Rapportage Beleid, Activiteiten en Uitvoering

1
Rapportage interim bestuur - periode juli 2013 – juni 2014
Rapportage Beleid, Activiteiten en Uitvoering periode tot 1 juni
Na het aftreden van het gehele bestuur van Dress for Success NL hebben Anneke van
Leeuwen en Willemijn van der Meer zich bereid verklaart als interim bestuur de taken
tijdelijk over te nemen en met de winkels te werken aan een nieuwe situatie, daarbij
uitgaande van een blijvende samenwerking binnen DfS-NL, maar wel op basis van de
behoefte en wens van de winkelbesturen. Bij een positieve behoefte is daarbij ook de
opdracht tot het werven van een geheel nieuw bestuur aanvaard.
Het interim bestuur heeft in juli haar werkzaamheden opgepakt en allereerst
kennis genomen van de stand van zaken:
- Verenigingsplan
- Registratiesysteem
- Positie winkels, bestuurlijk, juridisch en relatie Dress for Success WW
- Relaties met de Stakeholders
- Nog lopende zaken / overdracht van het vertrokken bestuur
- Commitment en relatie met de winkels
De discussie over het Verenigingsplan en het vertrek van het bestuur van Dress for
Success NL heeft als resultaat gehad dat de er een afstand tussen de winkels onderling
en de rol van DfS landelijk aan de orde was. De vraag in hoeverre een landelijke
vereniging een meerwaarde voor de winkels - die door de licentie verlening van
Dress for Success WW ook een directe lijn hebben met DfS WW - behoefde een
duidelijke uitspraak van de winkels. Om daarover te besluiten is allereerst aandacht
besteed aan het betrekken van de besturen van de winkels en het invoeren van een
regelmatige bijeenkomst van het bestuur DfS-NL met de besturen van de winkels, c.q.
een afvaardiging daarvan. Het reeds aanwezige Coördinatorenoverleg is ook in de
structuur en informatie voorziening betrokken.
De overdracht voorzag in niet afgeronde financiële zaken. Het interim bestuur
heeft daarop haar eerste acties moeten nemen. Met medewerking van de Start
Foundation heeft zij de nog lopende verplichtingen kunnen afronden
en afspraken mogen maken voor ondersteuning t.b.v. van interim periode tot juni
2014 en een toekenning voor 2014- 2015.
Informatief overleg met de winkelbesturen heeft mogen leiden tot een eerste
bijeenkomst met de besturen op 28 oktober 2013.
Daarin is commitment gegeven voor de opdracht aan Jan Buurkes ;een oriënterend
bezoek aan alle winkels. Tussen november en eind januari heeft hij gesprekken gehad
met bestuursleden, coördinatoren en vrijwilligers. Van te voren hebben de
gesprekspartners een questionnaire gehad. Deze gesprekken hebben volgend op de
contacten die de bestuursleden a.i. al hadden opgepakt bijgedragen aan een herstel
van vertrouwen en de positieve behoefte om samen te werken. De inzet van de
gesprekken waren de items uit Verenigingsplan van Accenture en de nadere invulling
vastgesteld door de ALV op 22 juni 2013:
- Het opbouwen van een Netwerkorganisatie
2
Rapportage interim bestuur - periode juli 2013 – juni 2014
- Verdere professionalisering in de uitvoering van de rol, die Dress for Success
vervult
- Meer aandacht voor coaching en begeleiding van de cliënten
- Netwerken en marketing
- Fondswerving
- De rolverdeling Dress for Success-NL naar de winkels
* Landelijke contacten
* Landelijke fondswerving
* Landelijke presentaties en media c.q. samenwerking met winkels
* Formats, c.q. verzorging van de huisstijl, PR en Communicatie, personeelsbeleid
* Contacten met DfS-WW
* Aanlevering rapportages DfS-WW
* Begeleiding registratiesysteem Accenture
* Database relaties
* Informatie, support en toetsing (haalbaarheid) nieuwe winkels
* Kwaliteit en toetsing (audit) van de winkels
* Beleidsontwikkeling naar de toekomst, inspelen op de maatschappelijke
veranderingen
* Instellen van een Comité van Aanbeveling
Afspraken met Dress for Success WW
In het afgelopen jaar is de aandacht op alle genoemde items gericht.
Voor de meeste items is het oppakken van zaken aan de orde geweest, c.q. is er
uitvoering aan gegeven. De voorzitter a.i. heeft tijdens een privé verblijf in New York DfSWW bezocht, informatie uitgewisseld en afspraken gemaakt. Deze houden in dat
DfS landelijk een coördinerende rol zal hebben naar DfS-WW, de rapportages aanlevert,
adviseert inzake nieuwe licenties.
