1 projectcoördinator informatiebeheer

1 PROJECTCOÖRDINATOR
INFORMATIEBEHEER
(M/V)
(CONTRACT ONBEPAALDE DUUR)
Wil je meebouwen aan een kwaliteitsvolle overheid?
Wij zoeken momenteel een enthousiaste projectcoördinator informatiebeheer,
die zal worden tewerkgesteld binnen de afdeling Centrale Facilitaire Diensten
van Het Facilitair Bedrijf. Hierbij ondersteun je de klanten in hun informatie- en
archiefbeheer en werk je mee aan de verdere professionalisering binnen de
Vlaamse overheid, met bijzondere aandacht voor het beleidsdomein
Bestuurszaken. Hierbij werk je nauw samen met het nog op te richten
Agentschap Informatie Vlaanderen.
Kenmerken van de functie?
Je leidt projecten rond informatie- en archiefbeheer binnen de Vlaamse overheid, zoals bv.
het starten van archiefprojecten in het kader van de herhuisvesting van klanten of het
uitfaseren van archiefloodsen. Hierbij draag je actief bij aan de implementatie van het
informatiebeleid binnen de Vlaamse overheid.
Daarnaast ben je ook het aanspreekpunt voor de informatiebeheerders van het
beleidsdomein Bestuurszaken en ondersteun je hen bij het optimaliseren van het informatieen archiefbeheer. Je vertegenwoordigt het beleidsdomein in de Stuurgroep Strategisch
Archief en zorgt voor de informatie-uitwisseling binnen het beleidsdomein. Vanuit je eigen
praktijkervaring, geef je actief input aan het informatiebeleid.
Als projectcoördinator informatiebeheer krijg je veel ruimte voor eigen initiatief, uiteraard
binnen het kader van de doelstellingen van de organisatie. Regelmatige contacten met
collega’s op de werkvloer staan daarbij centraal. Je komt terecht in een dynamisch en
ondernemend team dat zich onder meer richt op het coachen van het uitfaseren van
archiefloodsen, het begeleiden van transities in het kader van het Nieuwe Werken, …
Wie zoeken we?
We zijn op zoek naar een collega die graag het takenpakket van een
beleidsdomeinarchivaris wil combineren met overheidsbrede projecten. Beschik je over
sterke communicatieve vaardigheden en werk je vaak projectmatig? Slaag je er bovendien in
om onderbouwde beslissingen te nemen en te verdedigen? Kan jij zorgen voor het nodige
draagvlak, meewerken aan consensus en in overleg een visie en strategie uitbouwen met als
doel een klantgerichte dienstverlening? Dan is de functie van projectcoördinator
informatiebeheer iets voor jou!
1
Een diploma op vlak van archiefbeheer is geen noodzaak maar kennis van archiefbeheer is
wel een vereiste.
Wie zijn we?
Je komt terecht binnen de afdeling Centrale Facilitaire Diensten van het Facilitair Bedrijf. Je
zal werken in Brussel, nabij het Noordstation. Door de aard van de functie moet je je
regelmatig verplaatsen doorheen heel Vlaanderen voor overleg of het adviseren van
overheidsinstanties.
De Vlaamse overheid is een moderne en dynamische werkgever die zich onderscheidt door
een combinatie van voordelen en troeven:
- Aantrekkelijk salaris, maaltijdcheques, gratis woon-werkverkeer met het openbaar
vervoer, gratis hospitalisatieverzekering
- 35 dagen verlof, bovendien verlof tussen Kerst en Nieuwjaar
- Reële groei- en opleidingsmogelijkheden in je loopbaan
- Werkzekerheid
- Gezinsvriendelijk en flexibel: glijdende werktijden, mogelijkheid tot thuiswerk en
kinderopvang tijdens de schoolvakanties
- Gelijke kansen mentaliteit
Meer informatie?
Scroll dan naar onder, je vindt er de uitgebreide functiebeschrijving met de
arbeidsvoorwaarden, deelnemingsvoorwaarden en de sollicitatiemogelijkheden! Let wel:
solliciteren kan tot 12/02/2015
2
Het Agentschap Facilitair Bedrijf werft aan in contractueel dienstverband:
PROJECTCOÖRDINATOR
INFORMATIEBEHEER (M/V)
(ONBEPAALDE DUUR)
Afdeling:
Beleidsdomein:
Niveau:
Graad:
Standplaats:
Centrale Facilitaire Diensten
Bestuurszaken
A
Adjunct van de directeur
Brussel
