2014070409 Benoeming coördinerend functionaris en

AGENDAPUNT
2014.07.04/09
Voorstel voor de vergadering van:
algemeen bestuur
Datum vergadering:
4 juli 2014
Onderwerp:
Benoeming coördinerend functionaris en
adviescommissie gemeentesecretarissen veiligheid
Portefeuillehouder:
De heer Van Zanen
Indiener:
Adriaan Buitink
1. Gevraagd besluit
1. De heer J. van Delden te benoemen als
coördinerend functionaris.
2. De heer A. Meijer te benoemen als vervangend
coördinerend functionaris
3. De adviescommissie gemeentesecretarissen
veiligheid in te stellen conform bijgevoegd
concept-instellingsbesluit.
4. Als leden van de adviescommissie
gemeentesecretarissen veiligheid te benoemen:
-
De heer J. van Delden, gemeentesecretaris
van IJsselstein;
- De heer A. Meijer, gemeentesecretaris van
de Ronde Venen;
- Mevrouw H. Elbers gemeentesecretaris van
Amersfoort;
- Mevrouw A. van Hussel, gemeentesecretaris
van Stichtse Vecht;
- De heer E.D. Luchtenburg,
gemeentesecretaris van Leusden.
5. Het agendalidmaatschap van het algemeen
bestuur over te laten gaan van de coördinerend
gemeentesecretaris naar de coördinerend
functionaris.
2. Toelichting bij het voorstel
De VRU heeft nog geen ‘coördinerend functionaris’
op grond van artikel 36 Wet veiligheidsregio’s Jº
artikel 8.2 gemeenschappelijke regeling VRU
aangewezen. Dit voorstel strekt tot aanwijzing van
deze functionaris.
In het besluit van 12 november 2012 heeft het
algemeen bestuur de eerste aanzet gegeven voor
de versterking van de betrokkenheid van de
1
gemeentesecretarissen bij de governance van de
VRU in het algemeen. Het overleg van
gemeentesecretarissen heeft samen met een
ambtelijke afvaardiging van de VRU een voorstel
ontwikkeld om dit te actualiseren en verder vorm te
geven. Door middel van voorliggend voorstel wordt
een adviescommissie aan het dagelijks bestuur
ingesteld en haar leden benoemd. De coördinerend
functionaris wordt q.q. voorzitter van deze
commissie omdat de commissie mede de belangen
in het kader van bevolkingszorg behartigt.
3. Bijlagen bij het voorstel
A. Concept-instellingsbesluit
4. Financiële consequenties
Geen
5. Verdere behandeling
Geen
2
VOORSTEL
Benoeming coördinerend functionaris en adviescommissie
gemeentesecretarissen veiligheid
2014.07.04/09
Inleiding
In dit voorstel zijn twee met elkaar samenhangende voorstellen opgenomen met
betrekking tot de gemeentesecretarissen.

Enerzijds wordt voorgesteld ten behoeve van de bevolkingszorg een
gemeentesecretaris als ‘coördinerend functionaris’ op grond van artikel 36 Wet
veiligheidsregio’s te benoemen.

Anderzijds wordt voorgesteld om een ‘Adviescommissie gemeentesecretarissen
veiligheid’ in te stellen.
Toelichting
Coördinerend functionaris
Veiligheidsregio’s moeten op grond van artikel 36 Wet veiligheidsregio’s een ‘coördinerend
functionaris’ aanwijzen. De coördinerend functionaris is belast met de coördinatie van de
maatregelen en voorzieningen die de gemeenten treffen met het oog op een ramp of
crisis, kort gezegd: de coördinatie van de bevolkingszorg. In de gemeenschappelijke
regeling VRU is de benoeming van de coördinerend functionaris belegd bij het algemeen
bestuur. Tot op heden is deze functionaris nog niet benoemd, en werd een deel van de
taken ingevuld door de coördinerend gemeentesecretaris. Op 20 maart 2014 heeft het
overleg van gemeentesecretarissen een voordracht gedaan voor de invulling van de
coördinerend functionaris.
