仕様書公益財団法人東京観光財団 1 件名平成 27 年度台湾、香港における旅行博出展等現地プロモーションに係る企画運営業務委託 2 目的公益財団法人東京観光財団（以下、「TCVB」という。）は、平成 27 年度台湾、香港から東京への旅行者誘致促進のため、旅行博出展や現地有力旅行会社へのセールス等の現地プロモーションを実施する。各種プロモーションにおいては、東京の最新情報や話題の観光スポット等の情報を積極的に発信するとともに、旅行会社に対しては、東京旅行商品の造成、販売意欲を高め、また一般消費者に対しては東京旅行意欲の喚起を図ることを重視し、それぞれに有効な手法を取り入れ、効果の測定も行う。 3 契約期間平成 27 年 4 月 1 日から平成 27 年 7 月 17 日まで 4 全体運営 (1) 実施コンセプト東京都は 2020 年オリンピック・パラリンピック大会の開催やその先の長期的な観光振興を見据え、世界の旅行者に選ばれる旅行地としての「東京ブランド」の確立に向け、別紙 1 「東京のブランディング戦略会議及び報告書（概要）」の通りブランドコンセプトを定めた。本プロモーションにおいても、これに基づき「良質・こだわり志向層」、「今どきライフスタイル追求層」を特に意識し、かつ「伝統と革新が交差しながら、常に新しいスタイルを生み出すことで、多様な楽しさを約束する街。」をコンセプトに実施にあたること。 (2) 実施体制受託者は本委託を効果的かつ効率的に履行するため、以下の点に留意すること。ｱ東京及び各市場での実施体制を明確化すること。なお、パートナー会社・現地雇用含め、体制管理を徹底すること。ｲ現地の雇用やイベント、広告等実施に関する法令等を遵守すること。 (3) 進捗状況の管理委託業務や提案事項について、円滑な調整、確認が行えるよう受託後から報告書提出までの業務スケジュールを提案すること。また履行に当たっては、進捗状況を綿密に報告し、原則各工程で二回程度 TCVB へ確認を行い都度修正指示等に従うこと。 (4) イラストや写真等の素材について提案の各制作物で使用するイラスト、写真等の素材について購入、作成、使用許可等に係る経費は全て見積りに含めること。なお、TCVB で管理している写真素材（オフィシャルウ 1 ェブサイト GO TOKYO http://www.gotokyo.org/photo/ja/index 参照）については、自由に使用可能である。 5 全体スケジュール及び出展予定旅行博概要 (1) 全体スケジュール別紙 2「全体スケジュール（予定）」を参照のこと。 (2) 出展予定旅行博ｱ台湾名称：2015 高雄市旅行公会国際旅展（以下「KTF2015」という。）日程：平成 27 年 5 月 15 日（金）から 5 月 18 日（月）まで 4 日間出展面積：4 ブース程度ｲ香港名称：第 29 回香港国際旅行展示会（以下「ITE2015」という。）日程：平成 27 年 6 月 11 日（木）から 6 月 14 日（日）まで 4 日間出展面積：4 ブース程度 ※いずれも 6m×6m＝36 ㎡のロースペースを別途 TCVB で予約済みである。 6 委託内容及び提案内容 (1) 台湾ｱ高雄におけるプロモーション (ｱ) 旅行会社向け東京観光セミナー実施 A) セミナー実施における確認事項場所：君鴻飯店（高雄市苓雅區自強三路 1 號） ※TCVB が別途隣り合う宴会場 2 部屋の予約をしているので、会場費用は提案時の見積に含めない。日時：2015 年 5 月 14 日（木） B) 受付日時：2015 年 5 月 14 日（木）11:30～12:30 場所：君鴻飯店 42F 宴会場 A（76 平米）内容：受付を行い、セミナー開始までの間立食形式で軽食を提供。 ※TCVB が別途メニュー等の調整を行うので、提案時の見積にこの飲食代は含めない。提案事項：受付業務全般（受付スタッフ含む） C) セミナー日時：2015 年 5 月 14 日（木）12:30～13:15 ※14:00 から同ホテル内にて、VJ 商談会が開催されるため、遅くても 13 時半には終了すること。場所：君鴻飯店 42F 宴会場 B（76 平米） 2 提案事項：高雄の旅行会社向けに東京観光セミナーを実施するため、プログラム案、司会者等について、具体的に提案すること。なお、セミナー時間は 45 分程度とし、セミナー当日午前中にリハーサルを行うこと。 D) プレゼンテーション資料の制作、翻訳セミナーで発表するプレゼンテーション資料の目次を提案すること。但し、詳細については受託者決定後、議事進行台本と合わせ、TCVB と協議の上日本語で内容をかため、二回程度の校正を経て中国語へ翻訳すること。 E) セミナー参加者への配布用資料キットの準備参加者に東京観光セミナーへの理解を深めてもらえるよう、プレゼンテーション資料を必要部数フルカラーで印刷すること。また、以下の物品を TCVB で用意するので、a)オリジナルペーパーバッグにアッセンブルのうえ配布用資料キットを準備すること。 a) オリジナルペーパーバッグ b) オリジナルクリアファイル、オリジナルノベルティ c) 東京ポスター d) 繁体字東京ハンディガイド、ハンディマップ e) 繁体字ショッピングマップ ※詳細は受託者決定後に調整する。 