ICT Magazine maart 2014

24
uitgelicht
30 januari 2014
Maak van zaakgericht werken een succes
Werkplekondersteuning maakt ambtenaren zelfredzaam
Meer taken met minder ambtenaren, reorganisaties en ingrijpende veranderingen binnen
de interne organisatie. Zowel landelijk als lokaal komen ambtenaren voor steeds grotere
uitdagingen te staan. Hoe maken ze de daarbij noodzakelijke overstap naar zaakgericht
werken succesvol? Werkplekondersteuning met LearningGuide van Ontuitive biedt uitkomst.
Digitalisering, zoals de invoering van zaakgericht
werken, wordt een steeds grotere noodzaak in de
ambtelijke wereld. Hoe voer je in woelige tijden
deze nieuwe systematische werkwijze succesvol door?
Volgens Tanja Baars, accountmanager decentrale
overheid bij Ontuitive en specialist op het gebied
van performance support, valt of staat alles bij de
acceptatie door de eindgebruiker. “Dat klinkt
logisch en toch vergeten organisaties dat vaak.
Wanneer grote veranderingen worden doorgevoerd,
worden de bijbehorende bedrijfsapplicaties vaak
snel binnen organisaties uitgerold, waarna de
medewerkers dagenlange, klassikale trainingen

krijgen voorgeschoteld. Als de applicaties vervolgens
niet of nauwelijks worden gebruikt, zoekt het
management de oorzaak vaak in het betreffende
softwarepakket: het is niet gebruikersvriendelijk
genoeg en moet dus worden vervangen. Zonde,
want de oplossing is zoveel simpeler: ondersteun
de eindgebruikers beter in hun werkproces.”
Mark Pruimboom, Business Consultant centrale
overheid bij Ontuitive, beaamt dit. “Gebruikers
acceptatie is het belangrijkst. En die verwerf je niet
met slechts klassikale voorbereiding, want die is
niet genoeg toegespitst op de verschillende rollen
die medewerkers in de organisatie vervullen.
Bovendien herinnert men zich meestal weinig van
theoretische instructies. Het echte leren en begrijpen
vindt plaats in de werkomgeving van de gebruiker.”
Bespaar tijd en geld
In Ontuitive’s performance support software LearningGuide vinden gebruikers antwoorden op al
hun gebruikersvragen wanneer ze die het meest
nodig hebben: tijdens het werk. Baars: “De klassikale instructie kun je hierdoor veel korter houden
en vooral toespitsen op het enthousiasmeren van de
medewerkers. Vervolgens kunnen ze er meteen mee
aan de slag in hun werkomgeving. De software
ondersteunt heel gericht in het uitvoeren van hun
taken en geeft ze direct inzicht in de processen. De
besparing is enorm: zowel op het terugdringen
van training- en supportkosten, maar zeker ook op
faalkosten.” “Daar komt bij dat zowel de helpdesk
als de key users worden ontlast,” voegt Pruimboom
hieraan toe. “Van de ambtenaren zelf krijgen we
veel enthousiaste reacties. Ze kunnen zelf bepalen
hoe, waar en wanneer ze de support software raadplegen. Hierdoor zijn ze volledig zelfredzaam.”
Change managers
Ontuitive werkt sinds 2007 met lokale en nationale
overheden, zoals de ministeries van Defensie, SZW,
VWS, Financiën, Binnenlandse zaken, het UWV
en diverse gemeenten. Pruimboom vertelt dat veel
ambtelijke organisaties werken met change managers.
“Zij zien in de praktijk hoeveel tijd, geld en gemak
onze oplossing oplevert. Wat ze ook zeer prettig
vinden, is dat zichtbaar is waar de ambtenaren
informatie zoeken. Zo kunnen ze nog beter

inspringen op de behoeften in de organisatie.”

