CONFEDERACIÓN DEPORTIVA AUTÓNOMA DE GUATEMALA -CDAGAUDITORIA INTERNA CUA No.: 32837 EXAMEN ESPECIAL CASA DEL DEPORTISTA DE ESCUINTLA, AREAS CAJA CHICA Y BANCOS, INVENTARIOS Y ALMACENES DEL 01 DE ENERO DE 2014 AL 15 DE MAYO DE 2014 GUATEMALA, NOVIEMBRE DE 2014 INDICE ANTECEDENTES 1 OBJETIVOS 2 GENERALES 2 ESPECIFICOS 2 ALCANCE 3 INFORMACION EXAMINADA 3 NOTAS A LA INFORMACION EXAMINADA 4 COMENTARIOS SOBRE EL ESTADO ACTUAL DE LOS HALLAZGOS 5 Y RECOMENDACIONES DE AUDITORIAS ANTERIORES DETALLE DE FUNCIONARIOS Y PERSONAL RESPONSABLE DE LA 6 ENTIDAD AUDITADA COMISION DE AUDITORIA 7 CONFEDERACIÓN DEPORTIVA AUTÓNOMA DE GUATEMALA -CDAG- ANTECEDENTES La Ley Nacional para el Desarrollo de la Cultura Física y del Deporte, fue creada de conformidad con el Decreto No. 76-97 del Congreso de la República de Guatemala, de fecha 28 de agosto de 1997. Como primera instancia crea el Consejo Nacional del Deporte, la Educación Física y la Recreación que se identifica con las siglas CONADER, y se constituye en el órgano interinstitucional que integra, coordina y articula en función de unidad de acción a los sistemas de educación física, la recreación, el deporte no federado y el deporte federado siendo este último el que cuenta con autonomía. Dicho Consejo cuenta para su funcionamiento entre otros con el Sistema del Deporte Federado. La Confederación Deportiva Autónoma de Guatemala es el organismo rector y jerárquicamente superior en el orden nacional del deporte federado y es un organismo autónomo de conformidad con la Constitución Política de la República de Guatemala, con personalidad jurídica y patrimonio propio. Una de las atribuciones de la CDAG, es coordinar de acuerdo a las políticas emanadas del Consejo Nacional del Deporte, la Educación Física y la Recreación, con el deporte escolar y no federado, para el desenvolvimiento y masificación de los mismos, coordinando con los programas de competición para el uso de las instalaciones deportivas a efecto de que su utilización signifique el lógico aprovechamiento de la inversión pública en la obra de infraestructura. Para su funcionamiento ejecutan su presupuesto y para realizar gastos menores utilizan fondos de caja chica. El Comité Ejecutivo de la Confederación Deportiva Autónoma mediante acuerdo número 14/2014-G-CDAG, instituyó el Fondo Rotativo Institucional; la Gerencia mediante el acuerdo número 010/2014 instituyó la creación del Fondo Rotativo Interno por un monto de Q.1,000,000.00; la Subgerencia Financiera mediante el Resolución número CDAG-SGF-02-2014 autoriza la creación de Caja Chica para la Instalación Deportiva Departamental de la Casa del Deportista de Escuintla, por valor de Q.2,000.00. Los fondos de caja chica entregados al señor Tulio Alberto Vásquez Orellana, Administrador de la Casa del Deportista de Escuintla, se encuentran respaldados con el nombramiento número CDAG-SGF-FRI-16-2014 de fecha 04 de febrero de 2014 y vale número 16. EXAMEN ESPECIAL - CUA 32837 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2014 AL 15 DE MAYO DE 2014 Pág. 1 CONFEDERACIÓN DEPORTIVA AUTÓNOMA DE GUATEMALA -CDAG- OBJETIVOS GENERALES 1. Verificar la razonabilidad del saldo de caja chica y bancos, por el período del 01 de enero al 15 de mayo de 2014 y si este se encuentra adecuadamente ejecutado, registrado y liquidado. 2. Evaluar la estructura del control interno y políticas existentes en la instalación deportiva de CDAG, así como el cumplimiento de los procedimientos autorizados, en las áreas de Caja Chica y Bancos. 3. Verificar el adecuado resguardo de los fondos de Caja Chica y Bancos. 