CONFEDERACIÓN DEPORTIVA AUTÓNOMA DE GUATEMALA -CDAGAUDITORIA INTERNA CUA No.: 32821 EXAMEN ESPECIAL CASA DEL DEPORTISTA DE TOTONICAPAN, AREAS CAJA CHICA Y BANCOS, INVENTARIOS Y ALMACENES DEL 01 DE ENERO DE 2014 AL 15 DE MAYO DE 2014 GUATEMALA, NOVIEMBRE DE 2014 INDICE ANTECEDENTES 1 OBJETIVOS 1 GENERALES 1 ESPECIFICOS 2 ALCANCE 3 INFORMACION EXAMINADA 3 NOTAS A LA INFORMACION EXAMINADA 3 COMENTARIOS SOBRE EL ESTADO ACTUAL DE LOS HALLAZGOS 5 Y RECOMENDACIONES DE AUDITORIAS ANTERIORES DETALLE DE FUNCIONARIOS Y PERSONAL RESPONSABLE DE LA 6 ENTIDAD AUDITADA COMISION DE AUDITORIA 7 CONFEDERACIÓN DEPORTIVA AUTÓNOMA DE GUATEMALA -CDAG- ANTECEDENTES La Ley Nacional para el Desarrollo de la Cultura Física y del Deporte, fue creada de conformidad con el Decreto No. 76-97 del Congreso de la República de Guatemala, de fecha 28 de agosto de 1997. Como primera instancia crea el Consejo Nacional del Deporte, la Educación Física y la Recreación, que se identifica con las siglas CONADER, y se constituye en el órgano interinstitucional que integra, coordina y articula en función de unidad de acción a los sistemas de educación física, la recreación, el deporte no federado y el deporte federado siendo este último el que cuenta con autonomía. Dicho Consejo cuenta para su funcionamiento entre otros con el Sistema del Deporte Federado. La Confederación Deportiva Autónoma de Guatemala es el organismo rector y jerárquicamente superior en el orden nacional del deporte federado y es un organismo autónomo de conformidad con la Constitución Política de la República de Guatemala, con personalidad jurídica y patrimonio propio. Se considera deporte federado aquel que se practica bajo las normas y reglamentos avalados por la Federación Deportiva Internacional correspondiente y que en el ámbito nacional se practica bajo el control y la supervisión de la federación o asociación deportiva nacional de su respectivo deporte, siendo el organismo rector la Confederación Deportiva Autónoma de Guatemala, CDAG. Para su funcionamiento, la CDAG ha creado instalaciones deportivas departamentales, entre éstas la Casa del Deportista de Totonicapán. La caja chica asignada a la Casa del Deportista de Totonicapán, de la Confederación Deportiva Autónoma de Guatemala, asciende a Q.3,000.00, y fue autorizada mediante Resolución de la Subgerencia Financiera Número CDAG-SGF-02-2014 de fecha 04 de febrero de 2014. Se encuentra respaldado con el vale de caja chica No 39, de fecha 04-02-2014, a nombre de la señora Maira Emérita Amézquita Hernández, emitido por la Subgerencia Financiera. OBJETIVOS GENERALES 1. Verificar la razonabilidad del saldo de caja chica y bancos, por el período del 01 de enero al 15 de mayo de 2014 y si este se encuentra adecuadamente EXAMEN ESPECIAL - CUA 32821 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2014 AL 15 DE MAYO DE 2014 Pág. 1 1. CONFEDERACIÓN DEPORTIVA AUTÓNOMA DE GUATEMALA -CDAG- 2. 3. 4. 5. 6. ejecutado, registrado y liquidado. Evaluar la estructura del control interno y políticas existentes en la instalación deportiva de CDAG, así como el cumplimiento de procedimientos autorizados en las áreas de caja chica y bancos, inventarios y almacén. Verificar la razonabilidad del registro, control y entrega de los bienes fungibles y no fungibles de la instalación deportiva, respecto a las tarjetas de responsabilidad, por el período del 01 de enero al 15 de mayo de 2014. Verificar el adecuado cumplimiento de las normas, leyes, reglamentos y otros aspectos legales aplicables. Verificar el adecuado resguardo del efectivo de la caja chica y bancos, los bienes inventariables y de los bienes o suministros del almacén. Determinar si los procesos establecidos, permiten tener un adecuado control interno en el área de inventarios. ESPECIFICOS 1. Verificar que al crear la caja chica, se haya emitido la resolución de la Subgerente Financiera , así como el vale y el nombramiento correspondiente a nombre de la persona encargada del manejo de la misma. 