productsite - BGI Office

Document
WKR: Werkkostenregeling 2015
in BGI-Office
Versie november 2014
2
BouwInfosys BV
Dr. Hub van Doorneweg 153
5026 RC TILBURG
Postbus 831
5000 AV TILBURG
Telefoon servicedesk:
088 – 2 444 666
Telefoon algemeen:
088 – 2 444 600
Fax:
088 – 2 444 601
E-mail: [email protected]
E-mail: [email protected]
Kvknr.: 18071767
Dit document is bedoeld als naslagwerk ter ondersteuning van de behandelde onderwerpen die u met een consultant
heeft doorgenomen.
Indien u inhoudelijke vragen heeft met betrekking tot dit document, kunt u uiteraard contact opnemen met de
servicedesk. Zij kunnen u verder helpen en hiervoor zal het gebruikelijke consultancytarief (minimum afname is 15
minuten) aan u in rekening worden gebracht.
Dit is een uitgave van BouwInfosys B.V., november 2014 ©
BouwInfosys B.V. kan niet aansprakelijk worden gesteld voor schade of letsel die het gevolg is van verkeerde
interpretatie of gebruik dat niet in overeenstemming is met de inhoud van dit document.
Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd of openbaar gemaakt zonder voorafgaande toestemming van de
uitgever.
Document –WKR: Werkkostenregeling 2015
3
Inhoudsopgave
Inhoudsopgave ............................................................................................. 3
Inleiding ....................................................................................................... 4
1
Uitwerking in BGI-Office ........................................................................ 5
1.1
1.2
1.3
Overzicht Werkkostenregeling ................................................................5
Toepassing BGI-Office...........................................................................5
Voorbeeld ............................................................................................6
Document –WKR: Werkkostenregeling 2015
4
Inleiding
De werkkostenregeling (WKR) is in 2011 ingevoerd als alternatief voor het steeds verder
dichtslibbende stelsel van fiscale regelingen rond vergoedingen en verstrekkingen aan
werknemers. Eenvoud stond voorop: werkgevers kunnen een bepaald percentage van de
loonsom (2015: 1,2 %) onbelast gebruiken voor werkkosten. Alles boven die 1,2% wordt met
een heffing van 80% belast, uitgezonderd vergoedingen en verstrekkingen die vallen onder
een gerichte vrijstelling of onder een nihil heffing (loon in natura).
Verplicht
Werkgevers hebben de afgelopen jaren zelf kunnen kiezen wanneer ze wilden overstappen
naar de WKR, maar die keuzemogelijkheid verdwijnt vanaf 1 januari 2015. Om te voorkomen
dat uw bedrijf onverwachts wordt geconfronteerd met kosten die buiten de WKR vallen, is het
zinvol tussentijds te monitoren. Er zijn hiervoor een aantal aandachtspunten. Een eerste
voorwaarde is dat in de administratie de soorten vergoedingen en verstrekkingen aan of ten
behoeve van personeel goed worden onderscheiden. Het gaat dan om gerichte vrijstellingen
(o.a. reiskosten voor openbaar vervoer en onder bepaalde voorwaarden kosten voor opleiding
en studie), intermediaire vergoedingen (vergoedingen voor bedragen die uw werknemer
meestal in uw opdracht en voor uw rekening voorschiet) en kosten die vallen onder de vrije
ruimte van de WKR (voor 2015 is dat 1,2% van de totale fiscale loonsom). Ten tweede is
aandacht vereist voor de btw in de WKR. Uitgangspunt voor de WKR zijn vastleggingen
inclusief btw. De meeste ondernemers hanteren echter in de financiële administratie
vastleggingen exclusief btw.
Uw administratie inrichten in BGI-Office
Voor de WKR is dus zowel de salarisadministratie als de financiële administratie een bron. Een
van de voordelen van de WKR is dat u de vergoedingen en verstrekkingen niet meer per
werknemer hoeft bij te houden. Het totale bedrag aan vergoedingen, verstrekkingen en
terbeschikkingstellingen onder de WKR moet uiteindelijk uit uw financiële administratie te
halen zijn. Dat betekent een aanpassing van de inrichting van uw administratie. Hierbij kunt u
denken aan het aanmaken van grootboekrekeningen die van belang zijn voor de WKR en het
aanmaken van kostenplaatsen. Op die manier kunt u vrij gemakkelijk overzichten uit BGIOffice halen om de WKR kosten inzichtelijk te maken. Het inrichten van uw administratie voor
de WKR hebben wij verder hieronder voor u toegelicht.
Onze tips voor u:
-
Begin binnenkort, indien u dat nog niet heeft gedaan, met het opstarten van het
werkkostentraject.
Inventariseer
uw
huidige
(personeels)kosten
in
relatie
tot
de
nieuwe
werkkostenregeling.
Start tijdig met het inrichten van uw administratie.
Bekijk in 2015 periodiek de stand van zaken rondom de vrije ruimte en wacht hier niet
mee tot aan het eind van het boekjaar.
