“E-aanbesteden in Nederland : de tijd dringt !” E-proQure Aanleiding In 2012 kondigde de Europese commissie al aan te streven naar een volledig digitale inkoop door aanbestedende diensten in 2016. In april 2016 wordt digitaal aanbesteden verplicht. Dit sluit aan op de doelstellingen voor verdergaande digitalisering binnen de overheid (Regeerakkoord) en administratieve lastenverlichting voor overheden en bedrijven in Nederland. De praktijk in andere landen (waaronder België en Portugal) heeft al bewezen dat met e-aanbesteden aantoonbare voordelen worden behaald. Te denken valt aan efficiency, foutenreductie, transparantie en lastenverlichting ook voor leveranciers. Reden voor E-proQure om in samenwerking met het Lectoraat Inkoopmanagement van de Hanzehogeschool Groningen een onderzoek te starten naar de mate van gebruik (adoptiegraad) van e-aanbesteden bij overheden in Nederland. E-aanbesteden is het vervangen van op papieren dossiers gebaseerde procedures door op ICT-technologie gebaseerde communicatie en verwerkingsprocessen gedurende het verloop van de aanbestedingsprocedure. Opzet onderzoek ORGANISATIES Ministerie (onderdeel Ministerie) Inkoopsamenwerking voor gemeenten Provincie Naast een uitgebreid literatuuronderzoek is een online enquête uitgezet onder 449 organisaties (Ministeries, Provincies, Gemeenten, Water- en hoogheemraadschappen en inkoopsamenwerkingsverbanden), dit is aangevuld met interviews. Het onderzoek heeft als doel een algemeen beeld te geven van de adoptie van e-aanbesteden in Nederland. 3% 4% Waterschap of Hoogheemraadschap Gemeente De online enquête is ingevuld door 93 respondenten (96% betrouwbaarheid) werkzaam op voornamelijk tactisch en strategisch inkoopniveau. De inkooporganisatie van deze groep bestaat voor 56% uit gecoördineerde inkoopfuncties, 34% uit decentrale inkoopfunctie en 7% uit een centrale inkoopfunctie. Anders (s.v.p. toelichten) 78% FUNCTIES Manager Strategisch inkoper Naast de adoptiegraad is onderzoek gedaan naar inkoopvolwassenheid, projectaanpak en vooraf gestelde doelstellingen. TacAsch inkoper 17% 8% 17% OperaAoneel inkoper Aanbestedingsadviseur (juridisch) Aanbestedingsadviseur (beleid) Anders (s.v.p. toelichten) Over Hanzehogeschool Groningen Het onderzoek naar de adoptie van e-aanbesteden in Nederland is uitgevoerd door student Gerbrand Sinnema. . Het onderzoek maakt onderdeel uit van de samenwerking tussen E-proQure en het Lectoraat Inkoopmanagement aan de Hanzehogeschool Groningen. © E-proQure 2014 6% 4% 5% 29% 15% 12% 2% Over E-proQure E-proQure (www.e-proqure.nl) is een onafhankelijk expertisecentrum voor e-Procurement en helpt organisaties bij het effectief inzetten van e-Procurement voor het optimaliseren van de Inkoopfunctie. E-proQure is een label van Omnifocus Business Solutions B.V.: een consultancy organisatie die zich richt op het optimaliseren van de Inkoopfunctie. 1 “E-aanbesteden in Nederland : de tijd dringt !” E-proQure Adoptiegraad e-aanbesteden Bij maar liefst 65% van de organisaties is e-aanbesteden nog niet geïmplementeerd. 61% heeft nog geen besluit genomen over implementatie en bij 22% wordt het zelfs niet overwogen. Dit is opmerkelijk te noemen gezien de wettelijke verplichting tot digitaal aanbesteden maar ook omdat daarmee ook andere voordelen niet worden gerealiseerd. Waarom niet e-aanbesteden? 1. 2. 3. Organisatie is er nog niet klaar voor. Organisatorische veranderingen Geen tijd/capaciteit Welke fase is van toepassing op uw e-aanbestedingstraject? 