Handreiking bij de notitie “Handreikingen bij uitvoering Masterplan DJI”. Handreiking 9, Mobiliteit: wie betaalt? Met betrekking tot de kosten in het kader van mobiliteit tengevolge van het Masterplan is bepaald dat deze uit de personele frictiekosten worden betaald. Dit betreft in ieder geval de volgende onderdelen: kosten van voorzieningen in het kader van het VWNW-beleid (dus van verplichte- én vrijwillige VWNWkandidaten), de salariskosten van de verplichte VWNW-kandidaten en de kosten die verband houden met de extra inspanningen die door de organisatie moeten worden geleverd om het VWNW-beleid op een adequate wijze uit te voeren. Concreet gaat het bij deze kosten om: 1. Salariskosten van verplichte VWNW-kandidaten. (NB: medewerkers in de verplichte fase zijn administratief ondergebracht in de Administratieve Organisatie Van Werk naar Werk, de AO VWNW.) Dit voor zover die medewerkers niet tijdelijk elders zijn te werk gesteld op een functie of betrekking waarvoor andere financiering beschikbaar is, bijvoorbeeld uit de reguliere formatie. 2. Kosten van voorzieningen, in het kader van VWNW-beleid (dus van verplichte- én vrijwillige VWNW-kandidaten), die zijn opgenomen in het VWNW-plan van de medewerker en na advies van het VWNW-Loket, door het bevoegd gezag (sectordirectie/hoofddirectie) zijn goedgekeurd en vervolgens zijn vastgesteld door het lokale bevoegd gezag. Hierbij kan worden gedacht aan opleidingen, stimuleringspremies etc. Het toetsingscriterium voor opleidingen ten laste van de personele frictiekosten, anders dan de opleidingen die hieronder bij punt 3 zijn genoemd, is dat de opleiding een vereiste is voor een nieuwe functie, die voor de VWNW-kandidaat een realistisch arbeidsmarktperspectief is. De regel daarbij is dat de opleiding binnen 6, tot maximaal 12 maanden, kan worden afgerond. Bij de beoordeling van het te verwachten/vereiste studietempo wordt zo mogelijk uitgegaan van door de betreffende opleidingsinstelling aangegeven studiebelasting en termijnen. 3. Kosten van opleidingen gericht op: a. (o)verplaatsing binnen DJI van vrijwillige en verplichte VWNWkandidaten, in de regel op horizontaal niveau, opgenomen in het aanbod van het Opleidingsinstituut (OI) en gericht op interne mobiliteit binnen DJI, waarbij het (verkorte) VWNW-plan is vastgesteld door het lokale bevoegd gezag óf b. (o)verplaatsing naar of indiensttreding bij een organisatie met wie DJI een samenwerkingsovereenkomst heeft, gericht op de overname van personeel. Het voornemen tot overstap naar een met name genoemde partnerorganisatie en de daarbij relevante opleiding, zijn vermeld in een verkort VWNW-plan. 4. NB 1: Gestreefd wordt naar een volledige bezetting van de lesgroepen bij het OI. Het tempo van het aanbieden van de opleidingen is echter ook een belangrijke afweging in verband met de herplaatsing van medewerkers. Lesgroepen kunnen daarom starten bij een 2/3 bezetting, wanneer na onderzoek is gebleken dat er op korte termijn geen aanmeldingen meer te verwachten zijn. Voor de niet bezette plaatsen in de lesgroep kan dan, indien mogelijk, volgens de gebruikelijke normen een (lagere) vergoeding door het OI worden gedeclareerd ten laste van de personele frictiekosten. Pagina 1 van 3 NB 2: De opleidingskosten van medewerkers, die van de mogelijkheid genoemd onder punt 3b gebruikmaken, maar geen VWNW-kandidaat zijn, worden betaald uit het budget personele frictiekosten. Hier moet wel een (verkort) VWNW-plan onderliggen. Tevens moet zijn aangegeven dat betrokkene als remplaçant opteert. 