Communicatieplan 2013-‐2014

Communicatieplan 2013-‐2014 INHOUDSOPGAVE 1. Wat willen we bereiken? 2. Wat zijn onze doelgroepen? 3. Welke media zijn geschikt voor deze doelgroepen? 4. Wat zijn de kern activiteiten? 5. Wat is de boodschap? 6. De huisstijl 7. Online 8. Wat gaan we doen en wat kost het? Bijlage 1. Agenda 2. Evenementen 3. Template brieven 4. Persbericht 5. Aanleveren content 6. Communicatie Team 1
WAT WILLEN WE BEREIKEN? Het communicatie plan werd opgesteld om de volgende doelstellingen te realiseren. Naamsbekendheid 
Lanceren Energie Gilze Rijen 
Een begrip worden binnen de gemeentegrenzen Meer actieve leden voor 
Werkgroepen 
Uitvoeren projecten 
Sponsoren Duurzame projecten uitvoeren 
Zonnepanelen actie 
Scholenproject 
Etc. 2
WAT ZIJN ONZE DOELGROEPEN? Het is raadzaam deze doelgroepen te groeperen op basis van hun behoeften en gewenste informatievoorziening. Leden Particulieren en bedrijven kunnen zich aanmelden om lid te worden van EGR. Dit is bovendien een minimale vereiste om deel te mogen nemen aan de projecten van EGR. Leden betalen een jaarlijkse contributie en kunnen gebruik maken van producten en diensten van EGR. Nieuwe leden Om naamsbekendheid te genereren in Gilze en Rijen is het zaak meer te weten over de waarden en motieven van potentiële leden. Bestaande leden Leden dienen te worden geïnformeerd over de gang van zaken binnen EGR en projecten/ aanbiedingen. Daarnaast kunnen zij bij promotionele activiteiten worden betrokken, bijvoorbeeld open huizen, artikels etc. Het is ook een idee om regelmatig onderzoek te verrichten naar de behoeften van onze leden en een soort van “online community” realiseren waar onderling gecommuniceerd kan worden -‐> ervaringen over duurzaam wonen uitwisselen etc. Aanbieders Lokale bedrijven worden geïnformeerd over en betrokken bij relevante projecten. Om aan projecten deel te kunnen nemen dienen deze partijen lid te worden van EGR, zij hebben dan tevens recht op een vermelding op onze website. Aanbieders tekenen in de context van een project een samenwerkingsovereenkomst met EGR waarin onder andere een clausule dient te zijn opgenomen waarin gezamenlijke communicatie en promotie wordt uiteengezet. Ambassadeurs Ambassadeurs worden in kaart gebracht aan de hand van een aantal criteria zoals bijvoorbeeld de doelstelling van de organisatie, mogelijke bijdrage aan EGR, grondhouding t.a.v. EGR en relatie met duurzaamheid. Samen met ambassadeurs wordt gezocht naar manieren om EGR en het thema “duurzaamheid” binnen de gemeente te profileren. Het uitwisselen van informatie en ideeën is hierbij van groot belang. Ambassadeurs tekenen de “Duurzame Energie Ambitie”, een document waarin zij hun steun aan EGR bevestigen. De gemeente Gilze-‐Rijen is een ambassadeur. Donateurs Bedrijven en particulieren die geld doneren zonder tegenprestatie. Sponsoren Bedrijven en particulieren die EGR sponsoren in de vorm van een investering, producten of diensten. Sponsoren wordt tevens gevraagd lid te worden van EGR. Afspraken met sponsoren worden zwart op wit gezet en dienen te worden goedgekeurd door het Bestuur. Scholen Samen met de relevante organisaties wordt een voorstel gemaakt om leerlingen van de scholen in de gemeente bewust te maken van duurzaamheid. 3
