AGENDAPUNT 2014.07.04/09 Voorstel voor de vergadering van: algemeen bestuur Datum vergadering: 4 juli 2014 Onderwerp: Benoeming coördinerend functionaris en adviescommissie gemeentesecretarissen veiligheid Portefeuillehouder: De heer Van Zanen Indiener: Adriaan Buitink 1. Gevraagd besluit 1. De heer J. van Delden te benoemen als coördinerend functionaris. 2. De heer A. Meijer te benoemen als vervangend coördinerend functionaris 3. De adviescommissie gemeentesecretarissen veiligheid in te stellen conform bijgevoegd concept-instellingsbesluit. 4. Als leden van de adviescommissie gemeentesecretarissen veiligheid te benoemen: - De heer J. van Delden, gemeentesecretaris van IJsselstein; - De heer A. Meijer, gemeentesecretaris van de Ronde Venen; - Mevrouw H. Elbers gemeentesecretaris van Amersfoort; - Mevrouw A. van Hussel, gemeentesecretaris van Stichtse Vecht; - De heer E.D. Luchtenburg, gemeentesecretaris van Leusden. 5. Het agendalidmaatschap van het algemeen bestuur over te laten gaan van de coördinerend gemeentesecretaris naar de coördinerend functionaris. 2. Toelichting bij het voorstel De VRU heeft nog geen ‘coördinerend functionaris’ op grond van artikel 36 Wet veiligheidsregio’s Jº artikel 8.2 gemeenschappelijke regeling VRU aangewezen. Dit voorstel strekt tot aanwijzing van deze functionaris. In het besluit van 12 november 2012 heeft het algemeen bestuur de eerste aanzet gegeven voor de versterking van de betrokkenheid van de 1 gemeentesecretarissen bij de governance van de VRU in het algemeen. Het overleg van gemeentesecretarissen heeft samen met een ambtelijke afvaardiging van de VRU een voorstel ontwikkeld om dit te actualiseren en verder vorm te geven. Door middel van voorliggend voorstel wordt een adviescommissie aan het dagelijks bestuur ingesteld en haar leden benoemd. De coördinerend functionaris wordt q.q. voorzitter van deze commissie omdat de commissie mede de belangen in het kader van bevolkingszorg behartigt. 3. Bijlagen bij het voorstel A. Concept-instellingsbesluit 4. Financiële consequenties Geen 5. Verdere behandeling Geen 2 VOORSTEL Benoeming coördinerend functionaris en adviescommissie gemeentesecretarissen veiligheid 2014.07.04/09 Inleiding In dit voorstel zijn twee met elkaar samenhangende voorstellen opgenomen met betrekking tot de gemeentesecretarissen. Enerzijds wordt voorgesteld ten behoeve van de bevolkingszorg een gemeentesecretaris als ‘coördinerend functionaris’ op grond van artikel 36 Wet veiligheidsregio’s te benoemen. Anderzijds wordt voorgesteld om een ‘Adviescommissie gemeentesecretarissen veiligheid’ in te stellen. Toelichting Coördinerend functionaris Veiligheidsregio’s moeten op grond van artikel 36 Wet veiligheidsregio’s een ‘coördinerend functionaris’ aanwijzen. De coördinerend functionaris is belast met de coördinatie van de maatregelen en voorzieningen die de gemeenten treffen met het oog op een ramp of crisis, kort gezegd: de coördinatie van de bevolkingszorg. In de gemeenschappelijke regeling VRU is de benoeming van de coördinerend functionaris belegd bij het algemeen bestuur. Tot op heden is deze functionaris nog niet benoemd, en werd een deel van de taken ingevuld door de coördinerend gemeentesecretaris. Op 20 maart 2014 heeft het overleg van gemeentesecretarissen een voordracht gedaan voor de invulling van de coördinerend functionaris. Ter voldoening aan het wettelijk vereiste en omdat wij de noodzaak van een dergelijke functionaris onderkennen, stellen wij voor een coördinerend functionaris te benoemen. Deze functionaris moet er onder meer voor zorgen dat een optimale samenwerking tot stand komt met de diverse hulpverleningsdiensten binnen de gemeentelijke kolom. Indien niet wordt overgegaan tot het aanwijzen van de coördinerend functionaris, dan voldoet de VRU ten aanzien van de bevolkingszorg op dat punt niet aan de Wet veiligheidsregio’s. Het voorstel is om een gemeentesecretaris van een van de deelnemende gemeenten van de VRU aan te wijzen, zoals ook landelijk gebruikelijk. De coördinerend functionaris is het eerste aanspreekpunt van het bestuur en wordt daarom uitgenodigd voor de vergaderingen van het algemeen bestuur. Daarmee kan het agendalidmaatschap van de coördinerend gemeentesecretaris vervallen. De coördinerend functionaris wordt tevens qualitate qua voorzitter van de Adviescommissie gemeentesecretarissen veiligheid, die hierna wordt toegelicht. Dit maakt dat een verbinding wordt gelegd tussen het werkveld bevolkingszorg en de brede adviesfunctie van genoemde adviescommissie. Op deze wijze wordt de gemeentelijke kolom verder versterkt. Inbedding gemeentesecretarissen Het AB heeft op 12 november 2012 ingestemd met de bredere betrokkenheid van gemeentesecretarissen bij het werk van de VRU. Op dit moment zijn er bij de VRU twee overleggen. Een ‘overleg van gemeentesecretarissen VRU ’ en een overleg van ‘coördinerend gemeentesecretarissen’. Dit voorstel beoogt een heroverweging en aanpassing ten opzichte van de bestaande situatie. 