１係１事務見直し運動事例集 ∼ ちょっとした工夫 ∼ ｢事務｣を見直す｢会議｣を見直す｢ＩＴ｣を活用する｢資料｣を見直す｢職場環境｣を見直す平成２０年４月改訂版総合政策課｢管理｣を見直す事例集の活用について ○多様化する行政サービスを限られた職員で提供していくためには、事務事業の改善が必 ○多様化する行政サービスを限られた資源（資金・職員）で提供していくためには、事務事要です。業の改善が必要です。 ○事務事業の改善は、「新しい方法」や「画期的な方法」でなければならないと思っていま ○事務事業の改善に当たっては、「新しい方法」や「画期的な方法」でなければならないとせんか。事務事業の改善とは、「仕事の目的をより良く達成するために、仕事のやり方を思っていませんか。事務事業の改善は、「仕事の目的をより良く達成するために、仕事のより良い方法に変更する」ことで、何も「新しい方法」や「画期的な方法」である必要やり方をより良い方法に変更する」ことで、何も「新しい方法」や「画期的な方法」であはありません。る必要はありません。 ○そこで、このハンドブックは、職員の皆さんが、気軽に事務事業の改善に取り組むこと ○そこで、この事例集は、職員の皆さんが、ちょっとした工夫で事務事業の改善に取り組むができるように、「行財政改革」、「行政評価」、｢１係１事務見直し運動｣の実績を参考にことができるように、平成１８年度及び平成１９年度の「１係１事務見直し運動」の実績作成しました。を参考に作成しています。 ○職員の皆さんが、このハンドブックを活用して、それぞれの事務事業について、工夫を ○職員の皆さんが、この事例集を活用し、それぞれの事務事業について、工夫を行い、より行い、より簡素で効率的な事務事業の実施ができることを期待しています。簡素で効率的な事務事業の実施ができることを期待しています。 ○なお、このハンドブックは、随時改正していきます。 ○なお、この事例集は、随時改訂していきます。多様化する行政サービス限られた資源（資金・職員）【１係１事務見直し運動】ちょっとした工夫で更なる事務の簡素化・効率化を行い、住民の皆さんにより良い行政サービスを提供しましょう。 TRY1 ｢事務｣を見直す【こんなことになっていませんか？】 ○｢前からやっている｣という理由で、事務事業の必要性を検討することなく続けていませんか？ ○制度が改正されているのに、事務事業の見直しを検討することなく今までと同じように続けていませんか？ ○同じような仕事を複数の職員がそれぞれのやり方で行なっていませんか？ ○似たような内容の事務事業やイベントを行なっていませんか？取組事例と見直しポイント ①事務を簡素化・集約化して経費削減や作業効率を上げた事例住民健診について、健診科目を総合化、複合化するとともに、事務を健診機関に委託することで、受診者の割り振りや通知に係る事務の削減ができました。【H18 健康・保険課】入院・入所者対象のインフルエンザ予防接種について、利用者が多い５つの医療機関等と事務取扱契約を結ぶことで、予防接種申請や補助金申請等の事務手続の簡素化ができました。【H18 健康・保険課】これまで、各々で発注していた区画整理工事と下水道工事を合わせて発注することで、工事に係る諸経費の削減と工期の短縮ができました。【H18 都市計画課、下水道課】これまで、行財政改革懇談会は、休日に開催してきましたが、必ずしも休日に開催する必要性がないため、平日に開催して職員の時間外勤務を削減しました。【H19 総合政策課】菊池環境保全組合を構成する２市２町でゴミ袋を統一し共同発注することで、購入経費を大幅に削減しました。【H19 環境生活課】【事務の簡素化】複雑になっている事務の手順を簡素化できないか。【事務をまとめる】似たような事務事業やイベントを課内や他の所属で行なっていないか。１ ②マニュアルの整備により事務を標準化して作業効率を上げた事例職員が、不審者や不当要求事案に適切に対応できるように｢危機管理マニュアル｣と｢不当要求事案の対応要点｣を作成しました。【H18 総務課】下水道使用料賦課業務について、作業マニュアルを整備したことで、業務時間内での処理が可能となり、時間外手当の削減ができました。【H18 下水道課】選挙の開票作業方法を工夫しマニュアル化することで、開票作業の簡素化と事務の迅速化を図りました。【H19 選挙管理委員会事務局】【事務の標準化を行う】事務ごとにマニュアルを作成するなど、事務の標準化を進めることで効率化できないか。 ③制度改正に合わせて事務を見直して行政サービスを向上させた事例有給休息時間の廃止に伴い、勤務時間が１５分延長されることを利用して、図書館の閉館時間を午後６時から午後６時１５分とすることとしました。また、１月４日を開館することも併せて行いました。