Vacaturenummer: 24579
DE FUNCTIE EN ZIJN CONTEXT
Je komt terecht bij Het Facilitair Bedrijf, een nieuw agentschap, dat is ontstaan uit een fusie van de
entiteit e-government en ICT-Beheer (e-IB) en het Agentschap voor Facilitair Management (AFM). Het
Facilitair Bedrijf staat in voor de uitvoering van het beleid van de Vlaamse overheid op vlak van
facilitair management en is verantwoordelijk voor de diensten: vastgoedbeheer, werkplekinrichting,
gebouwgebonden facilitaire diensten, schoonmaak, catering, digitale drukkerij, goederen- en
contractbeheer, logistiek transport. Daarnaast wil Het Facilitair Bedrijf alle entiteiten van de Vlaamse
overheid maximaal ondersteunen door het aanbieden van ICT-, e-government- en informatiediensten,
-producten en -advies, om op die manier bij te dragen tot de optimale werking van de Vlaamse
overheid als geheel en de lokale besturen en provincies.
Deze functie biedt je een unieke kans om mee te werken aan de kwaliteitsverhoging en de
professionalisering van de informatiehuishouding binnen de Vlaamse overheid, met bijzondere
aandacht voor het Beleidsdomein Bestuurszaken.
Je komt terecht bij de Afdeling Centrale Facilitaire Diensten binnen het Facilitair Bedrijf. Je geeft
ondersteuning aan de ganse Vlaamse overheid op het vlak van informatie- en archiefbeheer. Je taken
omvatten onder meer coaching, ondersteuning en advies aan andere beleidsdomeinarchivarissen en
entiteiten van de Vlaamse overheid. Daarnaast start en coördineer je projecten en werkgroepen met
de
betrekking tot archief- en informatiebeheer, zoals het opvolgen van de 6 staatshervorming
betreffende archiefdocumenten, het begeleiden van herhuisvestingsprojecten in het kader van het
Nieuwe Werken zoals het VAC Brussel, het uitfaseren van bestaande archiefloodsen en het coachen
van bewaargevingen naar het Depot te Vilvoorde, …
In deze projecten moet er continu gewaakt worden over de samenhang met de doelstellingen van
andere stakeholders zowel binnen als buiten het agentschap, zoals bv. informatie- en vastgoedbeleid,
de transitie naar het Nieuwe Werken,…
Daarnaast ben je ook het eerste aanspreekpunt voor de organisatie van het informatiebeheer binnen
het Beleidsdomein Bestuurszaken. Je neemt een actieve, coördinerende rol op ten aanzien van de
entiteiten van het Beleidsdomein Bestuurszaken en ondersteunt de informatiebeheerders bij de
verdere uitbouw van hun informatiehuishouding. Je detecteert hun noden en knelpunten op het vlak
van informatie- en archiefbeheer en zoekt praktijkgerichte oplossingen. Je benut hierbij synergie en
zorgt ervoor dat bv. bewaargevingen naar het Depot op een goede, kwaliteitsvolle manier gebeuren.
Je vertegenwoordigt het Beleidsdomein Bestuurszaken in de Stuurgroep Strategisch Archief, waarin
alle andere beleidsdomeinen van de Vlaamse overheid participeren. Je zorgt ervoor dat deze
3
informatie doorstroomt naar de informatiebeheerders van je beleidsdomein, maar ook dat behoeften
en goede praktijken worden opgepikt bij het uitwerken en ontwikkelen van nieuwe beleidslijnen en –
instrumenten door het Agentschap Informatie Vlaanderen.
Uiteraard doe je dit alles steeds in nauwe samenwerking met je andere collega’s binnen het
agentschap, met Stuurgroep Strategisch Archief en met het Agentschap Informatie Vlaanderen.
Diensten die al bestaan voor een bepaalde doelgroep worden maximaal ingezet voor andere
doelgroepen. Je kan dan ook steeds beroep doen op de ervaring die hierrond binnen het team
bestaat.
Meer informatie over onze werking en het Archiefdecreet vind je op:
www.bestuurszaken.be/informatiemanagement en www.bestuurszaken.be/archiefdecreet.
JE TAKENPAKKET
1. Analyseren van de behoeften van de organisatie en interne klanten teneinde een correct
beeld te krijgen van de opportuniteiten en de noden.






