Uitwerking bespreking ambtelijke fusie met gemeenteraden

14int02341
Uitwerking bespreking ambtelijke fusie met gemeenteraden
Radenbijeenkomst 2 juli Pondarosa in Ulicoten
In deze notitie treft u een uitwerking van de gedachtewisseling van de gemeenteraadsleden van de
drie gemeenten over de ambtelijke fusie. De gesprekken hebben plaatsgevonden in vijf kringen. De
opmerkingen zijn genoteerd op flappen. In de bijlage treft u de genoteerde opmerkingen. In deze
notitie heb ik de opmerkingen samengevat.
1. Betekenis voor de raadsleden
Eigenlijk mag er aan de positie van de raad niets veranderen. De raad blijft kaderstellend; de
ambtelijke organisatie voert uit. Wel wordt het mogelijk om de kwaliteit te verbeteren. Hierbij is een
strakkere planning nodig. Ad-hoc werken moeten we voorkomen.
Zorgen bestaan er over de grip op de begroting van de organisatie (zie GR-discussie).
Meerwaarde kan ontstaan door harmonisering van beleid. Benadrukt is dat er ruimte moet zijn voor
differentiatie. Lokale besluiten blijven. We kunnen gezamenlijke trajecten opzetten. Kruisbestuiving
kan dan leiden tot kwaliteitsverbetering en efficiency. De raadsleden kunnen elkaar inspireren en
van elkaar leren. Zo zouden we voor bepaalde onderwerpen commissies over drie gemeenten heen
kunnen vormen.
Behoud van de eigen identiteit staat voorop. Lokale keuzes blijven mogelijk. Van daaruit maken we
keuzes voor wat we samen doen en wat iedere gemeente zelf blijft doen. Een vraag is bijvoorbeeld of
je de buitendiensten gescheiden moet houden
Bij de keuze tussen harmonisatie en eigen beslissingen moeten we rekening houden met elkaars
standpunten.
We moeten er voor oppassen dat de vergaderdrukte niet toeneemt als gevolg van harmonisatie.
Over de kostenverdeling is opgemerkt dat elke gemeente betaalt voor wat ze krijgt.
Meerwaarde zien de raadsleden vooral voor de dienstverlening. Het Bestuur moet dichtbij de
bevolking blijven. Belangrijk is dat inwoners terecht blijven kunnen bij eigen gemeente. We moeten
dit duidelijk uitleggen aan inwoners.
Opgemerkt is nog dat de samenwerking met Baarle-Hertog mogelijk moeilijker wordt voor BaarleNassau.
2. Harmonisatie beleid; primaire doel?
Harmonisatie is geen doel, maar we kunnen wel op zoek gaan naar mogelijkheden. Er zal ook een
natuurlijk proces van vergelijking ontstaat tussen gemeenten
Als harmonisatie van beleid mogelijk is, is dat mooi meegenomen. Harmonisatie op inhoud is dus
geen doel. Bij de uitvoering van de werkprocessen kan mogelijk wel efficiency worden bereikt. En in
de bedrijfsvoering. En efficiency is niet alleen financieel (bijvoorbeeld gezamenlijk vaststellen
verordening. Dus: harmoniseren waar kan; maar eigenheid is ook belangrijk. Eigen ambitieniveau
bepaalt bijvoorbeeld de hoogte van de belasting
We moeten ons wel bedenken dat voor lang niet alle onderwerpen politieke vrijheid bestaat. Bij veel
taken is er weinig beleidsvrijheid.
Als we kijken naar de mogelijkheden tot harmonisering kunnen we tegelijk kijken naar het verlagen
van de regeldruk (aanpak paarse krokodil).
Het primaire doel is harmonisatie van de dienstverlening en verbetering dienstverlening aan burger.
Hierbij moet ook worden gekeken naar het beperken van de externe inhuur.
Het frontoffice blijft heel belangrijk; we willen dicht bij de burgers en actief naar de burgers toe
opereren. De kwaliteit kan verbeteren door meer specialisme. En samen inkopen / inhuren kan tot
efficiency leiden.