4. Evaluar la estructura del control interno y políticas existentes en la instalación deportiva de la CDAG, así como el cumplimiento de los procedimientos autorizados en el área de almacén. 5. Verificar la razonabilidad del registro, resguardo, control y entrega de los bienes fungibles y no fungibles de la instalación deportiva, respecto a las tarjetas de responsabilidad, por el período del 01 de enero al 15 de mayo de 2014. 6. Emitir opinión sobre la razonabilidad del control interno del registro, resguardo y control de los bienes inventariables de la entidad, en el período del 01 de enero al 15 de mayo de 2014. 7. Evaluar la estructura del control interno y políticas existentes en la CDAG, así como el cumplimiento de los procedimientos autorizados en el área de Inventarios. 8. Determinar si los procesos establecidos, permite tener un adecuado control interno en el área de inventarios. 9. Verificar el adecuado cumplimiento de las normas, leyes, reglamentos y otros aspectos legales aplicables. ESPECIFICOS 1. Verificar que la constitución, ampliaciones y reintegros de la Caja Chica se hayan realizado de conformidad con los preceptos legales aplicables. 2. Verificar que la Caja Chica haya sido adecuada y oportunamente liquidada. 3. Verificar que todos los gastos efectuados se encuentren devengados y debidamente pagados. 4. Verificar que el saldo del banco se encuentre conciliado con el de la chequera y el libro de Caja Chica al 15 de mayo de 2014. 5. Verificar que las operaciones de caja chica y bancos, se encuentren EXAMEN ESPECIAL - CUA 32837 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2014 AL 15 DE MAYO DE 2014 Pág. 2 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. CONFEDERACIÓN DEPORTIVA AUTÓNOMA DE GUATEMALA -CDAG- adecuadamente operadas y actualizadas a la fecha de la auditoría. Evaluar los posibles errores e irregularidades y fraudes cometidos por funcionarios y empleados públicos en las áreas de Caja Chica y Bancos. Verificar que los bienes y/o suministros de la última liquidación se encuentren ingresados en el Libro de Almacén autorizado para el efecto. Verificar que en el Almacén se cuente con controles determinados para la recepción, entrega y custodia de los bienes adquiridos en la entidad. Verificar que el libro para los registros de los ingresos al almacén se encuentre autorizado por la Contraloría General de Cuentas y con las operaciones actualizadas. Verificar que todos los bienes que se encuentran en uso, tengan emitida tarjeta de responsabilidad. Determinar si los procesos establecidos, permite tener un adecuado control interno en el área de inventarios. Verificar el cumplimiento de los procedimientos de registro y resguardo de los bienes de la Instalación Deportiva, en Tarjetas de Responsabilidad y Codificación de bienes. Verificar que los bienes se encuentren a cargo de los empleados de la instalación deportiva. Verificar los bienes que se encuentran en mal estado. Comprobar que todos los bienes registrados en Tarjetas de Responsabilidad se encuentren físicamente. ALCANCE La auditoria abarcó la evaluación administrativa de la constitución, ejecución, incrementos, ampliación, liquidación y custodia de la Caja Chica y Bancos del 01 de enero al 15 de mayo de 2014; y financieramente la caja chica vigente. Además, se evaluó el control interno y se obtuvieron las pruebas de cumplimiento correspondientes. Se evaluó la legalidad y cumplimiento de los procedimientos de registro y control del almacén así como de inventarios, cuyo alcance fue en la Sección de Activos Fijos, respecto a la actualización de los registros y las tarjetas de responsabilidad que corresponden a las instalaciones deportivas. INFORMACION EXAMINADA La instalación deportiva, para realizar