IKAZIA ZIEKENHUIS ROTTERDAM Dienst / Sector : Afdeling : Functie : Beheer Personeel & Organisatie hoofd P&O Kern van de functie: Leidinggeven aan de dienst P&O, ontwikkelen van het P&O en Arbo beleid en toezien op de uitvoering ervan. Situatieschets: De uitvoering van het personeelsbeleid behoort tot de taak van het management; de dienst personeel & organisatie ondersteunt en adviseert daarbij. Binnen de afdeling zijn de organisatieonderdelen onder de personeelsadviseurs verdeeld. Elke P&O-adviseur is ‘(business) partner’/ accountmanager van een diensthoofd en de daaronder ressorterende leidinggevenden. Daarnaast is er een personeelsadministratie die de administratieve verwerking van in- door- en uitstroom regelt. Plaats in de organisatie: Ontvangt leiding van de directie. Geeft direct leiding aan personeelsadviseurs, Arbo coördinator, medewerkers personeelsadministratie en secretariaat. Interne en externe contacten: - Onderhoudt contacten met de medewerkers van de afdeling P&O. - Voert structureel werkoverleg met de medewerkers van P&O en fungeert hierbij als voorzitter. - Voert overleg met de directie. - Voert structureel overleg met de collega diensthoofden. - Voert zo nodig overleg met clustermanagers en andere leidinggevenden op alle functieniveaus. - Onderhoudt contacten en voert overleg met medisch specialisten en arts assistenten. - Voert overleg met de leden van de Ondernemingsraad. - Voert overleg met functionarissen van de externe arbodienst. - Onderhoudt contacten met externe instanties, zoals RAET, IZZ, detacheringbureaus, advocatenkantoren e.d. - Levert een pro-actieve bijdrage aan het overleg met de hoofde P&O binnen de cooperatie. - Onderhoudt contacten en voert overleg met hoofden P&O van andere organisaties. Taken en verantwoordelijkheden in hoofdlijnen: - Ontwikkelen van het P&O-beleid. - Leidinggeven aan de dienst P&O. - Mede ontwikkelen van het organisatiebeleid. Uitwerking in activiteiten: Ontwikkelen van het P&O beleid: - Ontwikkelt een visie op het te voeren P&O beleid, afgestemd met de andere sectoren, passend in het strategisch kader van de directie en aansluitend op het ziekenhuisbrede meerjarenbeleid. Vertaalt de visie op personeelsbeleid naar consequenties voor de werkzaamheden van de medewerkers van P&O. Initieert nieuwe ontwikkelingen en bereidt nieuw beleid voor zowel binnen P&O als mogelijk ook daarbuiten, zoals m.b.t. het te voeren opleidingsbeleid. Hoofd P&O /versiedatum augustus 2014 1 - - - Draagt zorg voor het ontwikkelen van P&O beleid binnen de organisatie, gebaseerd op de visie, wetgeving en regelgeving en interne en externe ontwikkelingen. Stelt jaarplannen op voor de dienst P&O en levert een bijdrage voor het (meerjaren)beleidsplan van het managementteam. Stelt jaarlijks een investeringsplan en een exploitatiebegroting op binnen de richtlijnen van het ziekenhuis waarbij afstemming met de directie en collega diensthoofden plaatsvindt. Informeert en adviseert het managementteam inzake de uitvoering van het P&O beleid. Ziet toe op het ontwikkelen van instrumenten waarmee doelstellingen op het vlak van personeelsbeleid behaald kunnen worden. Toetst en evalueert het vastgestelde personeelsbeleid. Initieert, op basis van interne en externe ontwikkelingen, wijzigingen in het personeelsbeleid van de organisatie. Is verantwoordelijk voor (de ontwikkeling van) het mobiliteitsbeleid van de organisatie en de begeleiding van (deels arbeidsongeschikte) medewerkers in een re-integratieproces. Is verantwoordelijk voor het ontwikkelen en uitvoeren van het arbobeleid, is voorzitter van de Arbo stuurgroep en adviseert de directie en het managementteam ten aanzien van arbozaken. Adviseert de directie bij het overleg met de Ondernemingsraad. Communiceert formatie-uitbreidingen vanuit het managementteam toegekend in de organisatie bij de betreffende managers en ziet erop toe dat deze wijzigingen opgenomen worden in het formatieplaatsenplan. Is verantwoordelijk voor het loongebouw en functiegebouw en delegeert de uitvoering hiervan aan een personeelsadviseur. Is verantwoordelijk voor de totstandkoming van arbeidsovereenkomsten en de daarin vastgestelde salarisafspraken. Heeft als hoofd P&O zitting in commissies en stuurgroepen: managementteam, diensthoofdenoverleg, strategische beleidsgroep, Arbo stuurgroep (voorzitter), stuurgroep Beaufort & RAET (voorzitter), commissie huisvesting (voorzitter), identiteitscommissie, vervoerscommissie e.d. Heeft zitting in commissies en werkgroepen met betrekking tot de in het meerjarenbeleidplan geformuleerde speerpunten. Participeert in selectiecommissies samen met de directie, collega diensthoofden en/of medisch specialisten. Fungeert als aanspreekpersoon voor alle medisch specialisten en arts-assistenten. Draagt zorg voor de totstandkoming van AMS overeenkomsten en ziet toe op declaraties van arts assistenten en medisch specialisten in loondienst. Begeleidt reorganisaties en is verantwoordelijk voor de totstandkoming van de sociale paragraaf hierbij. Ontwikkelt MD programma’s voor het management. Is verantwoordelijk voor de invoering en begeleiding van digitalisering van de personele processen. Is verantwoordelijk voor de toekenning van personele subsidies en bewaakt mede de personele inzet bij zorgvernieuwing. Leiding geven aan de dienst P&O - Geeft leiding en coördineert activiteiten binnen de dienst P&O en stuurt veranderingsprocessen en vernieuwingsprojecten aan. Coacht de medewerkers van de dienst P&O bij het uitoefenen van hun functie en bij het behalen van hun resultaatafspraken. Creëert draagvlak bij de medewerkers voor de realisatie van de missie en de visie van de organisatie. Stimuleert en faciliteert medewerkers om bij te dragen aan, dan wel initiatieven te nemen tot acties welke leiden tot de verbetering van de processen, waarbij kwaliteitszorg een structurele plaats krijgt in de dagelijkse werkzaamheden. Creëert een open communicatie over de bereikte resultaten hierin binnen de afdeling. Hoofd P&O /versiedatum augustus 2014 2 - Stelt een formatieplan en opleidingsplan op en bewaakt deze plannen. Ontwikkelt en bewaakt een veilig en gezond arbeidsklimaat. Voert jaargesprekken en voert werkoverleg met de medewerkers van P&O. Draagt zorg voor een adequate communicatie, informatie en besluitvorming binnen de dienst. Draagt zorg voor het personeelsbeleid binnen de dienst. Bewaakt de budgetten waarvoor verantwoordelijkheid gedragen wordt; deze zijn: Arbo budget, verzuimbudget, opleidingskosten, personele kosten, reiskosten, wervingskosten en kosten van externe adviseurs op het terrein van P&O en rapporteert aan de directie over afwijkingen en het nemen van maatregelen ter bijsturing. Mede zorg dragen voor de ontwikkeling en uitvoering van het instellingsbeleid: - - Levert, als lid van het managementteam, een bijdrage aan de ontwikkeling van de strategie van de instelling en is mede verantwoordelijk voor de voorbereiding, de besluitvorming en de uitvoering van het instellingsbeleid. Geeft leiding aan of neemt deel aan de opzet, uitvoering en evaluatie van projecten, zoals op het gebied van zorgvernieuwing, samenwerking en automatisering. Vertegenwoordigt de organisatie bij de voorbereiding en uitvoering van samenwerkingsactiviteiten. Is verantwoordelijk voor de totstandkoming van het formatieplaatsenplan en stemt dit af met de begroting. Is mede verantwoordelijk voor de personele planning op korte, middellange en lange termijn. Functie-eisen, vaardigheden en verantwoordelijkheden: Kennis: Kennis van zorgverlening en managementtechnieken op academisch niveau en ruime ervaring met het leidinggeven aan een dienst P&O en het begeleiden van veranderingstrajecten zijn vereist. Actuele kennis en beoordeling van ontwikkelingen op het terrein van P&O zijn vereist. Ontwikkelingen binnen het eigen werkveld dienen gevolgd en vertaald te worden naar concrete actieplannen voor de dienst. Zelfstandigheid: Binnen de beleidskaders wordt zelfstandig het P&O beleid ontwikkeld en uitgewerkt in samenhang met het instellingsbeleid waarbij complexe en uiteenlopende vraagstukken geanalyseerd en opgelost worden. Initiërend vermogen en creativiteit zijn vereist voor het ontwikkelen en voorbereiden van nieuw beleid. Toetsing vindt veelal achteraf plaats op hoofdlijnen door de directie. Er wordt een bijdrage geleverd aan de voorbereiding van en besluitvorming over het strategische beleid van de instelling. Sociale vaardigheden: Sociale vaardigheden zoals motiveren, corrigeren en conflicthantering zijn van belang bij het leidinggeven, bij het coachen en begeleiden van de medewerkers van de dienst en bij het leveren van een bijdrage aan