予算管理システムに関するディスカッション資料 Hiro Business Solutions 株式会社代表取締役広川敬祐（公認会計士） 0 当資料の位置づけ当資料は、下記のような検討ポイントを有する企業とディスカッションを行うに際し予算管理システムに関する汎用的な内容をまとめたものです。検討ポイント 予算管理システムの導入を検討したい  現行の予算策定プロセスと比較してみたい  予算管理システムを構築する上での体制を検討したい  予算管理システムを構築する際の取引業者を選定したい  予算管理のあり方（データの粒度、経営指標、主体、等々）を検討したい 1 予算管理業務のサイクル予算項目作成 • エクセル中心 • 属人的 • メンテ不能な承認フロー・利益計画・事業計画・予算管理単位・予算項目作成予算がうまくいかない例次年度編成資料提供・財務会計資料・管理会計資料・次年度予算項目作成・次年度予算申請作成 •環境の変化に気がつかず、自社の置かれている状況が把握できていない。 •計画や予算の未達成は、「不景気だからしょうがない」などの外的要因によるものだとして、はなから分析をあきらめている。 •経営者から提示されたいわゆるトップダウンの計画であるため、自主的に達成しようとの意欲が見られない。 •単なる目標となっているため、現実離れしており実績との比較分析に意味がない。 •計画や予算を作りっぱなしで実績との詳細な比較分析がされず、現場にフィードバックされていない。予算編成・承認・金額見積・概算・複数予算案作成・承認・決定予算評価・分析予算統制・管理・実行予算評価・事業評価・実績分析・予算統制／計画管理・実行承認・実績管理・シミュレーションここで何故か形骸化 2 予算管理業務がうまく機能しない理由原因と現象計画やPDCAの仕組みがない・ビジョンが確立されていない、社員同士の意識がバラバラ・行き当たりばったりの業務執行・過去実績のみを元にする経営判断予算編成に時間がかかる・予算の作成自体が目的と化している・予算の管理項目が標準化されていない・予算編成のためのシステムがなくエクセルで実施している予実分析に時間がかかる・予算と実績との数値体系の整合性がとれていない・予算と実績との差異についての判断基準がない・予実管理のためのシステムがなくエクセルで実施している Check / Action がない・予算編成と予実管理に終始し、C/Aまでたどり着かない・社員へのフィードバックがなくモチベーションを保てない・環境変化に対して適宜な対応がない 3 予算管理業務に関してよくある課題 •表計算ソフトウェアをよく利用するケースに起こる課題 •企業全体で情報を共有する仕組みにならない。 •目標設定とボトム・アップのプロセスとの調整が困難。 •多様な視点に基づく予算や予測の分析が困難。 •セキュリティ要素に欠ける。 •バージョン管理ができない。 •複数の分析シナリオによる管理が困難。 •配賦計算に限界がある。 •表シートの作成と保守が煩雑で属人的になる。 •複数の予算案や予測を取り扱えない •ローリングフォーキャストのような分析や予測ができない •複合的な視点からの分析（多次元分析）に対応できない •全社レベルでの予算と、事業部の積上げ数値の間で差異が発生する。 •個別の積上げ予算の策定方法が、部門や作成者によって異なり、全体での予算差異分析が正しくできない。 •予算方針策定時や、個別の検討でシミュレーションを実施したいが、効率的に実施できるツールがない。 •中期的な方針・計画と単年度予算の間で、施策レベルでの整合性がなく、数値合わせに固執してしまう。 4 予算管理のメッシュ財務会計では法的な会社の単位で財務諸表を作りますが、管理会計では部門別や事業部別といった会社組織の切り口で管理するのが一般的です。予算管理を行うに際し、事業別、拠点（支店・営業所・工場など）別、部門別（部署）、プロジェクト別、取引先別、製品（群）別など、どのような切り口での経営管理を行うのかとの検討が必要です。 