WELKE MEDIA ZIJN GESCHIKT VOOR DEZE GROEPEN? Media Kosten Website Hosting Social media Geen Weekblad Gilze-‐Rijen Geen, redelijke zekerheid van plaatsing Persberichten Geen (maar niet zeker van plaatsing) Telefonisch contact Geen Persoonlijk contact Geen -‐ direct benaderen -‐ Openbare bijeenkomsten Eventuele zaalhuur en catering, kosten spreker o.a. de Energie Café’s Flyers 250 stuks A4 mat papier 170 grams 61 euro excl. BTW 2000 stuks A5 mat papier 170 grams 33 euro excl BTW Online nieuwsbrief Geen E-‐mail Geen Posters & banners 150 posters A0 ca. 400,-‐; banner= 35 euro excl. BTW (Drukland) Spandoeken, 10-‐20 borden plaatsen in Gilze en Rijen 250,-‐ tot 500,-‐ sandwichborden, driehoeksborden Video Korte video’s op de website. Kosten in eigen beheer gering. 4
WAT ZIJN ONZE KERN ACTIVITEITEN? Activiteit Beschrijving Frequentie? Sponsorwerving Bedrijven benaderen en Minimaal 10 bedrijven sponsorovereenkomst tekenen. Flyers en advertenties Online Public Relations Algemene informatie over EGR Doorlopend. Ten behoeve van een en ter ondersteuning van een promotie campagne. project/ promotie campagne. Website en social media sites Eenmalig opzetten, regelmatig (Facebook, Twitter, Youtube en bijhouden van content. Ter LinkedIn) plus online ondersteuning van promotie nieuwsbrief campagnes. Artikels/ persberichten in de Wanneer zich een mogelijkheid lokale nieuwsbladen. voordoet Interviews/ items op lokale TV Een artikel in het Weekblad Maandelijks, minimaal elke keer als van Gilze-‐Rijen. Geen er een activiteit is geweest. advertorials. Evenementen Deelname aan lokale Energie Cafe 4 x per jaar. Ter evenementen en initiëren bijv. ondersteuning van promotie het Energie Cafe en campagnes. Energieontbijt bij GRIC (zie bijlage) Video’s Introfilmpje EGR maken en Wanneer zich een mogelijkheid filmpjes over bestaande voordoet. duurzame projecten in de gemeente. Educatie Voorlichting aan scholieren en projecten met scholen. In overleg met scholen. 5
WAT IS DE BOODSCHAP? Doelstelling De in de toekomst bereikbaar geachte “Stip op de Horizon” is dat over ca. 20 jaar de samenleving in Gilze en Rijen geheel zelfstandig is in haar energievoorziening. Daarop vooruitlopend zullen al die stappen genomen worden om dit doel dichterbij te brengen. In een handomdraai is dit niet verwezenlijkt. Echter met vallen en opstaan en het leren van anderen wordt de doelstelling realiseerbaar geacht. De kans van slagen neemt toe indien het mogelijk wordt om een brede samenwerking tussen inwoners, bedrijven, maatschappelijke organisaties, verenigingen en gemeente te organiseren in Gilze en Rijen. Een dergelijke samenwerking gaat gepaard met de noodzaak tot bewustwording van het feit, dat energie besparen en het zelf opwekken van energie de afhankelijkheid van de grote energieconglomeraten beperkt, een duurzame bijdrage levert aan het milieu en bepaald niet in de laatste plaats, dat er sprake zal zijn van een (meer) financiële onafhankelijkheid en verlaging van de kosten voor energie. De Kernwaarden van Energie Gilze Rijen verbonden aan de doelstelling zijn: Samen; samen de problemen aanpakken, samen met de samenleving (burgers, ondernemers, gemeente, scholen, verenigingen en andere instanties) Duurzaam; een bewuste keuze voor energiebesparende duurzame oplossingen en het informeren van jong en oude over de mogelijkheden van energiebewuste duurzame keuzes Betaalbaar; met de huidige economische crisis in het achterhoofd het aandragen van oplossingen tegen aantrekkelijke kosten voor iedereen. 6
DE HUISSTIJL Promotiemateriaal wordt conform de huisstijl van EGR opgemaakt. Deze huisstijl bestaat uit de volgende elementen: 
Een tweetal logo’s Voor officiële publicaties is het goed om de slogan erbij te hebben. Voor interne communicatie kan bijvoorbeeld alleen het logo gebruikt worden. 
Standaard lettertype (Calibri). De kleur codes voor tekst zijn als volgt: EGR blauw voor titels: Rood 0; Groen 157; Blauw 224. EGR grijs voor platte tekst: Rood 88; Groen 88; Blauw 86. 
