Lees meer over ISP-Purchase Enterprise

ISP-Purchase Enterprise
e-Procurement
Met e-Procurement wordt het geautomatiseerd ondersteunen van het secundaire
inkoopproces bedoeld. Anders dan bij primaire inkoop, waar bijvoorbeeld
een minimale voorraadgrootte de trigger is om het systeem automatisch een
besteladvies te laten genereren, is bij secundaire inkoop de medewerker binnen de
organisatie de aanleiding tot het bestellen van een computer of een uitzendkracht.
Het aandeel secundaire inkoop in het totale inkoopvolume varieert van
15% - 60%, afhankelijk van de branche en omvang van de organisatie. Bij
productiebedrijven is het percentage het laagst, terwijl het percentage
in de dienstensector het hoogst ligt.
Met ISP-Purchase Enterprise kunnen medewerkers zelf eenvoudig hun
inkoop regelen. Vanaf hun werkplek hebben ze altijd toegang tot een
up-to-date catalogus. Van hieruit kunnen ze eenvoudig zelf een bestelling
aanmaken. Deze wordt vervolgens op een geautomatiseerde
manier goedgekeurd door de manager of budgethouder.
Medewerkers profiteren van snellere en eenvoudigere toegang tot informatie en actuele informatie.
Highlights
•
Multi-company en in meerdere talen
•Automatische factuurmatching op
basis van de bestelling
•Multi-hiërarchische evaluatie en
goedkeuring workflows
•
Catalogus management module
•
Uitgebreide rapportages
Omdat bij het aanmaken van de bestelling de juiste
grootboekrekening en kostenplaats, interne order of
het projectnummer gekozen wordt, vindt de administratieve vastlegging van de verplichting op hetzelfde
moment geautomatiseerd plaats. Bij het ontvangen
van de factuur kunnen de kosten automatisch op de
juiste wijze geboekt worden. Indien de besteller de
ontvangst van de goederen of diensten heeft gemeld
kan de factuur automatisch worden afgewerkt.
De besparing kan hiermee oplopen tot 75% van de
proceskosten van een order.
Omdat bij het aanmaken van de bestelling de juiste grootboekrekening en kostenplaats,
interne order of het projectnummer gekozen wordt vindt de administratieve vastlegging
van de verplichting op hetzelfde moment geautomatiseerd plaats.
Inzicht door eenvoud en logica
Aanmaken Aanvraag tot Bestelling (ATB)
Het ATB-formulier – vrije inkoop wordt gebruikt voor het bestellen van
alle goederen en diensten. De naam van de aanvrager met zijn overige
gegevens worden automatisch gevuld op basis van de ‘log-in’. De aanvrager geeft vervolgens een korte en uitgebreide omschrijving van de
goederen en/of diensten die hij wil bestellen. Het te bestellen artikel kan
zowel een tekstartikel zijn, waarbij alle specificaties door de gebruiker
zelf wordt ingegeven, als een catalogusartikel. De gebruiker kan tevens
de gewenste leverdatum en afleverlocatie opgeven. Dit kan zowel een
centraal magazijn als de werkplek zelf zijn.
On behalf of
Het is ook mogelijk het invoeren van een ATB te concentreren bij een
beperkte groep gebruikers. Door een frequent gebruik krijgen deze gebruikers ervaring in het gebruik van het systeem en neemt de kwaliteit
van de inkooporders toe. Nadat de ATB is aangemaakt wordt deze in de
workflow ter controle aangeboden aan de medewerker namens wie de
ATB is aangemaakt. Na een inhoudelijke controle door deze medewerker
zal de ATB het reguliere proces binnen ISP-Purchase volgen.
Materiedeskundige
Het is tevens mogelijk om gekoppeld aan een materiaalgroep een extra
stap in het proces in te bouwen waarbij de afdeling inkoop of een ondersteunende afdeling een inhoudelijke beoordeling doet van de ATB. Dit
zou bijvoorbeeld het geval kunnen zijn bij ICT gerelateerde inkopen.
Contract Compliance
In ISP-Contract – Basis kunnen contracten worden vastgelegd. Deze contracten kunnen worden gekoppeld aan materiaalgroepen ( = een inkoop
categorie ) waarbij de contractleverancier als voorkeurleverancier wordt
geselecteerd. Hiermee kan het bestellen bij voorkeursleveranciers worden afgedwongen wat leidt tot betere contract uitnutting en besparingen op de inkoopkosten.
Catalogus
Met de catalogusmodule bent u in staat om artikelbestanden van externe leveranciers automatisch in te lezen en up-to-date te houden.
Hierbij worden (prijs)wijzigingen automatisch gedetecteerd en dienen
deze goedgekeurd te worden alvorens ze actief zijn. Het grote voordeel
van een catalogus is dat de artikelspecificaties zoals leverancier, artikelnummer, prijs en omschrijving en het grootboekrekeningnummer waar
de factuur later op geboekt dient te worden al vastliggen (gekoppeld
aan een artikelgroep of specifiek tekstartikel).
Nadat de Aanvraag tot Bestelling is goedgekeurd door de
budgethouder genereert ISP-Purchase automatisch een
inkooporder in de vorm van een .pdf.
