Opslaan ID-bewijs door de inlener Sinds 1 januari 2014 is de Wet arbeid vreemdelingen aangepast. In deze wijziging is onder andere geregeld dat het voor inleners niet meer wettelijk verplicht is van vreemdelingen (vreemdeling is in dit kader iedereen die niet uit Nederland komt) die vallen onder het Europees vrij verkeer van werknemers een kopie van het ID-bewijs in de eigen administratie te bewaren. Het College Bescherming Persoonsgegevens (CBP) heeft geoordeeld dat het opslaan van het ID-bewijs door de inlener in strijd is met de Nederlandse privacy regelgeving en de CBP richtsnoeren. Hierover is bericht in diverse media en dit heeft tot veel onduidelijkheid geleid in de praktijk. In dit ABU-bericht geven wij u een kort overzicht van de geldende wet- en regelgeving. Wet arbeid vreemdelingen (WAV) Volgens het (vernieuwde) artikel 15 van de WAV is er geen wettelijke verplichting meer voor de inlener om van werknemers die vallen onder het vrij verkeer van werknemers om een ID-bewijs te bewaren in de eigen administratie. Dit zijn dus werknemers uit 1. de Europees Economische Ruimte (EER) en 2.) Zwitserland. Landen uit de EER zijn alle EU-lidstaten en IJsland, Noorwegen en Liechtenstein (lees meer hierover). In afwijking van het hierboven vermelde geldt voor werknemers uit Kroatië (ondanks dat Kroatië lid is van de EU) nog steeds de tewerkstellingsplicht. Voor alle andere vreemdelingen blijft het wettelijk verplicht (artikel 15 lid WAV lid 1 & 2) voor de inlener een kopie van het geldende identiteitsbewijs in de administratie te bewaren. Voor deze categorie blijft de wettelijke verplichting bestaan en verandert er dus niets. Wat betekent dit voor werknemers die onder het vrij verkeer vallen? Voor deze groep hoeft de inlener geen ID-bewijs meer te administreren. Volgens het CBP mag dit zelfs niet meer. Wel dient de inlener onverminderd de identiteit van ingeleende krachten te controleren op de werkvloer, in ieder geval bij aanvang van de opdracht. Daartoe dient de ingeleende kracht zich te allen tijde te kunnen identificeren (ongeacht zijn nationaliteit). Inlenersaansprakelijkheid en anoniementarief Wanneer een onderneming personeel inleent van een uitzendorganisatie, kan de inlener op grond van de inlenersaansprakelijkheid door de Belastingdienst aansprakelijk worden gesteld voor door de uitlener ter zake van de uitgeleende arbeidskrachten niet betaalde loonheffingen en btw. De Inlener is onder meer aansprakelijk voor de loonbelasting en premie volksverzekeringen die met toepassing van het anoniementarief zijn berekend en door de uitlener zijn verschuldigd. De ontvanger kan de hoogte van deze aansprakelijkheidsstelling matigen. Hiervoor is onder meer van belang dat de inlener de identiteit van de ingeleende werknemer kan aantonen. De inlener kan met ingang van 2014 de identiteit van de werknemer aantonen door in zijn administratie de volgende gegevens te administreren: • • • • • • • • naam-, adres- en woonplaatsgegevens; de geboortedatum; het BSN; een specificatie van de gewerkte uren; de nationaliteit; het soort identiteitsbewijs, het nummer en de geldigheidsduur; als dat van toepassing is de aanwezigheid van een A1-verklaring, verblijfsvergunning, tewerkstellingsvergunning, notificatie of VAR-verklaring inclusief nummer en geldigheidsduur; naam, adres en woonplaats van de uitlener. Met ingang van 2014 gelden bovenstaande regels. Zie hiervoor het aangepaste artikel 34.8.2 van de Leidraad Invordering 2008. Volgens de toelichting bij deze aanpassing komt daarbij het kopietje paspoort te vervallen. In bijgevoegde flyer staat echter hierover opgemerkt dat voor de toepassing van de inlenersaansprakelijkheid het kopiëren van een identiteitsbewijs niet noodzakelijk is. De inlener kan de identiteit van de werknemer aantonen door in zijn administratie een aantal gegevens van de werknemer te administreren. Een kopie van het identiteitsbewijs kan wel in