CONFEDERACIÓN DEPORTIVA AUTÓNOMA DE GUATEMALA -CDAGAUDITORIA INTERNA CUA No.: 32832 EXAMEN ESPECIAL COMPLEJO DEPORTIVO DE POPTUN, PETEN, AREAS DE CAJA CHICA Y BANCOS, INVENTARIOS Y ALMACENES. DEL 01 DE ENERO DE 2014 AL 15 DE MAYO DE 2014 GUATEMALA, DICIEMBRE DE 2014 INDICE ANTECEDENTES 1 OBJETIVOS 2 GENERALES 2 ESPECIFICOS 3 ALCANCE 4 INFORMACION EXAMINADA 4 NOTAS A LA INFORMACION EXAMINADA 4 COMENTARIOS SOBRE EL ESTADO ACTUAL DE LOS HALLAZGOS 6 Y RECOMENDACIONES DE AUDITORIAS ANTERIORES DETALLE DE FUNCIONARIOS Y PERSONAL RESPONSABLE DE LA 7 ENTIDAD AUDITADA COMISION DE AUDITORIA 8 CONFEDERACIÓN DEPORTIVA AUTÓNOMA DE GUATEMALA -CDAG- ANTECEDENTES La Ley Nacional para el Desarrollo de la Cultura Física y del Deporte, fue creada de conformidad con el Decreto No. 76-97 del Congreso de la República de Guatemala, de fecha 28 de agosto de 1997, como primera instancia crea el Sistema Nacional de Cultura Física que se identifica con las siglas CONADER, y se constituye en el órgano interinstitucional que integra, coordina y articula en función de unidad de acción a los sistemas de educación física, la recreación, el deporte no federado y el deporte federado siendo este último el que cuenta con autonomía. Dicho Consejo cuenta para su funcionamiento entre otros con el Sistema del Deporte Federado. La Confederación Deportiva Autónoma de Guatemala es el organismo rector y jerárquicamente superior en el orden nacional del deporte federado y es un organismo autónomo de conformidad con la Constitución Política de la República de Guatemala, con personalidad jurídica y patrimonio propio. Se considera deporte federado aquel que se practica bajo las normas y reglamentos avalados por la Federación Deportiva Internacional correspondiente y que en el ámbito nacional se practica bajo el control y la supervisión de la federación o asociación deportiva nacional de su respectivo deporte, siendo el órgano rector la Confederación Deportiva Autónoma de Guatemala, CDAG. Para su funcionamiento, la CDAG ha creado instalaciones deportivas, entre estas, el Complejo Deportivo de Poptún, Petén. El Comité Ejecutivo de la Confederación Deportiva Autónoma de Guatemala, mediante Acuerdo Número 14/2014-CE-CDAG, instituyó el Fondo Rotativo Institucional por un monto de Q.1,500,000.00. La Gerencia, por medio del Acuerdo Número 010/2014-G-CDAG, instituyó el Fondo Rotativo Interno por un monto inicial de Q.1,000,000.00 y Fondo Rotativo Interno de Viáticos de la Subgerencia Financiera, por un monto de Q.500,000.00. La Subgerencia Financiera con la Resolución Número CDAG-SGF-02-2014 autorizó la creación de Caja Chica para el Complejo Deportivo de Poptun, Petén, por un monto de Q.5,000.00. El 04 de febrero de 2014, la Subgerencia Financiera emitió el nombramiento CDAG-SGF-FRI-23-2014, en el cual se le nombra al señor José Armando Ordoñez EXAMEN ESPECIAL - CUA 32832 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2014 AL 15 DE MAYO DE 2014 Pág. 1 CONFEDERACIÓN DEPORTIVA AUTÓNOMA DE GUATEMALA -CDAG- Herrera, como responsable del fondo de Caja Chica del Complejo Deportivo de Poptun, Petén, por un monto autorizado de cinco mil quetzales exactos (Q.5,000.00). OBJETIVOS GENERALES 1. Verificar la razonabilidad del saldo de caja chica y bancos, por el período del 01 de enero al 15 de mayo de 2014 y si este se encuentra adecuadamente ejecutado, registrado y liquidado. 2. Evaluar la estructura del control interno y políticas existentes en la CDAG, así como el cumplimiento de los procedimientos autorizados, en las áreas de caja chica y bancos. 3. Verificar el adecuado cumplimiento de las normas, leyes, reglamentos y otros aspectos legales aplicables. 4. Evaluar la estructura del control interno y políticas existentes en la CDAG, en las áreas de caja chica y bancos. 