Woningstichting Den Helder gaat kiezen én delen

Uniek selectietraject bij vier bedrijfsonderdelen
Woningstichting Den Helder
gaat kiezen én delen
Woningstichting Den Helder zit midden in een uniek selectie- en implementatietraject van niet minder dan vier
primaire systemen. De corporatie heeft een aantal bv’s onder zich die voor een deel voor de commerciële markt
werken. Ze wil deze bv’s nu op een grotere afstand plaatsen. Onderdeel daarvan is dat ze een eigen primair
systeem krijgen. Omdat ook het moederbedrijf van primair systeem moet veranderen, lopen er vier selectietrajecten naast elkaar. De invoering van de nieuwe systemen wordt tevens gebruikt om de bedrijfsprocessen verder
te verbeteren. Dit alles gebeurt onder het motto Kiezen en Delen: de bv’s en corporatie gaan wel apart, maar de
systemen moeten op onderdelen op elkaar aansluiten en de organisatie als geheel moet beter gaan samenwerken.
V.l.n.r.: Ida Nap, Irma Noordeloos, Willem Hartmann en Peter Kramer
Woningstichting Den Helder is in de corporatiewereld een
beetje een vreemde eend in de bijt. Van de omzet wordt
40% gerealiseerd door dochterbedrijven, waar meer dan
de helft van de medewerkers werkzaam is. De grootste
zelfstandige bv’s zijn het schildersbedrijf, waar 75 schilders werken, het onderhoudsbedrijf en het aanneembedrijf. Zij werken alledrie deels voor de toegelaten instelling
en deels voor de markt. Om strategische redenen heeft de
Woningstichting besloten de bv’s op een grotere afstand te
plaatsen. Financieel directeur Peter Kramer legt uit: “Dat
heeft deels te maken met de regelgeving vanuit Den Haag
en Brussel, maar deels ook om de bv’s nog meer de markt
op te duwen. Op dit moment werken het schildersbedrijf
6 HC&H Magazine
en het onderhoudsbedrijf met hetzelfde primaire systeem
als de corporatie. Alleen het aanneembedrijf heeft al een
eigen systeem. Nu we de bv’s meer op afstand plaatsen,
vinden we het logisch als ze volgens een eigen systeem
gaan werken. Hun bedrijfsprocessen zijn zo anders dat er
nauwelijks overlap is met het primaire systeem van de corporatie.”
Ter illustratie vertelt Ida Nap, projectleider namens Schilderwerken bv, dat het nu niet mogelijk is om vanuit het
primaire systeem van de corporatie facturen uit te sturen
voor uitgevoerde schilderwerken. “De gegevens die daarvoor nodig zijn, krijg je niet op een goede manier in het
systeem. Daar gebruiken we dan allerlei creatieve oplossingen voor. In de praktijk zijn we soms een half uur bezig
om in een apart bestand een factuur te schrijven. Met een
eigen systeem kan dat straks met één druk op de knop.”
Eenvoudiger en lastiger
Naast het schildersbedrijf krijgt straks ook het onderhoudsbedrijf een eigen systeem. Het aanneembedrijf grijpt dit
aan om ook van systeem te veranderen en de corporatie
zelf moet wisselen omdat het huidige pakket WOCAS/X in
2014 uit de markt gaat. Irma Noordeloos, procescontroller bij Woningstichting Den Helder en namens de toegelaten instelling projectleider in het selectietraject, vertelt dat
de overstap naar een ander systeem gevolgen heeft voor
nagenoeg de hele organisatie. “Op zich hoeven we alleen
voor de verhuur en woningtoewijzing een nieuw pakket
te hebben. Maar daar zijn nu een heleboel andere pakketten aan gekoppeld. Eerst moesten we dus bepalen wat
we daarvan willen vervangen, niet omdat het moet maar
omdat het met een ander pakket beter werkt of beter aansluit op een nieuw primair systeem. Daarmee hebben we al
in een vroeg stadium de richting en scope van het traject
bepaald. Het komt er op neer dat vrijwel alle pakketten van
de corporatie straks worden veranderd.” In het voortraject
viel ook het besluit om bij drie bv’s een nieuw systeem in te
voeren. “Dat maakte het voor een deel eenvoudiger omdat
elk onderdeel nu een eigen traject kan volgen”, aldus
Peter. “Maar het maakt het ook lastiger omdat de bedrijfsprocessen daardoor veranderen. Daarom zijn we naast het
automatiseringstraject ook bezig met het opnieuw beschrijven van alle processen. Dat gebeurt naast elkaar, omdat de
bedrijfsprocessen gevolgen hebben voor de nieuwe systemen die straks worden geselecteerd.” Vanwege de complexiteit van het traject riep de Woningstichting de hulp
in van Willem Hartmann, algemeen Directeur van HC&H,
om het hele traject te begeleiden. Willem legt uit waarom
hiervoor het motto Kiezen en Delen werd gekozen. “De
bedrijfsonderdelen kiezen zelf hun eigen systeem, maar ze
zullen ook veel met elkaar moeten gaan delen. Een voorbeeld: een reparatieverzoek van een huurder komt binnen
bij de corporatie, die vervolgens een opdracht geeft aan
het onderhoudsbedrijf. Dat bedrijf zal in sommige gevallen het schildersbedrijf als onderaannemer inschakelen. De
huurder belt vervolgens met de corporatie om te horen hoe
het met zijn reparatieverzoek staat. Het is dus noodzakelijk
dat de systemen van de bv’s en de corporatie op het punt
van informatie-uitwisseling onderling goed gekoppeld zijn.