Ter voldoening aan het wettelijk vereiste en omdat wij de noodzaak van een dergelijke
functionaris onderkennen, stellen wij voor een coördinerend functionaris te benoemen.
Deze functionaris moet er onder meer voor zorgen dat een optimale samenwerking tot
stand komt met de diverse hulpverleningsdiensten binnen de gemeentelijke kolom.
Indien niet wordt overgegaan tot het aanwijzen van de coördinerend functionaris, dan
voldoet de VRU ten aanzien van de bevolkingszorg op dat punt niet aan de Wet
veiligheidsregio’s.
Het voorstel is om een gemeentesecretaris van een van de deelnemende gemeenten van
de VRU aan te wijzen, zoals ook landelijk gebruikelijk. De coördinerend functionaris is het
eerste aanspreekpunt van het bestuur en wordt daarom uitgenodigd voor de
vergaderingen van het algemeen bestuur. Daarmee kan het agendalidmaatschap van de
coördinerend gemeentesecretaris vervallen.
De coördinerend functionaris wordt tevens qualitate qua voorzitter van de
Adviescommissie gemeentesecretarissen veiligheid, die hierna wordt toegelicht. Dit maakt
dat een verbinding wordt gelegd tussen het werkveld bevolkingszorg en de brede
adviesfunctie van genoemde adviescommissie. Op deze wijze wordt de gemeentelijke
kolom verder versterkt.
Inbedding gemeentesecretarissen
Het AB heeft op 12 november 2012 ingestemd met de bredere betrokkenheid van
gemeentesecretarissen bij het werk van de VRU. Op dit moment zijn er bij de VRU twee
overleggen. Een ‘overleg van gemeentesecretarissen VRU ’ en een overleg van
‘coördinerend gemeentesecretarissen’. Dit voorstel beoogt een heroverweging en
aanpassing ten opzichte van de bestaande situatie.
3
De wens vanuit de gemeentesecretarissen is om ambtelijk al in een vroegtijdig stadium
betrokken te worden bij beleidsvorming (over strategische onderwerpen) en op het terrein
van de planning en control cyclus (kaderbrief etc.). Dit biedt de gelegenheid aan de
voorkant in het proces vanuit het gemeentelijk perspectief mee te kunnen denken en
adviseren over een aantal strategische onderwerpen die vooral ook de organisatiekaders
betreffen.
Adviescommissie gemeentesecretarissen veiligheid
De formele invulling die het beste past binnen de systematiek van de Wet
gemeenschappelijke regelingen is het instellen van een vaste commissie van advies aan
het dagelijks bestuur op grond van artikel 24 Wet gemeenschappelijke regelingen.
Het overleg van gemeentesecretarissen fungeert dan feitelijk als opdrachtgever van de
adviescommissie.
Indien niet voor een adviescommissie wordt gekozen, dan hebben de
gemeentesecretarissen een minder duidelijke en meer vrijblijvende positie ten opzichte
van (het bestuur van) de VRU. Een adviescommissie heeft op grond van de Wet
gemeenschappelijke regelingen een duidelijke formele positie ten opzichte van het
(dagelijks) bestuur van de VRU. De algemeen directeur van de VRU fungeert als
intermediair tussen de adviescommissie en het dagelijks bestuur.
4
het algemeen bestuur van de Veiligheidsregio Utrecht,
gezien het voorstel van het dagelijks bestuur;
gelet op:
artikel 24 Wet gemeenschappelijke regelingen Jº artikel 8.2 gemeenschappelijke regeling
Veiligheidsregio Utrecht;
overwegende:
-
dat het in het kader van de aansturing van de Veiligheidsregio Utrecht gewenst is
om de gemeentesecretarissen van de deelnemende gemeenten actief te betrekken,
omdat de gemeentelijke belangen bij de uitvoering van de Gemeenschappelijke
regeling Veiligheidsregio Utrecht op die wijze beter en tijdiger kunnen worden
behartigd;
-
dat er samenhang bestaat tussen de belangen van de gemeentesecretarissen en
die van de coördinerend functionaris;
-
dat het daarom gewenst is een vaste adviescommissie aan het dagelijks bestuur in
te stellen, waarin de coördinerend functionaris een rol heeft;
-
dat het overleg van gemeentesecretarissen heeft geadviseerd bij de
totstandkoming van voornoemd voorstel van het dagelijks bestuur;
besluit:
in te stellen de vaste Adviescommissie gemeentesecretarissen veiligheid, verder te
noemen: ‘de commissie’, onder de navolgende bepalingen.
