Informationen für Bielefelder ERASMUS+ Studierende 2015/2016

International Office
Informationen für
Bielefelder
ERASMUS+
Studierende
2015/2016
Universität Bielefeld
ERASMUS+ Programm
International Office
E-Mail: [email protected]
[email protected]
Stand: Juni 2015
Liebe ERASMUS+ Studierende,
Sie sind im Rahmen des neuen ERASMUS+ Programms der EU für ein Auslandsstudium an einer der
Partneruniversitäten nominiert und werden im kommenden akademischen Jahr 2015/2016 Ihr Studium für
ein oder zwei Semester an einer ausländischen Partnerhochschule fortsetzen. Wir hoffen, dass Sie eine
schöne und interessante Zeit im Ausland verleben, viele neue Erfahrungen sammeln und interessante
Eindrücke mit zurück nach Bielefeld nehmen.
Bevor es losgeht, möchten wir ihnen noch einige Tipps und Dokumente an die Hand geben.
 Download unter: http://www.uni-bielefeld.de/International/outgoing/downloads.html)
Vor der Abreise:
Hier zuerst einige Dinge, die Sie vor Ihrer Abreise erledigen bzw. Dokumente, die Sie mitnehmen sollten:
• Anmeldung an der Gasthochschule: Anmeldung (Application), Unterkunft, Einführungstage,
Sprachkursangebote , etc.
> alle Hochschulen haben individuelle Angebote, Formulare und Fristen für die Anmeldung,
Wohnraumvermittlung und zur Anmeldung zu Sprachkursen
Die Informationen und Formulare sind meist auf den Internetseiten der Hochschulen erhältlich
(siehe z.B. ERASMUS incoming oder Gueststudents) oder werden direkt per mail von der
Gasthochschule an Sie gesendet. Bitte beachten Sie die dortigen Fristen! Bei Unklarheiten beim
Anmeldeprozess wenden Sie sich bitte direkt an das ERASMUS-Büro oder das International
Office der Gasthochschule.
•
Sollten Sie für die Anmeldung an der Gasthochschule ein Transcript in Englischer Sprache
benötigen, können Sie die Übersetzungen im International Office prüfen und stempeln lassen.
Hierfür bitte die Kurse des Transcripts selber übersetzen und mit dem Original in die
Sprechstunde von Marion Kämper gehen (Mo 14.00-16.00, Mi 13.00-15.00 in D0-140). Ein
Muster zum Erstellen eines Transcripts und Übersetzungshilfen sind direkt bei Frau Kämper oder
unter http://www.uni-bielefeld.de/International/outgoing/downloads.html erhältlich. Bitte kümmern
Sie sich frühzeitig darum!
• Sollten Sie für die Anmeldung an der Gasthochschule einen allgemeinen Sprachnachweis
benötigen, wenden Sie sich bitte an das Fachsprachenzentrum (FSZ) der Uni Bielefeld.
•
Bitte stellen Sie sicher, dass die Studienleistungen, die Sie an der Gasthochschule erbringen,
nach Ihrer Rückkehr in Bielefeld anerkannt werden. Sprechen Sie hierüber mit Ihrer Koordinatorin
bzw. Ihrem Koordinator und füllen Sie das Learning Agreement mit den Veranstaltungen, die Sie
an der Gasthochschule besuchen wollen, aus. Dieses Learning Agreement muss von Ihnen,
dem/der hiesigen akademischen KoordinatorIn, dem/der Anrechnungsbeauftragten und dem/der
KoordinatorIn der Gasthochschule vor Ihrer Abreise unterschrieben werden. Sollten sich an der
Gasthochschule Änderungen bei den Seminaren ergeben, tragen Sie diese bitte im Learning
Agreement „changes to the original learning agreement“ ein und lassen Sie dieses erneut von
allen Verantwortlichen unterschreiben.
•
Krankenversicherungsschutz im Ausland: In der Regel sind Sie mit der Europäischen
Krankenversicherungskarte (EHIC) in den Europäischen Mitgliedstaaten für akute Krankheitsfälle,
bzw. Notfallbehandlungen krankenversichert. Bitte prüfen Sie mit Ihrer jeweiligen
Krankenversicherung, ob ggf. eine Zusatzversicherung abgeschlossen werden sollte. Privat
Versicherte sollten vor Abreise alle Fragen zur Auslandsversicherung mit ihrer Krankenkasse
klären.
