Fact Sheet Voith Industrial Services Ad-Hoc Beschaffungen und LongtailLieferanten effizient abwickeln – Einsparpotenziale bei den Prozesskosten von bis zu 45% Voith Industrial Services gehört zu den führenden Anbietern von technischen Dienstleistungen für Schlüsselindustrien wie Automotive, Energie, Chemie und Petrochemie. 2013/2014 hat das Unternehmen mit rund 18.500 Mitarbeitern weltweit an mehr als 170 Standorten einen Umsatz von 1,18 Mrd. € erwirtschaftet. Automotive ist die größte Division innerhalb von Voith Industrial Services. Seit vielen Jahren unterstützen die Industrieservice-Spezialisten Unternehmen aus der Automotive-Industrie mit einem umfassenden Portfolio von Dienstleistungen entlang des gesamten Produktionsprozesses. Das Leistungsspektrum reicht vom Rahmenverträge Mitarbeiter Engineering über Automatisierung, Instandhaltung und Facility Services bis hin zur technischen Reinigung. Weltweit vertrauen Unternehmen auf die Dienstleistungen der Automotive-Fachleute von Voith Industrial Services. Dies funktioniert nur mit einer Bereitstellung von Best Practice Prozessen – auch für die internen Abläufe und somit auch für die Beschaffungsprozesse. Neben der Beschaffung über Rahmen- und Einzelverträge sowie dem E-Procurement über Purchase Orders mit einem Bestellbezug, werden Ad-Hoc Beschaffungsvorgänge und Longtail-Lieferanten (Lieferanten mit wenigen Transaktionen) seit 2014 durch den gemeinsamen Prozess von Compraga und Lufthansa AirPlus abgewickelt. Purchase Order Einzelverträge E-Procurement Lieferant Banf Einkauf bei Longtail-Lieferanten Ad-hoc-Einkauf Die Mitarbeiter kaufen bei diesem innovativen (Direkt-) Einkaufsprozess im Namen und auf Rechnung der Compraga ein. Die Ware wird dabei direkt von dem Mitarbeiter entgegengenommen oder an eine Voith-Niederlassung versandt. Die bei Compraga eingehende Rechnung wird auf ihre umsatzsteuerliche Korrektheit geprüft und in der Folge mit Hilfe eines elektronischen Workflows dem beschaffenden Mitarbeiter zur Prüfung und Freigabe „vorgelegt“. Im Rahmen der Freigabe müssen sowohl Kostenstelle Compraga GmbH & Co. KG, Niddastr. 64, 60329 Frankfurt am Main, Tel. +49 69 26489762-0, Fax +49 69 26489762-9, [email protected], www.compraga.de Fact Sheet Voith Industrial Services als auch Sachkonto durch den beschaffenden Mitarbeiter – die Auswahl erfolgt auf Basis vorgegebener Listen – angegeben werden, wodurch sich die Datenqualität deutlich erhöht. Anschließend wird eine Lufthansa AirPlus Purchasing Karte von Voith mit allen relevanten Daten belastet und die Lieferantenrechnung bezahlt. Für die Einkaufsmitarbeiter und Linienverantwortlichen werden zahlreiche bedürfnisgerechte Auswertungen zur Verfügung gestellt, die die Transparenz steigern. Das Feedback bei den Lieferanten ist durchweg positiv. Durch klare Regelungen auf den Einkaufskarten und den begleitenden Dokumenten (u. a. Webseite) wird der Einkaufsprozess von Lieferanten jeder Branche (u. a. Werk- Beschaffungsvorgänge stätten, Händler, einige lokale Baumärkte, Zulieferer und lokale Dienstleister) akzeptiert. Für Voith entstehen durch den Einsatz des neuen Prozesses Prozesskosteneinsparungen in Höhe von rund 45 %. Diese ergeben sich durch reduzierte Lieferantenanlagen (vor allem für Einmal- und Longtail-Lieferanten), sowie eingesparte Teil-Prozessschritte für die Rechnungsprüfung und Buchung. Die Nutzung des Compraga-Prozesses reduziert neben Anzahl der Lieferanten im System auch die Anzahl der eingehenden Rechnungen. Diese Rechnungen können dann aufgrund der Kontierung und nachvollziehbaren Freigabe im System im Idealfall direkt verbucht werden. Kosten / Beschaffungsvorgang Große Lieferanten Mittlere Lieferanten Daneben hat die Abwicklung über Compraga auch einen Vorteil für das Working Capital Management. Die Lieferanten werden von Compraga direkt nach der Freigabe durch den VOITH Mitarbeiter gezahlt, die Belastung Kleine Lieferanten und Ad-Hoc Lieferanten Lieferanten über AirPlus erfolgt erst später. Durch die zahlreichen Auswertungsmöglichkeiten können zudem Preise und Einkaufskonditionen sowie die Ausgaben einzelner Kostenstellen / Kostenträger analysiert werden. „Mit unserem neuen Prozess von Compraga und AirPlus können wir im Bedarfsfall flexibel und schnell reagieren und trotzdem unsere Prozesskosten im Ad-Hoc- und Longtailbereich um bis zu 45% reduzieren. Von unseren Lieferanten und Mitarbeitern wird der Prozess bisher sehr gut angenommen!“ Susanne Peitz Einkaufsleiterin Voith Industrial Services, Automotive (Deutschland) Die Compraga GmbH & Co KG ist ein innovativer Dienstleister für die Digitalisierung von Geschäftsprozessen in Einkauf und Finanzen. Durch Interaktionen, vor allem mit kleinen und mittleren Lieferanten, sind die Services unabdingbar für alle Unternehmen. Lufthansa AirPlus Servicekarten GmbH ist ein Tochterunternehmen der Deutschen Lufthansa AG. Sie ist ein Zahlungsinstitut und unterliegt den Bestimmungen der BaFin. Lufthansa AirPlus betreut weltweit über 40.000 Kunden. Compraga GmbH & Co. KG, Niddastr. 64, 60329 Frankfurt am Main, Tel. +49 69 26489762-0, Fax +49 69 26489762-9, [email protected], www.compraga.de
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