Behoeften en opportuniteiten bespreken met het lijnmanagement
Anticiperen op problemen en knelpunten binnen de organisatie
Opvolgen van ontwikkelingen en tendensen
Uitvoeren van (probleem)analysen
Analyseren van ad hoc vragen en problemen
Evalueren van de huidige dienstverlening
2. Op basis van het beleid en de behoefteanalyse de dienstverlening binnen het
functionele domein definiëren, implementeren en bijsturen teneinde de interne klant en de
organisatie op de best mogelijke manier te ondersteunen.







Voorstellen doen en bespreken van de dienstverlening
Akkoord bereiken rond de dienstverlening
De continue werking van de organisatie meehelpen verzekeren
Actieplan opstellen, werkmethode definiëren
Definiëren van langere termijnplanning
Administratie uitvoeren die bij de dienstverlening hoort
Interne klanten ondersteunen bij de implementatie en het gebruik van instrumenten,
systemen, toepassingen,…
3. Ontwikkelen of aanpassen van concepten, systemen, methoden en technieken in
nauw overleg met de interne klant teneinde door algemeen toepasbare of maatgerichte
producten en diensten de gedefinieerde dienstverlening te kunnen uitvoeren.




Werkinstrumenten en hulpmiddelen ontwerpen, verbeteren en/of toegankelijk maken
Innovatieve ideeën ontwikkelen
Meewerken aan projecten van productontwikkeling
Uitwerken van procedures en richtlijnen
4. Zowel op vraag als proactief interne klanten adviseren vanuit het functionele domein
teneinde deskundige oplossingen aan te bieden voor vraagstukken of problemen.








Antwoorden op vragen van klanten
Fungeren als aanspreekpunt voor het eigen vakgebied
Adviseren over toepassing en gebruik van diensten, producten, systemen
Gebruikers adviseren over interpretatie van regelgeving
Management adviseren over thema’s die te maken hebben met het functionele domein
Inspelen op specifieke vragen van het management
Actief deelnemen aan werkgroepen en vergaderingen
Proactief knelpunten signaleren
4
5. Opvolgen, evalueren en eventueel bijsturen van de voortgang of resultaten van processen
en dienstverlening teneinde een optimale kwaliteit en efficiëntie te garanderen conform de
afspraken, richtlijnen en regelgeving










Bewaken van correcte toepassingen van reglementaire bepalingen, procedures, normen,…
Erop toezien dat wet- en regelgeving worden gerespecteerd
Verzamelen en verwerken van gegevens, opmaken van overzichten en verslagen, rapporteren
van indicatoren
Input leveren voor management rapportering
Toezien op naleving van kwaliteitsnormen
Evalueren van klanttevredenheid
Kwaliteitsbewaking van de opgezette systemen
Voorstellen doen voor verbetering
Proces afstemmen met andere processen binnen de organisatie
6. Communiceren over de dienstverlening teneinde de (interne) klanten te
informeren en hen te stimuleren om van de dienstverlening gebruik te maken.