5. Verificar el adecuado resguardo de los fondos de Caja Chica. 6. Verificar el adecuado resguardo del efectivo de la Caja Chica y Bancos. 7. Verificar la razonabilidad del registro, resguardo, control y entrega de los bienes fungibles y no fungibles de la instalación deportiva, por el período del 01 de enero al 15 de mayo de 2014. 8. Evaluar la estructura del control interno y políticas existentes en la instalación deportiva de la CDAG, en el área de almacén. 9. Verificar la razonabilidad del registro, control y entrega de los bienes fungibles y no fungibles de la unidad administrativa, respecto a los libros y tarjetas de responsabilidad, por el período del 01 de enero al 15 de mayo de 2014. 10. Verificar el adecuado cumplimiento de las normas, leyes, reglamentos y otros aspectos legales aplicables. 11. Emitir opinión sobre la razonabilidad del control interno del registro, resguardo y control de los bienes inventariables de la entidad, en el período del 01 de enero al 15 de mayo de 2014. 12. Evaluar la estructura del control interno y políticas existentes en la CDAG, en el área de Inventarios. 13. Determinar si los procesos establecidos, permite tener un adecuado control interno en el área de inventarios. 14. Verificar el adecuado cumplimiento de las normas, leyes, reglamentos y otros aspectos legales aplicables. EXAMEN ESPECIAL - CUA 32832 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2014 AL 15 DE MAYO DE 2014 Pág. 2 CONFEDERACIÓN DEPORTIVA AUTÓNOMA DE GUATEMALA -CDAG- ESPECIFICOS 1. Verificar que la constitución, ampliaciones y reintegros de la Caja Chica se hayan realizado de conformidad con los preceptos legales aplicables. 2. Verificar que la Caja Chica haya sido adecuada y oportunamente liquidada. 3. Verificar que todos los gastos efectuados se encuentren devengados y debidamente pagados. 4. Verificar que el saldo del banco se encuentre conciliado con el de la chequera y el libro de Caja Chica al 15 de mayo de 2014. 5. Verificar que las operaciones de caja chica y bancos, se encuentren adecuadamente operadas y actualizadas a la fecha de la auditoría. 6. Evaluar los posibles errores e irregularidades y fraudes cometidos por funcionarios y empleados públicos en las áreas de Caja Chica y Bancos. 7. Verificar que todos bienes y/o suministros efectuados se encuentren devengados y pagados. 8. Verificar que todos los bienes adquiridos se encuentren ingresados al libro de Almacén. 9. Evaluar que en el Almacén se cuente con controles determinados para la recepción, entrega y custodia de los bienes adquiridos en la entidad. 10. Determinar si el libro para los registros de los ingresos al Almacén se encuentra autorizado por la Contraloría General de Cuentas y con las operaciones actualizadas. 11. Verificar que todos los bienes No fungibles se encuentran ingresados al libro de inventario. 12. Verificar que todos los bienes que se encuentran en uso, tengan emitida tarjeta de responsabilidad. 13. Determinar si los procesos establecidos, permite tener un adecuado control interno en el área de inventarios. 14. Verificar el cumplimiento de los procedimientos de registro y resguardo de los bienes de la Instalación Deportiva, en libros, Tarjetas de Responsabilidad y Codificación de bienes. 15. Verificar que los bienes se encuentren a cargo de los empleados de la instalación deportiva. 16. Verificar los bienes que se encuentran en mal estado. 