Communities of practice WAT? Etienne Wenger, een Zwitsers onderzoeker die bekend is voor zijn werk op het vlak van kennisbeheer, definieert de communities of practice als volgt: "Het is een groep van mensen die een belang, een vraagstuk of een passie voor een bepaald onderwerp delen en die kennis en expertise op dit gebied verdiepen door voortdurend met elkaar uit te wisselen". De communities of practice wordt opgebouwd rond een specifiek thema of probleem. De community of practice zal er voor zorgen dat de implementering op een professionele manier gebeurt en dat iedereen zich bewust is van een gemeenschappelijke taak. Het intranet of een wikipagina zijn mogelijke hulpmiddelen, want ze laten toe om de informatie en de best practices te verzamelen op één plaats en ze stimuleren de uitwisseling. Een ander kenmerk van deze soort groepen is trouwens dat ze op de eerste plaats bestaan op het virtuele vlak. WIE? De leden van de community moeten deel uitmaken van het publiek dat rechtstreeks geïmpacteerd is door het probleem dat behandeld wordt in de groep en ze moeten er vrijwillig aan deelnemen, zodat de doelstelling van de community bereikt kan worden. Elk lid moet zich kritisch kunnen opstellen, maar wel altijd op een constructieve manier. Wanneer de deelnemers afkomstig zijn uit verschillende bedrijven en hiërarchische niveaus, is de aanbreng in kennis groter, wat tot positieve resultaten leidt voor heel de groep. Het feit dat er steeds een animator aanwezig moet zijn in dit soort communities, neemt niet weg dat elke deelnemer een zeker niveau van zelfdiscipline moet hebben. Ze moeten in staat zijn om samen te werken en hun kennis te delen met anderen, zodat er een collectieve waarde ontstaat. Iedereen kan deel uitmaken van een community of practice, zolang heel de groep een expertise en/of passie deelt voor één bepaald onderwerp. Het is logisch dat hoe meer ervaring de leden van de groep hebben, hoe beter dit is voor iedereen. WANNEER? De oprichting van een community of practice is aan te raden wanneer men de uitwisseling tussen personen wil stimuleren zodat zij hun kennis, ervaring en best practices met elkaar delen. Dit kan bijvoorbeeld nuttig zijn in het geval van werknemers die dezelfde noden hebben op het vlak van specifieke domeinkennis en die zich bevinden op plaatsen die erg verwijderd zijn van elkaar. Het is ook een efficiënte techniek wanneer men samenwerkingen en synergiën ontwikkelt over de afscheidingen van hiërarchie of functie heen. De communities zijn natuurlijk ook ideaal bij projecten die op innovatie gericht zijn, want ze zijn gebaseerd op het principe van de continue verbetering. HOE? Wanneer men een community of practice wil opstarten, moet er eerst gekeken worden naar volgende vragen: o Wat zijn de prioritaire doelstellingen? o Wie kan en wil er deel van uitmaken? o Een open of gesloten community? o Hoe vaak zullen de leden elkaar ontmoeten en hoe lang zullen de ontmoetingen duren? o Wat is de structuur van de community? o Wie zal de animator zijn? Er zijn geen vaste regels wat betreft het aantal deelnemers binnen een community maar doorgaans spreekt men over 4 à 6 leden voor kleine werkgroepen en 15 voor grotere groepen. De prioritaire problemen van het bedrijf moeten duidelijk geïdentificeerd worden voordat er gekozen wordt voor een specifieke thema van de community. Het kan zeker ook interessant zijn om na te gaan of er geen informele werkgroepen bestaan rond de gestelde problematiek. Op die manier kunnen deze groepen aangemoedigd worden om hun uitwisselingen iets dieper uit te werken. Aangezien de leden al een vertrouwensrelatie hebben alsook gedeelde doelstellingen, kan er verder gebouwd worden op hun successen om nieuwe initiatieven aan te moedigen en deze dan op een formelere manier te organiseren. SUCCESCRITERIA Het is goed om bijkomende manieren te voorzien om de groepsleden te stimuleren tot het delen van kennis. Om er voor te zorgen dat de groep ook op lange termijn effect heeft, kan de community of practice bijvoorbeeld opgenomen worden in de jaardoelstellingen. Men kan de leden ook aanmoedigen door ze naar voren te schuiven binnen het bedrijf. De animatie van de groep is een andere sleutelfactor die invloed heeft op de motivering op lange termijn. Er moet één persoon aangeduid worden die de discussie levendig moet houden en die de leden moet aanmoedigen om hun kennis te delen. De animator kan bijvoorbeeld bijkomende denkpistes voorstellen wanneer hij vaststelt dat de interactie vermindert of het niveau daalt. Er moet voor gezorgd worden dat de leden van de groep efficiënte tools hebben om te communiceren en uit te wisselen. De community of practice is namelijk in de eerste plaats een groep mensen met interesses voor hetzelfde domein die kennis uitwisselen op virtuele manier. Opdat de kennisuitwisseling goed zou verlopen, moeten de groepsleden ook dezelfde taal spreken. Dat wil zeggen dat ze dezelfde termen en hetzelfde jargon moeten gebruiken. Men kan overwegen om aan de leden van de groep een training te geven zodat ze een gemeenschappelijke basiskennis hebben. Als laatste is het ook belangrijk om te voorzien welke maatregelen zullen ingevoerd worden, zodat de veranderingen die uit de reflectie en de kennisdeling naar voren kwamen ook daadwerkelijk kunnen toegepast worden. Het kan immers frustrerend zijn voor de leden indien er geen enkele maatregel toegepast wordt hoewel de leden de vooropgestelde objectieven bereikt hebben.