Punt 11 - Huishoudelijk Reglement

UITTREKSEL UIT DE NOTULEN VAN DE GEMEENTERAAD
PROVINCIE
VLAAMS-BRABANT
____
GEMEENTE
1745 OPWIJK
ZITTING van 1 juli 2014
___________________________
Aanwezig : MM. Mevr. Joske Vermeir, raadslid – voorzitter;
Albert Beerens, burgemeester
Jan Couck, Pierre Van de Velde, Johan Deleu,
Mevr. Vera De Koster, Mevr. Inez De Coninck, schepenen;
Patrick De Smedt, OCMW-voorzitter/lid van het College;
Mevr. Lutgard Van der Borght, Paul Verhaevert,
Mevr. Anja Haverals, Louis Van Lembergen, William Engels,
Mevr. Marijke De Vis, Mevr. Ineke Robijns, Mevr. Arianne De
Bondt, Mevr. Els Van Buggenhout, Willy Segers, Mevr. Inge
De Nil, Jeroen Eenens, Mevr. Magda Vandeputte, Luc De
Ridder, Mevr. Marieke De Medts en Wouter Van Driessche,
raadsleden
en Mevr. Katleen Biesemans, gemeentesecretaris
_________________________________________________
Punt 11 :
Kennisneming van de goedkeuring door het
College van Burgemeester en Schepenen van het
huishoudelijk
reglement
van
het
managementteam van de gemeente.
____________________________________________________________________________
De Raad,
Gelet op de beslissing van de gemeenteraad van 25 januari 2007 houdende de
oprichting van het managementteam van de gemeente;
Gelet op de beslissing van de gemeenteraad van 19 juni 2008 houdende de
samenstelling van het managementteam bij de gemeente;
Gelet op de beslissing van de gemeenteraad van 25 juni 2009 houdende de
wijziging van de samenstelling van het managementteam conform het
gemeentedecreet met ingang vanaf 1 juli 2009;
Gelet op de beslissing van de gemeenteraad van 25 februari 2014 houdende de
wijziging van de samenstelling van het managementteam met ingang vanaf 1
maart 2014;
Gelet op het feit dat een afsprakennota wordt afgesloten tussen het College van
burgemeester en schepenen voor de duur van de resterende legislatuur 20142018 op basis van artikel 87§2 van het gemeentedecreet;
Gelet op het feit dat als gevolg van bovenvermelde afsprakennota, die de
algemene regels en principes bevat met betrekking tot de omgangsvormen
tussen het College en de administratie, de noodzaak bestaat om een
huishoudelijk reglement vast te stellen over de praktische concrete werking van
het managementteam;
Gelet op het feit dat het managementteam decretaal bepaalde taken dient uit te
voeren op basis van het gemeentedecreet en dienaangaande dus goed
georganiseerd dient te zijn;
Gelet op de samenwerking tussen de gemeente en OCMW, zoals omschreven in
de meerjarenplanning 2013-2018, beleidsdoelstelling 2, actieplan AP-3 en
bijgevolg daaruit voortvloeiend het streven naar een overeenstemming -waar
mogelijk en gewenst- tussen dit voorliggend huishoudelijk reglement met:
1. het nog goed te keuren ontwerp van huishoudelijk reglement van het
gezamenlijk managementteam gemeente- OCMW voor zover die bepalingen
raakvlakken hebben met de inhoud van desbetreffend huishoudelijk reglement;
2. de afsprakennota gesloten tussen de OCMW- raad en het managementteam
van het OCMW voor zover die bepalingen raakvlakken hebben met de inhoud van
desbetreffend huishoudelijk reglement ;
Gelet op de zitting van het managementteam van 25 april 2014 waar na
bespreking een definitief gunstig advies werd gegeven op voorliggend
huishoudelijk reglement;
Gelet op het feit dat een expliciete goedkeuring door het College van
burgemeester en schepenen van het huishoudelijk reglement van het
managementteam niet bepaald wordt door het gemeentedecreet;
Gelet op voorgaande overweging het niettemin noodzakelijk is voor de goede
omgangsvormen tussen het managementteam en het College het huishoudelijk
reglement te laten goedkeuren;
Gelet op de beslissing van het College van 5 juni 2014 inzake de goedkeuring van
het huishoudelijk reglement van het managementteam;
Gelet op voorgaande overwegingen dat het de werking van de organisatie ten
goede komt dat ook het huishoudelijk reglement ter kennis wordt gebracht aan
de gemeenteraad;
Gelet op de nieuwe gemeentewet voor zover nog van toepassing ;
Gelet op het gemeentedecreet van 15 juli 2005, in het bijzonder de artikelen 248
tot en met 260 m.b.t. het bestuurlijk toezicht ;
Gelet op het decreet van 29 juni 2012 tot wijziging van het gemeentedecreet van
15 juli 2005 en betreffende de uitvoering van artikel 308 van het
gemeentedecreet van 15 juli 2005 ;
Gelet op het Besluit van de Vlaamse Regering van 7 september 2012 betreffende
de inwerkingtreding van diverse bepalingen van het Gemeentedecreet van 15 juli
2005 en van het decreet van 29 juni 2012 tot wijziging van het Gemeentedecreet
van 15 juli 2005 en betreffende de uitvoering van artikel 308 van het
Gemeentedecreet;
BESLUIT :
Artikel 1:
De Raad neemt kennis van de goedkeuring door het College van Burgemeester en
Schepenen van het huishoudelijk reglement van het managementteam van de
gemeente, als bijlage bij dit besluit.
