Netwerk Organisatiebeheersing Voorstelling stand van zaken herwerkte leidraad en managementleidraad Dieter Vanhee - Departement Bestuurszaken Mark Vandersmissen - Audit Vlaanderen 20/03/2014 Inhoudstafel • Historiek IC/OB VO • Actualisatietraject • Aanpassingen leidraad IC/OB • Bespreking feedback ankerpunten • Vervolgtraject • Hoe zal Audit Vlaanderen omgaan met de nieuwe leidraad? • Informatie 20 maart 2014 2 Historiek interne controle/ organisatiebeheersing VO Historiek IC/OB • 2003: Artikel 33 Kaderdecreet Bestuurlijk Beleid: entiteiten van de Vlaamse overheid moeten zelf instaan voor de interne controle van hun bedrijfsprocessen en activiteiten. • 2006: • – De nota VR 'De generieke elementen van de beheersovereenkomsten in de vernieuwde Vlaamse overheid' bepaalt dat elke beheersovereenkomst generieke principes omtrent interne controle moet bevatten. – Tevens wordt beslist dat ook de departementen deze generieke principes via de individuele planning of managementovereenkomst moeten opnemen. 2008: BVR van 30 mei 2008 definieert de leidraad IC/OB als het raamwerk voor organisatiebeheersing binnen de Vlaamse administratie en bepaalt dat de entiteiten tegen einde 2010 maturiteitsniveau 3 dienden te halen volgens het maturiteitsmodel. 20 maart 2014 4 Historiek IC/OB • • 2009: Beleidsnota Bestuurszaken 2009-2014 – Een verdere uitbouw van een degelijk systeem van organisatiebeheersing door verderzetting van het generiek principe organisatiebeheersing. – Ook na 2010 maturiteitsniveau van minimum 3 vooropgesteld met de mogelijkheid tot verdere invulling aan een verschillend ritme per entiteit. 2010: – Validatie-audits IAVA bij alle entiteiten van de Vlaamse overheid onder audittoepassingsgebied. – Formulering IAVA mbt verbeterpunten met oog op verbetertrajecten. 20 maart 2014 5 Historiek IC/OB • 2011: – Het Rekendecreet waarin in artikels 33 en 47 ook sprake is van interne controle wordt goedgekeurd. De definitie van interne controle wordt in het rekendecreet hernomen, maar waarbij het toepassingsgebied wordt verruimd (van dan ook VOI's, strategische adviesraden, ...). – In de nieuwe generatie beheersovereenkomsten wordt in 2011 het principe van organisatiebeheersing opnieuw ingebed. Hierbij wordt vooropgesteld dat de entiteiten die nog niet het maturiteitsniveau 3 bereikten, dit alsnog zo snel mogelijk moeten behalen. Alle entiteiten worden daarenboven gestimuleerd om hun maturiteitsniveau verder te verhogen. 20 maart 2014 6 Historiek IC/OB • 2012: – Op 30 maart 2012 beslist de Vlaamse Regering om de realisatie van aanbevelingen van IAVA op te nemen binnen de evaluatie van de leidend ambtenaren. – In het Besluit van de Vlaamse Regering van 7 september 2012 m.b.t. controle en single audit wordt onder andere het accent op risicomanagement, uit te voeren door de leidend ambtenaren van de entiteiten, gelegd. – Op 16 november 2012 keurt de Vlaamse Regering de nota aan de Vlaamse Regering betreffende de inhoud en implementatie van het jaarlijks ondernemingsplan en de jaarlijkse uitvoeringsrapportering goed. Het jaarlijks ondernemingsplan geeft onder meer aan hoe in het betreffende jaar opvolging zal gegeven worden aan de generieke principes uit de beheers -of managementovereenkomst, met name: • Het verhogen van de maturiteit van de organisatie; • Het realiseren van meetbare efficiëntiewinsten. Elke entiteit rapporteert jaarlijks op basis van een zelfevaluatie over het volgens haar bereikte maturiteitsniveau. In het ondernemingsplan wordt ook aangegeven welke acties de entiteit zal ondernemen in navolging van de aanbevelingen uit de verschillende audits