BAS document: Planningssysteem

Ontwikkelingslijn: Planningssysteem
Ontwikkelingsveld 1:
Leerlingenadministratie
Eigenaren:
Anja van Manen en Marian Brands
Doel
Het verzamelen, noteren en bewaren van de belangrijke gegevens van de leerlingen op een
eenduidige wijze om de doorgaande lijn te bewaken.
Het is een hulpmiddel bij de begeleiding van de leerlingen en het plannen van het
onderwijsproces.
De informatie afkomstig van ouders, collegae, GGD-JGZ (jeugdarts en jeugdverpleegkundige),
logopedist, psycholoog, medisch specialist, jeugdzorg, schoolmaatschappelijk werk, gegevens
peuterspeelzaal / vorige school, Kompas-SWV, ambulant begeleider, LOVS Cito, toetsuitslagen
en verdere instanties is daarbij erg belangrijk om een totaalbeeld van de leerling te krijgen.
Op deze manier trachten wij de benodigde zorg goed af te stemmen op de behoeften van de
leerling.
Toepassingsgebied
Het bijhouden, registreren en vastleggen van de gegevens van alle leerlingen in het:
 Individuele en digitale (ParnasSys) leerlingendossier
 Groepsmap
 Dossiermap
De gegevens worden bij allerlei doeleinden gebruikt , zoals groeps- en leerlingenbesprekingen
of contacten met ouders en instanties. Daarbij wordt rekening gehouden met de w et op de
privacy.
Algemeen
Succesvol onderwijs is afhankelijk van de wijze waarop de leerkracht het onderwijs in de groep
plant en organiseert. Door de ontwikkeling richting passend onderwijs krijgt de leerkracht te
maken met leerlingen met gedrags- en / of leerproblemen.
De leerkracht is verantwoordelijk voor het onderwijsproces van alle leerlingen, ook voor de
leerlingen met specifieke onderwijsbehoeften.
Hierdoor neemt de noodzaak om nauwgezet te administreren en te plannen toe. Leerkrachten
kunnen voor begeleiding en / of coaching terecht bij de IB-er.
Succesindicatoren
Wij achten als team de volgende succesindicatoren van belang met betrekking tot de groeps en leerlingengegevens:


