Merkblatt - Universität zu Köln

UNIVERSITÄT ZU KÖLN
Merkblatt für ERASMUS-Studierende, die im akademischen Jahr
2014/2015 einen Aufenthalt an einer Partneruniversität verbringen
Im Rahmen Ihres Studiums an der Universität zu Köln haben Sie einen Platz an einer europäischen
Partneruniversität erhalten. Hierzu wird ebenfalls ein ERASMUS-Mobilitätszuschuss ausgezahlt
werden. Diese Mittel werden zentral vom Akademischen Auslandsamt verwaltet. Um diesen Zuschuss
auszahlen zu können, benötigen wir folgende Dokumente, die Ihnen von Ihren Programmbeauftragten
in der Fakultät ausgehändigt wurden:
Laut DAAD-Vertrag müssen diese Unterlagen vollständig beim Akademischen Auslandsamt
eingereicht werden. Sollten diese Unterlagen in Einzelfällen fehlen, müssen wir die Zuschüsse
von den Betreffenden zurückfordern.
Zwei Dokumente müssen Sie vor dem Auslandsstudium einreichen:
1. Grant Agreement (Zuwendungsvertrag für ERASMUS+ Hochschulbildung: Studium)
Füllen Sie die erste Seite des Grant Agreements aus und senden das unterschriebene Dokument vor
Antritt des Studienaufenthaltes an uns zurück. Bitte geben Sie unbedingt eine Email-Adresse an,
über die wir Sie bei Rückfragen auch im Ausland erreichen können. Lesen Sie bitte die besonderen
Bestimmungen durch, bevor Sie unterschreiben. Ohne dieses von Ihnen unterschriebene Dokument
kann keine Auszahlung erfolgen! Bitte geben Sie auch unbedingt die genauen Daten Ihres
Auslandsaufenthaltes an, da Ihr Zuschuss sonst nicht berechnet werden kann! Wir ergänzen die
Angaben zum Stipendium (Förderdauer und –höhe, S. 2) und senden Ihnen die finale Version mit
Unterschrift des Akademischen Auslandsamtes per Email zu.
2. Learning Agreement for Studies (Anhang I)
Die im Ausland erbrachten Studienleistungen sollen auf die zum Erwerb des Studienabschlusses an
der Heimathochschule erforderlichen Studienleistungen angerechnet werden. Daher muss vor der
Ausreise in das Ausland ein klar festgelegtes Studienprogramm mit dem Programmbeauftragten
vereinbart werden (ein Formular hierzu, das Learning agreement wird von uns zur Verfügung
gestellt). Gemäß EU-Vorgabe müssen Sie uns eine Kopie des vollständig unterschriebenen Learning
Agreements vor Ihrer Ausreise einreichen! Sollten Sie Änderungen am Learning Agreement
vornehmen, reichen Sie bitte den entsprechenden Abschnitt („Changes to the Original Learning
Agreement“) spätestens innerhalb von 4-7 Wochen nach Studienbeginn an der Gasthochschule ein.
Folgende Dokumente reichen Sie bitte nach Ihrem Auslandsstudium bei uns ein:
3. Confirmation of ERASMUS study period (Anhang IV)
Am Ende Ihres Auslandsaufenthaltes benötigen wir von Ihnen eine Bescheinigung der
Gasthochschule, in der Ihre genauen Aufenthaltsdaten (Tag/Monat/Jahr) angegeben werden. Dieses
Dokument muss am Ende Ihres Studienaufenthaltes von der Gasthochschule bestätigt werden.
Bitte reichen Sie diese Bestätigung unmittelbar nach Ihrer Rückkehr bei uns ein, in jedem Fall aber
spätestens bis zum 31.07.2015. Studierende, die sich im August 2015 noch im Ausland befinden,
müssen sich ebenfalls bis zum 31.07. bei uns melden, um uns über die Dauer Ihres
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Auslandsaufenthaltes zu informieren. Achtung: Finanziell gefördert werden kann nur der
Zeitraum, der von der Gasthochschule bescheinigt wird!