ziekenhuisbrede veranderingsprocessen. Het vermogen tot onderhandelen en bij het overbruggen van tegenstellingen in de contacten met medewerkers op verschillende functieniveaus alsmede bij diverse externe contacten is vereist. Risico's verantwoordelijkheid en invloed: Verantwoordelijkheid wordt gedragen voor de realisatie van de beleidsdoelen en het budget van de dienst en er is sprake van medeverantwoordelijkheid voor de totstandkoming en uitvoering van het Hoofd P&O /versiedatum augustus 2014 3 instellingsbeleid. Er is risico op het veroorzaken van schades door fouten in planning en beheer waardoor de continuïteit van de dienst en daarmee ook van de instelling in gevaar kan komen. Uitdrukkingsvaardigheid: Mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid zijn vereist in de communicatie met verschillende disciplines op verschillende niveaus en bij de voorbereiding van beleidsnotities en rapporten, bij participatie in het managementteam en bij leidinggeven. Overige functie-eisen: Doorzettingsvermogen en volharding zijn vereist bij belangentegenstellingen en veranderingsprocessen. Systematisch en ordelijk werken zijn vereist bij het analyseren van complexe vraagstukken en het opstellen van (deel) begrotingen en integriteit in het omgaan met vertrouwelijke instellingsinformatie en personeelsgegevens. Eisen worden gesteld aan het algemeen voorkomen bij representatieve contacten binnen de organisatie en externe contacten namens de organisatie. Competentiekarakteristiek Kerncompetenties In de missie van het Ikazia ziekenhuis staan een drietal kerncompetenties beschreven die belangrijk zijn voor een ieder die in ons ziekenhuis werkt, te weten aandacht voor elkaar, klantgerichtheid en respect. Van alle medewerkers die in Ikazia werken, mag verwacht worden dat ze het gedrag vertonen dat bij deze kerncompetenties hoort. Aandacht voor elkaar Tonen van medeleven in wederzijds contact - Wekt vertrouwen Spreekt anderen gemakkelijk aan Is door anderen gemakkelijk aanspreekbaar Toont vertrouwen in de ander door het delen van emoties Toont aandacht voor anderen Spreekt begrip uit voor de situatie van de ander Is eerlijk ten opzichte van zichzelf Verwoordt de gevoelens en belangen van de ander Geeft complimenten Klantgerichtheid Anticiperen op de wens van de klanten en hiernaar handelen - Houdt zich aan afspraken Toont bereidheid in te spelen op de vraag van de klant Vraagt naar wensen en behoeften van de klant Doet geen toezeggingen die niet waargemaakt kunnen worden Levert voor zover mogelijk maatwerk voor de klant Respect Hoofd P&O /versiedatum augustus 2014 4 Aandacht en ruimte geven in een gesprek; gedrag vertonen dat erop is gericht te laten zien dat gevoel voor verschillende verhoudingen aanwezig is - Toont zich een gelijkwaardige gesprekspartner Biedt de ander de ruimte en de gelegenheid om uit te praten Neemt de ander serieus Blijft objectief in een persoonlijk contact Spreekt geen oordeel uit over waarden en normen die voor de ander belangrijk zijn Laat de gesprekspartner in zijn waarde Toont aan dat hij aan hem toevertrouwde en persoonlijke informatie respecteert Is consistent in wat hij zegt Functiecompetenties Leidinggeven Richting en sturing geven aan medewerkers in het kader van hun taakvervulling; stijl en methode van leiding geven. Aansluiten bij betrokken medewerker/groep medewerkers en situatie: - Voelt zich verantwoordelijk voor het eindresultaat Geeft duidelijke instructies Hakt knopen door Overtuigt medewerkers Overziet de activiteiten die binnen de sector spelen Sluit qua stijl van leiding geven bij de situatie aan. Coachen Richting en sturing geven aan een medewerker in het kader van diens taakvervulling; stijl van coachen aanpassen aan medewerker en situatie zodat betrokken medewerker zich optimaal kan ontwikkelen: - Geeft constructieve feedback aan medewerkers Ondersteunt medewerkers bij hun ontwikkeling Informeert naar het persoonlijke leven van medewerkers Motiveert medewerkers voor hun werkzaamheden Vindt een goede onderlinge verstandhouding met collega’s belangrijk Voortgangsbewaking Opstellen en bewaken van procedures om de voortgang van taken of activiteiten van medewerkers en van de eigen taken en verantwoordelijkheden te bewaken en zeker te stellen: - Controleert of doelen op tijd worden gehaald Controleert of