2. Verificar que la constitución, ampliaciones y reintegros de la caja chica se hayan realizado de conformidad con los preceptos legales aplicables. 3. Verificar que la caja chica haya sido adecuada y oportunamente liquidada. 4. Verificar que si hubo cambio de encargado de la caja chica, por parte de la Subgerencia Financiera, se haya realizado la liquidación del encargado saliente y emitido el vale y nombramiento para el encargado entrante. 5. Evaluar los posibles errores e irregularidades y posibles fraudes cometidos por funcionarios y empleados públicos en las áreas de caja chica y bancos. 6. Verificar que todos los activos fijos y bienes fungibles en uso, tengan emitida tarjeta de responsabilidad. 7. Verificar el cumplimiento de los procedimientos de registro y resguardo de los bienes de la instalación deportiva, en tarjetas de responsabilidad y codificación de bienes. 8. Verificar que los bienes se encuentren a cargo de los empleados de la instalación deportiva. 9. Verificar los bienes que se encuentran en mal estado. 10. Comprobar que todos los bienes registrados en tarjetas de responsabilidad se encuentren físicamente. 11. Verificar que todos los bienes y suministros adquiridos se encuentren ingresados al libro de almacén autorizado para el efecto. 12. Verificar que en el almacén se cuente con controles determinados para la recepción, entrega y custodia de los bienes adquiridos en la entidad. 13. EXAMEN ESPECIAL - CUA 32821 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2014 AL 15 DE MAYO DE 2014 Pág. 2 CONFEDERACIÓN DEPORTIVA AUTÓNOMA DE GUATEMALA -CDAG- 13. Verificar que los libros de control de caja chica, bancos y almacenes se encuentren autorizados en la Contraloría General de Cuentas. 14. Verificar que las operaciones de caja chica, bancos, inventarios y almacén, se encuentren adecuadamente operadas y actualizadas a la fecha de la auditoría. ALCANCE La auditoría abarcó la evaluación financiera y administrativa de los registros y procedimientos de caja chica y de bancos, ingresos y egresos de la caja chica vigente, así como de la última liquidación realizada en el período del 01 de enero al 15 de mayo de 2014. Así también, se verificó el 100% de los ingresos y egresos al almacén de bienes y/o suministros de la última liquidación. Y el 100% de los bienes de carácter inventariable, que se encuentran en la instalación deportiva por el período del 01 de enero al 15 de mayo de 2014. INFORMACION EXAMINADA La Administradora de la Casa del Deportista de Totonicapán, para realizar el control y registros de los ingresos y egresos utiliza el libro de caja chica y de bancos, ambos autorizados por la Contraloría General de Cuentas, los que reflejan al 03 de junio de 2014 un saldo en libros de Q.2,925.00. ( 1) Casa del Deportista de Totonicapán (2) Resumen de Libro de Caja Chica y Bancos (3) Período del 01 de enero al 03 de junio de 2014 (4) (Expresado en Quetzales) INGRESOS EGRESOS (5) Saldo inicial 3,000.00 (7) Egresos (6) (+) Ingresos 4,571.51 (8) (+) Documentos pendientes de liquidar Total Ingresos 7,571.51 (9) Suman los Ingresos 7,571.51 4,571.51 75.00 Total Egresos 4,646.51 Saldo al 03/06/2014 2,925.00 Suma igual a los Ingresos 