Nota voor burgemeester en wethouders Onderwerp Aanbesteding postdiensten 1- Notagegevens Notanummer 2014-001362 Datum 22-08-2014 Programma: 11 Algemene dekkingsmiddelen Portefeuillehouder Weth. Hartogh Heys Besluitenlijst [ ]Akkoordstukken Routing ambtelijk opdrachtgever Portefeuillehouder d.d. -- Team FZ 2- Bestuursorgaan [X]B & W [ ]Raad [ ]Burgemeester College van B & W - Burgemeester - Weth. Hartogh Heys - Weth. Grijsen d.d. -- [ ]Openbaar d.d. 27-08-2014 28-08-2014 - Weth. Kolkman - Weth. Rorink d.d. 02-09-2014 [X]Besloten [ ]adj.secr. [X]gem.secr. BIS Openbaar Status 02-09-2014 --- par. -29-08-2014 Bijlagen B & W d.d.: 02-09-2014 Besloten wordt: 1 Postdiensten aan te besteden en daartoe de betreffende aanbestedingdocumenten vast te stellen; 2 de teammanager van de Facilitaire Werkorganisatie DOWR mandaat te verlenen tot het nemen van verdere besluiten inzake deze aanbesteding waar het gaat om besluiten welke betrekking hebben op de DOWR gemeenten(vaststellen van de Nota van Inlichtingen, voorlopige gunning en definitieve gunning); 3 aan de teammanager van de Facilitaire Werkorganisatie DOWR mandaat te verlenen tot het aangaan van het uit deze aanbesteding voortvloeiende contract; 4 de nota en het besluit openbaar te maken nadat de aanbesteding gepubliceerd is op tendernet.nl. Financiële aspecten: Financiële gevolgen voor de gemeente? Begrotingswijziging Nee Nee Voorstel openbaarmaking conform Wet Openbaarheid Bestuur (Wob) [ ] De nota en het besluit openbaar te maken [ ] De nota en het besluit openbaar te maken vergezeld van bijgaand persbericht [ ] De nota en het besluit openbaar te maken nadat [ ] De nota en het besluit openbaar te maken, behalve… [X] Het besluit openbaar te maken, maar niet de nota, gelet op artikel: [ ] De nota en het besluit niet openbaar te maken, gelet op artikel: Kennisgeving/ Bekendmaking Awb Kennisgeving (publicatie) conform Awb Nee Bekendmaking conform Awb Nee ADVIESRADEN: Moet een van de adviesraden gehoord worden of op de hoogte gesteld? Nee Toelichting Inleiding In het kader van de DOWR samenwerking wordt het bezorgen van de externe post aanbesteed voor de DOWR gemeenten. Het doel is om de postverzending te harmoniseren en dezelfde verzend- en contractafspraken te maken binnen de gemeenten. Daarnaast is het huidige contract in Deventer als ‘onrechtmatig aanbesteed’ gekenmerkt door de accountant. De gemeente Deventer verstuurt momenteel zijn post standaard op basis van 24 uurs service. Dit zal niet meer standaard zijn maar nog wel mogelijk blijven. Op dit moment maakt de gemeente Deventer gebruik van de diensten van twee postbezorgers, te weten, Cycloonpost (gemeente Deventer excl. buitengebied) en PostNL (alle poststromen). Omdat de medewerkers van de Stadspost (Sallcon) zijn overgenomen door Cycloonpost (commerciële partij) kan de poststroom binnen Deventer niet meer via inbesteding gegund worden aan de Stadspost. Dit deel zal dus ook in de aanbesteding meegenomen gaan worden. Beoogd resultaat Het conform het vigerende inkoopbeleid selecteren van het economisch meest voordelige postbedrijf welke een optimale bijdrage zal leveren aan het verzenden van poststukken en pakketten (zoals beschreven in bijlage A) van de DOWR gemeenten. Kader - Europese wet- en Regelgeving - Inkoopbeleid DOWR gemeenten - DOWR Samenwerking Speerpunten zoals SR (Social Return) en duurzaamheid zijn in het aanbestedingsdocument verwerkt. Argumenten voor en tegen Voor: - De gemeente Deventer is, gezien de opdrachtwaarde, verplicht om deze dienst conform de vigerende wet en regelgeving Europees aan te besteden. Deze dienstverlening is, zo blijkt uit recente aanbestedingen door Nederlandse aanbestedende diensten, goed in concurrentie aan te besteden. Gekozen is daarom voor een openbare Europese aanbesteding. - Het aanbesteden van deze dienst leidt na verwachting tot een betere prijs/kwaliteit verhouding - Het aanbesteden van deze dienst leidt tot een daling van administratieve handelingen. Tegen: - Het aanbesteden van deze dienst kan leiden tot een stijging van de tarieven, er kan geen garantie worden afgegeven dat de aanbesteding daadwerkelijk leidt tot betere tarieven. Dit risico wordt beperkt door het hanteren van marktconform pakket van eisen - Het aanbesteden van deze dienst kan leiden tot een samenwerking met een partij welke geen gebruik maakt van medewerkers van plaatselijke sociale werkvoorziening bedrijven (bijvoorbeeld de Sallcon). Het risico wordt ondervangen/beperkt door het hanteren van een hoge waardering op Social Return. Extern draagvlak (partners) Teneinde draagvlak te creëren voor de aanbesteding zijn van een aantal betrokken teams vertegenwoordigers uitgenodigd deel te nemen aan het opstellen van het aanbestedingsdocument en het beoordelen van de plannen van aanpak. Betrokken teams: DOWR Belastingen, Vergunningen(Deventer), Verkiezingen (Deventer en Olst-Wijhe), DOWR Juridische zaken Inkoop. Daarnaast is ook met de meest betrokken portefeuillehouders afgestemd vanwege de invulling van social return en duurzaamheid. Ook is er met de directie van Sallcon gesproken over de wijze van aanbesteden en de mogelijke consequenties. Financiële consequenties Het aanbesteden van de postdienst zal na verwachting leiden tot marktconforme tarieven. Om een stijging van de kosten te voorkomen is er een wegingpercentage van 60% toegekend aan de prijs. - Momenteel is er al sprake van een scherp contract en de posttarieven zijn onlangs weer sterk verhoogd (10%). Wij verwachten met deze aanbesteding een besparing op de huidige kosten te kunnen realiseren door gebruik te maken van een lagere bezorgfrequentie. Huidige kosten: o Deventer PostNL: € 202 K per jaar o Deventer Cycloonpost: € 40 K per jaar o Deventer verkiezingen: € 25 K per jaar o Raalte € 63 K per jaar o Olst-Wijhe incl. 1 verkiezing: € 33 K per jaar Aanpak/uitvoering De aanbesteding zal medio september 2014 worden gepubliceerd. Na de nota van Inlichtingen dienen de inschrijvers eind oktober de inschrijving aan te leveren. Gunning vindt plaats in november 2014. In december wordt de nieuwe overeenkomst voorbereidt waarna het contract per 1 januari 2015 zal ingaan.