Es wird empfohlen, zusätzlich eine Unfall- und Haftpflichtversicherung für den Auslandsaufenthalt
abzuschließen (dies ist über den DAAD möglich).
Studierende, die in die Türkei gehen, müssen für die Beantragung des Aufenthaltstitels bei der
türkischen Behörde nachweisen, dass sie ausreichend Versicherungsschutz nach türkischem
Recht haben. Wenn dieses nicht der Fall ist, kann die Behörde verlangen, dass eine
Krankenversicherung in der Türkei abgeschlossen werden muss. Fragen Sie vorab bei Ihrer dt.
Krankenversicherung nach der Bescheinigung (in türkischer oder englischer Sprache) über die
Höhe des Krankenversicherungsschutzes.
• Visum für die Türkei: Studierende, die für ein Studium in die Türkei gehen und keinen türkischen
Pass haben, benötigen für einen Studienaufenthalt ein Visum. Bitte wenden Sie sich rechtzeitig
an die türkische Auslandsvertretung.
•
Studierende, die nicht die deutsche Staatsangehörigkeit haben, sollten rechtzeitig vor
ihrem Auslandsaufenthalt klären, ob ein Visum für das jeweilige Gastland benötigt wird (siehe
hierfür Internetseiten der Konsulate/Botschaften und homepage der Gasthochschule).
•
BAFöG-Studierende, aber auch alle, deren BAFöG-Antrag in Deutschland knapp abgelehnt
wurde, sollten vor Antritt des Auslandsaufenthaltes einen Antrag auf Auslands-BAFöG stellen,
Infos unter: www.bafoeg.bmbf.de
•
Informieren Sie sich vorab, wie hoch die Lebenshaltungskosten für die jeweiligen Länder sind.
Informationen
finden
Sie
u.a.
auf
der
Internetseite
des
DAAD:
https://www.daad.de/laenderinformationen/de/
•
Bitte halten Sie mehrere Passbilder, u.a. für die Anmeldung an der Gasthochschule bereit.
•
Für die Zeit des Auslandssemesters bleiben Sie an der Universität als Studierende
eingeschrieben! Hierfür können Sie sich entweder regulär zurückmelden, indem Sie den
jeweiligen Semesterbeitrag zahlen oder Sie stellen im Studierendensekretariat einen Antrag auf
Beurlaubung. Eine Beurlaubung ist nicht möglich, wenn Sie in dem Semester, in dem Sie im
Ausland studieren, an der Universität Bielefeld eine Prüfung ablegen oder Ihr Studium beenden
wollen. Nähere Informationen hierzu erhalten Sie im Studierendensekretariat.
Trotz einer Beurlaubung ist es möglich, das Semester-/NRW Ticket zu erhalten. Nähere
Informationen siehe Asta-Verkehrsgruppe.
• ERASMUS+ Bescheinigung und Online - Registrierung:
Eine Bescheinigung über Ihr ERASMUS+ Stipendium erhalten Sie vom International Office.
Dieses Schreiben können Sie bei Ämtern vorlegen (u.a. BAföG-Amt, zur Beurlaubung im
Studierendensekretariat, Kindergeldkasse, usw.)
Um Ihnen Ihre ERASMUS-Bestätigung zukommen zu lassen und das Stipendium auszahlen zu
können, müssen Sie sich auf der Internetseite des International Office online – registrieren:
https://uni-bielefeld.moveonnet.eu/moveonline/outgoing/welcome.php
Bitte führen Sie die Online-Registrierung erst dann durch, wenn Sie den Studienzeitraum an der
Gasthochschule kennen!
Ablauf:
1: Online-registrieren und Informationen durch den Button „sent“ online übersenden
 Sie erhalten anschließend per Post das Bewilligungsschreiben mit den ERASMUS+
Dokumenten (u.a. Meldebogen und Grant Agreement).
2: Bitte füllen Sie das Formular Meldebogen aus und senden Sie dieses mit einem Exemplar des
unterschriebenen Grant Agreement an das International Office (z.Hd. Frau Kruse oder Frau
Bokermann).