5. Kosten van voorzieningen uit het VWNW-beleid voor verplichte en vrijwillige VWNW-kandidaten die een recht zijn waarover geen aparte besluitvorming nodig is (ARAR hoofdstuk 7 bis, paragraaf 3). Het gaat hierbij bijvoorbeeld om de aanpassing van de reiskosten bij een andere plaats van tewerkstelling, een salarisgarantie of –suppletie bij herplaatsing op een lager gewaardeerde passende functie of de afbouw van een vergoeding, indien de medewerker niet meer in aanmerking komt voor die vergoeding. Dit alles conform het VWNW-beleid. Procedures voor de toekenning van VWNW-voorzieningen Voor het gehele VWNW-beleid zijn uitwerkingen gemaakt welke procedures moeten worden gevolgd om de kosten betaald te krijgen uit de ‘frictiekostenpot’. Uitgangspunt hierbij is dat onder alle toekenningen een door het bevoegd gezag vastgesteld plan ligt. Deze uitwerkingen zijn als bijlage bij deze handreiking gevoegd. Bij de aanvraag van opleidingen is van belang dat in het VWNW-plan concreet is opgenomen welke opleiding het betreft, bij welk instituut de opleiding kan worden gevolgd en in welke periode dat aan de orde is en wat de kosten van de opleiding zijn. Zo nodig kan het Opleidingsinstituut adviseren over de keuze van opleiding of instituut in relatie tot de kwaliteit en kosten daarvan. De registratie van de uitputting van de frictiekosten Om de uitputting van de frictiekosten adequaat te monitoren is een zorgvuldige registratie essentieel. Dit zal als volgt gebeuren: a. In P-Direkt vindt ondermeer registratie plaats van de startdatum van de uitvoering van het VWNW-plan van de medewerker in de vrijwillige en verplichte fase. b. Het OI registreert de kosten van de opleidingen zoals genoemd onder punt 3 onder a. Deze kosten komen ten laste van de frictiekosten. c. Het SSC DJI-registreert, per medewerker, de kosten voor het vrijwillige deel van het VWNW-beleid. Deze kosten komen ten laste van de frictiekosten. d. Het SSC-DJI registreert ook de kosten per medewerker voor het verplichte deel van het VWNW-beleid. Deze kosten komen ten laste van de frictiekosten. De registratie van de opleidingsuitgaven, die ten laste komen van de frictiekosten, vindt plaats door het OI. Uitgaven ten laste van frictiekosten vinden uitsluitend plaats op basis van een vastgesteld VWNW-plan. Het OI registreert daartoe en levert aan DPMO: de naam van de medewerkers, sector, vestiging / inrichting / dienst, opleiding, kosten. Dit gebeurt per maand en cumulatief. Pagina 2 van 3 NB: Deze gegevens komen niet in de Mobiliteit Kaarten Bak, maar kunnen daarmee wel in rapportages worden gecombineerd. De kosten die verband houden met de extra inspanningen die door de organisatie moeten worden geleverd om het VWNW-beleid op een adequate wijze uit te voeren worden vooral gemaakt door het SSC DJI (inclusief BBA). Deze kosten zijn geprognotiseerd in een offerte/raming. Namens de Hoofddirectie van DJI wordt deze offerte beoordeeld door DF&C en DPMO. Deze offerte wordt, gedurende de looptijd van het Masterplan, twee maal per jaar geactualiseerd. Periodiek zal worden gerapporteerd over de uitputting van de frictiekosten in relatie tot de aannames. Kosten die worden gemaakt vanuit de ‘reguliere bedrijfsvoering’, blijven voor rekening van het organisatieonderdeel die de kosten maakt. Dit kunnen dus eveneens kosten zijn op het gebied van mobiliteit, opleidingen etc. DPMO, juli 2014 Pagina 3 van 3