RAADSVOORSTEL - Gemeente Alphen

RAADSVOORSTEL
Raadsvergadering: 10 juli 2014
Behandelend medewerker: Dhr. J. Brummans
Afdeling: Bedrijfsbureau
Datum voorstel: 03 juni 2014
Besluitvormend / Meningsvormend
Raadsvoorstel nr.: 09-09-14
Portefeuillehouder: Burgemeester
Voorstel tot verlenen van een krediet van € 25.000 voor het ontwerpen en
implementeren van een nieuwe toptaken website
1. Samenvatting
Aanleiding:
In het raadsvoorstel ‘de kaders voor de ambtelijke fusie Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en
Gilze en Rijen’ wordt gesteld dat de kwaliteit van de dienstverlening minimaal gehandhaafd
blijft of wordt verbeterd door gebruik te maken van moderne digitale hulpmiddelen. De
website speelt daarin een cruciale rol.
De moderne overheidswebsite wordt niet langer gezien als een informatiekanaal, maar meer
als een modern digitaal middel voor dienstverlening. De organisatie staat niet meer centraal,
maar (dienstverlening aan) de burger. De huidige website www.alphen-chaam.nl voldoet niet
meer volledig aan de verplichte webrichtlijnen voor overheidswebsites en ook niet aan de
actuele inzichten voor (het gebruik van) overheidswebsites. De website zou daarom moeten
worden vervangen door een nieuwe.
Onze beleidsvisie is gebaseerd op het principe van "Kijken met en door de ogen van de
burger”. De inrichting van ons Klantcontactcentrum (KCC) is daarop gebaseerd. Het is niet
meer dan logisch dan dat deze visie wordt doorgetrokken naar de website.
Veel gebruikers van een website willen zo snel mogelijk doen waarvoor ze naar de website
komen. Zo snel mogelijk een taak afronden. Een nieuw paspoort aanvragen of een
parkeervergunning, een afspraak maken of controleren wanneer de kliko aan de straat mag.
Niet zoveel mogelijk informatie ontsluiten dus, maar de gebruiker zo goed mogelijk helpen
een taak af te ronden.
Daarom richten steeds meer gemeenten de website zodanig in, dat dit mogelijk is. De
belangrijkste 5 á 10 producten/diensten/informatie (taken) worden op de homepage
aangeboden: de zogenaamde toptaken. Met nuances zijn die nagenoeg voor alle gemeenten in
Nederland gelijk.
Voorbeelden voor de toptakenwebsite zijn de gemeente Best, Woerden, Asten, Someren,
Goirle en Tilburg. Ook de ‘Equalitgemeenten’ Oosterhout, Loon op Zand en Oisterwijk
werken al vanuit dit principe.
Met een nieuwe toptaken website is optimale dienstverlening aan de burgers mogelijk en
loopt Alphen-Chaam weer helemaal in de pas. Landelijk, maar ook met onze ambtelijke
fusiepartners Baarle-Nassau en Gilze en Rijen. Zowel Baarle-Nassau als Gilze en Rijen gaan
een toptakenwebsite bouwen. Het traject kan dus gezamenlijk doorlopen worden, waardoor
zowel wat betreft kosten als wat betreft personeel voordelen behaald kunnen worden. Nu
zowel als in de toekomst.
Omdat overgestapt wordt op een nieuw (open source) content management systeem (CMS)
genaamd Typo3 is het ook nodig een nieuwe Intranetomgeving te bouwen. Het op 13 mei jl.
gestarte gezamenlijke digitale platform voor de drie fusiepartners kan mogelijk uitgebouwd
worden tot een volwaardig gezamenlijk Intranet. Dit wordt meegenomen in het traject voor de
nieuwe website.
Gevraagde beslissing:
Krediet beschikbaar stellen van € 25.000
Beoogd effect:
Een betere dienstverlening aan de burgers
2. Onderbouwing
Het idee achter het toptaken-principe is dat het grootste deel van de gebruikers naar de
website komt om een beperkt aantal taken af te ronden. Veel voorkomende taken op een
gemeentelijke website, zo blijkt uit onderzoek, zijn bijvoorbeeld het aanvragen van een
nieuwe identiteitskaart, afvalinzameling, parkeren of het aanvragen van een
omgevingsvergunning.
De belangrijkste of populairste taken op een gemeentelijke website zijn goed voor ongeveer
tachtig procent van het bezoek op de gemeentelijke website. Worden die taken goed
ondersteund, dan wordt tachtig procent van de bezoekers goed en snel geholpen.
Toptakenwebsites zijn zo ingericht, dat burgers deze taken zo snel mogelijk kunnen afronden.
Dit levert ook qua onderhoud een groot voordeel op. De nieuwe toptaken-website krijgt
namelijk aanzienlijk minder statische webpagina’s. In Oisterwijk is het aantal teruggebracht
van 1080 naar 160! Dat kan door kritisch te kijken naar de behoefte aan informatie bij de
burgers en dit te blijven monitoren. In de loop der jaren, maar ook in een bepaalde periode
kan die behoefte wijzigen. Daarop kan flexibel worden ingespeeld met het content
managementsysteem (CMS) TYPO3. En uitgangspunt is dat informatie die ook elders te
vinden is, niet noodzakelijkerwijs op de gemeentewebsite hoeft.
Wat levert het op, wat zijn de voordelen?