7,571.51 NOTAS A LA INFORMACION EXAMINADA NOTA 1 Nombre de la Entidad : Casa del Deportista de Totonicapán. EXAMEN ESPECIAL - CUA 32821 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2014 AL 15 DE MAYO DE 2014 Pág. 3 CONFEDERACIÓN DEPORTIVA AUTÓNOMA DE GUATEMALA -CDAG- NOTA 2 Para los registros de control, utiliza el libro de caja chica y de bancos registro No. 050555 del 19 de mayo de 2011 y No. 053158 del 21 de agosto de 2012 respectivamente, ambos autorizados por la Contraloría General de Cuentas. NOTA 3 El período auditado es del 01 de enero al 15 de mayo de 2014, con saldo referido al 03 de junio de 2014. NOTA 4 La moneda de curso legal utilizada es el Quetzal. NOTA 5 Monto inicial autorizado por la Subgerencia Financiera a través de Resolución No. CDAG-SGF-04-2014 de fecha 04 de febrero de 2014, para lo cual se emitió el cheque número 92533496 de fecha 04 de febrero de 2014 por valor de Q.3,000.00, de la cuenta No. 66-0014653- 0 C.D.A.G. Fondo Rotativo Interno –SFdel Banco GyT Continental, a nombre de C.D.A.G. Caja Chica Casa del Deportista de Totonicapán. NOTA 6 Reintegrados por Q.4,571.51 efectuados por C.D.A.G. Fondo Rotativo Interno –SF-, a través de transferencias bancarias a favor de la Casa del Deportista de Totonicapán, lo que constituye los ingresos del periodo del 01 de enero al 03 de junio de 2014. NOTA 7 Corresponde a los gastos del período auditado, realizados en la Casa del Deportista de Totonicapán, por valor de Q.4,571.51, según registros en el libro de caja chica y libro de bancos. NOTA 8 Corresponde a gastos efectuados por la instalación, los cuales a la fecha de la auditoria estaban pendientes de liquidar para su reintegro. NOTA 9 El saldo de Q.2,925.00 está integrado de la forma siguiente: Saldo Inicial 01/06/2014 2,925.00 (-) Gastos mes de junio 2014 0.00 (=) Saldo al 03/06/2014 del libro de caja chica, folio No. 72 2,925.00 EXAMEN ESPECIAL - CUA 32821 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2014 AL 15 DE MAYO DE 2014 Pág. 4 CONFEDERACIÓN DEPORTIVA AUTÓNOMA DE GUATEMALA -CDAG- COMENTARIOS SOBRE EL ESTADO ACTUAL DE LOS HALLAZGOS Y RECOMENDACIONES DE AUDITORIAS ANTERIORES Derivado del Examen Especial de Auditoría practicado en la Casa del Deportista de Totonicapán, se solicitó a la fiscalizada el último informe elaborado por Auditoría Interna de CDAG, como por la Contraloría General de Cuentas, indicando que por parte de Auditoría Interna se emitió el informe No. DAI-A-34-2013, el cual no contiene ningún hallazgo. En relación al informe de la Contraloría General de Cuentas la Administradora indicó que a la fecha dicho ente no ha practicado auditoria en la Casa del Deportista de Totonicapán. EXAMEN ESPECIAL - CUA 32821 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2014 AL 15 DE MAYO DE 2014 Pág. 5 CONFEDERACIÓN DEPORTIVA AUTÓNOMA DE GUATEMALA -CDAG- DETALLE DE FUNCIONARIOS Y PERSONAL RESPONSABLE DE LA ENTIDAD AUDITADA No. Nombre Cargo Del Al 1 MAIRA EMERITA AMEZQUITA HERNANDEZ ADMON. CASA DEL DEPORTISTA DE TOTONICAPAN 01/01/2014 15/05/2014 2 VICTOR MANUEL ORTIZ CASTELLANOS ENCARGADO ACTIVOS FIJOS 01/01/2014 15/05/2014 EXAMEN ESPECIAL - CUA 32821 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2014 AL 15 DE MAYO DE 2014 Pág. 6 CONFEDERACIÓN DEPORTIVA AUTÓNOMA DE GUATEMALA -CDAG- COMISION DE AUDITORIA CARLOS FERNANDO TZOC ZARATE JOSE ANTONIO GIRON GUILLEN Auditor Supervisor AXEL STEBE GASPARICO MARTINEZ ALICIA DEL CARMEN MARTINEZ DE MANCHAME Sub Director Director EXAMEN ESPECIAL - CUA 32821 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2014 AL 15 DE MAYO DE 2014 Pág. 7