AUDITORIA INTERNA CUA No.: 32808 EXAMEN ESPECI

CONFEDERACIÓN DEPORTIVA AUTÓNOMA DE GUATEMALA -CDAGAUDITORIA INTERNA
CUA No.: 32808
EXAMEN ESPECIAL
COMPLEJO DEPORTIVO DE JALAPA, AREAS CAJA CHICA
Y BANCOS, INVENTARIOS Y ALMACENES
DEL 01 DE ENERO DE 2014 AL 15 DE MAYO DE 2014
GUATEMALA, OCTUBRE DE 2014
INDICE
ANTECEDENTES
1
OBJETIVOS
2
GENERALES
2
ESPECIFICOS
2
ALCANCE
3
INFORMACION EXAMINADA
3
NOTAS A LA INFORMACION EXAMINADA
4
COMENTARIOS SOBRE EL ESTADO ACTUAL DE LOS HALLAZGOS 6
Y RECOMENDACIONES DE AUDITORIAS ANTERIORES
DETALLE DE FUNCIONARIOS Y PERSONAL RESPONSABLE DE LA 7
ENTIDAD AUDITADA
COMISION DE AUDITORIA
8
CONFEDERACIÓN DEPORTIVA AUTÓNOMA DE GUATEMALA -CDAG-
ANTECEDENTES
La Ley Nacional para el Desarrollo de la Cultura Física y del Deporte, fue creada
de conformidad con el Decreto No. 76-97 del Congreso de la República de
Guatemala, de fecha 28 de agosto de 1997. Como primera instancia crea el
Consejo Nacional del Deporte, la Educación Física y la Recreación que se
identifica con las siglas CONADER, y se constituye en el órgano interinstitucional
que integra, coordina y articula en función de unidad de acción a los sistemas de
educación física, la recreación, el deporte no federado y el deporte federado
siendo este último el que cuenta con autonomía.
Dicho Consejo cuenta para su funcionamiento entre otros con el Sistema del
Deporte Federado.
La Confederación Deportiva Autónoma de Guatemala es el organismo rector y
jerárquicamente superior en el orden nacional del deporte federado y es un
organismo autónomo de conformidad con la Constitución Política de la República
de Guatemala, con personalidad jurídica y patrimonio propio.
Una de las atribuciones de la CDAG, es coordinar de acuerdo a las políticas
emanadas del Consejo Nacional del Deporte, la Educación Física y Recreación,
con el deporte escolar y no federado, para el desenvolvimiento y masificación de
los mismos, coordinando con los programas de competición para el uso de las
instalaciones deportivas a efecto de que su utilización signifique el lógico
aprovechamiento de la inversión pública en la obra de infraestructura.
Para su funcionamiento ejecutan su presupuesto y para realizar gastos menores
utilizan fondos de caja chica.
El Comité Ejecutivo de la Confederación Deportiva Autónoma mediante Acuerdo
número 14/2014-CE-CDAG, instituyó el Fondo Rotativo Institucional; la Gerencia
mediante el Acuerdo número 010/2014 instituyó la creación del Fondo Rotativo
Interno por un monto de Q. 1,000,000.00; la Subgerencia Financiera mediante la
Resolución número CDAG-SGF-02-2014 autoriza la creación de Caja Chica para
la Instalación Deportiva Departamental del Complejo Deportivo de Jalapa, por un
monto de Q. 8,000.00.
Los fondos de caja chica entregados al señor Sergio Amilcar Recinos Orellana, se
encuentran respaldados con el nombramiento CDAG-SGF-FRI-21-2014 de fecha
04 de febrero de 2014.
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PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2014 AL 15 DE MAYO DE 2014
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OBJETIVOS
GENERALES
Verificar la razonabilidad del saldo de caja chica y bancos, por el período
del 01 de enero al 15 de mayo de 2014 y si este se encuentra
adecuadamente ejecutado, registrado y liquidado.