Support aan nieuwe vestigingen van Dress for Succes is een belangrijke taak voor het
bestuur NL. Gegeven de financieel nog moeilijke positie van de meeste winkels is er gekozen
allereerst aan de kwaliteit en financiële draagkracht van de bestaande winkels te werken en
een streng beleid te voeren voor nieuwe initiatieven . Voor reeds bestaande winkels geldt
ook een strikt beleid voor het behoud van de licentie.
Concrete acties advisering naar de winkels t.b.v. de licentie
Met alle winkels is gekeken naar de exploitatie, c.q. haalbaarheid van de
continuïteit en voldoen aan de licentie verplichtingen van Dress for Success WW,
samenstelling besturen en een zelfstandige juridische positie van de winkelbesturen.
Dit heeft ertoe geleid dat Apeldoorn na afweging besloten heeft de naam Dress for Success
niet meer te voeren en haar werkzaamheden binnen de bredere gemeentelijke
welzijnsorganisatie uit te voeren. Initiatieven in Nijmegen en Maastricht zijn nog
aangehouden tot zij volledig aan de licentievoorwaarden kunnen voldoen.
Leiden en Eindhoven zullen in 2015 juridische zelfstandig zijn.
3
Rapportage interim bestuur - periode juli 2013 – juni 2014
Condities Start Foundation gesteld aan de financiële ondersteuning voor 2014- 2015
Minimaal 7 winkels dienen bereid te zijn commitment te geven aan de condities van Start
en DfS-NL ten behoeve van verdere support door de Start Foundation (per 1 juli 2014).
Op de bijeenkomst van 29 januari 2014 hebben 7 winkels verklaart voor 1 juli een verklaring
te tekenen.
Het is voor de Start Foundation, maar ook voor andere fondsen en overheden belangrijk om
meer inzicht te verkrijgen over de achtergronden van de sollicitanten en de effecten van
Dress for Success. Start heeft geïnitieerd dat met medewerking van DfS Eindhoven en
Rotterdam wordt gekeken naar een mogelijke aanvullend informatiemodel op de al
bestaande registratie voor dit doel. Het resultaat daarvan beoogd een beter inzicht aan
financiers te kunnen verstrekken.
Acties :
A Werving nieuw bestuur middels een oproep in sociale media
De criteria zijn in de bijeenkomst van 29 januari door de winkelbesturen
vastgesteld .,,
18 belangstellenden hebben zich gemeld ,de kandidaatstellingscommissie
bestaande uit Anneke van Leeuwen, Bud Bickes (DfS-Leiden) en Herma Dijkgraaf
(DfS Leeuwarden) heeft uit de aanmeldingen een gekwalificeerd bestuur kunnen
voordragen ter benoeming.
B Werkplan professionalisering winkels (winkelvrijwilligers en besturen)
- inventarisatie Jan Buurkes n.a.v. bezoeken in december 2013 en januari 2014
- bespreking in de bestuursvergadering 17 maart jl.
- korte en langere termijn ambities vastgesteld
- implementatie en ook het verenigingsplan is integraal onderdeel van alle agenda’s
C Vrijwilligers - Trainingen :
Hier zijn eerste taken opgepakt.
* In augustus 2013 heeft het MVO-bestuur van Accenture goedkeuring gegeven aan
het vervolgtraject van het gratis cloud Google-registratiesysteem van DfS.
Na een kick-off sessie in november 2013 en een trainingsmiddag op 17 januari zijn de
tweede 4 winkels live gegaan met het registratiesysteem.
Op 28 maart kwamen vertegenwoordigers van de 8 winkels die nu live zijn samen
tijdens de kick-off sessie van het dashboard (rapportagetool bij het
registratiesysteem). Op 13 juni vindt een trainingssessie plaats waarna de dashboard
tool (licenties gratis beschikbaar gesteld door Qlikview) door de 8 winkels in gebruik
genomen kan worden
* Teambuilding–besturen-coördinatoren-winkelvrijwilligers (begrotingspost DfS NL)
wordt gepland met het nieuwe bestuur DfS-NL
* Door de winkels met support van DfS-NL
- uitvoeringsplan/ programma voor trainingen t.b.v. de vrijwilligers in de
4
Rapportage interim bestuur - periode juli 2013 – juni 2014
winkels
- besturen
- medewerkers winkels
- uitvoering van trainingen: - intern per winkel
- op werksoort samen met andere winkels
– de kennis binnen de winkels word benut
- inhoud trainingen: gesprekken met cliënten
Coaching / advies cliënten
PR en promotie
Fondswerving
D
-
Promotie en contacten
10 oktober: aanwezig en workshop gegeven op CAP100 (promoten gehandicapten
op de arbeidsmarkt)
22 april: presentatie min SoZaWe –sector Werk en Inkomen -samen met DfS Leiden
15 en 16 mei: aanwezig op Divosa Congres te Utrecht (bestuurders en directie
van de lokale diensten van SoZaWe en Werk en Inkomen).