van IAVA. 20 maart 2014 7 Historiek IC/OB • 2012: – Op 23 november 2012 nam de Vlaams Regering akte van de principes rond organisatiebeheersing binnen de Vlaamse overheid in een mededeling. Deze luidt in grote lijnen als volgt: • Entiteiten die het maturiteitsniveau 3 nog niet bereikten, moeten dit alsnog zo snel mogelijk behalen. Alle entiteiten worden daarenboven gestimuleerd om hun maturiteitsniveau verder te verhogen. • Entiteiten kunnen op eigen tempo verdere stappen zetten inzake risicomanagement. Bedoeling daarvan is dat elke entiteit op termijn inzicht krijgt in de risico’s voor het bereiken van de doelstellingen, de kans dat deze risico’s zich voordoen, en hoe de entiteit hiermee zal omgaan. Entiteiten zullen binnen hun permanent dossier een beschrijving geven van hun risicomanagement • De opvolging van IAVA-aanbevelingen maakt deel uit van de plannings- en evaluatiecyclus van de leidend ambtenaren. Zo wordt de verantwoordelijkheid van de leidend ambtenaren duidelijk gesteld voor een optimale opvolging en verantwoording over de acties die genomen zijn op basis van de aanbevelingen van de interne audit. • Er wordt verder ingezet op bedrijfscontinuïteitsmanagement. Bedrijfscontinuïteitsplanning verzekert de continuïteit van de dienstverlening van de Vlaamse overheidsdiensten op elk moment. 20 maart 2014 8 Historiek IC/OB • 2013: – • Focus op risicomanagement en beleidsgericht rapport 2014: – Omdoping IAVA tot Audit Vlaanderen en start externe audit lokale besturen 20 maart 2014 9 Actualisatietraject Revisie leidraad IC/OB: oproep naar ankerpunten – Leidraad IC/OB zoals deze nu bestaat dateert van 2008. Grote verdienste gehad in de maturiteitsverhoging van de entiteiten van de Vlaamse overheid maar na 5-6 jaar nood aan actualisatie. – Technische Werkgroep Interne Controle (BVR 30 mei 2008) met vertegenwoordigers van VO en controleorganen neemt voortouw. De TWIC heeft immers onder meer als doelstelling: bewaken van methodologie en filosofie van de leidraad en bijhorende instrumenten. – Oproep naar alle ankerpunten voorjaar 2013 om deel te nemen aan focusgroepen rond herwerking leidraad. 17 ankerpunten toonden hun interesse (komende uit 12 van de 13 beleidsdomeinen) waarvan er finaal 11 ankerpunten (komende uit 8 van de 13 beleidsdomeinen) deelnamen. 20 maart 2014 11 Revisie leidraad IC/OB: Focusgroep met ankerpunten (april 2013) – Vorm, beleving en gebruik: • • • • • • • • • • • DPR in drie thema’s opdelen Gewicht van de thema’s evenwichtiger maken Thema’s in vraagvorm: geeft richting, confronteert Positieve dynamiek inbouwen, betrokkenheid en gedragenheid op alle niveaus Nood aan nuancering inzake maturiteitsinschatting, nu heel beperkte nuance mogelijk Maturiteitskleuren en –cijfers zorgen voor een negatieve perceptie Focus binnen de leidraad moet worden gemaakt door de entiteit Iets meer focus op ontwikkeling naast zuivere beheersing Meer organisatietaal gebruiken ipv audittaal Dubbel werk zo veel als mogelijk vermijden: leidraad versus eigen modellen Organisatiematuriteit behouden maar meer in functie van de resultaten/noden van de organisatie 20 maart 2014 12 Revisie leidraad IC/OB: Focusgroep met ankerpunten (april 2013) – Communicatie en ondersteuning: • • • • • • • • Betere communicatie beslissingen VR inzake organisatiebeheersing In kaart brengen van de uitdagingen van de ankerpunten en dit transparant delen Digitaliseren van zelfevaluatie en andere documentatie Continuïteit verzekeren, zowel in het geval van vervanging van ankerpunten organisatiebeheersing, als in het geval van vervanging van auditoren. Betere communicatie tussen auditoren die bij dezelfde entiteiten moeten komen (huisauditor versus thema-auditor). Startpakket voor deze auditoren kan interessant zijn om als ankerpunt niet telkens opnieuw alles te moeten uitleggen. Nadenken over aanbod voor beginnende ankerpunten, nieuwe medewerkers. Netwerk organisatiebeheersing is soms te oppervlakkig. Nadenken over concept met cases in marktvorm. Ook onderscheid maken tussen thema’s en algemene informatie rond leidraad. Wel belangrijk dat netwerk OB blijft bestaan. 