External Workforce Management Risiko Scheinselbständigkeit und verdeckte Arbeitnehmerüberlassung Projekte mit externen Auftragnehmern: Risiken managen Alternative Projekt- und Beauftragungsformen bieten viele Vorteile – sowohl für Auftraggeber als auch für Auftragnehmer. Aufgaben an Externe auszulagern ist einer der großen Trends einer Arbeitswelt, die noch niemals so flexibel war wie heute. Dass dieser Trend Risiken birgt, z. B. hinsichtlich Scheinwerkverträgen, Scheindienstverträgen mit möglicher verdeckter Arbeitnehmerüberlassung und Scheinselbstständigkeit, ist nicht neu, aber aktueller denn je. Wir unterstützen Sie dabei, die Risiken bei diesem Thema zu erkennen und zu steuern. Unser interdisziplinär aufgestelltes Team bestehend aus Ermittlern, Rechtsanwälten, Steuerberatern und forensischen Datenanalysten bietet Ihnen umfassende Unterstützung hinsichtlich Personalintegrität und Compliance. Die rechtlichen Rahmenbedingungen sind in diesem Themenfeld jedoch nicht hinreichend klar definiert. Dadurch steigt das Risiko der Manipulation und des Missbrauchs. Hier sind Unternehmen besonders angehalten, sich intensiv mit den Gefahren und Risiken zu beschäftigen, um Straftaten oder Strafzahlungen zu vermeiden bzw. vorzubeugen. Identifizierung, Analyse und Einschätzung von Risiken Business Integrity & Corporate Compliance Services • Durchführung von unabhängigen und effizienten Sonderuntersuchungen zur Risikoidentifizierung und forensischen Sachverhaltsaufklärung im Zusammenhang mit externen Beauftragungen • Anlassunabhängige Analyse im Rahmen der Leistungserbringung durch Externe unter Berücksichtigung unternehmensinterner wie auch externer (u. a. gesetzlicher) Vorgaben • Vollständige Aufnahme und umfassende Analyse von Auftragsvergabeprozessen sowie Darstellung möglicher Prozessoptimierungen • Durchführung von Integritätsanalysen und Hintergrundrecherchen zu externen Dienstleistern • Umfangreiche forensische Datenanalysen, z. B. von Buchhaltungssystemen oder workflowbasierten Anwendungen • Zielgerichtete Datenerhebung sowie Transfer gerichtsverwertbarer Daten an Rechtsanwälte zur Einleitung zivil-, arbeits- oder strafrechtlicher Schritte • Unterstützung sowohl bei der internen als auch bei der externen Kommunikation, z. B. mit Strafverfolgungsbehörden, Betriebsprüfern oder Rechtsanwälten Employment Law Services • Rechtliche Vertragsprüfung und Abgleich mit der tatsächlichen Vertragsdurchführung (mit Ortstermin), Analyse der Abweichungen („Gap-Analyse“) • Auf der Gap-Analyse basierende Beurteilung der arbeits- und sozialversicherungsrechtlichen Risiken und Beratung zur Risikominimierung/Abwicklung, ggf. Einbeziehung der zuständigen Behörden • Unterstützung bei der Durchführung von Statusfeststellungsverfahren gegenüber Behörden und Vertretung vor Gerichten • „Scheinselbständigkeits-Check“ und Implementierung einer rechtssicheren Vertragsgestaltung • Durchführung von Inhouse-Schulungen zu aktuellen Entwicklungen im Zusammenhang mit der Leistungserbringung durch Externe Tax Services • Präventive Tax-Compliance-Health-Checks der Steuerprozesse mit dem Ziel einer „Enthaftung“ der Geschäftsleitung als Mindeststandard • Systematische Prüfung und Aufbereitung steuerlicher Daten im Rahmen von Health-Checks • Vorbereitung und Durchführung steuerlicher Berichtigungsanzeigen durch gezielte Datenanalysen • Prüfung sog. operationeller Steuern wie z. B. Umsatz- und Lohnsteuer und steuerprozessualer Risiken • Verfahrensrechtliche Absicherung steuerlicher Korrekturen gegen steuerstrafrechtliche Risiken • Qualitäts- und Effizienzsteigerung der Steuerfunktion durch Tax Performance Advisory • Vertretung von Geschäftsleitung und Unternehmensmitarbeitern in steuerstrafrechtlichen Ermittlungsverfahren Advisory Services • Analyse des Reifegrades des bestehenden External-Workforce-Managements anhand des etablierten und revisionssicheren EY External-Workforce-Governance(EWG)Ansatzes • Unterstützung bei der Konzeption, Optimierung und Einführung eines nachhaltigen, auf die spezifischen Anforderungen des Unternehmens