3. Kaderstellen en controleren: hoe?
Vanuit een aantal groepen is opgemerkt dat de taak van de raad in wezen niet verandert. De raad
houdt het budgetrecht en is verantwoordelijk voor de kaders en de controle, net als nu.
Wel is opgemerkt dat de rapportages belangrijker worden. De ambtelijke organisatie moet
gestructureerder / efficiënter werken. Er zijn cultuurverschillen. Afstand tussen apparaat en raad
dreigt groter te worden. De gemeentesecretaris heeft een rol bij het beperken van de afstand.
Misschien dat de manier van kaderstelling meer op elkaar afgestemd kan worden. Dit vraagt van de
raden om de kaders breder te trekken dan de eigen gemeente.
Het is belangrijk om ontmoetingsmomenten voor de raden te creëren, zeker als de raden tegen
beperkingen van organisatie lopen.
4. Grotere organisatie versus maatwerk
Hierbij komt het onderscheid tussen de gemeenschappelijk uit te voeren werkzaamheden en de
zaken specifiek voor één gemeente weer aan de orde. Zo is de vraag wie de prioriteit in de uitvoering
bepaalt. Dit vergt flexibiliteit van de organisatie. De ambtelijke organisatie moet kunnen schakelen
tussen politieke wensen. En het vergt een goede communicatie van college naar raad.
En de organisatie moet goed benaderbaar blijven. ŝƚŬĂŶũĞĨŽƌŵĞĞůƌĞŐĞůĞŶŝŶĞĞŶ͞sĞƌŽƌĚĞŶŝŶŐ
ĂŵďƚĞůŝũŬĞŽŶĚĞƌƐƚĞƵŶŝŶŐ͘͟
Als oplossing wordt genoemd het werken met een flexibele schil. Gemeenten betalen dan apart voor
maatwerk (zaken die specifiek zijn voor een gemeente). Er moeten dus duidelijk afspraken worden
gemaakt over de bedrijfsvoering.
Specifiek aandachtpunten zijn de ǀĞƌƐĐŚŝůůĞŶĚĞƌĞŐŝŽ͛Ɛ;tĞƐƚ- en Midden-Brabant) en natuurlijk de
positie van Baarle-Hertog.
5. Besef van noodzakelijke investeringen in ICT / kosten daarna baten ??
De burger mag alleen in positieve zin iets merken van de fusie. Vergroting van de continuïteit en het
boeken van efficiencywinst ŝƐŚĞƚďĞůĂŶŐƌŝũŬƐƚĞ͘,ĞƚƌĞĂůŝƐĞƌĞŶǀĂŶďĂƚĞŶŝƐĞĞŶŵƵƐƚ͗͞ǌŽƵƐĐŚĂŶĚĞ
zijn als dat niet kaŶ͘͟
Krachten bundelen op het gebied van dienstverlening en het harmoniseren van werkprocessen moet
winst opleveren (de dire gemeenten hebben vaak dezelfde processen). De efficiency winst kunnen
we inzetten voor betere dienstverlening
We moeten goed uitleggen wat het doel is (communicatie richting burger). We moeten laten zien
wat je als gemeente doet. We moeten naar buiten treden. Vertrouwen geven op basis van goede
informatie.
Dat we moeten investeren in ICT is een vanzelfsprekendheid. De raad moet daarbij aangeven wat er
van de ICT wordt verwacht; niet hoe de organisatie het moet organiseren. Wel moet er één platform
komen en moeten we gebruik maken van dezelfde systemen. We moeten goede afspraken maken en
accepteren dat het een leerproces is. Verder is het besef dat een gemeente die kleiner is dan 50.000
inwoners de ICT moet outsourcen.
Belangrijk blijft dat de systemen ondersteunend zijn. En we moeten ook investeren in kwaliteit en
personeel.
6. Digitale tools versus direct contact?
Er is overeenstemming dat de lokale loketten blijven bestaan, of nog bĞƚĞƌ͗͞ĚĞŐĞŵĞĞŶƚĞŬŽŵƚŶĂĂƌ
ũĞƚŽĞ͟. Zorg voor meer contactlocaties. En huisbezoek (kwetsbare groepen?). Dit vergt goed zicht op
wensen burger. Zorg dat ambtenaar de gemeente kent
De contacten tussen inwoners en gemeenten blijven op verschillende manieren bestaan. De
inwoners moeten overal terecht kunnen.