【H18 図書館】【制度改正に合わせて事務事業を見直す】制度改正に合わせて事務事業の見直しを行い、行政サービスの向上を行えないか。 ④余分なサービスを廃止して経費を削減した事例国民健康保険被保険者証の更新時に、カバーを保険証と共に送付していましたが、カバー配布は、余分なサービスと判断して廃止しました。【H18 健康・保険課】農業委員会の議案の配布について、これまで、農業委員の自宅に持参していたものを郵便による送付にしました。【H18 農業委員会】広報「きくよう」を、フルカラーで印刷していましたが、表紙などを除き２色で印刷することにしました。【H19 総合政策課】閉庁日の新聞の購読を中止しました。【H19 武蔵ヶ丘支所】【H19 武蔵ヶ丘ｺﾐｭﾆﾃｨｾﾝﾀｰ】【余分なサービスを廃止する】余分なサービスが事務事業に含まれていないか点検を行う。２ TRY２｢会議｣を見直す【こんなことになっていませんか？】 ○特に｢議題｣がないのに、定期的に例会が開催されていませんか？ ○似たような会議を開催していませんか？ ○会議の委員の選定について、無理して規定の上限数まで選定していませんか？取組事例と見直しポイント ①会議を廃止して経費を削減した事例社会教育委員会と生涯学習推進会議の役割の明確な区別がなく、会議も同じ内容となっていたため、社会教育委員会に一本化しました。【H18 生涯学習課】狂犬病予防連絡協議会を廃止しました。これにより、関係団体の事務処理の適正化が図られ、負担金の削減ができました。【H18 環境生活課】委員及び会議内容が重複する、男女共同参画社会推進懇話会とさんさんの会の会議を一部合同で開催することにより、会議を効率化し経費を削減しました。【H19 三里木町民センター】【会議を一本化又は合同で開催する】似たような会議は、各部課等で調整して一本化又は合同で開催できないか。【会議を廃止する】役目を終えた会議など廃止できないか。 ②会議の委員数を見直して経費を削減した事例介護保険法に定める地域包括支援センター事業と地域密着型サービス事業について、両方の運営委員の委嘱を併せて行うとともに、会議を同時に開催することにより、経費を削減しました。【H18 健康・保険課】下水道事業運営審議会について、適切な人員を充てることで、１２人の委員で運営を行い、会議開催経費を削減しました。（条例上の委員数上限は、２０人。）【H18 下水道課】農業振興地域整備促進協議会の委員構成の見直しにより、２名減の１２名とし、会議開催経費を削減しました。【H19 農業委員会事務局】行財政改革懇談会の委員構成の見直しにより、２名減の８名とし、会議開催経費を削減しました。【H19 総合政策課】【会議の委員数を減らす】会議に適切な人員を選定することで会議の委員数を減らせないか。３ TRY３｢資料｣を見直す【こんなことになっていませんか？】 ○｢これまでも作っていた｣、｢前回も配布した｣そんな理由で資料を作っていませんか？ ○文字数や枚数が多いほど良い資料と思っていませんか？ ○似たような内容の様式や資料をそれぞれで作成していませんか？取組事例と見直しポイント ①資料などの配布数や様式を見直して経費を削減した事例児童手当支払通知書の様式を見直すことにより、年３回送付していた通知書を１回に変更し、郵便料金の削減をしました。【H18 福祉課】小学生向けの講座案内を毎年度作成して配布していましたが、全戸配布している講座案内に同様の内容が掲載されているため、小学生向けのパンフレットは廃止しました。【H18 生涯学習課】【作る量を減らす】要点を整理したり様式を見直すことで、資料などの作成量を減らせないか。【配る量を減らす】資料等の内容や目的に応じて配布先の絞込みや配布数の見直しができないか。 ②資料などの作成を工夫して経費削減や作業効率を上げた事例すべての職員が使用できるように消耗品需要伝票、公用車運転日誌等の標準様式を設定し、IPK オフィスの定型文書ライブラリーに掲載しました。【H18 総務課】ごみの分け方・出し方のパンフレットについて、菊池環境保全組合を構成する２市２町で共同作成することで、印刷費を削減しました。【H18 環境生活課】広告用紙をお絵書き用や折り紙として利用し、教材費を削減しました。【H19 もみじ園、白鈴園、みどり園、さくら園、武蔵ヶ丘第二園】【様式を標準化する】報告書、復命書など標準様式を設定して効率化できないか。【共同で作成する】資料などを共有化して他自治体や他所属等と共同で作成できないか。４ TRY４｢管理｣を見直す【こんなことになっていませんか？】 ○日常業務に追われて、事業の進ちょく管理ができていない状況になっていませんか？ ○職員間の事務分担のバランスがとれていないことがありませんか？ ○事務を担当者任せにしていませんか？