Woningstichting Leusden doet het rustig aan met invoering dms

Geen zoekgeraakte documenten meer
V.l.n.r.: Jeffrey Brilman, Els van der Raaij, Wim v/d Water en Henry Hulsbeek
Woningstichting Leusden doet het
rustig aan met invoering dms
Sinds 24 januari kunnen de 35 medewerkers van Woningstichting Leusden gebruik maken van E-Content, het
document managementsysteem (dms) van Van Dinther. De tijd van zoekgeraakte ingekomen documenten of
contracten is daarmee definitief verleden tijd. De corporatie koos bewust voor een rustige en gefaseerde invoering van het dms. Els van der Raaij (secretaresse afdeling Woondiensten), Jeffrey Brilman (applicatiebeheerder) en
Henry Hulsbeek (ict-coördinator) vertellen dat het proces daardoor uiteindelijk op weinig weerstand stuitte. Sterker nog: het grootste deel van de organisatie wil snel verder met fase 2 van het traject.
Bij Woningstichting Leusden raakten vroeger nogal eens
contracten zoek, vertelt Els over de achtergrond van de
invoering van het dms bij de corporatie. “Dan haalde
iemand ze uit de dossierkast maar vergat ze terug te zetten.” “Bert van de Beek, onze manager financiën, kreeg
toen de verantwoording over alle originelen van de contracten die hij zelf opborg”, voegt Henry toe. “Dat was
voor hem reden over te gaan naar het digitaliseren van
belangrijke documenten. Dat kan prima onder een scanner,
maar daarmee kun je ze nog niet snel terugvinden. Vandaar
de behoefte aan een document managementsysteem.”
Selectie
Woningstichting Leusden schakelde HC&H in om haar bij
de invoering van het dms te begeleiden en adviseren, ook
omdat bij de corporatie meer ict-projecten van start zouden gaan, zoals de nieuwe website, het woonruimteverdeelsysteem en de nieuwe woningcartotheek. “Dat werd
zo veel dat de projectleiders het op een bepaald moment te
druk kregen om nog goed met elkaar te overleggen”, aldus
Henry. “We hadden daarom sterk behoefte aan iemand die
het overzicht kon bewaren en structuur in de projecten kon
aanbrengen.”
HC&H adviseerde over te gaan naar een dms-systeem dat
draait onder Sharepoint. Bij de selectie van de leverancier
werden drie partijen uitgenodigd. Belangrijke eis was dat
het dms gekoppeld kan worden met Empire, het primaire
systeem bij Woningstichting Leusden. “Daarnaast moest
het systeem eigenlijk alles kunnen”, aldus Jeffrey. “Dus
niet alleen de inkomende en uitgaande post archiveren,
HC&H Magazine
maar ook documenten waaraan je intern samenwerkt,
emails, contracten, facturen en bestaande dossiers. Alles
moet voor iedereen beschikbaar en makkelijk terug te vinden zijn.” Jeffrey en Els zaten in de werkgroep die nauw
betrokken werd bij de selectie, samen met de secretaresses
van de afdelingen Projecten en Directie. Zij moeten in de
praktijk immers met het dms gaan werken. De demonstratie van E-Content van Van Dinther sprong er bovenuit en
de samenwerking met deze leverancier verliep ook daarna
prima, vertelt Jeffrey. “Er is over en weer een grote openheid en knelpunten worden snel opgepikt. Ik kwam tot vlak
voor de invoering van de eerste fase nog met wat wijzigingen of vragen voor extra functies, maar daar werd altijd
flexibel op gereageerd.”
Alleen inkomende post
Om de organisatie niet te overbelasten, besloot Woningstichting Leusden om E-Content gefaseerd in te voeren.