Alle ERASMUS+ Dokumente finden Sie auch unter „Allgemeine Dokumente“ und „ERASMUSDokumente“: http://www.uni-bielefeld.de/International/outgoing/downloads.html
Die Bescheinigungen werden voraussichtlich noch im Juli versendet. Sollten Sie vorher eine
Bescheinigung (dt., frz. od. engl.) benötigen, können Sie sich gerne an uns wenden.
• Online-Sprachtest/Online-Sprachkurs:
Im neuen ERASMUS+ Programm sind Studierende, deren Arbeitssprache an der Gasthochschule
Englisch, Französisch, Spanisch oder Italienisch ist, verpflichtet, vor der Abreise einen OnlineSprachtest durchzuführen. Das Testergebnis wird sowohl an Sie als auch an das International
Office geschickt. Wenn Ihr Testergebnis unter dem Niveau B1 des Gemeinsamen Europäischen
Referenzrahmens für Sprachen liegt, müssen Sie vor Abreise einen Online-Sprachkurs
durchführen, der kostenlos ist. Wichtig ist, dass das Testergebnis keine Auswirkung auf Ihre
ERASMUS-Nominierung hat. Es soll allerdings sichergestellt werden, dass Sie vor der Abreise
über ein ausreichendes Sprachniveau verfügen. Nach Ihrer Rückkehr führen Sie den OnlineSprachtest erneut durch. Das Testergebnis gibt Ihnen Aufschluss über die sprachlichen
Fortschritte, die Sie während des Auslandsstudiums gemacht haben. Sie erhalten automatisch
eine Aufforderung, den Sprachtest online durchzuführen.
Teilstipendien:
Sie erhalten ein ERASMUS+ Teilstipendium.
• Das Stipendium wird je nach Ländergruppe wie folgt vergeben:
Gruppe1 = 285€/mtl.: Dänemark, Finnland, Frankreich, Großbritannien, Irland, Italien, Lichtenstein,
Norwegen, Österreich, Schweden
Gruppe2 = 225€/mtl.: Belgien, Deutschland, Griechenland, Island, Kroatien, Luxemburg,
Niederlande, Portugal, Slowenien, Spanien, Tschechien, Türkei, Zypern,
Gruppe3 = 165€/mtl.: Bulgarien, Estland, Lettland, Litauen, Malta, Mazedonien (FJRM), Polen,
Rumänien, Slowakische Republik, Ungarn
Aufenthalt ein Trimester (<120 Tage): 3 Monatsraten
Aufenthalt 1 Semester (≥120 Tage <240 Tage): 4 Monatsraten
Aufenthalt 2 Semester (≥240 Tage ≤ 360 Tage): 8 Monatsraten
• Die Bezahlung des Stipendiums erfolgt für einen Aufenthalt von ein bzw. zwei Semestern in zwei
Raten. In einer ersten Rate zu Beginn des Auslandsaufenthaltes werden die Mittel für den von
Ihnen in der Online-Registrierung angegebenen Zeitraum abzüglich eines Monats angewiesen:
≥120 Tage <240 Tage = Auszahlung von 3 Monatsraten, ≥240 Tage ≤ 360 Tage = Auszahlung von
7 Monatsraten. Die 2. Rate (= die Mittel für den nicht bezahlten Monat) wird erst nach Ihrer
Rückkehr nach Vorlage des von der Gasthochschule unterzeichneten Confirmation of Participation
sowie einer Kopie des Learning Agreements und des Transcripts of Records (siehe unten)
angewiesen. Die 2. Rate wird nur dann ausgezahlt, wenn die tatsächliche Dauer Ihres
Auslandsaufenthaltes mit den von Ihnen im Grant Agreement gemachten Angaben übereinstimmt.
Sollte sich Ihr Aufenthalt an der Gasthochschule aus irgendeinem Grund verkürzt haben, fordern
wir zu viel gezahlte Raten zurück.
Bei einem Auslandsaufenthalt von unter 120 Tagen wird das Teilstipendium in Höhe von 3
Monatsraten in einer Rate ausgezahlt.
• Die Bezahlung des Stipendiums erfolgt auf Ihr deutsches Konto. Für eine pünktliche Auszahlung
bitten wir Sie, den Meldebogen und das Grant Agreement so früh wie möglich bei uns
einzureichen.