4. Studierendenbericht
Sie müssen innerhalb von 30 Tagen nach Ende Ihres Studienaufenthaltes den Studierendenbericht
(EUSurvey-Onlineumfrage) über das EU Mobility Tool ausfüllen und unterschrieben per Email oder in
Papierform an uns übermitteln. Der Link zum Studierendenbericht wird Ihnen automatisch nach Ende
Ihres Auslandsstudiums per Email zugeschickt.
5. Erfahrungsbericht
Neben dem Studierendenbericht müssen Sie nach Beendigung Ihres Aufenthaltes einen selbst
verfassten Erfahrungsbericht einreichen (per Email und in Papierform). Bitte gehen Sie in Ihrem
Erfahrungsbericht auf folgende Punkte ein:
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Vorbereitung (Planung, Organisation und Bewerbung bei der Gasthochschule)
Unterkunft
Studium an der Gasthochschule
Alltag und Freizeit
Fazit (beste und schlechteste Erfahrung)
6. Transcript of Records
Die Gasthochschule bescheinigt am Ende des Auslandsaufenthaltes, dass das vereinbarte Programm
absolviert wurde und dokumentiert Ihre Leistungen in einem sog. Transcript of records. Es wird
i.d.R. von der Gasthochschule ausgestellt. Bitte reichen Sie uns eine Kopie ein. Das Original werden
Sie selber benötigen, um sich in der Fakultät Ihre erbrachten Leistungen anerkennen zu lassen!
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Krankenversicherung:
Mit Unterzeichnung des Grant Agreements verpflichten Sie sich selbst für ausreichend
Versicherungsschutz für das Gastland zu sorgen, da mit dem ERASMUS+ Programm keinerlei
Versicherungsschutz verbunden ist. Zwischen den gesetzlichen Krankenkassen der EUMitgliedsstaaten gibt es ein Krankenversicherungsabkommen, das einen Grundversicherungsschutz
bietet. Sie sollten sich aber auf jeden Fall bei Ihrer Krankenkasse über den Versicherungsschutz
während des Auslandsaufenthaltes und die Notwendigkeit einer zusätzlichen privaten Versicherung
informieren. Es besteht auch die Möglichkeit, über den DAAD eine Versicherung abzuschließen (siehe
https://www.daad.de/ausland/studieren/leben/de/).
Beurlaubung:
Für die Zeit Ihres Aufenthaltes an der Partneruniversität können Sie sich an der Universität zu Köln
beurlauben lassen. Zuständig ist das Studierendensekretariat. Informationen und das Antragsformular
finden Sie unter http://verwaltung.uni-koeln.de/studsek/content/studium/beurlaubung/.
Mobilitätszuschuss:
Neben Deutschen und Staatsangehörigen eines am Programm teilnehmenden Landes können seit
2010/2011 auch Staatsangehörige von Drittstaaten am ERASMUS-Programm teilnehmen, die ein
(vollständiges) Studium in Deutschland absolvieren, welches zu einem anerkannten Abschluss führt.
Gefördert werden Auslandsaufenthalte zwischen dem 01.06.2014 und dem 30.09.2015.
Mobilitätsstipendien können für einen Zeitraum von mindestens 3 bis maximal 12 Monaten
vergeben werden. Studierende im ersten Studienjahr können nicht gefördert werden.
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Die finanzielle Unterstützung wird nach folgenden Faktoren berechnet:
a.)
Ländergruppen: Die Fördersätze sind abhängig vom Zielland. Die Programmländer wurden in
drei Gruppen unterteilt, für die folgende Monats- bzw. Tagessätze gelten:
Ländergruppe
Gruppe 1
Gruppe 2
Gruppe 3
Gruppe 1:
Gruppe 2:
Gruppe 3:
ERASMUS+ Zuschuss pro Monat / Tag
250,- € (bzw. 8,33 €/Tag)
200,- € (bzw. 6,66 €/Tag)
150,- € (bzw. 5,- €/Tag)
Dänemark, Finnland, Frankreich, Irland, Italien, Liechtenstein, Norwegen, Österreich,
Schweden, Vereinigtes Königreich
Belgien, Griechenland, Island, Kroatien, Luxemburg, Niederlande, Portugal,
Slowenien, Spanien, Tschechische Republik, Türkei, Zypern
Bulgarien, Estland, Lettland, Litauen, Malta, Mazedonien, Polen, Rumänien, Slowakei,
Ungarn
b.)