I.
II.
Samenstelling van de commissie
1.
De leden van de commissie worden benoemd door het algemeen bestuur.
2.
De commissie telt ten minste vijf en ten hoogste negen leden.
3.
Slechts gemeentesecretarissen van de gemeenten, waarvan de colleges van
burgemeester en wethouders deelnemen in de Veiligheidsregio Utrecht, kunnen
lid worden van de commissie.
4.
De commissie wordt voorgezeten door de coördinerend functionaris, bedoeld in
artikel 36 van de Wet veiligheidsregio’s, of zijn vervanger.
5.
Het secretariaat van de commissie wordt belegd bij het hoofd van de
Stafafdeling Bestuurlijke en Juridische zaken en Communicatie.
6.
De beleidsmatige ondersteuning wordt ingevuld door de vakgroep
Bevolkingszorg en de stafafdeling Bestuurlijke en Juridische zaken en
Communicatie.
Bevoegdheden en taken van de commissie
1.
De commissie adviseert aan het dagelijks bestuur over aangelegenheden
betreffende bevolkingszorg.
2014070409 AB Benoeming coördinerend functionaris en adviescommissie gemeentesecretarissen veiligheid.docx
5
2.
De commissie adviseert vanuit perspectief van de gemeentelijke bedrijfsvoering
over veiligheidsregio-brede onderwerpen aan het dagelijks bestuur; de adviezen
betreffen onder andere:
a.
beleids- en bedrijfsmatige ontwikkelingen binnen de Veiligheidsregio Utrecht,
b.
actuele dossiers binnen de Veiligheidsregio Utrecht,
c.
proportionaliteit van veiligheidsvraagstukken in het kader van de integrale
afweging van veiligheid ten opzichte van andere gemeentelijke prioriteiten.
3.
De voorzitter van de commissie ontvangt de agenda van de vergadering van het
directieteam van de Veiligheidsregio Utrecht.
4.
Een of meer leden van de commissie kunnen, indien de in het directieteam te
behandelen stukken of onderwerpen naar het oordeel van de algemeen directeur
daartoe aanleiding geven, worden uitgenodigd voor de vergadering van het
directieteam. Bij deelname aan de vergadering van het directieteam hebben
leden van de commissie geen stemrecht.
III. Procedure vervolg op adviezen
IV.
1.
De adviezen worden door tussenkomst van de algemeen directeur, bedoeld in de
Gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Utrecht, aangeboden aan het
dagelijks bestuur.
2.
De algemeen directeur draagt desgewenst zorg voor een integraal en afgewogen
ambtelijk voorstel, dan wel een annotatie, voor het dagelijks bestuur, zo nodig
met een voorstel aan het algemeen bestuur.
3.
In de voorstellen en annotaties wordt de advisering van de commissie
meegewogen. Schriftelijke adviezen van de commissie worden daarbij
meegezonden.
Verantwoording
De commissie legt verantwoording af aan het dagelijks bestuur.
V.
Slotbepaling
1. Dit besluit treedt na haar bekendmaking met terugwerkende kracht in werking op 4
juli 2014.
2. Dit besluit kan worden aangehaald als: Instellingsbesluit Adviescommissie
Gemeentesecretarissen
Aldus vastgesteld door het algemeen bestuur,
Utrecht, 4 juli 2014,
het algemeen bestuur,
voorzitter
mr. J.H.C. van Zanen
secretaris
dr. P.L.J. Bos
Bekendmaking is geschied op [datum].
2014070409 AB Benoeming coördinerend functionaris en adviescommissie gemeentesecretarissen veiligheid.docx
6

Download Report