De ideale e-factuur - Lien Wauters - V-ict-or

De ideale e-factuur en impact op
de organisatie
Lamot 10 oktober 2014
www.bestuurszaken.be
Agenda
• De ‘ideale’ e-Factuur?
• Het belang van het inkooporder
• Weg met papier? Praktijkvoorbeeld BD
Bestuurszaken.
Wat is een ideale e-factuur?
• Voldoet aan wettelijke factuurvereisten
• Is ‘automatisch’ te identificeren en te verwerken
in boekhoudsysteem:
KBO klant
Unieke triggers zoals:
• Inkoopordernummer (PO, bestelbon)
• Contractnummer, klantnummer…
Prioritair rekeningnummer
Het belang van het inkooporder
• Identificatie van klant/budget
• Onmiddellijke matching
• Stap vooruit in de richting van een digitaal
aankoopproces
• Efficiënter budgetbeheer
Maar wat met…?
Aankopen zonder bestelbon:
• Nutsfacturen
• Aankoop op raamcontract
• Impulsaankopen, online aankopen
Globaal inkooporder
Onkostennota
Creditcard
Contractnummer, ….
Weg met papier…
Een voorbeeld uit de praktijk bij BD Bestuurszaken
• Doel:
 Papierloze werking
 Kortere doorlooptijden door onmiddellijke registratie
 Tijdige betaling
• Stappen:
 Orafin 2010: optimalisering bestaande processen
 Centrale ontvangst facturen
 Labelscanning
 2013 Intelligente scanning (leveranciers met KBO)
 1/1/2015 e-Invoicing
Weg met papier (2)
• Aanpak:
 Communicatie leveranciers (facturatie-adres, IO)
 Infosessies binnen de organisatie
Dossierbehandelaars, inhoudelijke diensten,
budgethouders…
 Handleidingen
 Afspraken controleorganen (CVL, Rekenhof,…)
 Helpdeskfunctie van boekhoudteam
Weg met papier (3)
• Wat hebben we bereikt: (DBZ)
 79% van facturen via intelligente scanning
 Kortere doorlooptijden
 Transparanter financieel beheer
 Opstart boekhoudkantoor
 Maar vooral….
Tijdige betalingen:
100%
17%
90%
27%
26%
36%
80%
70%
68%
60%
% laattijdig
50%
83%
40%
73%
74%
2012
2013
64%
30%
20%
32%
10%
0%
2010
2011
2014
% tijdig
Vragen?
[email protected]
[email protected]
0496/32 29 91
www.bestuurszaken.be

Download Report