De dienstverlening proactief kenbaar maken aan de klant
Deelnemen aan en organiseren van werkgroepen, vergaderingen, infosessies
Fungeren als aanspreekpunt
Feedback vragen aan klanten
7. Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied
teneinde de kwaliteit van de dienstverlening te optimaliseren





Opbouwen en onderhouden van netwerken
Bijhouden van vakliteratuur
Volgen van nieuwe ontwikkelingen
Op de hoogte blijven van nieuwe methoden, theorieën en technieken
Deelnemen aan interne en externe vormingsactiviteiten op het vakgebied
8. Leiden of deelnemen aan (deel)projecten of werkgroepen teneinde bij te dragen aan de
realisatie van de afgesproken projectdoelstellingen.






Adviseren, controleren en bijsturen van projecten
Leveren van specifieke vakinhoudelijke input voor projecten
Projecten plannen, coördineren en leiden
Deelnemen aan cross functionele projectgroepen
Opstellen en bewaken van technische normen en standaarden
Het opvolgen van de werkzaamheden
JE PROFIEL
JE DIPLOMA


Je beschikt over een masterdiploma.
Ben je in het bezit van een Master na Master Archivistiek: Erfgoedbeheer en Hedendaags
Documentbeheer, dan wordt dit als een pluspunt beschouwd.
JE WERKERVARING


Je beschikt over relevante ervaring op vlak van de methodologie of dienstverlening van
archiefzorg en archiefbeheer.
Je hebt ervaring met projectmatig werken.
Heb je ervaring met de werking van de Vlaamse overheid, dan is dit een meerwaarde.
5
Naast deze relevante ervaring, vinden wij jouw enthousiasme, klantgerichtheid en zin voor initiatief
minstens even belangrijk
JE TECHNISCHE COMPETENTIES



Je kan snel overweg met courante softwaretoepassingen (Word, Excel, Powerpoint, Outlook)
Je hebt kennis en visie omtrent informatie- en archiefbeheer.
Je kan een projectaanpak formuleren.
Je licht je vaktechnische kennis duidelijk toe in je standaard-CV.
JE PERSOONSGEBONDEN COMPETENTIES
1. Verantwoordelijkheid nemen
Handelen in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie
Niveau 2: Handelt in het belang van de organisatie
2. Communiceren
Informatie en ideeën schriftelijk en/of mondeling begrijpelijk overbrengen
Niveau 2: Verzorgt de interactie
3. Inleving
Alert zijn op gevoelens en behoeften van anderen en daar adequaat op reageren
Niveau 1: Staat open voor gevoelens en behoeften van anderen
4. Netwerken
Ontwikkelen en bestendigen van professionele relaties, allianties en coalities en die aanwenden om
informatie, steun en medewerking te verkrijgen
Niveau 2: Legt nieuwe contacten die voor zijn taak en opdracht nuttig kunnen zijn
5. Analyseren
Een probleem duiden in zijn verbanden en op een efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullende
relevante informatie
Niveau 2: Legt verbanden en ziet oorzaken
6. Klantgerichtheid
Wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie
onderkennen en er adequaat op reageren
Niveau 2: Optimaliseert de dienstverlening aan belanghebbenden binnen afgesproken kaders
7. Initiatief
Kansen onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen of ondernemen
Niveau 1: Neemt het initiatief om binnen zijn takendomein acties te initiëren (reactief en ad hoc)
8. Oordeelsvorming
Mening uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis van een afweging van
relevante criteria
Niveau 1: Trekt logische conclusies op basis van de beschikbare gegevens en formuleert een
hypothese
HOE SOLLICITEREN
Ben je geïnteresseerd? Solliciteren kan tot uiterlijk 12 februari 2015.
Om te solliciteren vul je het standaard cv in dat je bij deze vacature kunt vinden op
www.bestuurszaken.be/vacatures
6
Je stuurt het standaard cv, samen met een kopie van je diploma bij voorkeur via mail naar
[email protected] of per post naar MOD Bestuurszaken, t.a.v. Rita Creyelman,
Boudewijnlaan 30 bus 38, 1000 Brussel.
Om een objectieve vergelijking tussen alle kandidaten mogelijk te maken, zullen enkel sollicitaties via
het standaard CV in aanmerking genomen worden. Gelieve in het onderwerp van je mailbericht de
functietitel te vermelden.
Indien je in het bezit bent van een buitenlands diploma, dien je de erkenning van de gelijkwaardigheid
aan te vragen bij NARIC-Vlaanderen: http://www.ond.vlaanderen.be/naric
Voor extra informatie kan je contact opnemen met de P&O-consulent.
SELECTIEPROCEDURE

