AUDITORIA INTERNA CUA No.: 32839 EXAMEN ESPE

CONFEDERACIÓN DEPORTIVA AUTÓNOMA DE GUATEMALA -CDAGAUDITORIA INTERNA
CUA No.: 32839
EXAMEN ESPECIAL
CASA DEL DEPORTISTA DE SANTA ROSA, AREAS CAJA
CHICA Y BANCOS, INVENTARIOS Y ALMACENES.
DEL 01 DE ENERO DE 2014 AL 15 DE MAYO DE 2014
GUATEMALA, DICIEMBRE DE 2014
INDICE
ANTECEDENTES
1
OBJETIVOS
2
GENERALES
2
ESPECIFICOS
2
ALCANCE
3
INFORMACION EXAMINADA
4
NOTAS A LA INFORMACION EXAMINADA
4
COMENTARIOS SOBRE EL ESTADO ACTUAL DE LOS HALLAZGOS 6
Y RECOMENDACIONES DE AUDITORIAS ANTERIORES
DETALLE DE FUNCIONARIOS Y PERSONAL RESPONSABLE DE LA 7
ENTIDAD AUDITADA
COMISION DE AUDITORIA
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ANTECEDENTES
La Ley Nacional para el Desarrollo de la Cultura Física y del Deporte, fue creada
de conformidad con el Decreto No. 76-97 del Congreso de la República de
Guatemala, de fecha 28 de agosto de 1997, como primera instancia crea
el Consejo Nacional del Deporte, la Educación Fisica y la Recreación que se
identifica con las siglas CONADER, y se constituye en el órgano interinstitucional
que integra, coordina y articula en función de unidad de acción a los sistemas de
educación física, la recreación, el deporte no federado y el deporte federado
siendo este último el que cuenta con autonomía.
Dicho Consejo cuenta para su funcionamiento entre otros con el Sistema del
Deporte Federado.
La Confederación Deportiva Autónoma de Guatemala es el órgano rector y
jerárquicamente superior en el orden nacional del deporte federado y es un
organismo autónomo de conformidad con la Constitución Política de la República
de Guatemala, con personalidad jurídica y patrimonio propio.
Se considera deporte federado aquel que se practica bajo las normas y
reglamentos avalados por la Federación Deportiva Internacional correspondiente y
que en el ámbito nacional se practica bajo el control y la supervisión de la
federación o asociación deportiva nacional de su respectivo deporte, siendo el
órgano rector la Confederación Deportiva Autónoma de Guatemala, CDAG.
Para su funcionamiento, la CDAG ha creado instalaciones deportivas
Departamentales. Entre estas la Casa del Deportista de Santa Rosa.
El Comité Ejecutivo de la Confederación Deportiva Autónoma mediante acuerdo
número 14/2014-G-CDAG, instituyo el Fondo Rotativo Institucional; la Gerencia
mediante el acuerdo número 010/2014 instituyo la creación del Fondo Rotativo
Interno por un monto de Q. 1,000,000.00; la Subgerencia Financiera mediante el
Resolución número CDAG-SGF-02-2014 autoriza la creación de Caja Chica para
la Instalación Deportiva Departamental del Casa del Deportista de Santa Rosa, por
un monto de Q. 3,000.00.
Los fondos de caja chica entregados al señor Sarvelio Estuardo Arana Castillo, se
encuentran respaldados con el nombramiento CDAG-SGF-FRI-33-2014 de fecha
04 de febrero de 2014, quien a su vez nombró al señor Rudy Estuardo García
López con nombramiento No. CDSR-01-2014 de fecha 06 de febrero 2014 para
el manejo de caja chica.
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PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2014 AL 15 DE MAYO DE 2014
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OBJETIVOS
GENERALES
Verificar la razonabilidad del saldo de caja chica y bancos, por el período del
01 de enero al 15 de mayo de 2014 y si este se encuentra adecuadamente
ejecutado, registrado y liquidado.
Evaluar la estructura del control interno y políticas existentes en la
instalación deportiva de la CDAG, así como el cumplimiento de los
procedimientos autorizados, en las áreas de caja chica, bancos, inventarios
y almacén.