20 maart 2014 13 Revisie leidraad IC/OB: Focusgroep met ankerpunten (april 2013) – Communicatie en ondersteuning: • • • • • • • Leidraad moet blijven bestaan als referentiedocument Finaliteit organisatiebeheersing moet continu benadrukt worden, de waarom-vraag Blijven inzetten op goede contacten tussen ankerpunt en auditor Audit Vlaanderen moet rol blijven spelen mbt politieke sensibilisering Goede praktijkendatabank moet behouden blijven en verder worden uitgebreid Rondgang AV bij MC’s en CAG is belangrijk want OB is belangrijk voor LA Ondersteuningsaanbod mbt leidraad moet behouden blijven 20 maart 2014 14 Revisie leidraad IC/OB: Focusgroep met ankerpunten (april 2013) – Inhoud: • EIKE beter uitwerken, vertaaltabel EIKE-doelstellingen • Prominentere plaats voor innovatie, veranderingsmanagement, klantgerichtheid, juridische thema (bvb. Kwaliteit regelgeving) • Informatie en communicatie als thema uitdiepen • Invoeren van een resultaatgericht aspect: controle van resultaten op terrein • Kwaliteit niet langer aanhouden als apart subthema • PDCA-cyclus versterken • Thema’s binnen leidraad zijn nuttig 20 maart 2014 15 Revisie leidraad IC/OB: werkgroep per thema (mei – sept 2013) – Per thema van de leidraad een werkgroep. Ook oproep onder 17 ankerpunten die interesse hadden in focusgroep. – Thematische werkgroepen telkens als volgt samengesteld: • • • • Één of meerdere leden van de TWIC Themaspecialist binnen VO Ankerpunt Themaverantwoordelijke Audit Vlaanderen 20 maart 2014 16 Revisie leidraad IC/OB: finalisering tekst (sept 2013 – maart 2014) - Finale opmaak tekst door TWIC tussen september en december 2013: • • Herwerkte leidraad IC/OB Managementleidraad IC/OB - Positief advies Werkgroep Interne controle op 23 januari 2014 - Positief advies Auditcomité 11 februari 2014 - Negatief advies CAG 13 februari 2014 - Oproep feedback ankerpunten op 25 februari 2014 tegen 10 maart 2014: • 14 reacties uit 6 beleidsdomeinen - Bespreking repliek TWIC op CAG van 13 maart met vraag vanuit CAG voor werkgroep - Netwerk OB van 20 maart 20 maart 2014 17 Aanpassingen leidraad IC/OB Aanpassingen leidraad IC/OB – Twee documenten: • Globale leidraad met alle aspecten van de leidraad, met focus op doelstellingen voor ankerpunt • Managementleidraad met focus op doelstellingen, en dus zonder de beheersmaatregelen voor leidend ambtenaar – Aanpassingen in globo: • Vlotter geschreven • Aanpassing inleiding: - 20 maart 2014 De beheersdoelstellingen zijn de basisvoorwaarden waaraan elke organisatie moet voldoen om te komen tot een performant systeem van organisatiebeheersing. De beheersmaatregelen daarentegen zijn illustratief en kunnen inspirerend werken om de organisatiebeheersing verder uit te bouwen of te optimaliseren. De lijst van beheersmaatregelen mag niet gehanteerd worden als afvinklijst. De toepasbaarheid van deze beheersmaatregelen hangt immers af van het type van organisatie, haar opdracht of andere specifieke organisatiekenmerken. Alternatieve beheersmaatregelen zijn uiteraard mogelijk. Het is aan het management van elke organisatie om de nodige keuzes te maken. 