AUDITORIA INTERNA CUA No.: 32708 EXAMEN ESPECI

CONFEDERACIÓN DEPORTIVA AUTÓNOMA DE GUATEMALA -CDAGAUDITORIA INTERNA
CUA No.: 32708
EXAMEN ESPECIAL
COMPRAS, AREAS DE CAJA CHICA Y BANCOS Y
ALMACENES.
DEL 01 DE ENERO DE 2014 AL 15 DE MAYO DE 2014
GUATEMALA, OCTUBRE DE 2014
INDICE
ANTECEDENTES
1
OBJETIVOS
2
GENERALES
2
ESPECIFICOS
2
ALCANCE
3
INFORMACION EXAMINADA
4
NOTAS A LA INFORMACION EXAMINADA
4
COMENTARIOS SOBRE EL ESTADO ACTUAL DE LOS HALLAZGOS 6
Y RECOMENDACIONES DE AUDITORIAS ANTERIORES
DETALLE DE FUNCIONARIOS Y PERSONAL RESPONSABLE DE LA 7
ENTIDAD AUDITADA
COMISION DE AUDITORIA
8
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ANTECEDENTES
La Ley Nacional para el Desarrollo de la Cultura Física y del Deporte, fue creada
de conformidad con el Decreto No. 76-97 del Congreso de la República de
Guatemala, de fecha 28 de agosto de 1997. Como primera instancia crea
el Consejo Nacional del Deporte, la Educación Física y la Recreación que se
identifica con las siglas CONADER, y se constituye en el órgano interinstitucional
que integra, coordina y articula en función de unidad de acción a los sistemas de
educación física, la recreación, el deporte no federado y el deporte federado
siendo este último el que cuenta con autonomía.
Dicho Consejo cuenta para su funcionamiento entre otros con el Sistema del
Deporte Federado.
La Confederación Deportiva Autónoma de Guatemala es el organismo rector y
jerárquicamente superior en el orden nacional del deporte federado y es un
organismo autónomo de conformidad con la Constitución Política de la República
de Guatemala, con personalidad jurídica y patrimonio propio.
Una de las atribuciones de la CDAG, es coordinar de acuerdo a las políticas
emanadas del Consejo Nacional del Deporte, Educación Física y Recreación, con
el deporte escolar y no federado, para el desenvolvimiento y masificación de los
mismos, coordinando con los programas de competición para el uso de las
instalaciones deportivas a efecto de que su utilización signifique el lógico
aprovechamiento de la inversión pública en la obra de infraestructura.
Para su funcionamiento ejecutan su presupuesto y para realizar gastos menores
utilizan fondos de caja chica.
El Comité Ejecutivo de la Confederación Deportiva Autónoma mediante Acuerdo
número 14/2014-CE-CDAG, instituyó el Fondo Rotativo Institucional; la Gerencia
mediante el Acuerdo numero 010/2014-G-CDAG instituyó la creación del Fondo
Rotativo Interno por un monto de Q. 1,000,000.00; la Subgerencia Financiera
mediante la Resolución número CDAG-SGF-01-2014 autoriza la creación de Caja
Chica para el Departamento de Compras, por un monto de Q. 25,000.00. Y
Resolución número CDAG-SGF-04-2014 de fecha 30 de mayo de 2014 donde se
modifica al responsable del manejo del fondo.
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PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2014 AL 15 DE MAYO DE 2014
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OBJETIVOS
GENERALES
Verificar la razonabilidad del saldo de caja chica y bancos, por el período del
01 de enero al 15 de mayo de 2014 y si este se encuentra adecuadamente
ejecutado, registrado y liquidado.
Evaluar la estructura del control interno y políticas existentes en la
instalación deportiva de la CDAG, así como el cumplimiento de los
procedimientos autorizados, en las áreas de caja chica, bancos y almacén.
Verificar el adecuado cumplimiento de las normas, leyes, reglamentos y
otros aspectos legales aplicables.
Verificar el adecuado resguardo del efectivo de la Caja Chica y Bancos y de
los bienes o suministros del almacén.
ESPECIFICOS
Verificar que al crear la caja chica, se haya emitido la resolución de la
Subgerencia Financiera, así como el vale y el nombramiento correspondiente
a nombre de la persona encargada del manejo de la misma.
Verificar que la constitución, ampliaciones y reintegros de la Caja Chica se
hayan realizado de conformidad con los preceptos legales aplicables.
Verificar que la Caja Chica haya sido adecuada y oportunamente liquidada.
Verificar que si hubo cambio de encargado de la caja chica, por parte de la
Subgerencia Financiera, se haya realizado la liquidación del encargado
saliente y emitido el vale y nombramiento para el encargado entrante.
Evaluar los posibles errores e irregularidades y fraudes cometidos por
funcionarios y empleados públicos en las áreas de Caja Chica y Bancos.
Verificar que los bienes y suministros de la última liquidación se encuentren
ingresados en el libro de almacén autorizado para el efecto.
Verificar que en el Almacén se cuente con controles determinados para la
recepción, entrega y custodia de los bienes adquiridos en la entidad.
Verificar que los libros de control de caja chica, bancos y almacén se
encuentren autorizados en la Contraloría General de Cuentas.
Verificar que las operaciones de caja chica, bancos y almacén se encuentren
adecuadamente operadas y actualizadas a la fecha de la auditoría.