Artikel 2:
Deze beslissing zal worden overgemaakt aan de heer François Vunckx, secretaris
van het OCMW
en zal worden meegedeeld aan de heer Gouverneur van Vlaams-Brabant.
Aldus beslist in voormelde zitting.
In opdracht :
de secretaris,
get. Mevr. K. Biesemans
de voorzitter,
get. Mevr. J. Vermeir
Voor eensluidend uittreksel,
Opwijk, 4 juli 2014
In opdracht :
Mevr. Katleen BIESEMANS
Gemeentesecretaris
Mevr. Joske VERMEIR
Voorzitter gemeenteraad
Bijlage- Huishoudelijk reglement van het managementteam
Huishoudelijk reglement van het managementteam van de gemeente
Artikel 1. Algemeen
Het managementteam van de gemeente werkt samen met het beleid aan een professionele
gemeentelijke dienstverlening op de wijze zoals bepaald in de afsprakennota tussen de
administratie en het beleid, die iedere legislatuur vernieuwd wordt.
In de afsprakennota wordt verwezen naar de decretale taken van het managementteam tijdens
de beleidscyclus.
Dit huishoudelijk reglement stelt de algemene werking van het managementteam vast.
Artikel 2. Bevoegdheid en verhouding met het gezamenlijk MAT
De managementteams van gemeente en OCMW behandelen elk de onderwerpen die behoren tot
hun bevoegdheidsdomeinen.
Het gezamenlijk MAT is bevoegd onderwerpen te behandelen in functie van de
gemeenschappelijke beleidsdoelstellingen en daarmee samenhangend bevoegd voor de
gemeenschappelijke diensten gemeente- OCMW.
Ingeval onduidelijkheid omtrent de behandeling van een punt op een al dan niet gezamenlijk
MAT, beslissen de secretarissen in onderling overleg op welk managementteam het punt
behandeld wordt.
Het algemeen uitgangspunt luidt dat een agendapunt idealiter op één managementteam
behandeld wordt, hetzij op het gezamenlijk MAT, hetzij op een apart MAT van gemeente en
OCMW.
De verslagen van de aparte managementteams worden steeds ter kennisgeving gebracht aan
het gezamenlijk managementteam (en vice versa).
Het ontwerp van het organogram, de personeelsformatie en de rechtspositieregeling van het
personeel en het ontwerp van het meerjarenplan en de herziening ervan, het budget,
budgetwijzigingen en interne kredietaanpassingen worden minstens op het managementteam
van de gemeente overlopen.
Artikel 3.Samenstelling en vertegenwoordiging
-
Het managementteam bestaat uit volgende leden:
De gemeentesecretaris / voorzitter
De financieel beheerder
Het diensthoofd grondgebiedzaken
Het diensthoofd infrastructuur
Het diensthoofd cultuur
Het diensthoofd personeel
De bestuurssecretaris/diensthoofd interne zaken
De burgemeester of in voorkomend geval de schepen door hem aangeduid met raadgevende
stem.
Het managementteam hanteert de helikoptervisie. De leden van het managementteam
vertegenwoordigen alle geledingen van de organisatie, zetelen daar niet om hun eigen dienst te
gaan verdedigen, maar om samen de globale organisatie beter te laten functioneren en om de
opdracht van coördinatie van de gemeentelijke diensten, eenheid in de werking, kwaliteit van
de organisatie en interne communicatie waar te maken.
Artikel 4.Rol van de leden van het managementteam
Elk lid van het managementteam is volwaardig lid en er wordt een even grote inzet van ieder lid
verwacht.
Elk lid hanteert de nodige discretie bij het verkrijgen van informatie.
Ieder participeert op een actieve manier aan de zittingen.
Het ingenomen standpunt van het managementteam als collegiaal orgaan wordt door ieder lid
verdedigd.
Artikel 5.Rol van de Voorzitter- opmaak agendapunten
De gemeentesecretaris (of in geval van afwezigheid de plaatsvervanger*) is voorzitter van het
managementteam. Zij stelt de agenda op en verstuurt deze aan de overige leden van het
managementteam en de diensthoofden minstens één week voor de zitting. Dezen kunnen tot
uiterlijk een week op voorhand agendapunten indienen, met een korte toelichting en de nodige
bijhorende stukken. (de stukken worden geplaatst op F:\MAT\Documenten).