In januari is daarom gestart met alleen het scannen van de
belangrijke inkomende post. Na het scannen worden de
documenten, door de secretaresses van de drie afdelingen,
geïndexeerd op zoektermen en opgeslagen in het dms. De
afdelingen hebben zelf de zoektermen gedefinieerd. Niet
alle afdelingen waren aanvankelijk even enthousiast over
deze werkwijze. “Woondiensten liep voorop”, aldus Jeffrey. “Daar was de behoefte ook het grootst om de informatie te digitaliseren. Woondiensten heeft ook de meeste
dossiers onder haar hoede, zoals van huurders, woningen
en deurwaarders.” Bij de afdeling Projecten bestond aanvankelijk scepsis over de invoering van het dms. “Begrijpelijk wel”, aldus Wim van de Water, ICT adviseur van
HC&H. “Deze afdeling krijgt geregeld bouwtekeningen
binnen op A0-formaat, dat valt niet te scannen. Er is toen
door Van Dinther tijdens een projectoverleg een extra
demonstratie gegeven. Verder is uitgelegd dat tekeningen
nooit zonder een begeleidende brief binnenkomen. In die
brief staat in 99% van de gevallen een naam of adres van
het project. Dat is genoeg om in ieder geval te weten dat
bepaalde tekeningen zijn binnengekomen en dat is al een
hele verbetering ten opzichte van vroeger.”
Straks ook de uitgaande post
Nu E-Content is ingevoerd voor de inkomende post, wil
de afdeling Woondiensten zo snel mogelijk door met het
digitaal archiveren van de uitgaande post en alle bestaande
papieren dossiers. “Medewerkers klagen nu dat ze bijvoorbeeld een huuropzegging wel digitaal in hun systeem hebben staan, maar vervolgens alsnog in een kast het bijpassende dossier moeten zoeken”, vertelt Els. “Ze zien ook
dat E-Content heel eenvoudig werkt en dat alles goed is te
vinden. Het enige is dat er vanuit Empire nog niet altijd een
directe toegang is tot het dms.” “Dat gaan we oplossen
met hot keys. Een kenmerk in Empire kan dan gematcht
worden met kenmerken waarop in E-Content is geïndexeerd”, reageert Wim. “Vandaar het grote belang van
een goede indexatie door de secretaresses.”
Levert dat indexeren niet extra werk op? “Integendeel”,
antwoordt Els. “Zoveel post komt er niet binnen. Vroeger
moest ik de binnengekomen post niet alleen verspreiden
maar vaak ook kopiëren omdat een brief of document voor
meerdere mensen relevant was. Nu wordt het opgenomen
in het dms met een taak of workflow erbij. Het indexeren
is vaak eenvoudig omdat er boven de meeste brieven een
‘Het betreft’ staat. Is dat niet zo, dan moet ik de brief even
doorlezen, maar dat kost nog altijd minder tijd dan het verspreiden en kopiëren.”
Geen wonder dat Els graag door wil met fase 2 in het traject. Daarin komt in ieder geval de uitgaande post aan bod.
Andere stappen zijn nog het scannen en invoeren van alle
bestaande papieren dossiers. Daarnaast zullen ook de facturen in E-Content worden gezet en met Empire worden
gekoppeld.
Grote flexibiliteit
Alom tevredenheid dus over de invoering van E-Content bij
Woningstichting Leusden. “Het is natuurlijk wel extra werk
omdat het bovenop ons reguliere werk komt”, aldus Jeffrey. “Daarom is het prettig dat het gefaseerd gebeurt. We
zijn een relatief kleine corporatie die niet zo maar drie of
vier mensen kan vrijmaken voor een dms-project. Belangrijk is ook dat niemand het gevoel heeft dat het systeem
ons wordt opgelegd. Mensen kunnen meedenken met de
inrichting.” Henry bevestigt de flexibiliteit van E-Content
en de aanpak door Van Dinther. “Veel leveranciers hebben
een bepaald instrument opgetuigd en daar moet je dan als
in een keurslijf in gaan werken. Hier is dat niet gebeurd.
Van Dinther vroeg ons steeds wat onze wensen waren en
kon die vervolgens ook verwerken. Zo hebben we samen
aan een goed systeem gebouwd en dat is echt de kracht
van dit project.”
HC&H Magazine

Download Report