POOL4TOOL Bestellung/Auftragsbestätigung, POM, eSourcing ... from quotation to business relation Die neue Devise im Einkauf: „Weg vom Papier“ Operative Aufwände reduzieren, Prozesse beschleunigen: Diese Zielsetzungen verfolgte die Rheinmetall Landsysteme GmbH (RLS) mit Sitz in Kiel, als sie im Jahr 2008 das webbasierte Lieferantenportal POOL4TOOL einführte. Im Rahmen des Projektes wurde der Einkaufsprozess von der BANF bis zur Bestellung automatisiert und die Kommunikation mit den Lieferanten vereinfacht. Die Anforderungen Das Ergebnis Erreichte Vorteile mit POOL4TOOL Eine Vielzahl an aktiven Lieferanten, Einzelteilen, Bestellan- Über das Online-Portal POOL4TOOL werden die Lieferanten forderungen, Anfragen verbunden mit der aufwändigen Be- direkt in den Beschaffungsprozess und damit in den Produk- ■■ Standardisierter Anfrage-/Angebotsprozess mit FreigabeWorkflow für abweichende Angaben arbeitung von Angeboten und Bestellungen mit unzähligen tentstehungsprozess eingebunden und die Kommunikations- Einzelpositionen, das Einfordern von Zeichnungen und Stück- wege verkürzt. „Weg vom Papier“ lautet die neue Devise im listen – und immer wieder mühseliges Trouble-Shooting, um RLS-Einkauf. Davon gab es früher eine Menge: Anfragen, An- die Lieferanten an versäumte Fristen zu erinnern. Über Lan- gebote, Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, geweile konnten die rund 45 Mitarbeiter im Einkauf von RLS, Mahnungen, Spezifikationen, Lieferantenselbstauskünfte – die die ein jährliches Einkaufsvolumen in der Höhe von rund 300 je nach Lieferant und Usus per Post, Email oder Fax ins Haus Millionen Euro verantworten, nicht klagen. Da sich operative flatterten. Nun unterstützt das Lieferantenportal den elektro- und strategische Aufgabenbereiche oftmals überschneiden, nischen Versand der Dokumente. Und zwar von der Bestellan- nahmen die operativen Tätigkeiten in vielen Fällen einen un- forderung (BANF) bis zur Bestellung. verhältnismäßig hohen Anteil der Ressourcen in Anspruch – Um eine BANF zu bearbeiten, legt der Einkäufer eine Anfra- auf Kosten der strategischen Prozesse. Das Tagesgeschäft und ge wie gewohnt in SAP an und versendet diese anschließend ■■ Hohe Flexibilität des Anbieters die Kommunikation mit den Lieferanten wurden weitgehend über das Portal. Die Lieferanten geben ihre Angebote direkt am papiergebunden abgewickelt. Der hohe Arbeitsaufwand durch Portal ab. POOL4TOOL generiert daraus einen vollständigen ■■ Breitestes Produktportfolio aller Anbieter am Markt (vollständigste Abdeckung der Anforderungen) das manuelle Handling verursachte hohe Kosten und band die Preisspiegel. Analog zu den Anfragen stellt RLS den Lieferanten ohnehin knappen Ressourcen. Aufgrund eines meist hohen Zu- Normal- und Rahmenbestellungen über das Portal zur Ver- kaufanteils ist jedoch besonders in der Fertigungsindustrie eine fügung. Auftragsbestätigungen werden online erfasst und schnelle und effiziente Kommunikation mit den Lieferanten ein automatisiert nach SAP übergeben. Als Unternehmen der wesentlicher Wettbewerbsfaktor. Daher wollte man ein On- Verteidigungsindustrie müssen die Prozesse von RLS höchsten line-Lieferantenportal als zentrale Schnittstelle zwischen dem Sicherheitsanforderungen entsprechen. Neben dem Betrieb SAP-System von RLS und den Lieferanten einsetzen. als Inhouse-Lösung kommuniziert das Lieferantenportal daher auch mit zahlreichen Eigenentwicklungen im RLS-SAP-System, wie z.B. die Anlage spezieller Z-Felder im Materialstamm oder Sonderentwicklungen im Bereich Hersteller-Teilenummern. „Nach einer internen Analyse lag es auf der Hand, dass genau jene Prozesse, die am häufigsten durchlaufen wurden, zugleich auch die meisten Ressourcen banden. Das sollte sich ändern.“ Marco Frick, Projektleiter Lieferantenportal 22 Das Projektergebnis ist ein SAP-integriertes Lieferantenportal, das den gesamten Einkaufsprozess von der BANF bis zur Bestellung unterstützt. Damit rücken die wesentlichen Aufgaben im Einkauf wieder in den Mittelpunkt: Auftragsverhandlungen und -vergaben, Lieferantenaudits und regelmäßige Lieferantenbeurteilungen oder aber auch Marktforschungs- und Analysetätigkeiten können nun forciert werden. ■■ Raschere Bearbeitung von Bestellungen und workflowgesteuerte Prozesse im Bestellwesen ■■ Anbindung auch von Einmal- bzw. Gelegenheitslieferanten mit TAN-Codes ■■ Kein zeit- und kostenintensives Versenden verschlüsselter Übertragungsmedien per Paketdienst mehr ■■ Entlastung der Einkäufer durch automatisiertes Mahnwesen für Angebotsfristen Warum POOL4TOOL? ■■ Mehrwert auch für Lieferanten (einfacher Zugriff auf das Portal, kein Mehraufwand, keine Kosten) ■■ Anbindung von 100% der Lieferantenbasis ■■ Erweiterung der Portalfunktionalitäten bei Bedarf möglich ■■ Kommunikation mit SAP und Non-SAP-Systemen ■■ Inhouse-Lösung Über Rheinmetall Landsysteme Die Rheinmetall Landsysteme GmbH ist als Tochtergesellschaft „Viele unserer Lieferanten sind kleinere Unternehmen. Eine komplexe Anbindung oder hohe Transaktions- und Zugriffskosten kamen daher nicht in Frage. Damit unsere Lieferanten auch den eigenen Nutzen des Lieferantenportals sehen und keine Transaktionen am Portal vorbeilaufen, haben wir uns von Anfang an um Akzeptanz bemüht, etwa in Form von Vor-Ort-Trainings.“ Daniela Stienen, Einkaufscontrolling und -strategie der Rheinmetall Defence Gruppe zuständig für die Entwicklung und Fertigung von gepanzerten Kettenfahrzeugen sowie Turmsystemen. Das Unternehmen lieferte bisher über 14.000 Fahrzeuge und Teilsysteme an Kunden aus 36 Nationen. Neben dem Hauptsitz in Kiel besitzt das Unternehmen Betriebsstätten in Gersthofen, Kassel und Unterlüß. Rheinmetall Defence ist Teil des Rheinmetall Konzerns und zählt seit Jahren zu den namhaften Systemhäusern in der internationalen Verteidigungs- und Sicherheitsindustrie. Mit 9.300 Mitarbeitern erwirtschaftete die Unternehmensgruppe 2009 einen Jahresumsatz von rund 1,9 Milliarden Euro. - www.rheinmetall.de 23