Moderne digitale hulpmiddelen zijn ondersteunend voor de contacten met burger. De raadsleden
realiseren zich dat de eigenheid en diverse systemen geld kosten. Daar staat tegenover dat
harmonisatie en het bundelen van krachten van dienstverleners geld oplevert.
Goede inzet digitale hulpmiddelen vergroot ook de mogelijkheid van contact met de burger.
7. Wat is nodig voor een goed huwelijk tussen raad en organisatie?
Genoemd worden zaken in de sfeer van de relatie: respect, goede communicatie, heldere doelen,
heldere informatievoorziening, heldere vraagstelling, verwachtingen over en weer uitspreken
vertrouwen, leuke dingen met elkaar doen (goed feest). En zowel letterlijk als figuurlijk afstanden
overbruggen. Fouten maken mag, als we daarvan leren. En soms is het niet erg als er spanning is.
En ook het goed invullen van de rollen: een goed college, een goed management (onder controle van
de colleges). De ambtelijke organisatie moet feeling hebben voor de communicatie met raden.
En afspraken: huwelijkse voorwaarden (voor specifieke situaties), het organiseren van contacten. En
dat raadsleden een goede ingang in de organisatie hebben.
BIJLAGE 1 OPSOMMING TEKSTEN VAN DE FLAPPEN
1.
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
Betekenis voor de raadsleden
Beleid uniformeren levert efficiency, maar er moet ruimte zijn voor differentiatie
Hoe houden we grip op de begroting van de organisatie (zie GR-discussie)
Elke gemeente betaalt voor wat ze krijgt
Meerwaarde vooral te halen bij dienstverlening
Moet je buitendiensten gescheiden houden?
Niets, kwalitatief beter ambtenaren apparaat
Lastig als politieke standpunten uiteenlopen
Lokale besluiten blijven
Uitleggen aan inwoners
Er zijn gezamenlijke trajecten
Inwoners blijven terecht kunnen bij eigen gemeente
Bestuur dichtbij de bevolking
Raad biedt kaders aan
Uitvoering door ambtelijke organisatie
Kruisbestuiving onderling; weinig verschillen tussen burgers
Voor bepaalde onderwerpen commissies over drie gemeenten heen
Behoud eigen identiteit
Keuze maken wat je samen doet en wat je zelf doet
Elkaar inspireren
Leren van elkaar
Eigen beslissingen blijven nemen
Lokale keuzes blijven mogelijk
Betere voorstellen voor raad
Samenwerking met Baarle-Hertog wordt moeilijk voor Baarle-Nassau
Strakker plannen; niet ad-hoc
Vergaderdrukte kan toenemen als gevolg van harmonisatie
Rekening houden met elkaars standpunten
2.
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
Harmonisatie beleid; primaire doel?
Niet op inhoud; wel bij uitvoering werkprocessen
Tegelijk regeldruk verlagen (aanpak paarse krokodil)
Primair doel is harmonisatie van de dienstverlening
Nee, niet per definitie; mooi meegenomen
Verbetering dienstverlening aan burger
Streven naar harmonisatie processen
Niet alle onderwerpen politieke vrijheid; weinig beleidsvrijheid
Eigen ambitieniveau bepaalt hoogte belasting
Natuurlijk proces van vergelijk ontstaat tussen gemeenten
Efficiencywinst met name op het terrein van bedrijfsvoering; kan wel op terrein
harmonisering
Beperken externe inhuur
Frontoffice belangrijk; dicht bij de burgers; actief naar burgers toe
Meer specialisme
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
Efficiency door harmonisatie
Efficiency is niet alleen geld
Efficiency moet realiseerbaar zijn
Harmoniseer waar kan; maar eigenheid is ook belangrijk
Samen inkopen / inhuren
Efficiency niet alleen financieel (bijvoorbeeld gezamenlijk vaststellen verordening)
Geen primair doel, maar wel op zoek gaan
3.
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
Kaderstellen en controleren: hoe?