Evaluar la estructura del control interno y políticas existentes en la
instalación deportiva de la CDAG, así como el cumplimiento de los
procedimientos autorizados, en las áreas de caja chica, bancos, inventarios
y almacén.
Verificar la razonabilidad del registro, control y entrega de los bienes
fungibles y no fungibles de la instalación deportiva, respecto a las tarjetas de
responsabilidad, por el período del 01 de enero al 15 de mayo de 2014.
Verificar el adecuado cumplimiento de las normas, leyes, reglamentos y
otros aspectos legales aplicables.
Verificar el adecuado resguardo del efectivo de la Caja Chica y Bancos, los
bienes inventariables y de los bienes o suministros del almacén.
ESPECIFICOS
Verificar que al crear la caja chica, se haya emitido la resolución de la
Subgerente Financiera, así como el vale y el nombramiento correspondiente
a nombre de la persona encargada del manejo de la misma.
Verificar que la constitución, ampliaciones y reintegros de la Caja Chica se
hayan realizado de conformidad con los preceptos legales aplicables.
Verificar que la Caja Chica haya sido adecuada y oportunamente liquidada.
Verificar que si hubo cambio de encargado de la caja chica, por parte de la
Subgerencia Financiera, se haya realizado la liquidación del encargado
saliente y emitido el vale y nombramiento para el encargado entrante.
Evaluar los posibles errores e irregularidades y fraudes cometidos por
funcionarios y empleados públicos en las áreas de Caja Chica y Bancos.
Verificar que todos los bienes que se encuentran en uso, tengan emitida
tarjeta de responsabilidad.
Determinar si los procesos establecidos, permite tener un adecuado control
interno en el área de inventarios.
Verificar el cumplimiento de los procedimientos de registro y resguardo de
los bienes de la Instalación Deportiva, en Tarjetas de Responsabilidad y
Codificación de bienes.
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Verificar que los bienes se encuentren a cargo de los empleados de la
instalación deportiva.
Verificar los bienes que se encuentran en mal estado.
Comprobar que todos los bienes registrados en Tarjetas de Responsabilidad
se encuentren físicamente.
Verificar que los bienes y suministros de la útima liquidación se encuentren
ingresados en el libro de almacén autorizado para el efecto.
Verificar que en el Almacén se cuente con controles determinados para la
recepción, entrega y custodia de los bienes adquiridos en la entidad.
Verificar que los libros de control de caja chica, bancos, inventarios y
almacenes se encuentren autorizados en la Contraloría General de Cuentas.
Verificar que las operaciones de caja chica, bancos, inventarios y almacenes
se encuentren adecuadamente operadas y actualizadas a la fecha de la
auditoría.
ALCANCE
La auditoria abarcó la evaluación administrativa de la constitución, ejecución,
incrementos, ampliación, liquidación y custodia de la Caja Chica y Bancos del 01
de enero al 15 de mayo de 2014; y financieramente la caja chica vigente. Además,
se evaluó control interno, obteniendo las pruebas de cumplimiento que
correspondan. Se evaluó la legalidad y cumplimiento de los procedimientos de
registro y control del almacén así como de inventarios, cuyo alcance será en la
Sección de Activos Fijos, respecto a la actualización de los registros y las tarjetas
de responsabilidad que corresponden a las instalaciones deportivas.
INFORMACION EXAMINADA
El Complejo Deportivo de Jalapa, para realizar el control y registros de los
ingresos y egresos utiliza el libro de Caja Chica y Bancos, el que refleja al 15 de
mayo de 2014 un saldo en efectivo y en bancos de Q. 1,657.72.
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(1) COMPLEJO DEPORTIVO DE JALAPA
(2) RESUMEN DEL LIBRO DE CAJA CHICA
(3) PERIODO DEL 01 DE ENERO AL 02 DE JUNIO DE 2014
(4) (EXPRESADO EN QUETZALES)
INGRESOS
(5) Saldo Inicial EGRESOS
8,000.00
(7) Gastos Realizados
21,548.19
(6) + Ingresos
21,548.19
Suma de Egresos
21,548.19
Suma de Ingresos
29,548.19
(8) Documentos de Abono
6,342.28
(9)Saldo
1,657.72
Suma de Ingresos
29,548.19
Suma igual a Ingresos
29,548.19
NOTAS A LA INFORMACION EXAMINADA
NOTA 1
Nombre de la Entidad: Complejo Deportivo de Jalapa.