5 予算管理業務のレベル管理レベル下管理レベル中管理レベル上管理レベル特上戦略マネジメント浪花節部下からの報告を待つ BSC・KPI 目標管理戦略と予算の一体化予算編成前年値からの比率計算エクセル予算編成の効率化予算編成の高度化見込み無しエクセル予算と見込の調整ローリングフォーキャスト予算実績管理半期・年度月次予実報告の効率化予実報告の高度化連結決算無し制度連結管理連結連結経営管理（製販・在庫・売上） 6 予算編成業務 ①予算大綱の検討 ②予算編成方針の策定フィードバック ③総合予算案の作成 ⑤ 部門間調整 ⑥最終予算の決定と伝達 ④部門予算の作成 7 予算編成業務の効率化・高度化予算編成業務の効率化例予算編成業務の高度化例予算編成方針・ガイドラインのコミュニケーション向上多次元（多彩な切り口）分析予算編成の日程・スケジュール調整予算編成数値の自動提案変更調整箇所の明確化と履歴管理ローリングフォーキャスト原始データの入力時間の削減需要予測との連動部門間調整機能生産計画との連動予算編成情報の共有化戦略・中計・予算・見込までの一通管理ワークフローによる予算調整予算編成のDB化とWEB対応 8 予実管理業務予実管理業務の目的・予算と実績を比較し、予算との乖離を把握し、乖離を改善する施策を立てる・予算と実績が乖離している状況とその施策を経営トップに報告し、追加施策の必要性を全社レベルで浸透させ、施策を実行する・予算と実績が乖離している問題点、改善点を究明し、次回の予算の精度向上をはかる・予算と実績が乖離している事実に基づいて、組織あるいは個人の業績評価を行う予実管理のためには、予算数値策定時の算定根拠（プロセス）を明らかにしその明細毎の比較分析が必要 × 売上高のみ ○ シェア、顧客獲得数、単価等の内訳実績を把握する予算実績差異分析を行い差異の原因を把握する差異を埋めるための改善策を検討する一定期間の終了後に業績評価を行う次の会計期間へのフィードバックを行う 9 予実管理業務の効率化・高度化予実管理業務の効率化例予実管理業務の高度化例予算と実績の比較単位を等しくするための施策予算達成状況のアラート当初予算と見直し予算の差異分析予算管理と責任会計との関連付け実績のシステムの集計単位と予算値の集計単位を合わせる予実管理情報の自動作成標準原価の精度向上・見直しの短縮化乖離状況からのアクションプラン策定予実管理情報の共有化業績シミュレーション更なる情報の可視化間接費管理業務の見直し（ＡＢＣ等）連結相殺消去業務のレベル向上ＫＰＩのテンプレート化 10 予算管理システムを構築する上での主な留意事項 No 内容業務要件システム要件１予算管理業務の省力化 •予算管理の目的を確立すること •データ入力形式 •他システムとのインターフェイス２シミュレーション •トップダウン方式とボトムアップ方式 •予算編成業務での調整機能 •データ種別ごとの処理予算管理レベルの検討 •実績と比較できる単位であること •意思決定とリンクすること •非財務データの検討 •マトリックス管理（組織別・地域別・セグメント別等々）４予算数値の検討 •前期比増減方式、ゼロベース予算、変動予算等の予算数値を策定する内容の検討 •各種予算（販売、生産、購買、資金等）とのリンク •属人的な作業からの脱却 •前提条件からのシミュレーション５履歴管理 •当初予算・補正予算・追加予算等、予算種別の確定 •データ種別ごとの処理６社員への動機づけ •目標の共有 •利用者の決定、役割の明確化 •ワークフロー •公平性の確立、監査機能７単体予算と連結予算 •相殺消去 •連結管理項目の決定 •合算、外貨換算、相殺消去実績との比較 •実績データ収集 •部門別、地域別、科目等のメッシュの検討 •サイクル（年、半期、四半期、月次、旬次、週次、 •原因分析としての訴求日次）の決定 •異常値警告３８ 11 エクセレント・エクセルカンパニーから脱却する Excel エクセルは、たしかに便利ですが・・。損益計算書分析 1 2 3 A 収益 B 50 USA 50% Germany 15% C Spain 4% Switzerland 21% France 10% 複数人で共有して作業を行う場合は何らかのシステムを導入する方がよい内容発生する課題ワークフロー化できない • 電子メールでのコミュニケーションが限界エラーに気付きにくい • ゼロとO、入力項目をマスタ化できない簡単に詳細まで作れてしまう • 属人化し、他人がメンテできない履歴管理ができない • ファイル数がねずみ講的に増加エクセルファイルが分散化 • 誰が何をやっているかわからない多くのエクセルシートが存在 • シート間の整合性をとるのが困難簡単にコピーできる • セキュリティ上問題が。外部流出の可能性が大きい予算の達成進捗管理ができない • 都度、エクセルで作業が発生多次元分析ができない • 期間比較、予測・見込・計画比較マクロの属人化 • 誰もメンテナンスできなくなる、病気や配置転換でのリスク組織変更・品目追加等には対応が困難 • エクセルの限界 12 課題解決のアプローチ課題のタイプずっと続くもの発生している課題例経営管理上、不可避的な課題。業務改革やシステム化によっても避けられない。例えば、精緻な販売予測対応策課題解決の方策が複雑すぎて検討が停滞しがち。完璧を求めず検討していく。