19 Aanpassingen leidraad IC/OB – Aanpassingen in globo: • Beheersdoelstellingen en –maatregelen zijn aangepast, geschrapt, toegevoegd: 15,5% minder doelstellingen, 13% minder beheersmaatregelen. De nieuwe elementen beantwoorden aan bestaande noden: – Vervollediging PDCA-cyclus; – Bepaalde doelstellingen die vandaag al worden nagestreefd maar tot nu niet werden geëxpliciteerd; – Bepaalde doelstellingen die wettelijk toch reeds gehaald moeten worden. 20 maart 2014 20 Aanpassingen leidraad IC/OB – Aanpassingen in globo: • Nieuwe elementen toegevoegd: duurzaamheid, interbestuurlijke en organisatieoverschrijdende aspecten, … • Aanpassing lay-out om de aandacht weg te nemen van de beheersmaatregelen • Op website komt verduidelijking mbt EIKE-linken op expliciete vraag van ankerpunten • Aanpassingen gevalideerd door het Rekenhof, Audit Vlaanderen, Inspectie van Financiën 20 maart 2014 21 Aanpassingen leidraad IC/OB – Nieuwigheden doelstellingen thema Doelstellingen, Proces- en Risicomanagement: • Integratie doelstellingen kwaliteit binnen doelstellingenproces (kwaliteit blijft uiteraard globale doelstelling) met verwijzing naar duurzaamheid • Evaluatie doelstellingenproces • Processen vergelijkbaar binnen overheid en tussen overheden • Toevoeging BCM onder risicomanagement: tijdskritieke processen + crisisbeheer • Evaluatie risicomanagement 20 maart 2014 22 Aanpassingen leidraad IC/OB – Nieuwigheden doelstellingen Belanghebbendenmanagement: • Bepaling van de strategie inzake BHM: de organisatie bepaalt in welke mate zij de externe belanghebbenden kan en moet betrekken. – Nieuwigheden doelstellingen Monitoring: • Voorzien van nodige mechanismen om op procesniveau afwijkingen op een normaal/verwacht patroon te detecteren. 20 maart 2014 23 Aanpassingen leidraad IC/OB – Nieuwigheden doelstellingen Organisatiestructuur: • Doelstellingen projectmanagement samengenomen in twee doelstellingen. • Integratie thema veranderingsmanagement binnen organisatiestructuur via één doelstelling: Grote veranderingstrajecten kennen een projectmatige aanpak met planning, implementatie en evaluatie/bijsturing. Er is bijzondere aandacht voor draagvlakversterking en continuïteit van de dienstverlening. – Nieuwigheden doelstellingen HRM: • Doorvertaling strategische HR-doelstellingen van de VO naar HR op niveau van de entiteit. • Processen, functies en competenties zijn afgestemd op de opdracht van de organisatie en gekaderd binnen de functieniveaumatrix van de Vlaamse overheid. • Het leidinggeven gebeurt op alle niveaus op een kwaliteitsvolle manier, in lijn met de visie op leiderschap. 20 maart 2014 24 Aanpassingen leidraad IC/OB – Nieuwigheden doelstellingen cultuur: • Meer aandacht voor bepaling kernwaarden en aanpak integriteitszorg in plaats van het hebben van een visie op cultuur en integriteit. • Opsplitsing doelstelling concretisering normen en waarden en doelstelling communicatie normen en waarden. • Waardengebonden competenties vervangen door waarden. • Uitbreiding bestaande doelstelling van positief arbeidsklimaat met nadruk op open bespreken van ethische dilemma’s en diversiteit. • Uitbreiding bestaande doelstelling rond informatie hoe om te gaan met moeilijke cultuursituaties. • Aanvulling doelstelling: Periodieke evaluatie of waarden effectief concreet gemaakt worden in dagelijkse werking. 20 maart 2014 25 Aanpassingen leidraad IC/OB – Nieuwigheden doelstellingen informatie en communicatie: • Loskoppeling interne en externe communicatie. • Herformulering bestaande doelstelling: De organisatie beschikt over een efficiënt en betrouwbaar informatiebeheer. – Nieuwigheden doelstellingen financieel management: • Aanvulling bestaande doelstelling met evaluatie financiële organisatie: De financiële organisatie en processen blijven optimaal aangepast aan de specificiteit en noden van de organisatie. 