CV-screening: 16 februari 2015

Prescreening: 23 en 25 februari 2015
Enkel indien er meer dan 8 kandidaten zijn wordt een prescreening voorzien onder de vorm van
een inhoudelijke case.

Jurygesprek: 4 en 5 maart 2015
Het jurygesprek wordt voorafgegaan door een case.
De meest geschikte kandidaat komt in aanmerking voor onmiddellijke indiensttreding.
Deze selectieprocedure verloopt via een objectief wervingssysteem zoals vermeld in deel III,
hoofdstuk 2 van het VPS. Het slagen ervoor kan later toegang geven tot het meedingen naar een
statutaire bevorderingsfunctie.“
ONS AANBOD







Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie van de overheid en
die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft.
Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICTmiddelen betreft. Je komt terecht in een open landschapsomgeving, gebaseerd op het ‘anders
werken’ principe.
Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om de combinatie
privé-werk zo optimaal mogelijk te laten verlopen: zo bieden wij tijdens de schoolvakanties in
Antwerpen, Brugge, Brussel, Hasselt, Gent en Leuven een professionele vakantieopvang voor
kinderen vanaf 3 tem 13 jaar. Daarnaast biedt de vakantieopvang Vlaamse overheid ook kortingen
aan op vakantiekampen bij verschillende gespecialiseerde partners.
Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer is gratis alsook je hospitalisatieverzekering.
Je ontvangt maaltijdcheques van 7 euro per gepresteerde dag. 5,91 euro wordt door de
werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het
nettoloon.
Je wordt aangeworven in de graad van adjunct van de directeur (rang A1) met de bijhorende
salarisschaal: je aanvangssalaris is minimaal 3019 euro (brutomaandsalaris, aangepast aan de
huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen.
De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor ze zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen.
Kandidaten worden dan ook geselecteerd op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden,
ongeacht geslacht, seksuele geaardheid, afkomst, handicap of chronische ziekte. Als je een
handicap of chronische ziekte hebt, laat ons dat vooraf weten. We zorgen ervoor dat je in de best
mogelijke omstandigheden kunt deelnemen aan de selecties. Krijg je de baan? Dan passen we de
werkplek zo goed mogelijk aan.
7
MEER WETEN?
Voor extra informatie over de jobinhoud kun je contact opnemen met:
Dries Vandaele, beleidsondersteuner Coördinerende Archiefdienst
Boudewijnlaan 30
1000 Brussel
Tel. : 0499/54 64 09
E-mail : [email protected]
Voor de arbeidsvoorwaarden kan je onze website consulteren www.werkenvoorvlaanderen.be of
contact opnemen met de P&O-consulent:
Elisa Verstraete, P&O-consulent
Boudewijngebouw 3 toren A
Boudewijnlaan 30
1000 Brussel
Tel. : 0491/96 88 46
E-mail : [email protected]
Voor extra informatie over de selectievoorwaarden kan je contact opnemen met de P&O-consulent.
De entiteiten van het beleidsdomein Bestuurszaken doen de Vlaamse overheid soepel draaien. Zo
zorgen zij voor boeiende jobs in een aangename omgeving en maken zij de overheid slank en
eenvoudig. Meer weten? Je ontdekt het op de portaalsite van Bestuurszaken.
8

Download Report