• Studierende, die an einer Schweizer Partneruniversität studieren, dürfen kein ERASMUS+
Teilstipendium erhalten. Die meisten Schweizer Hochschulen stellen jedoch eigene Teilstipendien
für Gaststudierende bereit. Bitte informieren Sie sich diesbezüglich bei Ihrer Gasthochschule.
An der Gasthochschule:
• Bitte lassen Sie sich von Ihrer Gasthochschule direkt nach Ihrer Ankunft auf dem Formular
Confirmation of Participation“ den Tag Ihrer Ankunft bescheinigen (mit Unterschrift und Stempel).
Formularvorlagen der Gasthochschule werden auch akzeptiert, soweit Tag/Monat/Jahr der An-und
Abreise erkenntlich sind.
• Passen Sie ggf. das Learning Agreement an (changes): Änderungen Ihres ursprünglichen
Studienplanes müssen innerhalb von 4 Wochen sowohl mit dem akademischen Koordinator/der
akademischen Koordinatorin von der Gasthochschule als auch mit den Verantwortlichen von der
Heimathochschule abgesprochen werden.
• Bewahren Sie die Confirmation of Participation auf und legen Sie sie kurz vor Ihrer Abreise
nochmals an der Gasthochschule vor. Lassen Sie sich den Tag Ihrer Abreise ebenfalls bestätigen
(mit Unterschrift und Stempel).
Nach der Rückkehr:
Dokumente, die Sie 14 Tage nach Ihrer Rückkehr aus dem Ausland, spätestens jedoch am
15. August 2016, im IO abgeben sollten:
• Confirmation of Participation: Reichen Sie das vollständig ausgefüllte Dokument (Datum der
Ankunft und der Abreise mit Stempel und Unterschrift der Gasthochschule) im IO ein.
• Learning Agreement: Bitte reichen Sie nach Ihrer Rückkehr eine Kopie des LA im IO ein. Im
Learning Agreement (LA) wird Ihr Studienplan, den Sie an Ihrer Gasthochschule absolvieren,
festgehalten.
• Transcript of Records: Bitten Sie Ihre Gasthochschule, am Ende des Studienaufenthaltes ein
Transcript of Records (ToR) auszustellen (viele Hochschulen machen dies automatisch direkt
nach Beendigung des Studiums; einige Hochschulen schicken das ToR per Post an die Uni
Bielefeld). Das ToR enthält eine Übersicht über die von Ihnen besuchten Veranstaltungen und die
Resultate. Bitte reichen Sie nach Ihrer Rückkehr eine Kopie des ToR im IO ein.
• Bestätigung über die Anrechnung von Studienleistungen: Die Beantragung der Anerkennung
von Studienleistungen erfolgt über den/die Anrechnungsbeauftragte/n. Informationen erhalten Sie
hier: http://ekvv.uni-bielefeld.de/wiki/en/Anrechnung_und_Einstufung:_Erläuterungen Bitte reichen
Sie das zur Verfügung gestellte Antragsformular zusammen mit dem Learning Agreement und
dem Transcripts of Records bei dem/der Anrechnungsbeauftragten ein. Sie erhalten anschließend
eine Bestätigung über die angerechneten Kurse. Bitte geben Sie eine Kopie dieser Bestätigung im
IO ab.
• Nach dem Auslandsaufenthalt müssen Sie den Online-Sprachtest wiederholen. Er dient der
eigenen Überprüfung. Das Testergebnis gibt Aufschluss über die sprachlichen Fortschritte, die Sie
während des Auslandsaufenthaltes gemacht haben. Sie erhalten eine automatische Aufforderung,
den Sprachtest zu wiederholen.
• Ca. 4 Wochen nach Ihrer Rückkehr erhalten Sie eine automatische Aufforderung, einen
ERASMUS-Erfahrungsbericht auszufüllen und in einem von der EU zur Verfügung gestellten
Mobility Tool hochzuladen.
Erst wenn die Dokumente Confirmation of Participation und Learning Agreement unterschrieben
im IO vorliegen, werden die Dokumente geprüft und die Abschlussrate überwiesen!
Wir wünschen Ihnen einen interessanten und ereignisreichen Auslandsaufenthalt!
Karin Kruse, Monika Bokermann

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