20 maart 2014 26 Aanpassingen leidraad IC/OB – Nieuwigheden doelstellingen facility management: • In geval van aankopen/uitbesteding toepassing van wet op overheidsopdrachten. • De impact van onverwachte gebeurtenissen wordt door het bestaan van een evacuatieplan geminimaliseerd en de beschikbaarheid en de continuïteit van de ondersteuning is gewaarborgd. – Nieuwigheden doelstellingen ICT: • Herformulering bestaande doelstelling: Het informatieveiligheidsbeleid streeft een optimale bescherming na van de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van informatie en informatiesystemen. • Continuïteitsplanning enkel nog voor ICT dmv ICT-herstelplan. BCM staat immers onder DPR. – Nieuwigheden doelstellingen veranderingsmanagement: • Zie hierboven: volledige integratie veranderingsmanagement binnen organisatiestructuur. 20 maart 2014 27 Bespreking feedback ankerpunten Feedback vanuit ankerpunten op herwerkte leidraad IC/OB – 14 reacties uit 6 beleidsdomeinen – Positief algemeen: • In de vorige leidraad waren de thema's niet allemaal op dezelfde manier opgebouwd/in detail uitgewerkt of van dezelfde kwaliteit. Nu is dit meer het geval. • Bij het thema informatie en communicatie wordt ook informatiebeheer uitgewerkt: dat is een goede zaak. • De PDCA-cyclus is beter uitgewerkt binnen elk thema. • De leidraad is meer praktisch en toegepast geworden. • Het is een goede zaak dat er een actualisatie gebeurt. • Positieve feedback op opdeling leidraad / mgtleidraad. 20 maart 2014 29 Feedback vanuit ankerpunten op herwerkte leidraad IC/OB – Belangrijkste opmerkingen: • Punctuele opmerkingen op hoofdstukken: BCM, BCP, BIA, herstelplan, evacuatieplan, continuïteitsplan, vergelijkbaarheid processen, uittekenen processen, procesketen, functieniveaumatrix, coaching, menselijke kant veranderingsprocessen, SMART, … • Schrappen van kwaliteit als subthema • Integratie veranderingsmanagement binnen organisatiestructuur • Systematiek binnen de hoofdstukken: aanwezigheid van risicomanagement, organisatie en kwaliteit niet in elk hoofdstuk 20 maart 2014 30 Feedback vanuit ankerpunten op herwerkte leidraad IC/OB – Belangrijkste opmerkingen: • • • • • Verhoging van de interne planlast, haalbaarheid voor de entiteiten Impact op bestaande scores, gewicht van de thema’s Status van beheersmaatregelen Kosten baten door entiteiten, mogelijkheid tot prioritisering Hoe wordt leidraad gehanteerd door Audit Vlaanderen? o Checklist? o Hoe komt men tot de maturiteitsscores? 20 maart 2014 31 Vervolgtraject Vervolgtraject – Opmerkingen ankerpunten OB zullen waar mogelijk worden verwerkt in nieuwe tekst – Opmerkingen ankerpunten OB zullen ook worden besproken binnen CAG-werkgroep op 26 maart – Doel om tegen 1 april tot nieuwe tekst te komen Vlaamse Regering – Inwerkingtreding 1 januari 2015 of 1 januari 2016 20 maart 2014 33 Hoe zal Audit Vlaanderen omgaan met de nieuwe leidraad? Doel leidraad zowel oud als nieuw • Concretisering van het begrip interne controle/organisatiebeheersing • Raamwerk voor – Uitbouw interne controle – Zelfevaluatie – Controleraamwerk voor audit- en controleactoren • managementprincipes vatten in algemeen model, afgestemd op specifieke context VO • Goede organisatiebeheersing = goed management 35 Integrerend normenkader Opbouw leidraad organisatiebeheersing principes blijven • • Begrip organisatiebeheersing benaderd vanuit 