NOTA 2
Para los registros de control utiliza el libro de Caja Chica número de registro
DCGCJAL 108/2012 autorizado por la Contraloría General de Cuentas.
NOTA 3
El período auditado es del 01 de enero al 15 de mayo de 2014, con saldos
referidos a la fecha del arqueo al 02 de junio de 2014.
NOTA 4
La moneda de curso legal utilizada es el Quetzal.
NOTA 5
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Monto inicial del fondo de Caja chica para el período 2014, para lo cual se emitió
el cheque número 92533476 de fecha 04 de febrero de 2014, a nombre de Sergio
Amílcar Recinos Orellana Q. 8,000.00 y entregado con vale No. 21.
NOTA 6
Reintegro de las liquidaciones presentadas de la No. 01 a la No. 03 a la
Subgerencia Financiera de la CDAG y que se reciben en la cuenta No.
19-0000908-4 del Banco G & T Continental, en concepto de transferencias
corrientes lo que constituye los ingresos del período del 01 de enero al 02 de junio
de 2014.
NOTA 7
Corresponde a los gastos realizados según los reintegros presentados por el
Complejo Deportivo de Jalapa correspondiente al período del 01 de enero al 02 de
junio de 2014.
NOTA 8
Documento de abono que se encontró al momento de realizar el arqueo de Caja
Chica del Complejo Deportivo.
NOTA 9
El saldo de Q. 1,657.72 se encuentra registrado en el libro de bancos que
complementa el documento de soporte por valor de Q. 6,342.28, para el total de
fondo inicial de Q. 8,000.00.
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COMENTARIOS SOBRE EL ESTADO ACTUAL DE LOS HALLAZGOS Y
RECOMENDACIONES DE AUDITORIAS ANTERIORES
Derivado del Examen Especial de Auditoria en las Áreas de Caja Chica, Bancos,
Almacén e Inventarios practicada al Complejo Deportivo de Jalapa, por el periodo
del 01 de enero al 15 de mayo de 2014, en cumplimiento del nombramiento
32808-1-2014 de fecha 22 de mayo de 2014 y CUA 32808, se realizó el
seguimiento al registro de recomendaciones emitidas según informe DAIA-27-2013 de Examen Especial de Auditoria en las Áreas de Caja Chica y
Bancos, Almacén e Inventarios, realizada por parte de la Auditoría Interna de la
Confederación Deportiva Autónoma de Guatemala, del 01 de enero al 15 de
agosto de 2013, el cual no contiene ningún Hallazgo.
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DETALLE DE FUNCIONARIOS Y PERSONAL RESPONSABLE DE LA
ENTIDAD AUDITADA
No.
Nombre
Cargo
Del
Al
1
SERGIO AMILCAR RECINOS
ORELLANA
ADMON. DE AREA DEP. II, CENTRO DEPORTIVO
DE JALAPA
01/01/2014
15/05/2014
2
GABRIELA PAOLA FRANCO
UCELO
AUXILIAR ADMINISTRATIVA, COMPLEJO
DEPORTIVO DE JALAPA
01/01/2014
15/05/2014
3
VICTOR MANUEL ORTIZ
CASTELLANOS
ENCARGADO ACTIVOS FIJOS
01/01/2014
15/05/2014
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COMISION DE AUDITORIA
VIDAL ENRIQUE MARTINEZ RAMIREZ
KAREN DINORA PINEDA HERNANDEZ
Coordinador de Comisión
Asistente
JOSE ANTONIO GIRON GUILLEN
Supervisor
AXEL STEBE GASPARICO MARTINEZ
ALICIA DEL CARMEN MARTINEZ DE MANCHAME
Sub Director
Director
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