload in een zip-map. Elk beursdocument heeft een apart PDF-document. Let op: in dit PDF-document zijn
de attachments van het beursdocument niet mee opgenomen. Daarvoor moet je de bulkactie “Export PDF + attachments”. Ind eze export zijn echter alle
vragen opgenomen, dus ook de vragen die niet relevant zijn voor de selectie.
ICOS-richtlijn bij de VLIR-UOS-oproep tot het indienen van voorstellen voor REISBEURZEN
2014 voor studenten aan een Vlaamse universiteit of hogeschool
19
5 Rapportage naar VLIR-UOS
Hieronder wordt de rol van de ICOS beschreven voor de verwerking van het Reisbeurzenprogramma.
Contract
Van zodra het Koninklijk Besluit (KB) voor het Noord Actie Programma (NAP is ondertekend, kan
VLIR-UOS de contracten beginnen opmaken. Om deze contracten te kunnen opmaken hebben we
per instelling volgende bijkomende gegevens nodig:

Hoofd van de instelling: Rector, Algemeen Directeur

Bankrekeningnummer van de instelling: IBAN, BIC

Adres naar war het contract kan opgestuurd worden.
Selecties (ronde 1 & 2)
Selectiescores doorgeven
Voor beide selectierondes dient de ICOS per student het selectieresultaat in te voeren (zie Stap 3: De
score van de instelling toekennen).

Score
o
A: geselecteerd
o
B: reserve, financierbaar indien er beurzen beschikbaar zijn
o
C: niet geselecteerd

Ranking (optioneel)

Positive remarks

Negative remarks
Selectieverslag
Na de selecties dient de ICOS het selectieverslag op te laden (zie Stap 4: Het selectieverslag
uploaden op het project). VLIR-UOS controleert de selectiewijze van de instelling. VLIR-UOS zal de
selecties in zijn geheel goed- of afkeuren op basis van de selectiewijze. VLIR-UOS kan individuele
studenten niet goedkeuren indien deze niet ontvankelijk zijn.
VLIR-UOS kan de selecties in zijn geheel afkeuren indien

de ontvankelijkheids- en selectiecriteria van VLIR-UOS niet gebruikt worden.
ICOS-richtlijn bij de VLIR-UOS-oproep tot het indienen van voorstellen voor REISBEURZEN
2014 voor studenten aan een Vlaamse universiteit of hogeschool
20

de selecties worden uitgevoerd door één persoon.

er geen ondertekend selectieverslag is.

er onduidelijkheid bestaat over de selectieprocedure.

de studenten geen gelijke behandeling hebben gekregen.

de studenten geen selectiescore hebben ontvangen (A, B, C).

de niet-selectie onvoldoende verantwoord worden (vb: positive remarks, negative remarks).
Deadline
Deadline indiening
Deadline selectieresultaten
Deadline feedback
Student -> ICOS
ICOS -> VLIR-UOS
VLIR-UOS => ICOS
Ronde 1
1 december 2014
16 januari 2015
13 februari 2015
Ronde 2
11 mei 2015
12 juni 2015
30 juni 2015
Rapportering
Controle Reisverslagen
Wanneer de student zijn online verslag heeft ingediend, controleert de ICOS het verslag van de
student.
Reisbeursverslag van student

De ICOS controleert de inhoud en bepaalt of het reisbeursverslag kwaliteitsvol is ingevuld.

De ICOS controleert of de ontvankelijkheidsvoorwaarden niet geschonden werden:
o

Vb: het verblijf in het Zuiden van de student was korter dan 4 weken
Indien het verslag niet in orde is laat de ICOS dit weten aan VLIR-UOS. We zullen ervoor
zorgend at de student zijn dossier kan aanvullen. Het is ook mogelijk dat tegen 1 februari jullie
een knop hebben staan om het verslag zelf terug te sturen naar de student. Maar deze
functionaliteit is nog niet ontwikkeld.
Evaluatie lokale promotor

De ICOS controleert of de VLIR-UOS evaluatie is geüpload in het tabblad ‘report.

De ICOS controleert of de VLIR-UOS evaluatie gehandtekend is. Als er een foute evaluatie
wordt geüpload, hoeft de student het verslag niet opnieuw in te vullen indien de student een
gehandtekend exemplaar kan voorleggen (of een email van de promotor kan forwarden).

VLIR-UOS heeft géén papieren versie nodig van de evaluatie, het geüploade document
volstaat.
ICOS-richtlijn bij de VLIR-UOS-oproep tot het indienen van voorstellen voor REISBEURZEN
2014 voor studenten aan een Vlaamse universiteit of hogeschool
21
Rapportage naar DGD
Indien alles conform de afspraken is geeft de ICOS door aan VLIR-UOS welke studenten er effectief
een beurs hebben opgenomen. Jullie kunnen een Excel opladen op projectniveau. Dit document moet
niet ondertekend worden (in excel opladen aub). Via de upload kunnen we achterhalen wie zich
akkoord verklaarde met het opladen van dit document.
Dit doe je door onderstaande stappen te ondernemen:

Download een excel van de scholarships van je project (zie Excel downloaden).

In deze excel vul je kolom “M” (Received scholarship) aan, door Yes in te vullen bij de
studenten die een beurs effectief hebben ontvangen. Deze Excel voeg je toe aan je project.
Dit doe je via het tabblad attachments van je project. Druk op add attachments, geef als titel
“REI 2015 institution name - final report”.

VLIR-UOS zal ervoor zorgen dat de gegevens in de databank geactualiseerd worden.
Most Significant Change

De ICOS van de instelling selecteert op basis van de studentenverslagen één interessant case.

De ICOS van de instelling vult op basis van het reisbeursverslag van de student het sjabloon in.
Het is mogelijk dat bijkomende informatie moet worden opgevraagd bij de student.
o
Het sjabloon zal tijdig op de website van VLIR-UOS staan www.vliruos.be.

Selectiecriterium: waar kan met de meest significante verandering terugvinden. Je kan zelf
bepalen hoe je dit selectiecriterium interpreteert. Je moet je keuze niet verantwoorden op het
sjabloon.

De cases worden op een bREInstorm besproken met de ICOS van alle instellingen. Het is de
bedoeling dat we uit de verschillende cases één case selecteren.

De ICOS van de universiteit verzamelt de ingevulde sjablonen van de instellingen van de
associatie en stuurt deze door naar VLIR-UOS.
Deadline
1 maart 2016
ICOS-richtlijn bij de VLIR-UOS-oproep tot het indienen van voorstellen voor REISBEURZEN
2014 voor studenten aan een Vlaamse universiteit of hogeschool
22

Download Report