17. Comprobar que todos los bienes registrados en Tarjetas de Responsabilidad se encuentren físicamente. EXAMEN ESPECIAL - CUA 32832 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2014 AL 15 DE MAYO DE 2014 Pág. 3 CONFEDERACIÓN DEPORTIVA AUTÓNOMA DE GUATEMALA -CDAG- ALCANCE La auditoría abarcó la evaluación financiera y administrativa de los registros y procedimientos de ingresos y egresos de Caja Chica, en los procedimientos de la última liquidación realizada y la Caja Chica vigente, así como de los registros y procedimientos de las áreas de Bancos, Inventarios y Almacenes del 01 de enero al 15 mayo de 2014, así como el cumplimiento del control interno y la obtención de las pruebas de cumplimiento. INFORMACION EXAMINADA La instalación deportiva, para realizar el control y registros de los ingresos y egresos utiliza el libro de Caja Chica y de Bancos, el que refleja al 06 de junio de 2014, un saldo en efectivo y en bancos de Q.3,435.09. ( 1) COMPLEJO DEPORTIVO DE POPTUN, PETEN (2) RESUMEN DEL LIBRO DE CAJA CHICA (3) Período del 01 de enero al 06 de junio de 2014 (4) (Expresado en Quetzales) INGRESOS (5) Saldo Inicial 00.00 (6) +Ingresos 19.238.88 ___________ SUMAN LOS INGRESOS 19.238.88 =========== EGRESOS (7) GASTOS REALIZADOS 15,803.79 __________ SUMAN LOS EGRESOS 15,803.79 (8) SALDO PARA MAÑANA 3,435.09 SUMA IGUAL INGRESOS 19,238.88 ============ NOTAS A LA INFORMACION EXAMINADA NOTA 1 Nombre de la Entidad: Complejo Deportivo de Poptun, Petén. NOTA 2 EXAMEN ESPECIAL - CUA 32832 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2014 AL 15 DE MAYO DE 2014 Pág. 4 CONFEDERACIÓN DEPORTIVA AUTÓNOMA DE GUATEMALA -CDAG- Para los registros de control, utiliza el libro de Caja Chica, número de registro 048889, autorizado por la Contraloría General de Cuentas. NOTA 3 El período auditado es del 1 de enero al 15 de mayo de 2014, con saldos referidos al 06 de junio de 2014. NOTA 4 La moneda de curso legal utilizada es el Quetzal. NOTA 5 La Caja Chica fue liquidada en su totalidad al 31 de diciembre de 2013, en consecuencia al 01 de enero de 2014 el saldo es cero. NOTA 6 Depósitos efectuados por el Módulo de Tesorería de la Subgerencia Financiera de la CDAG, según estado de cuenta No.66-0016800-5 del Banco G y T Continental., en concepto de transferencias corrientes lo que constituye los ingresos del periodo del 1 de enero al 15 de mayo de 2014. NOTA 7 Egresos que corresponden a los gastos realizados según las cuentas utilizadas contablemente correspondientes al periodo del 1 de enero al 15 de mayo de 2014. NOTA 8 El saldo de Q.3,435.09 para el día siguiente, está integrado de la forma siguiente: En Bancos, Cuenta No. 66-0016800-5 Continental. del Banco- G y T 3,435.09 TOTAL 3,435.09 EXAMEN ESPECIAL - CUA 32832 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2014 AL 15 DE MAYO DE 2014 Pág. 5 CONFEDERACIÓN DEPORTIVA AUTÓNOMA DE GUATEMALA -CDAG- COMENTARIOS SOBRE EL ESTADO ACTUAL DE LOS HALLAZGOS Y RECOMENDACIONES DE AUDITORIAS ANTERIORES En el complejo Deportivo de Poptun, Petén, no se ejecutó auditoría por parte de la Contraloría General de Cuentas y, el informe del Examen Especial de Auditoría ejecutado por parte de Auditoría Interna correspondiente al período 2013, no presenta hallazgos pendientes de desvanecer. EXAMEN ESPECIAL - CUA 32832 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2014 AL 15 DE MAYO DE 2014 Pág. 6 CONFEDERACIÓN DEPORTIVA AUTÓNOMA DE GUATEMALA -CDAG- DETALLE DE FUNCIONARIOS Y PERSONAL RESPONSABLE DE LA ENTIDAD AUDITADA No. Nombre Cargo Del Al 1 VICTOR MANUEL ORTIZ CASTELLANOS ENCARGADO ACTIVOS FIJOS 01/01/2014 15/05/2014 2 JOSE ARMANDO ORDOÑEZ HERRERA ADMINISTRACION AREA DEPORTIVA II, COMPLEJO DEPORTIVO DE POPTUN PETEN. 01/01/2014 15/05/2014 EXAMEN ESPECIAL - CUA 32832 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2014 AL 15 DE MAYO DE 2014 Pág. 7 CONFEDERACIÓN DEPORTIVA AUTÓNOMA DE GUATEMALA -CDAG- COMISION DE AUDITORIA ALICIA DEL CARMEN MARTINEZ MENESES DE MANCHAMÉ OTTO ENRIQUE LOPEZ SOSOF Auditor Supervisor AXEL STEBE GASPARICO MARTINEZ ALICIA DEL CARMEN MARTINEZ DE MANCHAME Sub Director Director EXAMEN ESPECIAL - CUA 32832 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2014 AL 15 DE MAYO DE 2014 Pág. 8