E-invoice E-documents Lokale overheid 10 Oktober 2014 Ivan Vanhaecht – product director [email protected] Arco Information • Specialist in Document Logistiek • Referenties in lokale overheden Vlaanderen • Provincies 4 • Gemeenten 92 • AGB 15 • OCMW’s 15 • Politie 108 • Brandweerkorpsen 2 Arco Lokale Overheden Postverdeling Partnerships Contacten Integratieplatform Specifiek Evaluatie evolutie Oslo3 Dossierbeheer Flows Facturen Integratie met : CRM en andere contactendatabanken Notulenbeheer Aankoopbeheer Boekhouding Ruimtelijke ordening Belastingen Burgerlijke Stand Inkomende facturen • Volumes inkomend, jaarlijks, facturen, lokale overheden, eind 2014, Vlaanderen (marktaandeel > 90 %) • Scan • Cloud : 800.000 • Inhouse : 450.000 • Email PDF : 125.000 • E-factuur : 90.000 Huidige status e-factuur • Eenvoudige activering • Geen aparte contractering • Aantal verzenders beperkt • 17 % van besturen maakt er gebruik van Verwachte evolutie e-factuur • Verhoogd aantal verzenders • Meer gemeenten stappen in omdat volume toereikend is Visie e-facturen • Activeren e-factuur : • • • • • Eenvoudig en standaard Transparant Gestadige groei, lokale overheid surft mee op de trend Benutten alle voordelen e-factuur Geen technische zorgen • Open en geïntegreerd platform • Financieel voordelig • Legaal in orde Behandeling Inkomende facturen Invoer • Scan Herkenning • Email PDF • E-factuur Registratie • Interface met BBC • Registratie en/of boeking Goedkeuri ng • Indien nodig • 1 of Meerdere stappen • Email notificatie • Rapportering Boeken Finaal boeken met betalingsvrijgave Cevi / Cipal / Remmicom Inkomende facturen marktaandeel 2014/2015/2016 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 2014 2015 Scan Source : Arco Survey with 20 customers in June 2014 Email + PDF 2016 E-invoice 2017 Transitie Geen Scan Automatische doorstroming Geen scan Geen OCR Hoge kwaliteit Benut bijkomende info Flow 1 2 3 4 5 CloudScanning • Scanning naar Cloud platform • Geen licentie, prijs per factuur -> past zich flexibel aan de volumes aan • OCR herkenning: Uitbesteed, 99,7 % correct (SLA) • Leveringssnelheid : maximum 24 uur SLA 99,7 % Quality Assurance Web based platform Arco Audit/Reporting platform – Report SLA inbound Automatische verwerking email met PDF - fase 2 Beoogde doelen • Proactief activeren nieuwe verzenders • Geen handmatige tussenkomst • Alle mails worden succesvol verwerkt • Volledige audit trail • Email verzending is legaal Automatische verwerking email met PDF fase 2 Communication to Suppliers : E-factuur meteen inzetbaar Belgacom Belgacom Mobile (Proximus) Luminus Elektrabel Lampiris ENI Wins D'Ieteren Lease Sita BCD Traval KBC Autolease Cevi HRG BELGIUM T.I.S. Total Industrial Supply 215 leveranciers per 1 oktober 2014 Vlaamse Media maatschappij Dexia Asterion NV H.C.T. CWS Cebeo USG (Start People & Unique) Elep Lyreco RealDolmen Michielsens Cevi Montra ISS Solar Mireille Swets Sita T-groep De Watergroep Java Van moer CWT Carlson Wagon Lit Travel Verpa KBC Autolease Schellaert E-factuur totale service, laagdrempelig • Proactief activeren van E-factuur • Dynamische vergelijking aanbod met eigen leveranciers • Voor alle e-factuur bronnen (overheid, privé, providers) • Eenvoudig, zonder wijzigingen • ERP-interfaces wijzigen niet: meteen klaar • Geen contractuele wijzigingen, simpelweg activeren • Evolutief • Geleidelijk benutten van extra inhoud van de e-factuur • Proactief benaderen van topleveranciers lokale overheden die nog niet digitaal actief zijn • Overzichtelijk : duidelijke rapportering van de verschillende bronnen • Open instelling Privé-verzenders • Provider (trend : + 25 %) • Direct / Privé verzenders (trend : + 100 %) E-factuur via providers • Onmiddellijk beschikbare lijst van leveranciers • Directe activering -> resultaat op korte termijn • Verhogen aantal verzenders E-factuur voor de overheid (1/2) • Belangrijke toename leveranciers in 2015 • Perspectief • • • • • Federale/Vlaamse Lokale overheid Andere regionale overheden gepland Opgelet : gefaseerde uitrol Belang voor verzenders dat alle overheden instappen • Duidelijk langetermijnengagement van overheden • Evolutie naar verplichting • Leveranciers : • Aantrekkelijk voor leveranciers die aan overheid leveren • Zij leveren via verschillende technieken • • • • eigen oplossing provider, portaal overheid KMO-tools E-factuur voor de overheid (2/2) • Hoge Kwaliteit • • • • 1 formaat voor instroom (=standaard : cenbii) Heel wat validaties op inhoud van de e-factuur Sterk beveiligd Duidelijk traceerbaar voor de verzender • Arco is intermediair voor gemeente • Activering : • • • • Gemeente ontlast van technische en praktische voorbereiding 15’ voor gemeente voor afwerking generatie certificaat Standaard activering Geen verhoogde activeringskosten • Onmiddellijke instroom leveranciers Bijkomende gegevens E-factuur benutten (1/2) Referentie Start- en eind-periode Bijkomende gegevens E-factuur benutten (2/2) Contractnummer Referentie Vastlegging Ordernummers Rekeningnummer Arco Audit/Reporting platform – Audit trail Nummer Datum Actie 1 22/04/2014 11:25:10 Downloaded 2 22/04/2014 11:30:17 Unzipped 3 22/04/2014 11:30:22 Audit number created 128736 4 22/04/2014 11:30:27 Output format created e-fff 5 22/04/2014 11:31:05 Export to target environment FTP Arco Audit/Reporting platform – Report inbound mix Periode Type Verzender 2014/09 E-Factuur E-Factuur Electrabel 30 Belgacom Mobile 19 E-Factuur E-Factuur Luminus 15 KBC Autolease 15 Lampiris 15 2014/09 E-Factuur E-Factuur Belgacom 4 2014/09 E-Factuur Java 2 2014/09 Email PDF Arco Information 3 2014/09 2014/09 Email PDF Scanning Sercu Microdata Janssens 2 11 2014/09 Scanning Peeters 9 2014/09 Scanning Leclercq 5 2014/09 2014/09 2014/09 2014/09 Aantal Planning e-factuur roll-out • Fase 2 in test • Testgemeenten november/december 2014 • Algemene rollout maart 2015
© Copyright 2024 ExpyDoc