el control y registros de los ingresos y egresos utiliza el libro de Caja chica y de Bancos, el que refleja al 02 de junio de 2014 un saldo en efectivo y en bancos de Q.154.30 EXAMEN ESPECIAL - CUA 32837 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2014 AL 15 DE MAYO DE 2014 Pág. 3 CONFEDERACIÓN DEPORTIVA AUTÓNOMA DE GUATEMALA -CDAG- (1) CASA DEL DEPORTISTA DE ESCUINTLA (2) RESUMEN DEL LIBRO DE CAJA CHICA (3) PERIODO DEL 01 DE ENERO AL 02 DE JUNIO DE 2014 (4) (EXPRESADO EN QUETZALES) INGRESOS EGRESOS (5) Saldo Inicial 0.00 (6) + Ingresos 5,486.06 Total de Ingresos 5,486.06 Suman los Ingresos (7) Gastos Realizados 5,331.76 Total de Egresos 5,331.76 (8)Saldo al 02 de junio 2014 5,486.06 Suma igual a Ingresos 154.30 5,486.06 NOTAS A LA INFORMACION EXAMINADA NOTA 1 Nombre de la Entidad: Casa del Deportista de Escuintla. NOTA 2 Para los registros de control utiliza el libro de Caja Chica número de registro 50533 autorizado por la Contraloría General de Cuentas. NOTA 3 El periodo auditado es del 01 de enero al 15 de mayo de 2014, con saldos referidos al 02 de junio de 2014. NOTA 4 La moneda de curso legal utilizada es el Quetzal. NOTA 5 Valor inicial corresponde al saldo final del ejercicio anterior. EXAMEN ESPECIAL - CUA 32837 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2014 AL 15 DE MAYO DE 2014 Pág. 4 CONFEDERACIÓN DEPORTIVA AUTÓNOMA DE GUATEMALA -CDAG- NOTA 6 Depósitos efectuados por el Módulo de Tesorería de la Subgerencia Financiera de la CDAG, según estado de cuenta No. 66-0016725-4 del Banco G y T Continental, en concepto de transferencias corrientes lo que constituye los ingresos del periodo del 1 de enero al 02 de junio de 2014. NOTA 7 Corresponde a los gastos realizados según las cuentas utilizadas contablemente correspondientes al periodo del 1 de enero al 02 de junio de 2014. NOTA 8 El saldo de Caja Chica al 02 de junio de 2014 es de Q.154.30 COMENTARIOS SOBRE EL ESTADO ACTUAL DE LOS HALLAZGOS Y RECOMENDACIONES DE AUDITORIAS ANTERIORES Derivado del Examen Especial de Auditoria en las Áreas de Caja Chica, Bancos, Almacén e Inventarios practicada al Casa del Deportista de Escuintla, por el periodo del 01 de enero al 15 de mayo de 2014, en cumplimiento del nombramiento 32837-1-2014 de fecha 22 de mayo de 2014, se realizó el seguimiento al registro de recomendaciones emitidas según informe DAI-A-21 de Examen Especial de Auditoria en las Áreas de Caja Chica y Bancos, Almacén e Inventarios, realizada por parte de la Auditoria Interna de la Confederación Deportiva Autónoma de Guatemala, del 01 de enero al 15 de agosto de 2013, el cual no contiene ningún Hallazgo. Y respecto a informe de la Contraloría General de Cuentas indicó el Administrador que no se ha realizado ninguna auditoria. EXAMEN ESPECIAL - CUA 32837 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2014 AL 15 DE MAYO DE 2014 Pág. 5 CONFEDERACIÓN DEPORTIVA AUTÓNOMA DE GUATEMALA -CDAG- DETALLE DE FUNCIONARIOS Y PERSONAL RESPONSABLE DE LA ENTIDAD AUDITADA No. Nombre Cargo Del Al 1 TULIO ALBERTO VASQUEZ ORELLANA ADMINISTRADOR, CASA DEL DEPORTISTA DE ESCUINTLA 01/01/2014 15/05/2014 2 VICTOR MANUEL ORTIZ CASTELLANOS ENCARGADO ACTIVOS FIJOS 01/01/2014 15/05/2014 EXAMEN ESPECIAL - CUA 32837 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2014 AL 15 DE MAYO DE 2014 Pág. 6 CONFEDERACIÓN DEPORTIVA AUTÓNOMA DE GUATEMALA -CDAG- COMISION DE AUDITORIA VICKY ELIZABETH SAGUACH GOMEZ HERBER AROLDO MIRANDA VEGA Auditor Supervisor AXEL STEBE GASPARICO MARTINEZ ALICIA DEL CARMEN MARTINEZ DE MANCHAME Sub Director Director EXAMEN ESPECIAL - CUA 32837 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2014 AL 15 DE MAYO DE 2014 Pág. 7