Voor een juiste uitleg en interpretatie van de wetgeving rondom de Werkkostenregeling
adviseren wij u altijd contact op te nemen met uw accountant en loonadministratie. Dit
document is slechts een korte toelichting over een mogelijk gebruik binnen BGI-Office van
deze wetgeving.
Document –WKR: Werkkostenregeling 2015
5
1 Uitwerking in BGI-Office
1.1 Overzicht Werkkostenregeling
Uit de wetgeving kunt u halen dat u te maken hebt met o.a. de volgende terminologie:
-
-
-
Gerichte vrijstellingen: voor een aantal vergoedingen in het kader van de
dienstbetrekking is geen loonheffing verschuldigd (bijv. studiekosten, vakliteratuur,
reiskosten (onder voorwaarde), etc.).
Intermediaire kosten: kosten van de werkgever die de werknemer voorschiet (bijv.
ext. representatiekosten, verblijfskosten zakelijke reis, etc.
Belaste werkkosten: alle kosten voor personeel die niet onder de intermediaire kosten
vallen en niet aangemerkt kunnen worden als verplicht individueel werknemersloon.
Tevens vallen deze kosten buiten de gerichte vrijstellingen.
Nihil waarderingen: gaat over voorzieningen die ook op de werkplek worden gebruikt.
Forfaitaire waardering: vaste waardering bij vergoeden van bijv. maaltijd,
kinderopvang, huisvesting, etc.
Bovenstaande lijst is niet volledig en daarom verwijzen u graag voor detailinformatie en
documentatie bij o.a. de Belastingdienst en uw accountant.
1.2 Toepassing BGI-Office
Voor uw financiële vastlegging in uw administratie zult u de diverse categorieën inzichtelijk
moeten maken. Bij controle van de fiscus en accountant zult u een goed overzicht van de WKR
regeling dienen te overleggen.
Dit kunt u binnen BGI-Office doen met kostenplaatsen en grootboekrekeningen.
Maak bijvoorbeeld voor de volgende categorieën een kostenplaats aan:
-
WKR
WKR
WKR
WKR
WKR
intermediaire kosten
gerichte vrijstellingen
nihil waarderingen
forfaitaire waardering
belaste werkkosten
Het aanmaken van de kostenplaatsen in BGI-Office kunt u doen:
-
in de modulaire versie:
o Financieel > Stambestand > Subadministraties > Kostenplaats > Kostenplaats
in de Compact versie:
o Stambestand > Financieel > Subadministraties > Kostenplaats > Kostenplaats
Beoordeel daarna uw grootboekrekeningschema. Bekijk welke kosten u bijvoorbeeld over in
2014 hebt gehad en hoe dat in 2015 in de WKR regeling valt.
Maak desnoods extra grootboekrekeningen aan om kosten zuiver te kunnen splitsen. Op die
wijze worden ze zowel bij een doorsnee op kostenplaats verzameld als ook per
grootboekrekening.
Het aanmaken van de grootboekrekeningen in BGI-Office kunt u doen:
Document –WKR: Werkkostenregeling 2015
6
-
in de modulaire versie:
o Financieel > Stambestand > Grootboek > Grootboek
in de Compact versie:
o Stambestand > Financieel > Grootboek > Grootboek
Op de grootboekrekeningen die voor WKR van toepassing zijn, kunt u aangeven dat deze
gerelateerd zijn aan de subadministratie ‘Kostenplaats’. Dit betekent dat u in het inkoopboek
of bankboek een kostenplaats moet ingeven indien u een grootboekrekening gebruikt die
gekoppeld is aan een kostenplaats.
Let op! . Genoemde grootboekrekeningen en kostenplaatsen zijn slechts voorbeelden. Voor
een definitieve inrichting adviseren wij u contact op te nemen met uw accountant en eventueel
loonadministratie.
1.3 Voorbeeld
Door gebruik te maken van kostenplaatsen kunt u vrij snel overzichten uit BGI-Office halen die
betrekking hebben op de WKR. Deze overzichten kunt u gebruiken om inzicht te verkrijgen in
de beschikbare forfaitaire ruimte. Houdt u er wel rekening mee dat u de bedragen verhoogd
met de BTW. Vanwege de BTW kunt u in de omschrijving van de grootboekrekening het BTW
percentage vermelden.
De volgende grootboekrekeningen kunnen bijvoorbeeld in verband met de huidige wet- en
regelgeving worden aangemaakt:
Document –WKR: Werkkostenregeling 2015
7
In het bovenstaand overzicht is aangegeven welke grootboekrekeningen u als voorbeeld kunt
aanmaken. Afhankelijk van de vergoedingen en verstrekkingen in uw organisatie kunt u meer
of andere grootboekrekeningen aanmaken. Neem hierover contact op met uw accountant of
adviseur.
Document –WKR: Werkkostenregeling 2015

Download Report