Achtergrond: De skyline van Gilze en Rijen. Deze elementen zijn standaard en worden gebruikt voor de website, social media sites, powerpoint presentaties, advertenties, columns en flyers/ folders maar ook banners, posters en persberichten (zie bijlage 3) etc. Hieronder een voorbeeld van goed gebruik van de huisstijl. De template voor brieven is te vinden in de bijlage evenals een voorbeeld van een persbericht. 7. ONLINE Website www.energiegilzerijen.nl Youtube kanaal: http://www.youtube.com/user/energiegilzerijen?feature=watch Facebook: https://www.facebook.com/pages/Energie-‐Gilze-‐
Rijen/439825796096145?hc_location=timeline Twitter: https://twitter.com/GREnergie (@GREnergie) Linkedin http://nl.linkedin.com/company/energie-‐gilze-‐rijen?trk=tabs_biz_home 8. WAT GAAN WE DOEN EN WAT KOST HET? Alle activiteiten van EGR worden gepromoot d.m.v een artikel in het Weekblad, vermelding in de nieuwsbrief en online (hieraan zijn geen kosten verbonden). Er zijn inmiddels 2 banners welke voor diverse activiteiten kunnen worden gebruikt. Ter ondersteuning van de activiteiten is besloten 2000 A5 flyers te drukken voor algemeen gebruik en per activiteit, indien nodig, een stuk of 100-‐200 A4 flyers te printen. De planning voor 2013-‐2014: Activiteit Wanneer? Wat? Wat kost het? Jaarvergadering 28 Januari 2014 (Molenschot) Zaalhuur € 50,-‐ Energie Café Feb. 2014 (Rijen) Spreker € 50,-‐ Mei 2014 (Hulten) Zaalhuur € 0,-‐ Sept. 2014 (Molenschot) Catering € 0,-‐ Nov. 2014 (Gilze) Stand jaarmarkt 21 Okt. 2014 (Rijen) Standhuur € 50,-‐ Energieontbijt GRIC Maart 2014 (Gilze) Niets € 0,-‐ Voorjaarsmarkt 6 April 2014 (Rijen) Standhuur € 50,-‐ Braderie Gilze 15 Juni 2014 (Gilze) Standhuur € 50,-‐ Sociaal uitje Juni 2014 (Gilze) € 50,-‐ ‘Meten=weten’1 April 2014 (Gilze, Rijen) Watcher € 100,-‐ Open Tuinen Dag 8 Juni 2014 (Rijen) € 0,-‐ Kosten € 400,-‐ Drukwerk algemene A5 flyer (2000 stuks) € 80,-‐ Drukwerk A4 flyers (3 x 250 stuks) € 170,-‐ Onvoorziene uitgaven € 100,-‐ Totale kosten € 750,-‐ NB: In deze planning worden de verwachte kosten in kaart gebracht. 1
Zie voor meer informatie projectvoorstel ‘Meten=Weten’ Voor activiteiten welke niet in de planning zijn opgenomen zoals bijvoorbeeld promotionele campagnes ter ondersteuning van projecten/acties opgestart vanuit de andere werkgroepen, geldt dat hiervoor een voorstel moet worden gemaakt, hiervoor gelden enkele richtlijnen: 1. Voorstellen worden alleen naar het bestuur en of de andere werkgroepen gestuurd als deze compleet zijn en de volgende onderdelen worden beschreven: a. Aanleiding b. Communicatie middelen c. Promotiemateriaal d. Kosten e. Bemanning f.
Eventuele sponsoring g. Actiepunten 2. Terugkoppeling met het bestuur en of de andere werkgroepen vindt plaats door llse, en in haar afwezigheid door Martje. 3. In geval van vragen wordt door Ilse of Martje aangegeven dat er een compleet voorstel wordt aangedragen op het afgesproken tijdstip. Er wordt geen natte vingerwerk naar het bestuur gestuurd. 4. In het zeldzame geval dat zowel Ilse als Martje op geen enkele manier bereikbaar zijn (email, telefoon etc) zal, indien nodig, een ander lid van de werkgroep communicatie reageren naar het bestuur en of de andere werkgroepen. Maar altijd met een compleet voorstel en zoveel mogelijk in overleg met de werkgroep. De projecten worden ondersteund met de aanwezige promotiematerialen. Daarnaast wordt in elk project PvE een verplichting opgenomen voor de leverancier om specifiek voor het project budget voor communicatie middelen op te nemen. Bijlage 1: Agenda Datum Activiteit Locatie Oktober 2013 Jaarmarkt Rijen