Verificar la razonabilidad del registro, control y entrega de los bienes
fungibles y no fungibles de la instalación deportiva, respecto a los libros y
tarjetas de responsabilidad, por el período del 01 de enero al 15 de mayo de
2014.
Verificar el adecuado cumplimiento de las normas, leyes, reglamentos y
otros aspectos legales aplicables.
Verificar el adecuado resguardo del efectivo de la Caja Chica y Bancos, los
bienes inventariables y de los bienes o suministros del almacén.
ESPECIFICOS
Verificar que al crear la caja chica, se haya emitido la resolución de la
Subgerente Financiera, así como el vale y el nombramiento correspondiente
a nombre de la persona encargada del manejo de la misma.
Verificar que la constitución, ampliaciones y reintegros de la Caja chica se
hayan realizado de conformidad con los preceptos legales aplicables.
Verificar que la Caja Chica haya sido adecuada y oportunamente liquidada.
Verificar que si hubo cambio de encargado de la caja chica, por parte de la
Subgerencia Financiera, se haya realizado la liquidación del encargado
saliente y emitido el vale y nombramiento para el encargado entrante.
Evaluar los posibles errores e irregularidades y fraudes cometidos por
funcionarios y empleados públicos en las áreas de Caja Chica y Bancos.
Verificar que todos los bienes No fungibles se encuentran ingresados al libro
de inventario.
Verificar que todos los bienes que se encuentran en uso, tengan emitida
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tarjeta de responsabilidad.
Determinar si los procesos establecidos, permite tener un adecuado control
interno en el área de inventarios.
Verificar el cumplimiento de los procedimientos de registro y resguardo de
los bienes de la Instalación Deportiva, en libros, Tarjetas de Responsabilidad
y Codificación de bienes.
Verificar que los bienes se encuentren a cargo de los empleados de la
instalación deportiva.
Verificar los bienes que se encuentran en mal estado.
Comprobar que todos los bienes registrados en Tarjetas de Responsabilidad
se encuentren físicamente.
Verificar que los bienes y suministros se encuentren ingresados en el libro de
almacén autorizado para el efecto.
Verificar que en el Almacén se cuente con controles determinados para la
recepción, entrega y custodia de los bienes adquiridos en la entidad.
Verificar que los libros de control de caja chica, bancos, inventarios y
almacenes se encuentren autorizados en la Contraloría General de Cuentas.
Verificar que las operaciones de caja chica, bancos, inventarios y almacenes
se encuentren adecuadamente operadas y actualizadas a la fecha de la
auditoría.
ALCANCE
La auditoria abarcó la evaluación administrativa de la constitución, ejecución,
incrementos, ampliación, liquidación y custodia de la Caja Chica y Bancos del 01
de enero al 15 de mayo de 2014; y financieramente la caja chica vigente, además,
se evaluó el control interno, obteniendo las pruebas de cumplimiento que
correspondan. Se evaluó la legalidad y cumplimiento de los procedimientos de
registro y control del almacén así como de inventarios, cuyo alcance se realizó en
la Sección de Activos Fijos, respecto a la actualización de los registros y las
tarjetas de responsabilidad que corresponden a las instalaciones deportivas.
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INFORMACION EXAMINADA
La Casa del Deportista de Santa Rosa, para realizar el control y registros de los
ingresos y egresos utiliza el libro de Caja Chica y Libro de Bancos, los que
reflejan al 31 de mayo de 2014 un saldo en efectivo y en bancos de Q. 1,425.00.
(1) CASA DEL DEPORTISTA DE SANTA ROSA
(2) RESUMEN DEL LIBRO DE CAJA CHICA
(3) PERIODO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE MAYO DE 2014
(4) (EXPRESADO EN QUETZALES)
INGRESOS
EGRESOS
(5) Saldo Inicial 3,000.00 (7) Gastos Realizados
9,000.00
(6) + Ingresos
9,000.00 Suma de Egresos
9,000.00
Suma de Ingresos
Suma de Ingresos
12,000.00 (8) Documentos de Abono
(9)Saldo
12,000.00 Suma igual a Ingresos 1,575.00
1,425.00
12,000.00
NOTAS A LA INFORMACION EXAMINADA
NOTA 1
Nombre de la Entidad: Casa del Deportista de Santa Rosa.