zugeschnittenen Ansatzes für External Workforce Governance • Integration des EWG-Ansatzes in die Aufbau- und Ablauforganisation des Unternehmens, um eine effiziente und effektive Steuerung des Fremdkräftebedarfs zu gewährleisten • Weiterentwicklung der Bewertungslogik zur Evaluierung des Fremdkräfteeinsatzes unter Berücksichtigung unternehmensspezifischer Vorgaben • Unterstützung bei der Implementierung eines IT-Systems zur Abbildung der EWGProzesse im Unternehmen • Entwicklung einer Roadmap für die Weiterentwicklung des Steuerungsinstrumentariums für Externe Risikoidentifizierung und Datenanalysen • Durchführung von Risk Assessments • Hintergrundrecherchen und Integritätsanalysen • Erhebung und Auswertung von quantitativen/qualitativen Daten • Durchführung forensischer Interviews Risikoanalyse und Risikoeinschätzung • Vertragsprüfung und Analyse der tatsächlichen Vertragsdurchführung • Bewertung der arbeits- und sozialversicherungsrechtlichen Risiken • Implementierung einer rechtssicheren Vertragsgestaltung • Durchführung von Schulungen Präventiv- und Abwehrberatung • Systematische Prüfung und Aufbereitung von steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Daten im Hinblick auf Externe • Implementierung von präventiven Tax-Compliance-Systemen • Rechtliche Abwehrberatung gegen Ansprüche und Behörden Strategisches und operatives Management Externer • Schaffung robuster ExternalWorkforce-Governance-Strukturen • Berücksichtigung effizienter Prozesse, Strukturen und IT-Systeme • Konsequente Einhaltung interner und regulatorischer Anforderungen Indikatoren und Haftungsrisiken bei der Beauftragung Externer Gesetzliche/ regulatorische Indikatoren Operative Indikatoren Rechtliche Risiken Operative und strategische Risiken • Integration Externer in die eigene Unternehmensorganisation • Kein selbstständiges bzw. unternehmerisches Handeln des Externen erkennbar • Weisungsgebunden in Bezug auf Einsatzort, Zeit und Funktion • Enge Zusammenarbeit mit den Mitarbeitern des Unternehmens • Einsatzgegebenheiten und individuelle Vereinbarungen • Abwesenheits- und Vertretungsregelungen • Fehlende bzw. fehlerhafte Leistungsnachweise • Vorgegebene Berichtslinien innerhalb der Betriebsorganisation • Fehlende Governance- und Compliance-Strukturen, unzureichendes Reporting • Unvollständige oder auffällige Stamm- oder Transaktionsdaten hinsichtlich Externer • Zuvor bereits als interner Mitarbeiter beim Auftraggeber beschäftigt gewesen • Leistungserbringung kann auch durch interne Mitarbeiter erfolgen (Vertretung) • Strafrecht: Vorenthalten und Veruntreuen von Arbeitsentgelt gem. § 266a StGB • Sozialrecht: Nachzahlung der Gesamtsozialversicherungsbeiträge für bis zu vier (max. 30) Jahre • Arbeitsrecht: voll wirksames, rückwirkendes Arbeitsverhältnis • Steuerrecht: Steuernachzahlungen, Betriebsprüfungsrisiken, steuerstrafrechtliche Ermittlungen, Haftung der Geschäftsleitung und des Managements • Vertragsmanagement: Umgehung der Beschaffungsprozesse sowie fehlende Beachtung der Rahmenverträge • Prozess: inkonsistente Zielsetzungen und Mangel an integriertem Fremdkräftemanagement • Governance: „künstliche“ Senkung von Personalkosten durch Ausgleich mit externen Dienstleistern • Compliance: fehlende Berücksichtigung im CMS; kein Hinweisgebersystem; fehlende Steuerung, Überwachung und Berichterstattung Ihre Ansprechpartner Markus Lohmeier Partner, Solution & Industry Leader Ernst & Young GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Fraud Investigation & Dispute Services Dr. Marcus Geuenich Executive Director Ernst & Young GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Telefon: +49 89 4331 15374 Mobil: +49 160 939 15374 [email protected] Telefon: + 49 211 9352 16177 Mobil: + 49 160 939 16177 [email protected] Dr. Karsten Umnuß Partner, Head of Employment Law Ernst & Young Law GmbH Rechtsanwaltsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft Netta Nyholm Partner, Advisory Services Ernst & Young GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Telefon: + 49 89 14331 22220 Mobil: + 49 160 939 22220 [email protected] Telefon: +49 221 2779 16427 Mobil: +49 160 993 16427 [email protected] „Building a better working world — wir fördern den Wandel!