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PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2014 AL 15 DE MAYO DE 2014
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ALCANCE
La auditoria abarcó la evaluación administrativa de la constitución, ejecución,
incrementos, ampliación, liquidación y custodia de la Caja Chica y Bancos del 01
de enero al 15 de mayo de 2014; y financieramente la caja chica vigente,
además, se evaluó el control interno, obteniendo las pruebas de cumplimiento
que correspondan. Se evaluó la legalidad y cumplimiento de los procedimientos de
registro así como control del almacén.
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INFORMACION EXAMINADA
El Departamento de Compras, para realizar el control y registros de los ingresos y
egresos utiliza el libro de Caja Chica y Bancos, el que refleja al 04 de junio de
2014 un saldo en efectivo y en bancos de Q. 10,968.14.
(1) DEPARTAMENTO DE COMPRAS
(2) RESUMEN DEL LIBRO DE CAJA CHICA
(3) PERIODO DEL 01 DE ENERO AL 04 DE JUNIO DE 2014
(4) (EXPRESADO EN QUETZALES)
INGRESOS
EGRESOS
(5) Saldo Inicial 25,000.00
(7) Gastos Realizados
35,724.72
(6) + Ingresos
35,724.72
Suma de Egresos
35,724.72
Suma de Ingresos
60,724.72
(8) Documentos de Abono
14,031.86
(9)Saldo
10,968.14
Suma igual a Ingresos 60,724.72
Suma de Ingresos
60,724.72
NOTAS A LA INFORMACION EXAMINADA
NOTA 1
Nombre de la Entidad: Departamento de Compras
NOTA 2
Para los registros de control utiliza el libro de Caja Chica número de registro No.
L2 14793 autorizado por la Contraloría General de Cuentas.
NOTA 3
El período auditado es del 01 de enero al 15 de mayo de 2014, con saldos
referidos a la fecha del arqueo al 04 de junio de 2014.
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PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2014 AL 15 DE MAYO DE 2014
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NOTA 4
La moneda de curso legal utilizada es el Quetzal.
NOTA 5
Monto inicial del fondo de Caja chica para el periodo 2014, para lo cual se emitió el
cheque número 92533447, a nombre de Ludving Osvaldo George Portillo, por
Q.25,000.00 y entregado con vale No. 3, ambos de fecha 31 de enero de 2014.
NOTA 6
Reintegro de las liquidaciones presentadas de la No. 01 a la No. 07 a la
Subgerencia Financiera de la CDAG y que se reciben en la cuenta No
001-0016184-4 del Banco G & T Continental, en concepto de transferencias
corrientes lo que constituye los ingresos del período del 01 de enero al 04 de junio
de 2014.
NOTA 7
Corresponde a los gastos realizados según los reintegros presentados por el
Departamento de Compras correspondiente al período del 01 de enero al 04 de
junio de 2014.
NOTA 8
Documentos de abono que se encontraron al momento de realizar el arqueo de
Caja Chica del Departamento de Compras.
NOTA 9
El saldo al 4 de junio de 2014 es de Q. 10,968.14 se encuentra registrado en el
libro de bancos que complementa el documento de soporte por valor de Q.
14,031.86, para un total de fondo inicial de Q. 25,000.00.
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COMENTARIOS SOBRE EL ESTADO ACTUAL DE LOS HALLAZGOS Y
RECOMENDACIONES DE AUDITORIAS ANTERIORES
Derivado del Examen Especial de Auditoria en las Áreas de Caja Chica, Bancos y
Almacén practicada al Departamento de Compras, por el período del 01 de enero
al 15 de mayo de 2014, en cumplimiento del nombramiento 32708-1-2014 de
fecha 22 de mayo de 2014 y CUA 32708, se realizó el seguimiento al registro de
recomendaciones emitidas según informe DAI- A-40 de Examen Especial de
Auditoria en las Áreas de Caja Chica, Bancos y Almacén, realizada por parte de la
Auditoria Interna de la Confederación Deportiva Autónoma de Guatemala, del 01
de enero al 15 de agosto de 2013, el cual no contiene ningún Hallazgo. En
relación al informe de la Contraloría General de Cuentas el Técnico de
Compras indicó que a la fecha dicho ente no ha practicado auditoria al
Departamento de Compras.
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DETALLE DE FUNCIONARIOS Y PERSONAL RESPONSABLE DE LA
ENTIDAD AUDITADA
No.
Nombre
Cargo
Del
Al
1
LUDVING OSVALDO GEORGE PORTILLO
DIRECTOR DE COMPRAS A.I.
02/01/2014
11/02/2014
2
VICTOR BAUDILIO REYES MERIDA
DIRECTOR DE COMPRAS
12/02/2014
15/05/2014
3
EDWIN WILFREDO ACEITUNO VARGAS
TECNICO DE COMPRAS
03/02/2014
15/05/2014
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COMISION DE AUDITORIA
VIDAL ENRIQUE MARTINEZ RAMIREZ
LOIDA EUNICE DE LEON CHAVEZ DE SAMAYOA
Coordinador de Comisión
Asistente
JOSE ANTONIO GIRON GUILLEN
Supervisor
AXEL STEBE GASPARICO MARTINEZ
ALICIA DEL CARMEN MARTINEZ DE MANCHAME
Sub Director
Director
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