ParnasSys, Bosos, Toetssite VLL, MATH/Rekentuin (digitaal leerling volg en
administratiesysteem)
In groep 1 t/m 8 worden de volgende map bijgehouden:
een groepsmap
Hoeksteen PLANNINGSSYSTEEM, 1 Leerlingenadministratie
versie februari 2014
pagina 1 van 6
Er zijn schriftelijke afspraken gemaakt omtrent het gebruik van ParnasSys, groeps- en
dossiermappen. De groepsmap blijft in principe in het lokaal, zodat ook invallers er
gebruik van kan maken.
ParnasSys
ParnasSys is een digitaal leerling volgsysteem en leerling administratiesysteem.
De directie maakt in het begin van het schooljaar de groepen en het leerjaar aan.
Bij aanmelding van een nieuwe leerling worden de leerling-gegevens door de directie in
ParnasSys gezet.
De groepsleerkracht is verantwoordelijk voor het invoeren van verdere leerling-gegevens,
toets-gegevens, plannen en notities. Eventuele papieren documenten die bijvoorbeeld via de
Peuterspeelzaal of logopedie binnenkomen, worden gescand en digitaal aan het leerlingdossier
gekoppeld. Gegevens uit Bosos en VLL toetssite worden aan het eind van het schooljaar als
PDF document bij de leerling in ParnasSys gezet.
De leerkracht is er verantwoordelijk voor dat de informatie in ParnasSys actueel is en blijft.
Groepsmap
De groepsleerkracht zorgt aan het begin van het schooljaar voor de inrichting van de
groepsmap.
De groepsmap blijft in principe in het lokaal in de kast, zodat invallers er direct gebruik van
kunnen maken.
De groepsleerkracht houdt het gehele schooljaar de groepsmap bij.
De indeling van de groepsmap is uniform (zie bijlage 1).
De groepsmappen worden aan het begin van het schooljaar bekeken tijdens een vergadering.
Afspraken over de indeling, planning en administratie worden dan geëvalueerd
Dossiermap
Er wordt indien nodig een papieren dossier voor een leerling aangemaakt. Hierin kunnen zich
de volgende gegeven in bevinden:
 inschrijfformulier van de leerling,
 overdrachtsformulier PSZ / dagopvang.
 gegevens school van herkomst en eventueel aanvullende informatie.
 Verslaglegging van instanties als bijvoorbeeld: logopedie, Accare, enz.
Het dossier wordt in een afgesloten kast , in de IB-ruimte, bewaard. Ouders hebben recht op
inzage in aanwezigheid van de IB-er en / of directie.
De dossiers worden bijgehouden door de IB-er.
De inhoud van het papieren dossier is digitaal aan het leerlingdossier van ParnasSys
gekoppeld.
Hoeksteen PLANNINGSSYSTEEM, 1 Leerlingenadministratie
versie februari 2014
pagina 2 van 6
Afspraken omtrent het gebruik van alle mappen:
Privacy
De bescherming van de privacy wordt gewaarborgd door de “Wet bescherming
persoonsgegevens”. In die wet staat dat burgers recht hebben kennis te nemen van gegevens
die zijn verwerkt en ze te corrigeren. Voor onze school is geregeld dat:
 leerlingengegevens alleen verzameld worden met het doel de ontwikkeling van de
leerlingen te kunnen volgen en adequaat te kunnen begeleiden;
 privacygevoelige informatie (dossiermap) bewaard wordt in een afsluitbare kast;
 de overige gegevens worden bewaard op een voor derden niet toegankelijke plek,
bureau, plank, computer en / of kast.
Inzagerecht
Voor onze school is geregeld, dat:
 ouders inzagerecht hebben in de leerlingendossiers (de ouders maken hiervoor een
afspraak met de directie en / of IB-er, het dossier wordt in het bijzijn van de directie en
/ of IB-er ingezien);
 gegevens van leerlingen worden niet aan derden overhandigd zonder schriftelijke
toestemming van de ouders / verzorgers.
Vernietigen van leerlingengegevens
De gegevens van leerlingen worden – met uitzondering van personalia – vijf jaar na het
verlaten van de school vernietigd.
Leerlingenkaarten (digitaal) met personalia worden 40 jaar na geboortejaar vernietigd.
De directie en IB-er dragen de verantwoordelijkheid voor het (laten) opschonen, afsluiten en
vernietigen van leerlingengegevens.
Borging procedure
De procesbewaker van dit document is de IB-er van de school. Hij / zij zorgt ervoor, dat de
afspraken rond de leerlingenadministratie bekend zijn en uitgevoerd worden. In het begin van
het schooljaar wordt tijdens een teamvergadering de groepsmap besproken.
Bij de groepsoverdracht worden de leerlingen aan de hand van de leerlingendossier kort voor
de zomervakantie besproken met de nieuwe leerkracht. Van deze overdracht wordt een kort
verslag gemaakt per leerling in ParnasSys door de leerkracht die de leerlingen overdraagt.
Bijlagen:
Bijlage 1:
Bijlage 2:
Bijlage 3:
Inhoud groepsmap
Inhoud ParnasSys
Inhoud dossiermap
Hoeksteen PLANNINGSSYSTEEM, 1 Leerlingenadministratie
versie februari 2014
pagina 3 van 6
Bijlage 1 Inhoud groepsmap
A. Algemeen
1. Actuele plattegrond + leeg exemplaar
2. Protocol leerkrachten (nog in ontwikkeling)
B.
1.
2.
3.
4.
Klassenafspraken organisatorisch
Afspraken in klas en school
Afspraken pauze en schoolplein
Stagiaires
Overblijven
C. Klassenafspraken onderwijskundig
1. Toetskalender
2. Directe instructiemodel
D. Weekplanning
1. Weekplanningen + zorglijn
Zorg*
1. Actuele groepsplannen (uitvoering)
2. Actuele handelingsplannen (uitvoering)
3. Actuele individuele leerlijn (uitvoering en evaluatie)
4. Analyse toetsen.
*Plannen en individuele leerlijnen zijn opgenomen in ParnasSys.
E.
1.
2.
3.
4.
Overig
Jaarkalender
Korte handleiding voor ParnasSys
Groepsindeling bij ziekte
Math.
Hoeksteen PLANNINGSSYSTEEM, 1 Leerlingenadministratie
versie februari 2014
pagina 4 van 6
Bijlage 2 Parnassys
1. Leerlingenkaart
2. Notities.
3. Inschrijfformulier
4. Intakeverslag
5. Handelingsplannen
6. Toetsgegevens methode gebonden toetsen
7. Toetsgegevens niet methodegebonden toetsen
8. Zien (sociaal emotionele ontwikkeling)
9. Ontwikkelingsperspectief met Individuele leerlijn
10. Medische gegevens
11. Onderzoeksverslagen
12. Verslagen gesprekken met ouders
13. Verslagen externen
14. Absentieregistratie
Hoeksteen PLANNINGSSYSTEEM, 1 Leerlingenadministratie
versie februari 2014
pagina 5 van 6
Bijlage 3 Dossiermap
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Overdrachtsformulier PSZ
Kopie van aanvraag voor onderzoek van de leerling
Onderzoekgegevens
Verslagen van ondersteunende instanties, zoals GGZ, logopediste, jeugdarts, enz.
Kopie van aanvraag LGF (rugzak)
Beschikking LGF (rugzak)
Extern onderzoek gegevens
Hoeksteen PLANNINGSSYSTEEM, 1 Leerlingenadministratie
versie februari 2014
pagina 6 van 6

Download Report