NOTA 2
Para los registros de control utiliza el libro de Caja Chica número de registro
050549 de fecha 19 mayo de 2011 autorizado por la Contraloría General de
Cuentas.
NOTA 3
El periodo auditado es del 01 de enero al 15 de mayo de 2014, con saldos
referidos al 31 de mayo de 2014.
NOTA 4
La moneda de curso legal utilizada es el Quetzal.
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PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2014 AL 15 DE MAYO DE 2014
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NOTA 5
Monto inicial del fondo de Caja chica para el periodo 2014, para lo cual se emitió el
cheque número 92533489 de fecha 04 de febrero de 2014, a nombre de Sarvelio
Estuardo Arana Castillo por valor de Q. 3,000.00 y entregado con vale No. 33
quien a su vez nombró al Rudy Estuardo García López para el manejo de la caja
chica.
NOTA 6
Reintegro de las liquidaciones presentadas de la No. 01 a la No. 03 a la
Subgerencia Financiera de la CDAG y que se reciben en la cuenta No
29-0002981-4 del Banco G & T Continental, en concepto de transferencias
corrientes.
NOTA 7
Corresponde a los gastos realizados según los reintegros presentados por la Casa
del Deportista de Santa Rosa correspondiente al periodo del 01 de enero al 31 de
mayo de 2014.
NOTA 8
Corresponde a los documentos de abono que se encontraron al momento de
realizar el arqueo de Caja Chica de la Casa del Deportista.
NOTA 9
Corresponde al saldo de Q. 1,425.00 que se tiene al 31 de mayo de 2014. Según
registros en el libro de caja y saldo bancario.
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COMENTARIOS SOBRE EL ESTADO ACTUAL DE LOS HALLAZGOS Y
RECOMENDACIONES DE AUDITORIAS ANTERIORES
Derivado del Examen Especial de Auditoria en las Áreas de Caja Chica, Almacén
e Inventarios practicada a la Casa del Deportista de Santa Rosa, por el periodo del
01 de enero al 15 de mayo de 2014, en cumplimiento del nombramiento
32839-1-2014 de fecha 22 de mayo de 2014, se realizó el seguimiento al registro
de recomendaciones emitidas según informe DAI- A-29-2014 de Examen Especial
de Auditoria en las Áreas de Caja Chica, Bancos, Almacén e Inventarios, realizada
por parte de la Auditoria Interna de la Confederación Deportiva Autónoma de
Guatemala, del 01 de enero al 15 de agosto de 2013, el cual no contiene ningún
hallazgo. En relación al informe de la Contraloría General de Cuentas el
Administrador indicó que a la fecha dicho ente no ha practicado auditoria a la
Instalación.
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DETALLE DE FUNCIONARIOS Y PERSONAL RESPONSABLE DE LA
ENTIDAD AUDITADA
No.
Nombre
Cargo
Del
Al
1
RUDY ESTUARDO GARCIA
LOPEZ
AUXILIAR, CASA DEL DEPORTISTA DE SANTA
ROSA
01/01/2014
15/05/2014
2
SARVELIO ESTUARDO ARANA
CASTILLO
ADMINISTRADOR, CASA DEL DEPORTISTA DE
SANTA ROSA
01/01/2014
15/05/2014
3
VICTOR MANUEL ORTIZ
CASTELLANOS
ENCARGADO ACTIVOS FIJOS
01/01/2014
15/05/2014
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COMISION DE AUDITORIA
MIGUEL ANGEL MEJIA HERNANDEZ
LOIDA EUNICE DE LEON CHAVEZ DE SAMAYOA
Coordinador de Comisión
Asistente
HERBER AROLDO MIRANDA VEGA
Supervisor
AXEL STEBE GASPARICO MARTINEZ
ALICIA DEL CARMEN MARTINEZ DE MANCHAME
Sub Director
Director
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