De definitieve agenda wordt vervolgens ter beschikking gesteld aan de leden van het
managementteam en de diensthoofden.
*Bij afwezigheid van de secretaris, treedt de financieel beheerder of de bestuurssecretaris op als de
vervanger van de voorzitter van het MAT.
Artikel 6.Vergaderfrequentie
Het managementteam vergadert in principe maandelijks, elke 4de vrijdag van de maand.
Bij hoogdringendheid kan de secretaris in uitzonderlijke gevallen het managementteam
samenroepen.
In geval van slechts één verontschuldiging gaat de vergadering door.
Vanaf twee afwezigheden wordt gekeken naar een meer geschikt overlegmoment, indien dit
niet lukt, gaat de vergadering zoals initieel gepland, door.
Artikel 7. Agendapunten
De vaste agendapunten op het managementteam zijn:
Algemeen
-
goedkeuring van de notulen vorige vergadering
kennisname verslag gezamenlijk MAT
opvolging dossiers van de gemeenteraad
Beleid
-
overlopen actiepunten van vorige vergadering
rapporteringen (voortgangsrapporteringen) per domein (dienst) over de uitvoering van
actieplannen mbt de beheers- en beleidscyclus
financiële zaken
Projecten
-
overlopen actiepunten van vorige vergadering
lopende projecten door middel van voortgangsrapporten (indeling in infrastructuurprojecten
en organisatiebrede projecten)
Personeelszaken
-
overlopen actiepunten van vorige vergadering
andere personeelszaken
Interne communicatie
Varia
De punten worden behandeld in volgorde van hoogdringendheid.
Artikel 8.Voortgangsrapportering
De bespreking van de items onder “beleid” (actieplannen) en de lopende projecten onder
“projecten” worden behandeld/overlopen onder eenzelfde vorm van voortgangsrapporten.
Artikel 9.Besluitvorming
Het managementteam is een overleg- en adviesorgaan, zonder formele beslissingsbevoegdheid.
Het is een ambtelijke stuurgroep die aan dossiervoorbereiding doet en adviezen geeft.
Het managementteam streeft naar consensus. Enkel indien er geen consensus bereikt kan
worden, wordt tot stemming overgegaan. De besluiten worden dan genomen bij volstrekte
meerderheid van stemmen (meer dan de helft van de uitgebrachte stemmen, onthoudingen niet
meegerekend). Bij staking van stemmen is de stem van de voorzitter doorslaggevend. De
stemmingen zijn niet geheim. De voorzitter stemt laatst. De resultaten van de stemming worden
niet opgenomen in het verslag. De adviezen echter van leden die niet akkoord waren, kunnen op
hun verzoek in het verslag worden opgenomen.
Elke beslissing (advies) die het managementteam neemt, wordt nagegaan op wettelijkheid en
budgettaire conformiteit. Elke beslissing vermeldt tevens wat, aan wie, via welke kanalen en
wanneer er gecommuniceerd wordt.
Artikel 10.Verslaggeving
Het verslag van het managementteam wordt staande de vergadering opgemaakt door de
administratief hoofdmedewerker. Bij afwezigheid van de vaste verslaggever wordt een lid van
het MAT als vervanger aangeduid.
De essentie wordt er in weergegeven, alsook de concrete afspraken.
Het verslag wordt digitaal ter beschikking gesteld aan de leden van het managementteam
binnen de 10 kalenderdagen volgend op de zitting, zij hebben het recht zo spoedig mogelijk
opmerkingen toe te voegen.
Het verslag wordt opgemaakt volgens een vaste indeling per agendapunt:
-
samenvatting
beslissingen/adviezen
uit te voeren acties (wie- wat- wanneer)
-
evaluatie
Artikel 11.Communicatie en evaluatie
Belangrijk is een goede interactie tussen het managementteam en de mandatarissen en tussen
het managementteam en de collega’s. Het managementteam wil maximale openheid
respecteren.
De verslagen worden telkens bezorgd aan de leden van het managementteam, de diensthoofden,
aan de burgemeester en de schepenen en het gezamenlijk managementteam gemeente-OCMW.
De medewerkers van de diensten worden geïnformeerd over de besprekingen op het
managementteam en de adviezen, afspraken en resultaten die daaruit voortvloeien. Het
managementteam beslist hierbij hoe de communicatie zal verlopen. In principe verloopt deze
communicatie naar de medewerkers toe mondeling.
Artikel 12.Evaluatie werking MAT
De werkwijze en de resultaten van het managementteam worden jaarlijks geëvalueerd door de
leden van het managementteam (zelfreflectie).

Download Report