MEMO Datum : 5 februari 2014 Aan : Procedurecommissie Van : Y.M. Hazelaar Betreft : Quick Scan Lokaal Bestuur tel. 377 4827 1. Inleiding In opdracht van het dagelijks bestuur is onderzoek gedaan naar het functioneren van het lokaal bestuur in de gemeente Arnhem. Twee HAN-studenten hebben dit onderzoek in het kader van de minor Politiek, Beleid en Overheid uitgevoerd. Daarbij hebben zij gebruik gemaakt van de werkwijze van de Quick Scan Lokaal Bestuur. Het betreft een zelfevaluatie-instrument van het gemeentelijk bestuur. Via een online vragenlijst hebben raads- en collegeleden, de griffier en de gemeentesecretaris alsmede een selectie ambtenaren een oordeel over het functioneren van raad, college en ambtelijke organisatie gegeven. 2. Respons Alle raads- en collegeleden zijn voor deelname aan de enquête benaderd en vanuit de ambtelijke organisatie de gemeentesecretaris, de cluster- en de programmamanagers. Door een aantal factoren is de respons echter niet erg hoog geweest: Raadsleden 44% (17) Collegeleden 14% (1) Ambtenaren 41% (7) De studenten hebben in hun scriptie enkele uitkomsten die aan de ‘groep collegeleden’ gerelateerd worden buiten beschouwing gelaten, omdat één enquête niet representatief geacht mag worden. 3. Uitkomsten 1. Algemeen oordeel: gezien het verschil in score tussen de gewenste (gemiddeld rapportcijfer 8) en de huidige (gem. cijfer 6) situatie van het functioneren van- en tussen raad en college is te concluderen dat er ruimte is om nog het nodige te verbeteren. 2. Controlerende rol: - 59% van de raadsleden en 86% van de ambtenaren stelt dat de raad niet weet of de gewenste effecten van het gemeentelijk beleid daadwerkelijk wordt gerealiseerd; - 69% van de raadsleden is van mening dat teveel de blik naar het verleden is gericht. 3. Volksvertegenwoordigende rol: - wordt gewaardeerd met een rapportcijfer 5,9; Bestuur 1 MEMO 4. 5. 6. 7. 8. 9. - de oriëntatie van de raad op de samenleving wordt gemiddeld beoordeeld op een 6,2 terwijl de gewenste waardering 7,8 is; - 59% van de raadsleden stelt dat er géén sprake is van een zorgvuldige belangenafweging en dat de raad zich (te) veel laat leiden door eenzijdige signalen. Alle ambtelijke respondenten ondersteunen deze stelling. - 41% van de raadsleden vindt dat er onvoldoende uitleg wordt gegeven aan de samenleving; 59% acht dit wel voldoende. Vergaderingen: - 94% van de raadsleden is tevreden over de wijze waarop vergaderingen worden voorgezeten: - er is grote tevredenheid over de inbreng van burgers in raadsvergaderingen; - 29% van de raadsleden vindt de werkdruk te hoog; - slechts een kwart van de raadsleden is tevreden over de effectiviteit van de raadsvergaderingen. Ambtelijke ondersteuning: - verzoek om ambtelijke bijstand door raadsleden: (vrijwel) nooit 18%, soms 41%, regelmatig 29% en vaak 12%; - de leesbaarheid – en tijdig aanleveren van stukken kan (veel) beter; - opgemerkt wordt dat de ambtenaren te ver van de raadsleden afstaan; - de bestuurlijke sensitiviteit van ambtenaren is verbeterd sinds zij zelf aan tafel zitten, maar hun externe oriëntatie kan worden versterkt; - 68% van de raadsleden vindt dat de stukken niet tijdig worden aangeleverd; daarentegen vinden 86% van de ambtenaren van wel. Overige ondersteuning: Het percentage dat (zeer) tevreden is over het presidium (53%), de Griffie (71%) en de Rekenkamer (59%). Functioneren college: - 88% van de raadsleden is het (zeer) eens met de stelling dat het college durf en besluitvaardigheid toont in lastige situaties: - het optreden van het college als eenheid naar buiten wordt met een 4,7 beoordeeld; - de externe oriëntatie wordt door de raad (5,7) aanzienlijk lager beoordeeld dan door de ambtenaren (7,0); - 83% van de raadsleden is tevreden over de wijze waarop actief informatie verstrekt en 94% m.b.t. het verstrekken van informatie op verzoek van raadsleden. Integriteit: Op één na waren alle raadsleden volledig tevreden over de integriteit van raads- en collegeleden. Wel geeft 24% aan niet te weten of er voldoende hulpmiddelen en/of controlemechanismen aanwezig zijn om de integriteit te bevorderen. De gedragscode lijkt onvoldoende bekend te zijn bij betrokkenen. Suggesties Aan de respondenten is om suggesties voor verbeteringen gevraagd. Deze zijn in de rapportage (in kaders) letterlijk weergegeven. Het betreft individuele ideeën van diverse aard waarvan het Bestuur 2 MEMO draagvlak niet is getoetst. Het betreft soms ook tegenstrijdige opmerkingen: ‘niet in de valkuil van besluitdruk vallen’ versus ‘sommige dossiers worden wel erg uitvoering besproken’. Desalniettemin is er herkenning en geven de gedane suggesties een indruk wat er leeft. Advies: 1. Kennis nemen van de uitkomsten van de quick scan. Bijlage: scriptie W. Ganesh en S. Sijbers Bestuur 3