Taak verandert in wezen niet
Rapportages worden belangrijker
Zoals nu
Ambtelijke organisatie moet gestructureerder / efficiënter werken
Kaders afstemmen
Budgetrecht
Ontmoetingsmomenten van raden, zeker als tegen beperkingen van organisatie lopen
Zoals het nu is
Missen aandacht voor Baarle-Hertog in raadsvoorstel
Cultuurverschillen
Kaders + controle net als nu
Kaders breder trekken dan eigen gemeente
Afstand tussen apparaat en raad groter
Rol secretaris
4.
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
Grotere organisatie versus maatwerk
Voor Baarle-Nassau is de relatie met Baarle-Hertog heel belangrijk
ĂŶĚĂĐŚƚǀŽŽƌǀĞƌƐĐŚŝůůĞŶĚĞƌĞŐŝŽ͛Ɛ;tĞƐƚ- en Midden-Brabant)
Wie bepaalt de prioriteit in de uitvoering
Flexibele schil
Flexibiliteit
Prioriteiten bepalen
Zaken die specifiek zijn voor een gemeente
Ambt. Organisatie moet kunnen schakelen tussen politieke stromen
Afspraak maken over bedrijfsvoering
Is er nog wel maatwerk in een grotere organisatie
Randvoorwaarde: goede communicatie van college naar raad
Onduidelijk beeld mbt uren organisatie
Organisatie moet goed benaderbaar blijven
Verordening ambtelijke ondersteuning actualiseren
Maatwerk = apart inkopen
5.
x
x
x
x
Besef van noodzakelijke investeringen in ICT / kosten daarna baten ??
< 50.000 inwoners: outsourcen ICT
NB ook investeren in kwaliteit en personeel
zou schande zijn als dat niet kan
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
vragen ons aff of het werkelijkheid wordt
uitleggen wat het doel is (communicatie richting burger)
continuïteit / efficiency is het belangrijkste
6.
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
digitale tools versus direct contact?
Lokale loketten
ĞƚĞƌŶŽŐ͗͞ĚĞŐĞŵĞĞŶƚĞŬŽŵƚŶĂĂƌũĞƚŽĞ͟
Vergt goed zicht op wensen burger
Frontoffice moet blijven
Contacten blijven op verschillende manieren
Inwoners moeten overal terecht kunnen
Modern
Eigenheid en diverse systemen kost geld
Weinig harmonisatie is niet efficiënt
Bundel krachten van dienstverleners
Gebruik digitale hulpmiddelen voor contacten met burger
Goede inzet digitale hulpmiddelen vergroot mogelijkheid contact met burger
Optimale facilitering ICT
Zorg voor contactlocaties
Zorg dat ambtenaar de gemeente kent
Achter de schermen : digitaal belangrijk
Digitale dienstverlening kan ook dienstbaar zijn
Efficiency versterken dienstverlening
Focus op moderne middelen
Huisbezoek (kwetsbare groepen?)
Burger mag alleen in positieve zin iets merken van de fusie
Laat zien wat je als gemeente doet -> treedt naar buiten
Efficiency inzetten voor betere dienstverlening
Investeer in ICT
Krachten bundelen van dienstverlening
Vertrouwen geven op basis van goede informatie
Conformering systemen / platform is een must
Harmoniseren werkprocessen moet winst opleveren (vaak dezelfde processen)
Systemen zijn ondersteunend
Ja?
ICT: goede afspraken plus leerproces
Raad moet aangeven wat er van de ICT wordt verwacht; niet hoe
7. Raad + organisatie = 3 (goed huwelijk)
x Goede communicatie
x Heldere informatievoorziening
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
Heldere vraagstelling
Goed college
Vertrouwen
Goed management = controle door college
Ambtelijke organisatie: feeling, communicatie met raden
Afstanden overbruggen
Communicatie
Vertrouwen
Spanning moet er zijn
Leuke dingen met elkaar doen
Fouten maken mag -> van leren
Verwachtingen over en weer uitspreken
Wel op huwelijkse voorwaarden (specifieke situatie)
Goed feest
Vertrouwen
Goed informeren
Respect
Organiseren van contacten
Goede ingang in de organisatie
Koppeling tussen organisatie en raden
Goed college (schakel)
Goede afspraken over doelen

Download Report