Dat stelt hoge eisen aan de nieuwe systemen.”
Draagvlak
De corporatie en de bv’s zijn nu ongeveer halverwege het
selectietraject. Er is inmiddels een short list van leveranciers
die in demonstraties moeten bewijzen of ze de door de
corporatie en bv’s aangedragen praktijkcases aankunnen.
Bij de selectie is ongeveer een derde tot de helft van de
medewerkers betrokken die uiteindelijk met de systemen
moeten gaan werken. De corporatie leerde uit een eerder selectietraject, niet van WOCAS/X overigens, dat het
creëren van draagvlak voor een nieuw systeem van groot
belang is. “Daarom fungeren de bedrijfsleiders van de bv’s
als opdrachtgever in de selectie”, vertelt Peter. “Zij zijn verantwoordelijk. Verder zijn er projectgroepen die bestaan uit
key users. Zij brengen zelf de praktijkvoorbeelden in waarop de leveranciers zich tijdens de selectie moeten bewijzen.
Vroeger bepaalde de groep Concernbeheer van de corpo-
ratie feitelijk de systemen waarmee alle bedrijfsonderdelen
werkten. Nu zijn ze daarin vrij. Ze kunnen een systeem kiezen dat toegesneden is op de eigen behoeftes, binnen door
het moederbedrijf gestelde randvoorwaarden. Daarnaast
heeft het management duidelijk gesteld dat dit project prioriteit heeft. De key users moeten daarvoor tijd vrijmaken
en als dat betekent dat hun normale werk niet gedaan kan
worden, wordt dat door vervangers gedaan.” De vrijheid
blijkt het enthousiasme voor het ict-project bij de medewerkers te vergroten. Zeker bij het schildersbedrijf ging
tijdens de eerste presentaties van leveranciers een wereld
open, aldus Ida. “Mensen zagen opeens mogelijkheden die
voorheen uitgesloten waren. Ze durven nu ook naar andere mogelijkheden te kijken en gaan op een andere manier
over hun werk denken dan ze tot voor kort deden.” Het
draagvlak en enthousiasme zijn nodig omdat na de zomer,
als de selecties volgens plan zijn afgerond, nagenoeg iedereen van de corporatie en de bv’s met de nieuwe systemen
te maken krijgt. “En niet alleen dat”, voegt Irma toe. “Door
het opnieuw vormgeven van de bedrijfsprocessen moeten ze ook op een andere manier gaan werken. Dat vraagt
veel van mensen. Vandaar dat we het implementatietraject
straks in hapklare brokken gaan opdienen. Anders wordt
het echt te veel.” “Het wordt inderdaad een uitdaging
om dat tot een goed einde te brengen”, aldus Willem. “In
feite praat je hier ook niet over een automatiseringstraject,
maar over verandermanagement. Dat zoveel medewerkers
zo vroeg al bij het traject betrokken zijn, is dan alleen maar
gunstig. Hoe groter het enthousiasme nu, hoe groter het
draagvlak, hoe groter de kans op een soepele implementatie straks.”
Proeftuinen
Een tweede les die de Woningstichting trok uit een eerder
traject was dat ze alle afspraken met de leverancier goed
gaat vastleggen in contracten. Zo wordt vóór de definitieve
keuze ook een proeftuin ingericht, waarin de medewerkers
zelf zes weken gaan werken met het systeem dat in beginsel als laatste overblijft. “Dan moet blijken of de beloftes
van de leveranciers worden waargemaakt”, aldus Peter.
“Daarnaast gaan we veel aandacht besteden aan trainingen. We hebben eigen opleiders en een eigen ict-opleidingslokaal. Eerst worden de key users getraind en daarna
de rest van het bedrijf.”
Ondanks dat het implementatietraject nu al wordt voorbereid, beseft iedereen dat de echte uitdaging dan pas gaat
beginnen. Of, zoals Willem het uitdrukt: “Het is nu al leuk
en moeilijk, maar straks wordt het nog leuker en moeilijker. De vooruitzichten zijn echter gunstig. Je ziet nu al dat
de verschillende bedrijfsonderdelen beter met elkaar gaan
samenwerken. Dat is al een belangrijke omslag. Je ziet ook
dat nu bepaalde mensen komen bovendrijven waarvan je
het niet had verwacht. Die krijgen ook een rol in het traject
en straks waarschijnlijk ook in het beheer. Uiteindelijk ligt
de basis toch in het kweken van enthousiasme bij de mensen, zodat zij welwillend staan tegenover de veranderingen
en het leuk vinden om in het traject een uitdagende rol op
zich te nemen.” Ook de Woningstichting zelf is optimistisch
over het vervolg, blijkt uit de woorden van Irma: “Zo lang
mensen er positief tegenover blijven staan en ook positief
van bovenaf gestimuleerd worden, blijft het werken. Dan
gaan mensen nadenken over hun werkzaamheden en leren
dat je dingen ook anders kunt doen dan je het nu doet. We
gooien onze processen op deze manier helemaal open.”
HC&H Magazine

Download Report