Informatie is makkelijk te vinden.
Gebruiker heeft taak snel afgerond.
Toptaken (inhoud website) worden niet vanuit de organisatie bepaald, maar gebaseerd
op onderzoek onder gebruikers en web statistieken.
Een beperkter aantal pagina's reduceert de werkdruk (fte's) en dus de kosten van het
beheer van de website.
Voorgesteld wordt om voor het CMS TYPO3 te opteren. Dit CMS wordt in overheidsland
zeer veel gebruikt en er is een grote gebruikerscomunity (Typo3 gem met 51 deelnemende
gemeenten) waarop een beroep kan worden gedaan voor hulp en advies. Baarle-Nassau heeft
dit CMS sinds ruim een jaar naar volle tevredenheid in gebruik voor haar website (nog géén
Toptaken website). Inmiddels heeft Gilze en Rijen besloten óók te kiezen voor dit CMS. Dan
ligt het voor de hand dat wij eenzelfde keuze maken. Hierdoor kunnen tijdens en na de fusie
2/5
synergie effecten gerealiseerd worden, zoals onderlinge hulp en uitwisseling van redactie- en
beheermedewerkers en van kennis en ervaring.
Overigens gebruiken steeds meer ‘Equalitgemeenten’ TYPO3: Oosterhout, Loon op Zand,
Oisterwijk en Baarle-Nassau, werken er al mee. Wellicht dat Equalit daardoor op termijn wil
(gaan) investeren in expertise voor dit CMS.
Onze beleidsvisie is 'Kijken door de ogen van de burger'. Als we NU door de ogen van de
burger kijken naar onze website, moeten we constateren dat deze niet erg
gebruikersvriendelijk is. Een nieuwe toptaken website is dat wel. Temeer omdat de burger
steeds meer gebruik zal (moeten) maken van de informatie en de e-formulieren die we via de
website aanbieden, is het een must om wat betreft gebruikersvriendelijkheid minimaal een
acht te scoren. Dat kán door te investeren in een toptaken website.
Als er nu niet in de nieuwe website wordt geïnvesteerd, wordt niet (of veel minder)
geprofiteerd van het gezamenlijk optrekken met Baarle-Nassau en Gilze en Rijen.
De huidige website is minder gebruikersvriendelijk. Dat komt niet ten goede aan de kwaliteit
van de dienstverlening en leidt tot irritatie bij de gebruikers. Onze inwoners zullen uiteindelijk
minder genegen zijn om er gebruik van te maken en op een andere manier contact zoeken met
de gemeente. Dit zal leiden tot meer afspraken, meer bezoek aan het kantoor en vooral meer
telefoontjes.
Alternatieven:
n.v.t.
3. Lasten, Baten en Dekking
Investering:
n.v.t.
Eenmalige kosten:
n.v.t.
Structurele kosten:
n.v.t.
Dekking:
n.v.t.
4. Vervolg
Planning:
Omdat het contract met de huidige leverancier is opgezegd moet nieuwe toptakenwebsite voor
de gemeente Gilze en Rijen 1-1-2015 operationeel zijn. De exacte planning is nog niet
bekend, maar het is de bedoeling dat op het moment dat de website van GR wordt ‘gevuld’
(laatste kwartaal 2014) de ‘bouw’ van de website voor onze gemeente start. De nieuwe
website voor onze gemeente zou dan ergens eind eerste kwartaal 2015 ook operationeel
moeten kunnen zijn.
3/5
Communicatie:
Uiteraard wordt in- en extern ruim aandacht besteed aan de nieuwe website.
De interne communicatie verdient extra aandacht. Temeer omdat het aantal statische
webpagina’s fors zal worden teruggebracht moeten keuzes gemaakt worden. Het spreekt voor
zich dat daarover in eerste instantie intern wordt gecommuniceerd met betrokkenen. Het
resultaat wordt getoetst bij een nog te formeren klankbordgroep van burgers. Het CMS van
Typo3 is zo flexibel dat zo nodig snel aanpassingen kunnen worden doorgevoerd.
BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN ALPHEN-CHAAM
mr. M.M. Hendrickx
secretaris
drs. H.W.S.M. Nuijten
burgemeester
4/5
De raad van de gemeente Alphen-Chaam;
gelezen het voorstel van het College van Burgemeester en Wethouders d.d. 01 mei 2014,
afdeling Bedrijfsbureau, nr. 09-09-14;
overwegende dat:
 de website een belangrijk instrument is om de kwaliteit van de dienstverlening te
garanderen;
 de moderne overheidswebsite niet langer wordt gezien als een informatiekanaal,
maar meer als een modern digitaal middel voor dienstverlening.;
 Baarle-Nassau en Gilze en Rijen hetzelfde CMS (gaan) gebruiken, waardoor
uitwisseling van kennis, vaardigheid én personeel mogelijk is en de continuïteit
gewaarborgd;
 het traject van ontwerpen en implementeren gezamenlijk met de beide fusiepartners
Baarle-Nassau en Gilze en Rijen kan worden doorlopen;
gelet op
 de wettelijke verplichting om per 1-1-2015 te voldoen aan alle webrichtlijnen die
gelden voor overheidswebsites;
BESLUIT:
een krediet beschikbaar te stellen van € 25.000 voor het bouwen van een nieuwe
toptakenwebsite.
Aldus besloten in de openbare vergadering van
de raad van de gemeente Alphen-Chaam op 10 juli 2014.
, voorzitter
, griffier
5/5

Download Report