○財団法人大田原市管理公社文書取扱規程 (平成元年 4 月 1 日大管公規程第 3 号) (趣旨) 第 1 条この規程は、財団法人大田原市管理公社(以下「公社」という。)における文書の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。 (文書の取扱いの原則) 第 2 条文書はすべて的確迅速に取扱い、常に整理保管し、事務の能率的な運営に資するよう努めなければならない。 (事務局長の職務) 第 3 条事務局長は、公社における文書及びこれらに付随する物品の収受、配布、決裁、発送及び完結文書の保存に関する事務を管理する。 (係長の職務) 第 4 条庶務係長は、上司の命を受けて、次の各号に掲げる事項を処理しなければならない。 (1) 文書の収受、配布及び発送に関すること。 (2) 文書の審査に関すること。 (3) 文書処理の促進及び文書処理状況等の調査に関すること。 (4) 文書の整理及び保存に関すること。 (5) その他文書の取扱いに関すること。 (文書の収受) 第 5 条公社に到着した文書は、すべて庶務係が収受する。 (文書の配布) 第 6 条庶務係は、前条により収受した文書を次の各号によりただちに処理しなければならない。 (1) 役職名及び公社の普通文書はすべて開封し、収受印を押し、文書件名簿に登録しなければならない。ただし、各種請求書等にして軽易なものは登録を省略することができる。 (2) 親展文書は、その封皮に受付印を押し、受信人に配布する。 (3) 異議申立、訴訟、入札書等権利の消長に関係のある文書は、余白に到着した日時を明記し、かつ文書収受者が証印を押し、封筒のあるものはこれを添えて処理する。 (4) 特殊郵便物(金品、書留、配達証明、内容証明、電報等)は、特殊郵便物受付簿に記入し、受付印を押し、各受信者に配布し、受領印を徴さなければならない。 (文書の処理) 第 7 条収受された文書をただちに査閲し、自ら処理するものを除き、処分意見を示して担当者に配布しなければならない。 2 収受された文書は、即日処理しなければならない。ただし、即日処理できない場合は、あらかじめ上司の承認を受けなければならない。 (処理の方法) 第 8 条事案の処理は、すべて起案用紙に記載し、決裁を受けなければならない。 2 軽易な事件は、その文書の余白等に朱書し立案することができる。 3 事案の処理、施行が他に関係する場合は、合議しなければならない。 (秘密文書) 第 9 条秘密を要する文書は、「秘」の印を押し、厳重に取扱わなければならない。 (施行文書) 第 10 条決裁になった文書は、決裁年月日・記号・施行年月日を記入するとともに発送を要するものは浄書し、契印しなければならない。 (記号及び番号) 第 11 条文書に用いる記号は「大管公」とし、番号は文書件名簿による会計年度、番号とする。 2 理事会に提出する議案は、議案番号簿により提出の順序による番号を附さなければならない。 (文書の施行者名) 第 12 条施行する文書は、理事長又は公社名を用いなければならない。 (文書の発送) 第 13 条発送する文書は、特に急を要するもののほか毎日午後 1 回とする。 2 前項により必要とする郵便切手は、郵便切手受払簿に記入しなければならない。 (文書の整理) 第 14 条文書は常に整理し、重要なものは非常持出しのできるように準備しておかなければならない。 (文書の引継) 第 15 条文書は未着手及び懸案文書に区分し、完結となった文書は、庶務係長を経て事務局長に引き継がなければならない。 (文書の保存) 第 16 条保存文書は会計年度別に編さんの上、文書保存台帳に登載しなければならない。 (文書の保存年限) 第 17 条文書の保存年限は、大田原市文書取扱規程(昭和 41 年訓令第 1 号)文書保存期間の区分例による。第 18 条この規程に定めるもののほか、文書の取扱いに関し必要な事項は大田原市の例による。附則この規程は、平成元年 4 月 1 日から施行する。