“ Transparenz Etwas Kompliziertes kann niemals risikofrei sein. Denn jede Intransparenz, jede Form von Komplexität erleichtert Manipulation und schafft Schutzräume für dolose Handlungen. Wir sind sicher, dass effektive Prozesse und Systeme nicht kompliziert sein müssen. Ganz im Gegenteil: Transparenz als Managementprinzip macht die gesamte Organisation schneller und effizienter — auch weit über den Umgang mit Risiken hinaus. Integrität Der viel beschworene Wertewandel lässt sich auf eine einzige Formel reduzieren: Unternehmen sollen ihre gesellschaftliche Verantwortung ernst nehmen, ihre Manager integer sein. In unserem Verständnis nachhaltig erfolgreicher Unternehmensführung ist die persönliche Integrität — vom Vorstand bis zu jedem einzelnen Mitarbeiter — ein Wert, den es zu fordern und zu fördern gilt. Nur wer nachweislich integer wirtschaftet, bewahrt sich seine Geschäftsgrundlage in einer Wirtschaftswelt, in der die Beziehungen zu Stakeholdern über Erfolg und Misserfolg eines Unternehmens entscheiden. Effizienz Compliance- bzw. Integritätsmanagement müssen keine Bremsklötze sein. Wer seine Risiken wirklich kennt und Mechanismen schafft, aktiv in seine eigene Organisation hineinzuhören, kann auf ineffiziente Pauschalkontrollen häufig verzichten. Wenn wir von Effizienz reden, meinen wir aber nicht ausschließlich die notwendigen Compliance-Routinen selbst, sondern denken sehr viel weiter. Compliance-Management kann der Hebel sein, die Effizienz im gesamten Unternehmen zu erhöhen — und damit weit über gesetzliche Anforderungen hinaus einen gesteigerten Wertbeitrag Ihres Unternehmens zu ermöglichen. EY | Assurance | Tax | Transactions | Advisory Die globale EY-Organisation im Überblick Die globale EY-Organisation ist einer der Marktführer in der Wirtschafts prüfung, Steuerberatung, Transaktionsberatung und Managementberatung. Mit unserer Erfahrung, unserem Wissen und unseren Leistungen stärken wir weltweit das Vertrauen in die Wirtschaft und die Finanzmärkte. Dafür sind wir bestens gerüstet: mit hervorragend ausgebildeten Mitarbeitern, starken Teams, exzellenten Leistungen und einem sprichwörtlichen Kundenservice. Unser Ziel ist es, Dinge voranzubringen und entscheidend besser zu machen – für unsere Mitarbeiter, unsere Mandanten und die Gesellschaft, in der wir leben. Dafür steht unser weltweiter Anspruch „Building a better working world“. Die globale EY-Organisation besteht aus den Mitgliedsunternehmen von Ernst & Young Global Limited (EYG). Jedes EYG-Mitgliedsunternehmen ist rechtlich selbstständig und unabhängig und haftet nicht für das Handeln und Unterlassen der jeweils anderen Mitgliedsunternehmen. Ernst & Young Global Limited ist eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung nach englischem Recht und erbringt keine Leistungen für Mandanten. Weitere Informationen finden Sie unter www.ey.com. In Deutschland ist EY an 22 Standorten präsent. „EY“ und „wir“ beziehen sich in dieser Publikation auf alle deutschen Mitgliedsunternehmen von Ernst & Young Global Limited. © 2015 Ernst & Young GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft All Rights Reserved. NDA 1508-337 ED None EY ist bestrebt, die Umwelt so wenig wie möglich zu belasten. Diese Publikation wurde daher auf FSC®-zertifiziertem Papier gedruckt, das zu 60 % aus Recycling-Fasern besteht. Diese Publikation ist lediglich als allgemeine, unverbindliche Information gedacht und kann daher nicht als Ersatz für eine detaillierte Recherche oder eine fachkundige Beratung oder Auskunft dienen. Obwohl sie mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt wurde, besteht kein Anspruch auf sachliche Richtigkeit, Vollständigkeit und/oder Aktualität; insbesondere kann diese Publikation nicht den besonderen U mständen des Einzelfalls Rechnung tragen. Eine Verwendung liegt damit in der eigenen Verantwortung des Lesers. 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