de plaats komen van de andere vastlegging van de persoonsgegevens wanneer op grond van een wettelijke regeling (bijv. WAV) een kopie al verplicht is gesteld. In bovengenoemde opsomming van gegevens wordt het sofinummer niet genoemd. In de toelichting bij deze aanpassing wordt daarover opgemerkt dat de noodzaak voor het gebruiken van een sofinummer als identificerend nummer in contacten met overheidsorganisaties is komen te vervallen met de invoering van de basisregistratie. Voor de vaststelling van de identiteit kan een rijbewijs niet gebruikt worden. Hiermee kan immers de nationaliteit niet worden vastgesteld. De administratie moet ook een adequate procedure bevatten aan de hand waarvan de identificatie van de werknemer, de verificatie van het identiteitsbewijs en de vastlegging van de persoonsgegevens plaatsvindt. Deze procedure moet ten minste voldoen aan de bepalingen van de Wet bescherming persoonsgegevens en de Richtsnoeren van het College Bescherming Persoonsgegevens. Meer informatie over matiging anoniementarief>> Verhouding Wet arbeid vreemdelingen, Wet bescherming persoonsgegevens en de Wet op de loonbelasting Er zijn dus verschillende (wettelijke) redenen om als inlener gegevens van ingeleende krachten te administreren. Met het beleid van het CBP lijkt nu onduidelijk op welke wijze de inlener risico’s i.h.k.v. de WAV en Leidraad Invordering 2008 kan voorkomen. De ABU zal in overleg treden met de ministeries van Financiën en Sociale Zaken en Werkgelegenheid en het CBP over de vraag hoe de richtsnoeren zich verhouden ten opzichte van de fiscale en arbeidsmarktgerelateerde wet- en regelgeving. Wij zullen in ABU-nieuwsberichten nader informeren over de uitkomsten van deze gesprekken. Vaststellen identiteit werknemer Hieronder treft u een overzicht aan van de verplichtingen die voor iedere werkgever geldt om de identiteit van zijn werknemers vast te stellen. Hierin is niets veranderd als gevolg van de richtsnoeren van het CBP en de berichten in de media. Een uitzendonderneming dient nog steeds de identiteit van uitzendkrachten vast te leggen en te administreren conform de WAV, de WID en de Wet op de loonbelasting. De werkgever moet de identiteit vaststellen van de werknemer die bij hem loon uit tegenwoordige dienstbetrekking geniet. Het moment waarop dit uiterlijk moet gebeuren is voor de datum van aanvang van de werkzaamheden van de werknemer, dan wel voor de aanvang van de werkzaamheden, indien de dienstbetrekking is overeengekomen op de datum waarop de werkzaamheden beginnen. Hoe de werkgever dit moet doen, is te vinden op www.weethoehetzit.nl. Op die site is een stappenplan te vinden waarmee de werkgever de identiteit van de werknemer kan vaststellen en kan bepalen of een buitenlandse werknemer voor hem mag werken. NB. Voor werknemers met loon uit vroegere dienstbetrekking zoals bijvoorbeeld pensioen- en VUT-uitkeringen hoeft de identiteit niet te worden vastgesteld. Identificatie moet gebeuren aan de hand van een document als bedoeld in artikel 1, lid 1, onder 1 tot en met 3 van de Wet op de identificatieplicht (WID). De volgende documenten vallen hier onder meer onder: • Nederlands nationaal paspoort; • • • Nederlandse identiteitskaart; gemeentelijke identiteitskaart en nationaal paspoort van een land van de EER (EU plus IJsland, Noorwegen en Liechtenstein). Een kopie van het identiteitsbewijs moet in de loonadministratie worden opgenomen en daar ten minste vijf jaar worden bewaard (gerekend vanaf het einde van het kalenderjaar waarin de dienstbetrekking is geëindigd). Als niet aan de identificatieverplichtingen is voldaan, wordt de werknemer als anoniem aangemerkt en moet voor hem het anoniementarief van 52% worden ingehouden. Voor de premies werknemersverzekeringen en de bijdrage Zorgverzekeringswet mag dan bijvoorbeeld geen rekening worden gehouden met de maxima. Jochem de Boer, [email protected] Bron; www.abu.nl 21 februari 2014