Januari 2014 Jaarvergadering Molenschot Februari 2014 Energie Cafe Rijen Maart 2014 Energieontbijt GRIC Gilze April 2014 Voorjaarsmarkt Rijen Project ‘Meten=weten” Gilze, Rijen Mei 2014 Energie Cafe Hulten Juni 2014 Sociaal uitje Gilze, Rijen Braderie Gilze Open Tuinen Dagen Rijen September 2014 Energie Cafe Molenschot Oktober 2014 Jaarmarkt Rijen November 2014 Energie Cafe Gilze Bijlage 2: Evenementen Kalender 2013/2014 Start Tot en met Activiteit Adres Info 2013 Oktober 20/10/2013 Accordeonmiddag De Hooikar, Gilze 20/10/2013 22/10/2013 November 24/11/2013 December 24/10/2013 Kermis Rijen Jaarmarkt Rijen Pepernotenmarkt Burg. Sweensplein Burg. Sweensplein/Hoofdstraat Wilhelminaplein 14/12/2013 21/12/2013 25/12/2013 26/12/2013 22/12/2013 Kerstmarkt Gilze Kerstfair Rijen 1e Kerstdag 2e Kerstdag Mollebospark/Bisschop de Vetplein WC de Lavarije Heel Nederland Heel Nederland officiele vrije feestdag officiele vrije feestdag 21/12/2013 05/01/2014 Kerstvakantie Heel Nederland 29/12/2013 Extra Koopzondag De Laverije Rijen 2014 Januari 01/01/2014 26/01/2014 Februari 15/02/2014 Maart 01/03/2014 23/02/2014 09/03/2014 Nieuwjaarsdag Snerttocht Officiele voorjaarsvakantie Carnavalsvakantie Heel Nederland De Schakel, Kerkstraat 104 Zuidelijke regio Zuidelijke regio officiele vrije feestdag wandeltocht advies min OCW gebruikelijke vakantie 01/03/2014 02/03/2014 04/03/2014 April Carnavalsoptocht Carnavalsoptocht Carnavalsoptocht Molenschot Gilze Rijen 06/04/2014 18/04/2014 20/04/2014 21/04/2014 26/04/2014 Voorjaarsmarkt Goede Vrijdag 1e Paasdag 2e Paasdag Kongingsdag Rijen Heel Nederland Heel Nederland Heel Nederland Heel Nederland erkende feestdag officiele vrije feestdag officiele vrije feestdag officiele vrije feestdag 26/04/2014 Mei 05/05/2014 29/05/2014 Juni 11/05/2014 Meivakantie Bevrijdingsdag Hemelvaartsdag Heel Nederland Heel Nederland Heel Nederland erkende feestdag officiele vrije feestdag 07/06/2014 08/06/2014 08/06/2014 09/06/2014 09/06/2014 09/06/2014 Mollebosfist 1e Pinksterdag Rijen Ruikt 2e Pinksterdag Rijen Swingt Gilze Heel Nederland Rijen Heel Nederland Wilhelminaplein, Rijen officiele vrije feestdag officiele vrije feestdag Braderie Gilze Luchtmachtdagen Gilze Vliegbasis Gilze-‐Rijen 15/06/2014 21/06/2014 22/06/2014 Juli 12/07/2014 24/08/2014 Zomervakantie Zuidelijke regio Augustus 12/07/2014 24/08/2014 Zomervakantie Aangespann Dgn/Altenafair Jaarmarkt Rijen Zuidelijke regio Alphense Baan 21 Burg. Sweensplein/Hoofdstraat Kerstvakantie Heel Nederland 30/08/2014 September Oktober 21/10/2014 November 31/08/2014 December 20/12/2014 04/01/2015 Bijlage 3: Template brieven Bijlage 4: Persbericht Bijlage 5: Procedure aanleveren content Weekblad Stel dat het weekblad op de 12e van de maand uitkomt dan moet uiterlijk zondag de 3e content aangeleverd zijn bij diegene die de artikelen verzorgt. Deze persoon heeft t/m woensdag de 6e om een artikel te schrijven en dit naar Communicatie en het Bestuur te mailen. Eventuele aanpassingen moeten binnen 48 uur (t/m vrijdag de 8e om 22:00) worden gecorrespondeerd. De auteur heeft vervolgens heel het weekend de tijd om het te herschrijven en eventueel ter controle rond te sturen. Kortom: content moet anderhalve week voor publicatie aangeleverd worden (de tweede zondag voor publicatie). Bijlage 6: Communicatie team Arienne Arrinell [email protected] Bas van den Boer [email protected] Jack van de Gevel [email protected] Ton Hesemans [email protected] Ilse Mul (voorzitter) [email protected] Martje Langerwerf (secretaris) [email protected] Carla van den Ouweland [email protected] Gerrie Vogels [email protected]