業務を変える必要のあるもの業務のやり方自体に問題があるもの業務のやり方を変えることができる然るべき体制のもとで検討することが必要システムを変える必要のあるものシステムを変える（新規導入）することによって解決できるものシステム化と費用対効果を策定して解決していく人が足りない・組織間での問題があるという課題人を増やして解決できるならよいが、人がいない場合は、業務改革・システム変更を考えざるを得ないリソース（人・組織）の問題対外調整自社だけで対処できず、顧客や取引先との調整が必要なもの対外的なこととあきらめてしまいがち。相手にメリットを与える方策を検討すべき。 13 事例紹介 14 (プロジェクト事例の参考）目的 ①連結予算の管理精度向上 ②シミュレーション機能の充実 ③予算作業項目の整理・標準化 ④予算管理データのグループ内共有化 ⑤予算策定、見込作成作業の効率化 15 (プロジェクト事例の参考）プロジェクトロードマップ現在の予算管理業務高いエクセル中心の予算管理作業の属人化情報共有が困難連結予算管理業務の一部システム化全社予算管理をシステム化予算情報の共有を開始システムを使った予算管理業務の定着を図る予算管理業務の標準化システム化範囲の拡大業務ベースでの標準化を推進予算管理システムの適用範囲を事業部予算策定範囲に広げる次プロジェクトのターゲット予算管理レベル今回のターゲット現状低い 16 (プロジェクト事例の参考）プロジェクト範囲今回は親会社での予算登録からをシステム化範囲とします。予算項目に事業部の将来要件を盛り込みます。上旬 1月中旬下旬 2月中旬上旬全社下旬上旬事業部ごとに予算策定プロセスが異なる親会営業社事業部グ会ル社ープ受注計画中期計画概算受注概算売上利益計画中期計画概算受注概算売上利益計画受注計画人件費計算諸経費配賦減価償却費計算整合(連結) 売上計画売上計画上旬 4月中旬執行会議諸経費配賦総括表（受注）売上計画登録諸経費計画登録下旬予算会議各事業共通のプロセス経理部 3月中旬：システム化範囲整合(連結) 総括表（最終）予算実績対比（受注）売上計画登録利益計画諸経費計画登録諸経費計画売上原価・在庫計画登録売上原価・在庫計画登録諸経費計画諸経費計画登録諸経費配賦（受注）売上計画登録売上原価・在庫計画登録整合(連結) 諸経費計画登録諸経費配賦（受注）売上計画登録売上原価・在庫計画登録整合(連結) 調整作業 17 (プロジェクト事例の参考）求める効果（将来構想含む）構築目的ご要望に対する効果現状課題に対する効果、および今後の対応案連結予算の管理制度向上会社間取引の整合性強化企業群別・品目別の連結管理グループ会社との一体化連結予実管理・連結会社間取引の整合性が、自動的に確保される・生産/販売の合算が可能・品目別・企業Gr.別の連結管理ができる・個別予算作業と並行で、連結利益が把握できる・連結ベースでの連結予算実績対比が可能シミュレーション機能の充実市場別売上と製品別売上のマトリクス調整品目別の損益予測利益の自動計算・マトリクス調整のシステム化実現・SBU別、品目別の損益予測が可能・売上、利益などの予算数字シミュレーションが可能見込ベースのMRP ・今後、ＥＲＰ側の機能強化により、販売計画～生産計画の連動が可能・今後原価マスタを設けることで、売上原価とリンクした利益予測が可能・ＥＲＰまたは別システムによる予測機能の強化が必要予測原価の自動計算将来予測機能予算作業項目の整理・標準化予算作業項目の統一今後、業務改革と並行しながら、継続的に標準化・システム拡充を行う必要あり予算管理データグループ内共有予算管理データの履歴管理情報の共有化データの有効活用・予算管理データを履歴管理できる・親会社とグループ会社が同じ情報を共有できる・ＥＲＰから実績データをロードし、予算管理に活用可能予算策定・見込作成作業の省力化配賦処理の自動化・配賦処理を自動で行える個別予算と利益のデータ連動入力作業の効率化見込データ作成効率化グループ会社の作業軽減・今後原始データ登録～事業部予算作成プロセスまでをシステム範囲を拡大することで、個別予算作成を範囲に含めることが可能・Excelからのアップロード機能とＥＲＰ連携機能で登録処理の負荷を軽減 18 お問い合わせ TEL：03(6890)0597 当書の内容にご関心がある場合お気軽にご連絡ください。無料にてご相談を承ります。サービスの詳細、セミナー情報などはホームページをご覧ください〒107-0061 東京都港区北青山2-7-26 フジビル2階クロスコープ青山内 Hiro Business Solutions 株式会社 URL：http://www.hbs.gr.jp/ Mail：[email protected] 19