Aufenthaltstage: Die ERASMUS-Förderung berechnet sich nach dem Studienzeitraum.
Gemäß der Definition der EU Kommission entspricht 1 Monat genau 30 Tagen. Im Grant Agreement
wird der Förderzeitraum folgendermaßen festgelegt:
Das Anfangsdatum des finanziellen Erasmus-Förderzeitraums ist der erste Tag, an dem Sie an der
Gasthochschule für akademische Zwecke anwesend sind (z. B. Beginn der Lehrveranstaltungen, eine
von der Gasthochschule organisierte Begrüßungsveranstaltung oder Kurse zur sprachlichen bzw.
kulturellen Vorbereitung). Auch der Aufenthaltszeitraum für Sprachkurse, die von einer anderen
Einrichtung als der Gasthochschule angeboten werden, kann für die Förderung berücksichtigt werden.
Das Enddatum ist der letzte Tag, an dem Sie bei der Gasthochschule für akademische Zwecke
anwesend sein müssen (z. B. Ende Prüfungszeitraum, Arbeit, Pflichtvorlesung, Hausarbeit,
Seminararbeit, Recherche).
Bitte beachten Sie jedoch: Diese Daten unterscheiden sich zumeist von tatsächlichen
Aufenthaltszeiträumen im Ausland! Für Zeiträume vor und nach dem Studienaufenthalt erhalten Sie
keine ERASMUS-Förderung!
Wir bitten Sie daher die Zeitangaben im Grant Agreement so genau wie möglich zu machen.
Erkundigen Sie sich ggf. bei der Gasthochschule nach den genauen Daten!
Der Mobilitätszuschuss wird Ihnen in zwei Raten ausgezahlt: Die 1. Rate (70%) wird zu Beginn des
Auslandsaufenthaltes überwiesen, die 2. Rate nach dem Auslandsaufenthalt und Einreichen der
Abschlussunterlagen. Nähere Details zu den Zahlungsmodalitäten entnehmen Sie bitte auch dem
Grant Agreement, Artikel 4.
Änderung der Aufenthaltszeiten:
Bitte melden Sie uns (und Ihrem Programmbeauftragten in der Fakultät) umgehend, falls sich Ihr
Studienaufenthalt im Ausland verkürzt. Sollten Sie sich weniger als 3 Monate im Ausland aufhalten,
muss der gesamte Zuschuss zurückgezahlt werden!
Verlängerungsanträge müssen mindestens 30 Tage vor Ende der ursprünglich geplanten
Mobilitätsphase bei uns eingegangen sein. Ein entsprechendes Formular stellen wir Ihnen auf Anfrage
zur Verfügung. Die Verlängerung muss sowohl von der Gasthochschule sowie Ihrem
Programmkoordinator genehmigt werden. Im Falle einer Verlängerung muss ein neues Grant
Agreement aufgesetzt werden. Für den verlängerten Zeitraum erhalten Sie (zunächst) keine
ERASMUS-Förderung („zero grant period“). Nur wenn am Ende des Förderjahres Restmittel zur
Verfügung stehen, kann Ihnen ggf. eine (anteilige) Nachbewilligung zu den bekannten Fördersätzen
gewährt werden.
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Kontakt im Akademischen Auslandsamt der Universität zu Köln:
Christiane Biehl, M.A. (ERASMUS-Hochschulkoordinatorin)
Annika Uhlig, M.A. (Verwaltung der Mobilitätszuschüsse)
Mail: [email protected]
Tel.: +49 221 470 5804
Fax: +49 221 470 6842
Anschrift :
Universität zu Köln
Akademisches Auslandsamt
Universitätsstr. 22a
4
50937 Köln
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