Baars benadrukt dat Ontuitive steeds zal blijven
monitoren, om te kijken hoe het nog beter kan.
“We staan altijd stand-by om de klant te helpen,
waar het maar kan.”
Pruimboom: “We streven naar volledig tevreden
klanten, voor minder doen we het niet.”
Benieuwd naar referentie cases?
Bezoek www.ontuitive.com/nl/overheid
Efficiëntere, goedkopere en zuinigere bedrijfsvoering
dankzij OKI
Een van de belangrijkste prioriteiten voor OKI Systems in 2014 is het versterken en verder
ontwikkelen van samenwerkingsverbanden met partners, met als doel het gemak voor
de gebruiker aanzienlijk te vergroten. Het combineren van hardware en software in een
geïntegreerde oplossing heeft als voordeel dat de expertise van zowel de hardwareleverancier als softwareleverancier optimaal ingezet kan worden.
Deze actieve, oplossingsgerichte benadering van
OKI zorgt voor een daadwerkelijke meerwaarde voor
de gebruiker. “Wanneer software en hardware
naadloos met elkaar communiceren,” legt Erwin
Bader, Country Manager Nederland bij OKI Systems,
uit, “ontstaat een gebruiksvriendelijke documentmanagementoplossing. Deze kan worden ingezet
als zeer effectieve methode om organisaties efficiënter, goedkoper en zuiniger te laten functioneren.
En dat zijn precies de doelstellingen die vrijwel
iedere organisatie in 2014 nastreeft.”
Effectieve archiefoplossing
Dankzij de samenwerking met diverse experts is
de printerleverancier in staat om een zeer flexibel
en breed portfolio aan te bieden waarbij individuele
wensen van de klant centraal staan. De documentmanagementoplossing die is ontwikkeld in samen
werking met softwarespecialist RetSoft is daar een
goed voorbeeld van. Met dit product richt OKI
zich specifiek op het MKB, een doelgroep waar de
nadruk steeds meer op kostenbeheersing en workflow efficiency ligt. Specifiek voor deze doelgroep
biedt OKI de vorig jaar geïntroduceerde en meermaals bekroonde MFP’s uit de MB700 en MC700
serie aan. In combinatie met de veelzijdige archiveringssoftware van RetSoft ontstaat een effectieve
archiefoplossing in de vorm van een relatiedossier,
met daarin bijvoorbeeld de communicatie en finan
ciële historie van toeleveranciers en klanten. Het
dossier toont aan de hand van een grote verscheiden
www.ictmagazine.nl
heid aan zoekcriteria precies de gegevens die in
het contact met de klant, leverancier of andere
relaties nodig zijn voor een effectieve en relevante
interactie. Volgens directeur Harald Leffers van
RetSoft is dit een ideale oplossing voor kleine
MKB-bedrijven, waaronder huisartsen, apothekers, makelaars en advocaten. “Een echte documentmanagementoplossing waarbij alle inkomende
post ingescand, gearchiveerd en binnen de organisatie gedistribueerd wordt, is voor de grote groep
kleinere MKB-bedrijven een te uitgebreide en
kostbare exercitie,” vertelt Heffers. “Zij hebben
voldoende aan een actueel klantendossier op basis
van de bestaande correspondentie via telefoon, email en post.”
Documentoplossing
OKI biedt een speciale koppeling aan waarmee de
interface van een MFP direct kan worden afgestemd
op de software van RetSoft. Bader: “Deze gezamen
lijke oplossing heeft een zeer gebruiksvriendelijke
en overzichtelijke interface, waardoor de arbeidsintensiviteit zeer laag ligt. Dit zorgt voor een eenvoudige integratie in bestaande bedrijfsprocessen
waarbij de voordelen van een digitaal, direct op
tekst doorzoekbaar archief evident zijn. Bovendien
is dit product goedkoop in aanschaf en biedt het
geen functionaliteiten die voor middelgrote en
kleine bedrijven overbodig zijn. Kortom, een documentoplossing die echt aansluit op de behoefte
van de klant.”

Download Report