Samen met DfS Eindhoven, Leiden, Tilburg en Utrecht
Van de zijde van DfS vooral gericht op de doorwijzing door de diensten.
-
- TV uitzending Redactioneel item.
uitzenden; zondag 8 juni om 14:20 uur op RTL 4
zaterdag 14 juni om 15:00 op RTL5 (herhaling)
opnames gemaakt in de winkels Rotterdam en Spijkenisse
Verder mochten DfS-NL en de winkels aandacht krijgen in radio en tv programma’s op
regionaal niveau en in de geschreven media met prachtige interviews.
-
E
Communicatie
Het interim bestuur heeft de voorbereidingen voor de opdracht van het verzorgen van
een nieuwe website en de inrichting van de sociale media voor Dress-NL en de winkels
getroffen. Zij heeft bij verdere uitvoering een pas op de plaats gemaakt en het nieuwe
bestuur in de gelegenheid gesteld de uitvoering verder ter hand te nemen. Zij hebben
de draad al opgepakt en zullen voor 1 juli de opdracht verstrekken en de winkels
verder betrekken .
Geen tijdelijke landelijke coördinator aangesteld
In een nadere afweging is het niet verstandig geacht voor deze periode tijdelijk een
een coördinator aan te trekken. De impact van het werk van Jan Buurkes heeft
als resultaat dat minder inspanning naar de winkels nodig blijkt op dit moment dan
wij voorzien hadden. Het interim bestuur is in de gelegenheid geweest zelf
ruim tijd te kunnen inzetten om te doen wat er gedaan moest worden.
Inwerken en overdracht zou te veel tijd kosten en mogelijk ook weer een
discontinuïteit veroorzaken. Het nieuwe bestuur kan zo snel mogelijk haar
ondersteuning organiseren.
De gemaakte organisatiekosten zijn daardoor beperkt gebleven.
5
Rapportage interim bestuur - periode juli 2013 – juni 2014
F
Externe contacten en fondswerving
De positieve media aandacht heeft mogen leiden tot meer kledingdonaties
en een verbetering van de naamsbekendheid. Hier valt nog veel meer aan te doen.
Met een groter bereik kan DfS van meer betekenis zijn.
Er zijn kleding acties geweest bij Ministeries, Accountantskantoren, Verzekeraars.
Met KPMG is afgesproken dat de lokale KPMG vestigingen rechtstreeks met de
winkels in hun omgeving de kledingacties organiseren. Per kleding stuk zal 5 Euro
aan de winkels gedoneerd worden. In het kader van MVO beleid zijn medewerkers
beschikbaar voor het ondersteunen met kennis en handjes in de winkels. De eerste
afspraken worden al gemaakt ,
Nieuwe Partners en sponsors:
Cisco heeft zich gemeld als nieuwe partner. Er vinden gesprekken plaats
over donaties in kledinginzameling, geld en in natura. Het voornemen van Cisco is
alle winkels te voorzien van een goede structuur voor de communicatievoorziening,
wifi en onderlinge informatie uitwisseling. In september zal DfS deelnemen aan
de Goede Doelen week bij Cisco. De andere goede doelen die Cisco steunt zijn
Kika en Orange Babies.
In het kader van hun MVO beleid kunnen Cisco medewerkers ook voor DfS worden
ingezet.
Poliedro, waarvan de eerste sponsorbijdrage geoormerkt is voor communicatie en PR.
Het Inlichtingenbureau (onderzoek bij o.a UWV en Divosa) heeft DfS-NL verblijd met
een gift.
Administratiekantoor Flantua in Utrecht is bereid om pro bono onze financiële
administratie te voeren en de samenstellingsverklaringen, zoals benodigd voor o.a. de
Start Foundation, op te stellen.
Een aantal winkels die eerder slechts van gemeentewege ondersteund werden
hebben met succes bij lokale fondsen en bij het Oranje Fonds kunnen werven.
Het verwerven van financiers, c.q. investeerders voor 2015 vraagt nu al de
aandacht van de winkels.
Met het Oranje Fonds en het Skanfonds heeft DfS-NL af mogen spreken dat
de lokale aanvragen met DfS-NL worden afgestemd, zodat een optimale kans van
slagen kan worden bewerkstelligd.
Amsterdam, Juni 2014
Anneke van Leeuwen-Gijsberts - voorzitter a.i
Willemijn van der Meer - secretaris en penningmeester a.i.

Download Report