10 thema’s – die samenhangen (passen als een puzzel in elkaar) – beheersdoelstellingen per thema = WAT (in relatie tot risico’s) – beheersmaatregelen per controledoelstelling = HOE • niet limitatief, zijn voorbeelden • niet op te vatten als checklist (gevaar!!!) • in functie van eigenheid (=risico’s) van de organisatie (afgestemd op de opdracht) Een goede organisatiebeheersing moet een antwoord geven op 2 vragen: – doet de organisatie de juiste dingen? (effectiviteit) – doet de organisatie de dingen juist? (integriteit, kwaliteit en efficiëntie) zijn doelstellingen van systeem van interne controle - organisatiebeheersing Maturiteitsinschatting: model blijft zelfde Gradaties 0 1 2 Omschrijving Onbestaand Binnen de organisatie bestaan geen of zeer weinig beheersmaatregelen. Controlebewustzijn is eerder laag en er worden weinig acties ondernomen om te komen tot een adequaat systeem van organisatiebeheersing (interne controlesysteem). Ad-hoc basis Op ad-hocbasis zijn binnen de organisatie beheersmaatregelen uitgewerkt. Het bewustzijn van de nood aan adequate beheersmaatregelen (interne controlemaatregelen) groeit, maar er is nog geen gestructureerde of gestandaardiseerde aanpak aanwezig. Het systeem van organisatiebeheersing (interne controlesysteem) draait meer rond personen dan rond systemen. Gestructureerde aanzet Een gestructureerde aanzet wordt gegeven tot de ontwikkeling van beheersmaatregelen. De beheersinstrumenten zijn bijgevolg in ontwikkeling, maar worden nog niet toegepast. 3 Gedefinieerd (= niveau 2 +...) Beheersmaatregelen zijn aanwezig. Zij zijn gestandaardiseerd, gedocumenteerd, gecommuniceerd (en worden toegepast). 4 Beheerst systeem (= niveau 3 + ...) De beheersmaatregelen worden intern periodiek geëvalueerd en bijgestuurd. Er kan gesproken worden over een 'levend' adequaat en doeltreffend systeem van organisatiebeheersing. 5 Geoptimaliseerd (= niveau 4 + ...) De beheersmaatregelen worden voortdurend geoptimaliseerd via benchmarking en het behalen van kwaliteitscertificaten of externe evaluaties. Maturiteitsniveau 3 voorwaarden blijven gelden • Beheersmaatregelen bij maturiteitsniveau 3 zijn: – Toegepast in de praktijk • In functie van de behoeften = risico’s van de organisatie = adequaat • Effectief • Gedocumenteerd, gestandaardiseerd en gecommuniceerd • Do 39 Hanteren van de leidraad organisatiebeheersing door auditoren • Vertrek altijd vanuit de opdracht en specificiteit van de organisatie • Leidraad is geen checklist, probeer beheersdoelstellingen op maat van de organisatie te interpreteren • Hou de PDCA-cyclus in het achterhoofd – het is geen opsomming van beheersmaatregelen • Maak een evaluatie en inschatting per thema, maar verlies de samenhang niet uit het oog • Hou rekening met wat de organisatie al zelf gedaan heeft – Zelfevaluatie – risicoanalyses – EFQM/CAF – Andere doorlichtingen audits,… 40 Hoe omgaan met nieuwe elementen • Bij evaluatie organisatiebeheersing in 2014 • Wordt de oude leidraad gehanteerd • Wordt de organisatie attent gemaakt op wijzigingen / nieuwe beheersdoelstellingen • Wordt gekeken of aan deze beheersdoelstellingen invulling gegeven is • advies geven indien dit nog onvoldoende ingevuld wordt • wordt nog niet meegenomen in de maturiteitsinschattingen gedurende overgangsperiode • Kan ook al meegenomen worden in de zelfevaluaties • Afhankelijk beslissing ingang nieuwe leidraad 20 maart 2014 41 Informatie Interne Controle / Organisatiebeheersing Informatie www.bestuurszaken.be/organisatiebeheersing www.auditvlaanderen.be [email protected] [email protected] 20 maart 2014 43
© Copyright 2024 ExpyDoc