22% Fase 0: Toepassen e-aanbesteden wordt niet overwogen 29% Fase 1: Overweging toepassen e-aanbesteden 10% Fase 2: (Voor)onderzoek toepassen e-aanbesteden Fase 3: Besluitvorming wel/niet e-aanbesteden (incl. beschikbaarstelling middelen in: tijd en geld) 0% Fase 4: Start project e-aanbesteden (opstellen/goedkeuren plan van aanpak, samenstellen project/stuurgroep) 1% Fase 5: Specificatie en selectie e-aanbestedingssysteem (incl. programma van eisen) 3% 0% Fase 6: Besluitvorming aanschaf e-aanbestedingssysteem 2% Fase 7: Implementatie e-aanbesteden 33% Fase 8: Gebruik en onderhoud e-aanbesteden 0% 5% 10% Van de organisaties die gestart zijn met implementatie en/of deze hebben afgerond, geeft 91% aan geen meetbare doelstellingen te hebben geformuleerd en 67% geen stuurof projectgroep te hebben ingesteld, en is er geen koppeling naar andere inkoopprocessen zoals contractmanagement en/of purchase-to-pay. 15% 20% 25% 30% 35% Waarom wel e-aanbesteden? 1. 2. 3. Efficiency; Lastenverlichting inschrijvers; Kwaliteit aanbestedingsproces. Overigens blijkt dat de doorlooptijd van implementatie aanzienlijk korter is dan verwacht. En dat naast Europese ook nationale en meervoudige onderhandse aanbestedingsprocedures via het e-aanbestedingssysteem verlopen. Ook blijkt het systeem te worden toegepast voor alle processtappen, ook de beoordeling en gunning. Doorlooptijd korter dan verwacht! Van de respondenten die zich in de beginfase van het e-aanbestedingstraject bevinden, verwacht het merendeel volledige ingebruikname binnen 12-24 maanden of 24 maanden te bereiken. De respondenten die e-aanbesteden al hebben ingevoerd, geven een totale doorlooptijd van 1 – 6 maanden aan. © E-proQure 2014 2 “E-aanbesteden in Nederland : de tijd dringt !” E-proQure Gemiste kansen Door e-aanbesteden te implementeren wordt voldaan aan de wettelijke verplichting om per april 2016 volledig digitaal aan te besteden. E-aanbesteden kan snel worden ingevoerd. Bovendien zijn in de praktijk aanzienlijke voordelen te behalen waaronder efficiency, transparantie, foutenreductie, rechtmatigheid en lastenverlichting. Daarmee vormt eaanbesteden een belangrijke driver voor professionalisering van de inkoopfunctie. Toch leeft bij aanbestedende diensten de onterechte verwachting dat invoering van e-aanbesteden een complex en langdurig traject is. Zij missen hierdoor kansen om aantoonbare voordelen te behalen. Conclusies en aanbevelingen Het gebruik van e-aanbesteden in Nederland staat nog in de kinderschoenen. De bewustwording van zowel urgentie als te behalen voordelen is laag. De tijd dringt, terwijl de praktijk laat zien dat implementatie snel realiseerbaar is. Door de gevolgen en mogelijkheden van e-aanbesteden serieus te nemen kunnen aanbestedende diensten nog tijdig tot invoering overgaan om zo te voldoen aan hun wettelijke verplichtingen. E-aanbesteding kan ook dienen als driver voor verdere professionalisering van de inkoopfunctie, waarmee extra voordelen (efficiency, transparantie, foutenreductie, rechtmatigheid en lastenverlichting) te behalen zijn. Betrokkenheid van de juiste beslissers, een gedegen business case en de inzet van project- en verandermanagement zijn randvoorwaarden voor een dergelijk traject. De onderzochte overheidsorganisaties die e-aanbesteden hebben gerealiseerd vertonen een hogere mate van inkoopvolwassenheid. Voor deze organisaties liggen verdere kansen bij procesoptimalisatie en systeemintegratie. Contactinformatie Voor meer informatie kunt u contact opnemen met: drs. Antoinette Vriend eigenaar E-proQure 085-0021411 06-49113353 [email protected] www.e-proqure.nl Volg ons via © E-proQure 2014 3