取組事例と見直しポイント ①仕事の管理を見直して適切に業務を進めている事例年に２回、行財政改革の進ちょく状況等を管理表にまとめ、第三者の厳しいチェック（行財政改革懇談会）を受けながら、行財政改革を進めました。【H18 行財政改革推進室】関係団体等の通帳と印鑑の管理を見直し、通帳と印鑑は、別々に管理するように改めました。【H18 危機管理室】【進ちょく管理を徹底する】年間スケジュールや進ちょく管理表を作成することで、計画的に事務事業を進めることができないか。【仕事をチェックする】事務を担当者任せにせず、事務をチェックする体制整備ができないか。 ②仕事を平準化して作業効率を上げた事例業務が集中する３月∼５月の時期に、課内ネットワークに共用フォルダを設けて、係全員で情報を共有し、「下水道事業に対する調査」の回答を行い、１人当たりの業務量を減少させました。【H18 下水道課】人権関係の業務が集中する１１月∼ １２月の時期に、生涯学習課と協力して、業務を行ったことで、作業効率を上げるとともに、スタッフ不足を解消できました。【H18 人権啓発課】各業務の過度期に、係を越えて事務処理にあたり、事務量を平準化し、時間外勤務手当を抑制しました。【H19 福祉課】【業務量を平準化する】時期的に集中する事務を前倒しするなど業務量を平準化したり、課内等の職員の協力などで、1 人当たりの業務量を減らすことができないか。５ TRY５｢職場環境｣を見直す【こんなことになっていませんか？】 ○あまり使われていない不要なものが身の回りにあふれていませんか？ ○机の上や周りが書類の山となっていませんか？ ○打合せスペースが物置や書類置きになっていませんか？取組事例と見直しポイント整理・整頓で職場環境を改善して作業効率を上げた事例使われていないオフコンを撤去して、空いたスペースをプリンター置場として活用することで、印刷の作業効率が上がるとともに、作業スペースが増え職場環境の改善ができました。【H18 人権啓発課】電算機の入替えに伴い、受付窓口周辺の整理を行ったことで、各種事務手続が円滑にできるようになるとともに、２人分の窓口係の机を設置することができ、報告物の作成業務が集中してできるようになりました。【H18 町民課】学校給食事務で使用している倉庫を整理することで、在庫を適正に把握するとともに、物資などを素早く取り出せるようにしています。【H18 菊陽中学校、菊陽中部小学校】書庫を整理し、書類をファイリングし直すことにより、スペースを確保するとともに過去の書類を素早く取り出すことができるようにしました。【H19 学務課、南部町民センター】町民総合運動場管理棟、スポーツ備品倉庫、テント倉庫を整理したことで、スポーツ行事の準備や備品の貸出に係る作業効率がよくなりました。【H19 生涯学習課】【整理する】要らないものは思い切って処分する。【整頓する】要るものは所定の場所にきちんと片付けて、いつでも使えるようにする。【清掃する】職場をごみや汚れのない状態にする。【清潔にする】誰が見ても、誰が使っても不快感を与えないような状態にする。【ルールを守る】職場のルールを守る。６ TRY６｢ＩＴ｣を活用する新電算システムの導入により、歳入歳出決算作業が前年度より迅速、かつ正確に処理することができました。【H19 財政課】ＩＰＫの部内掲示板を利用し、資料、様式及びマニュアル等を掲載することにより、担当者が不在の場合でも迅速な事務処理が可能となりました。【H19 環境生活課】 ○できるかぎり、電子メールで伝達しましょう。紙を使わないので、節約にもなります。 ○電子メールを送信するときは、メッセージテキストの内容と添付ファイルの依頼文の内容が同じにならないように注意しましょう。受信側は、同じ内容を２回読む手間がなくなり時間の無駄が省けます。 ○電子メールが届いたらすぐにわかるように、メール受信通知機能を設定しましょう。（IPK オフィス「個人情報」の通知アドレスに自分の IP アドレスを設定することで、メール受信通知機能が設定されます。） ○電子メールのＣＣ※1 やＢＣＣ※2 機能を有効に活用しましょう。 ※１ＣＣ：正規の相手以外に、参考として読んで欲しい相手に使用します。上司や同僚にメールの内容を知っておいてもらう場合などに使用します。 ※２ＢＣＣ：目的の相手以外にも同じ内容の電子メールを送りたいときに使用します。ＣＣと動作的には同じですが、誰に送られたか受信者側で知ることができないことが特徴です。メールを別の人に送ったことを知られたくない場合、メールを送る相手同士が面識のない場合などに使用します。 ○職員に知っておいて貰いたい通知や資料などは、IPK オフィス「職員情報コーナー」などに掲載して、情報を共有できるようにしましょう。このとき、新着情報を活用すると効果的です。しかし、不要になった情報は、直ちに削除しましょう。７