medewerkers zich aan de planning houden Stelt meetbare doelen Houdt voortgangsgesprekken over het verloop van projecten Stelt deadlines voor projecten Delegeren Eigen taken, beslissingsbevoegdheden en verantwoordelijkheden op duidelijke wijze toedelen aan de juiste medewerkers; effectief gebruik maken van tijd en vaardigheden van de medewerkers: - Geeft aan vertrouwen te hebben in medewerkers. Geeft taken uit handen. Hoofd P&O /versiedatum augustus 2014 5 - Benut de vaardigheden en kennis van medewerkers. Geeft heldere opdrachten aan de medewerkers. Houdt zich slechts incidenteel bezig met details. Marktgerichtheid Laten blijken goed geïnformeerd te zijn over ontwikkelingen in de markt en de technologie - Signaleert kansen door samenwerking met andere zorgaanbieders Past plannen aan veranderende marktomstandigheden aan Is zich bewust van maatschappelijke ontwikkelingen Weet wanneer nieuwe technieken toegepast kunnen worden Haalt zakelijk voordeel uit kansen in de markt Besluitvaardigheid Kan beslissingen nemen door middel van ondernemen van acties of zich vastleggen door middel van het uitspreken van oordelen: - Kan indien noodzakelijk snel besluiten nemen Rond vergaderingen af met besluiten of acties Blijft bij genomen besluiten Kan een besluit beargumenteren Blijft niet twijfelen maar neemt een beslissing Omgevingsbewustzijn Laten blijken goed geïnformeerd te zijn over maatschappelijke, politieke en economische ontwikkelingen en deze kennis effectief benutten voor de eigen functie of de organisatie: - Spreekt met collega’s over politieke en maatschappelijke ontwikkelingen die relevant zijn voor de organisatie. Speelt in op maatschappelijke ontwikkelingen die met het werk te maken hebben. Verwerkt veranderingen in de markt in toekomstplannen. Overtuigingskracht Proberen anderen te overtuigen van een bepaald standpunt door gebruik te maken van de juiste argumenten en methodes: - Gebruikt de juiste argumenten om anderen te overtuigen. Benadrukt de voordelen van genomen beslissingen. Kan anderen overtuigen van haar ideeën. Bouwt argumenten logisch op. Gelooft in eigen standpunt. Visie Afstand nemen van de dagelijkse praktijk; zich concentreren op hoofdlijnen en beleid op de lange termijn: - Kan afstand nemen van de dagelijkse praktijk Toetst acties aan doelen die verder in de toekomst liggen Overziet de samenhang tussen verschillende ontwikkelingen Maakt beleid voor de lange termijn Hoofd P&O /versiedatum augustus 2014 6 Samenwerken Een actieve bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat of probleemoplossing, ook wanneer de samenwerking een onderwerp betreft dat niet direct van persoonlijk belang is: - Houdt zich aan gezamenlijk gemaakte afspraken Staat open voor ideeën van anderen Geeft aan graag met een ander te werken als dat mogelijk is Kan eigen belangen ondergeschikt maken aan het gezamenlijke belang Laat anderen niet met de problemen zitten Stressbestendigheid Effectief blijven presteren onder druk, bij tegenslag, teleurstelling of tegenspel: - Blijft effectief onder hoge werkdruk. Blijft toegankelijk en stabiel bij tegenslagen. Houdt zich niet met alles tegelijk bezig. Reageert stress niet op anderen af. Initiatief Kansen signaleren en ernaar handelen; liever uit zichzelf beginnen dan passief afwachten: - Trekt zaken naar zich toe. Maakt een plan van aanpak. Gaat zelfstandig met ideeën aan de slag. Zet plannen om in acties. Neemt het initiatief in veranderingen. Zelfontwikkeling Inzicht hebben in de eigen sterktes en zwaktes; op basis hiervan acties ondernemen om eigen kennis, vaardigheden en competenties te vergroten / verbeteren en zodoende beter te resteren: - Heeft een duidelijk doel voor de eigen ontwikkeling Kent eigen sterktes en zwaktes Zoekt naar mogelijkheden om zwaktes te verbeteren Vraagt feedback aan anderen en is kritisch over eigen gedrag. Resultaatgerichtheid Actief gericht zijn op het behalen van resultaten en doelstellingen en de bereidheid tonen om in te grijpen bij tegenvallende resultaten - Toetst resultaten aan vooraf gestelde doelen Neemt geen genoegen met tegenvallende resultaten Grijpt in als resultaten niet gehaald dreigen te worden Stelt aan het begin van een project een helder omschreven einddoel op Is gericht op meerdere resultaten Hoofd P&O /versiedatum augustus 2014 7
© Copyright 2024 ExpyDoc