Online leverancierscatalogus
Bij leveranciers met een de gekoppelde webshop kan de gebruiker op
een link klikken waarna hij/zij meteen ingelogd zit in de web shop van
de leverancier. De gebruiker vult vervolgens in de webshop zijn winkelmandje. Wanneer de gebruiker klaar is gaat hij niet door naar afrekenen,
maar worden op basis van de inhoud van het winkelmandje automatisch ATB regels aangemaakt in ISP-Purchase. Vervolgens zal de ATB het
reguliere proces binnen ISP-Purchase volgen, waarbij er mogelijk nog
een goedkeuring nodig is., voordat de bestelling geplaatst wordt.
Stroomlijn het inkoopproces en bespaar tot 75%
van de verwerkingskosten van een inkooporder.
M.b.v. een (interne) catalogus kunnen medewerkers
snel en eenvoudig het juiste artikel selecteren
Nadat de order is uitgeleverd door de leverancier kunnende goederen met één druk op de knop worden binnen geboekt.
Goedkeuren Aanvraag tot Bestelling (ATB)
Nadat het ingevulde ATB-formulier is opgeslagen wordt het automatisch
ter goedkeuring toegewezen aan de budgethouder van de kostenplaats
of de verantwoordelijke persoon. Een groot voordeel hierbij is dat er gebruik gemaakt wordt van hetzelfde procuratieschema als bij ISP-Invoice.
Hiermee wordt dubbel onderhoud voorkomen.
Aanmaken inkooporder
Nadat de Aanvraag tot Bestelling is goedgekeurd door de budgethouder genereert ISP-Purchase automatisch een inkooporder in de vorm
van een .pdf. Deze inkooporder kan qua huisstijl en informatie worden
ingericht naar uw wensen. Denk hierbij aan zaken als logo en lettertype.
Afhankelijk van de gekozen procesinrichting kan de inkooporder gedelegeerd worden verstuurd door de initiële besteller of door een centrale
inkoopafdeling. Hierbij is tevens een verfijning mogelijk dat, afhankelijk
van bijvoorbeeld bedrag en/of artikelgroep, de order wel/niet door de
initiële besteller verstuurd mag worden. Via diverse overzichten kunnen
zowel de lopende als de afgesloten inkooporders worden geraadpleegd.
Goederenontvangst Registratie (Prestatieverklaring)
Nadat de leverancier de bestelde goederen/diensten heeft afgeleverd
dient de initiële besteller de goederenontvangst te registreren in ISPPurchase. Hierbij wordt per bestelregel aangegeven welk aantal van een
artikel is ontvangen.
Bij het registreren van de goederenontvangst dient het bijbehorende
ordernummer opgegeven te worden waarna de bestelregels worden
getoond met een default-waarde in het veld ‘aantal’. Hiermee wordt aangegeven hoeveel er nog ontvangen kan worden. Deze waarde kan indien gewenst aangepast worden (deellevering) waarna het formulier
afgesloten wordt en de order bijgewerkt wordt.
Het is tevens mogelijk dat er gekozen is voor een centrale ontvangst met
een 1e colli controle door een centraal magazijn. Het centraal magazijn
zorgt vervolgens voor de distributie naar de initiële besteller op de werkplek.
Door de flexibele opzet van ISP-Purchase is het ook mogelijk om deze
stap niet uit te voeren. In dat geval is de ontvangst van de factuur de
trigger voor het verkrijgen van de prestatieverklaring.
Automatisch matchen facturen op basis van inkooporder
ISP-Invoice biedt standaard een geavanceerde, volledig automatische
matching-functie voor inkooporder gerelateerde facturen. Hiermee kan
zowel een 2Way of een 3Way match uitgevoerd worden.
Vervolgens wordt het totaalbedrag van de factuur automatisch gematched met het saldo van de goederenposities van de ordernummers op
de factuur waarvoor nog een factuur ontvangen dient te worden. Indien
deze beide bedragen met elkaar in evenwicht zijn en kleiner of gelijk zijn
aan het openstaande saldo van de inkooporders, dan wordt de factuur
automatisch geboekt. Indien er een ‘mismatch’ is, er geen goederenposities zijn gevonden of er een prijsverschil is geconstateerd, dan wordt de
factuur automatisch via de geavanceerde workflow van ISP-Invoice aan
de organisatie aangeboden ter afhandeling. Nadat de verschillen zijn
verklaard en men in ISP-Invoice een beslissing heeft genomen t.a.v. de
factuur, vindt de administratieve afwikkeling volledig en automatisch
plaats.
Er kunnen tevens routes aangemaakt worden voor de afhandeling van
de verschillen op inkooporders waarbij per rol; medewerker crediteurenadministratie, inkoper, hoofd inkoop etc. vastgelegd wordt tot welke afwijking ze bevoegd zijn goed te keuren.
Voordelen
•Werknemers profiteren van de
snellere en gemakkelijkere toegang
tot actuele informatie
•Door de goedkeuringsworkflow kan
men niet meer onbevoegd bestellen
•Versterken van koper-leverancier
interactie
•Uitgebreide, snelle en praktische
rapportagefunctionaliteit
•Inzicht in de volledige audit trail
•Automatische creatie van
inkooporder in .pdf volgens de
standaard opmaak
Iedere medewerker kan in één oogopslag de status van al zijn of haar openstaande
activiteiten bekijken.
Rompertdreef 9
NL - 5233 ED ’s-Hertogenbosch
[email protected]
www.isprojects.nl
T +31 (0)73 62 33 808

Download Report