Extra nieuws FacilityApps ID check en regelgeving 05/14 Wet bescherming persoonsgegevens Wijziging Uitvoeringsregeling inlenersaansprakelijkheid: Nieuwe regels voor het overnemen en doorsturen van persoonsgegevens In deze extra nieuwsbrief informeren wij u over de gevolgen en te nemen maatregelen als gevolg van een wijziging (ingegaan per 24 januari 2014) in de Uitvoeringsregeling, vallend onder de Wet bescherming persoonsgegevens. Hierdoor is het niet meer toegestaan om afbeeldingen van ID-documenten van medewerkers uit EU en EER landen door te sturen naar derden. 1 Toezichthouder ••• Het College Bescherming Persoonsgegevens (CBP) ziet toe op de naleving van deze regels. Het CBP heeft FacilityApps.com laten weten dat er onduidelijkheden zijn geslopen in de uitvoering van bovengenoemde regelgeving (zoals het doorsturen van een ingescand ID bewijs naar derden) en dat pas in de loop van het jaar via jurisprudentie meer duidelijk zal worden. FacilityApps.com wil voorkomen dat u (boete)risico loopt. Daarom zal er een aanpassing plaatsvinden in de module ID check en adviseren wij onze klanten om vast te houden aan de wettelijke verplichtingen. Wat zijn de regels voor het overnemen van persoonsgegevens en voor het kopiëren, scannen en uitlezen van identiteits- documenten? De aannemer/inlener kan de identiteit van de werknemer aantonen, door in zijn administratie de volgende gegevens van de werknemer op te nemen: De aannemer/inlener die een werknemer werkzaamheden laat verrichten via een onderaannemer/uitlener heeft de wettelijke verplichting een aantal persoonsgegevens op te nemen in zijn administratie. Deze gegevens moeten zijn vastgelegd tijdens het uitvoeren van de aanneem-/ inleen- overeenkomst. • naam-, adres- en woonplaatsgegevens Aan het vastleggen van persoonsgegevens gaat een belangrijke stap vooraf: de identiﬁcatie van de persoon en de veriﬁcatie van het identiteitsdocument. Dit gebeurt aan de hand van het originele identiteitsbewijs dat op geldigheid en echtheid wordt gecontroleerd. De aannemer/inlener moet na deze controle de persoons- gegevens juist en nauwkeurig vastleggen om misverstanden en misbruik, zoals identiteitsfraude, te voorkomen. Ook moeten de gegevens zodanig worden beveiligd dat deze niet toegankelijk zijn voor onbevoegden. • geboortedatum • BSN/soﬁnummer • speciﬁcatie gewerkte uren • nationaliteit • soort identiteitsbewijs, nummer en geldigheidsduur • indien van toepassing, de aanwezigheid van een A1-verklaring, verblijfsvergunning, tewerkstellingsvergunning, notiﬁcatie of VAR- verklaring inclusief nummer en geldigheidsduur • naam-, adres- en woonplaats van de onderaannemer/uitlener Voor de vaststelling van de identiteit kan een rijbewijs niet gebruikt worden, omdat hiermee niet de nationaliteit kan worden vastgelegd. 2 Procedure administratie De administratie moet ook een adequate procedure bevatten aan de hand waarvan de identiﬁcatie van de werknemer, de veriﬁcatie van het identiteitsbewijs en de vastlegging van de persoonsgegevens plaatsvindt. Deze procedure moet ten minste voldoen aan de bepalingen van de Wet bescherming persoonsgegevens en de Richtsnoeren van het College Bescherming Persoonsgegevens (CBP). Wat zijn de veranderingen van de nieuwe regelgeving? Er is nog veel onduidelijkheid in de (uitvoering van de) nieuwe regelgeving. FacilityApps.com adviseert echter haar klanten om geen risico te nemen en de volgende regels in acht te nemen voor het identiﬁceren van EU/ EER ingezetenen: Wij adviseren u voor het doorsturen van ID gegevens (aan derden (bv. opdrachtgever) dat niet meer te doen via een volledig ingescande ID kaart of paspoort. Voor mensen buiten de EU/EER of met een verblijfsvergunning mogen de ID bewijzen wel worden ingescand. Wat zijn de gevolgen van de FacilityApps - ID Check module? Uit voorzorg voor mogelijke juridische nadelige gevolgen zal FacilityApps.com binnenkort een aanpassing doen m.b.t. de module ID check. De ID gegevens zullen in het personeelsrecord te zien zijn en de eventuele validatie bij partijen als IDchecker en Keesing zijn hier te raadplegen. Tot die tijd adviseren wij u om geen gebruik meer te maken van de ingescande ID bewijzen. Informatiebronnen http://wetten.overheid.nl/ BWBR0007149/geldigheid sdatum_24-01-2014#III http://www.cbpweb.nl/Pa ges/ home.aspx http://www.mijnprivacy.nl /Pages/Home.aspx http://weethoehetzit.nl/ http://www.idchecker.nl/n ieuws/7-nieuws/98- aanpassinguitvoeringsregeling- inlenersaansprakelijkheid-en-wav- nw Vragen U kunt met al uw vragen over FacilityApps terecht bij onze adviseurs: De ID moet wel 100% vastgesteld worden (medewerker toont het ID bewijs en bovengenoemde gegevens worden overgenomen). T 0299–744799 E [email protected] Voor vragen over de Wetswijziging zoals vermeld in deze extra nieuwsbrief adviseren wij u contact op te nemen met het CBP. Neem alle gegevens over van het paspoort. Die gegevens mogen wel worden doorgestuurd. 3