3 De wens vanuit de gemeentesecretarissen is om ambtelijk al in een vroegtijdig stadium betrokken te worden bij beleidsvorming (over strategische onderwerpen) en op het terrein van de planning en control cyclus (kaderbrief etc.). Dit biedt de gelegenheid aan de voorkant in het proces vanuit het gemeentelijk perspectief mee te kunnen denken en adviseren over een aantal strategische onderwerpen die vooral ook de organisatiekaders betreffen. Adviescommissie gemeentesecretarissen veiligheid De formele invulling die het beste past binnen de systematiek van de Wet gemeenschappelijke regelingen is het instellen van een vaste commissie van advies aan het dagelijks bestuur op grond van artikel 24 Wet gemeenschappelijke regelingen. Het overleg van gemeentesecretarissen fungeert dan feitelijk als opdrachtgever van de adviescommissie. Indien niet voor een adviescommissie wordt gekozen, dan hebben de gemeentesecretarissen een minder duidelijke en meer vrijblijvende positie ten opzichte van (het bestuur van) de VRU. Een adviescommissie heeft op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen een duidelijke formele positie ten opzichte van het (dagelijks) bestuur van de VRU. De algemeen directeur van de VRU fungeert als intermediair tussen de adviescommissie en het dagelijks bestuur. 4 het algemeen bestuur van de Veiligheidsregio Utrecht, gezien het voorstel van het dagelijks bestuur; gelet op: artikel 24 Wet gemeenschappelijke regelingen Jº artikel 8.2 gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Utrecht; overwegende: - dat het in het kader van de aansturing van de Veiligheidsregio Utrecht gewenst is om de gemeentesecretarissen van de deelnemende gemeenten actief te betrekken, omdat de gemeentelijke belangen bij de uitvoering van de Gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Utrecht op die wijze beter en tijdiger kunnen worden behartigd; - dat er samenhang bestaat tussen de belangen van de gemeentesecretarissen en die van de coördinerend functionaris; - dat het daarom gewenst is een vaste adviescommissie aan het dagelijks bestuur in te stellen, waarin de coördinerend functionaris een rol heeft; - dat het overleg van gemeentesecretarissen heeft geadviseerd bij de totstandkoming van voornoemd voorstel van het dagelijks bestuur; besluit: in te stellen de vaste Adviescommissie gemeentesecretarissen veiligheid, verder te noemen: ‘de commissie’, onder de navolgende bepalingen. I. II. Samenstelling van de commissie 1. De leden van de commissie worden benoemd door het algemeen bestuur. 2. De commissie telt ten minste vijf en ten hoogste negen leden. 3. Slechts gemeentesecretarissen van de gemeenten, waarvan de colleges van burgemeester en wethouders deelnemen in de Veiligheidsregio Utrecht, kunnen lid worden van de commissie. 4. De commissie wordt voorgezeten door de coördinerend functionaris, bedoeld in artikel 36 van de Wet veiligheidsregio’s, of zijn vervanger. 5. Het secretariaat van de commissie wordt belegd bij het hoofd van de Stafafdeling Bestuurlijke en Juridische zaken en Communicatie. 6. De beleidsmatige ondersteuning wordt ingevuld door de vakgroep Bevolkingszorg en de stafafdeling Bestuurlijke en Juridische zaken en Communicatie. Bevoegdheden en taken van de commissie 1. De commissie adviseert aan het dagelijks bestuur over aangelegenheden betreffende bevolkingszorg. 2014070409 AB Benoeming coördinerend functionaris en adviescommissie gemeentesecretarissen veiligheid.docx 5 2. De commissie adviseert vanuit perspectief van de gemeentelijke bedrijfsvoering over veiligheidsregio-brede onderwerpen aan het dagelijks bestuur; de adviezen betreffen onder andere: a. beleids- en bedrijfsmatige ontwikkelingen binnen de Veiligheidsregio Utrecht, b. actuele dossiers binnen de Veiligheidsregio Utrecht, c. proportionaliteit van veiligheidsvraagstukken in het kader van de integrale afweging van veiligheid ten opzichte van andere gemeentelijke prioriteiten. 3. De voorzitter van de commissie ontvangt de agenda van de vergadering van het directieteam van de Veiligheidsregio Utrecht. 4. Een of meer leden van de commissie kunnen, indien de in het directieteam te behandelen stukken of onderwerpen naar het oordeel van de algemeen directeur daartoe aanleiding geven, worden uitgenodigd voor de vergadering van het directieteam. Bij deelname aan de vergadering van het directieteam hebben leden van de commissie geen stemrecht. III. Procedure vervolg op adviezen IV. 1. De adviezen worden door tussenkomst van de algemeen directeur, bedoeld in de Gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Utrecht, aangeboden aan het dagelijks bestuur. 2. De algemeen directeur draagt desgewenst zorg voor een integraal en afgewogen ambtelijk voorstel, dan wel een annotatie, voor het dagelijks bestuur, zo nodig met een voorstel aan het algemeen bestuur. 3. In de voorstellen en annotaties wordt de advisering van de commissie meegewogen. Schriftelijke adviezen van de commissie worden daarbij meegezonden. Verantwoording De commissie legt verantwoording af aan het dagelijks bestuur. V. Slotbepaling 1. Dit besluit treedt na haar bekendmaking met terugwerkende kracht in werking op 4 juli 2014. 2. Dit besluit kan worden aangehaald als: Instellingsbesluit Adviescommissie Gemeentesecretarissen Aldus vastgesteld door het algemeen bestuur, Utrecht, 4 juli 2014, het algemeen bestuur, voorzitter mr. J.H.C. van Zanen secretaris dr. P.L.J. Bos Bekendmaking is geschied op [datum]. 2014070409 AB Benoeming coördinerend functionaris en adviescommissie gemeentesecretarissen veiligheid.docx 6
© Copyright 2024 ExpyDoc