F) セミナー会場（君鴻飯店）営業担当者との連絡、調整業務 TCVB より受託者へ現地担当者の連絡先を共有するので、必要に応じて事前の連絡、調整を行うこと。 G) 設備、備品等提案のセミナー実施において必要な設備、機材、備品等の名称、数量をリストで提出すること。 ※セミナー実施内容確定後、改めてリストを整理し君鴻飯店へ手配依頼を行うので、本項目は提案時の見積に含めない。 H) 旅行会社への案内通知及び出席確認合計 15 社 30 名以上の集客を行うこと。なお、案内通知に当たっては東京観光セミナー、VJ 商談会の両方で効果的に集客ができるよう、JNTO 台湾チームとも連携すること。 I) 記録及び報告書作成セミナー実施中、適宜写真撮影、録音等を行い、後日報告書をまとめること。 (ｲ) KTF2015 出展 A) ブース設営業務 (a) 東京ブース提案別紙 3「東京ブースレイアウト（案）」を参照の上、台湾の人々の嗜好を意識し、かつ、東京観光の PR に相応しいブースを提案すること。なお、 3 ブース内に施錠可能なストックスペースを 6 平米程度設けること。 (b) 連絡、調整業務施工、設営に向けて、KTF2015 現地事務局や、ジャパン・パビリオン事務局と必要に応じて連絡、調整を行うこと。特に出展共通ルール等の認識合わせに留意し、トラブルがないよう準備を進行すること。 (c) 備品等手配ブース設営～会期中の運営において必要な備品等を手配すること。 (d) 直前確認前日 5 月 14 日（木）の夕刻に TCVB が現場で設営、各種準備状況の確認を行うので、担当者も立ち会うこと。 B) ブース運営及びアトラクション実施業務 (a) 東京観光パンフレット等のサンプリング TCVB が別途手配、搬入する東京観光パンフレット類を、効率的に来場者へサンプリングすること。 (b) 東京観光への問合せ対応来場者からの質問、相談に対応すること。なお、その場で情報確認、検索等ができるようパソコンまたはタブレットを用意し、インターネット接続環境を整えること。 (c) アトラクションの実施来場者を惹きつけ、東京旅行意欲を喚起するようなアトラクションを提案すること。なお、提案に際し、アトラクションのコンセプト、実施概要（回数、想定参加人数等）の詳細説明を添えること。 (d) 運営スタッフの手配前述(a)～(d)の提案内容に則し、運営スタッフを必要数手配すること。なお、日本語、中国語（標準語）の両言語に堪能な者を少なくとも 2 名含めること。 C) 効果測定 KTF2015 出展の効果を把握するため、具体的な効果測定方法を提案すること。 D) 記録及び報告書作成会期中、適宜写真撮影等を行い、後日効果測定結果を含む報告書をまとめること。ｲ台北におけるプロモーション高雄の KTF2015 終了後、台北の主要旅行会社へセールスコールを実施するため、この手配を行うこと。なお、手配にあたっては、日本国内の旅行業法及び約款を遵守すること。 (ｱ) 日程 5 月 19 日（火）午後～5 月 20 日（水）終日 (ｲ) 交通手配 4 以下の交通手段の手配を行うこと。 A) 5 月 19 日（火）朝：高雄（左営）～台北間新幹線指定席大人片道切符 2 枚 B) 5 月 19 日（火）台北到着後～19:00 まで：専用車 C) 5 月 20 日（水）9:00～19：00 まで：専用車 ※セールスコールには都内の観光関連事業者が数名同行予定であり、新幹線切符の追加手配依頼を行うことがある。 ※専用車はドライバーを除き、7 名程度が乗車予定である。 (ｳ) 通訳手配日⇔中国語（標準語）逐次通訳を 1 名手配すること。また、後日セールスコール先での議事録を日本語で提出すること。 A) 5 月 19 日（火）：新幹線到着時刻に合わせて、台北駅へ迎えに来ること。その後セールスコールに帯同し、終了後宿泊ホテルまで送ること。 B) 5 月 20 日（水）：終日（宿泊ホテルから出発しセールスコール帯同。終了後宿泊ホテルにて解散予定。） (ｴ) アポイント調整 2 日間合計で主要旅行会社 7 社程度とアポイントを設定すること。なお、事前に別紙 4「H27 台湾（台北）セールスコール候補先リスト」を提案し、優先順位について TCVB の承認を得ること。また実際の調整においては、動線を考慮し効率的なスケジューリングを行うこと。ｳその他提案台湾は東京として訪都旅行の最重要マーケットと位置づけている。このため、各プロモーション効果の最大化を図るため、以下の点に留意し新規提案を行うこと。 (ｱ) 旅行会社向けフォローアップセミナーやセールスコールでコンタクトをした現地旅行会社に対し、東京旅行商品造成、販売の強化をしてもらえるようなフォローアップ策を提案すること。 (ｲ) BtoC サブプロモーション KTF2015 へ来場できない人々を含む台湾の潜在訪都旅行者層に対しても、これを機に東京旅行意欲の喚起を図れるよう、WEB 等を活用したサブプロモーション案を提案すること。 (2) 香港ｱ ITE2015 出展告知広告香港の潜在訪都旅行者層向けに東京のブース出展を告知する広告を掲出するため、以下の業務を行うこと。 (ｱ) 媒体の提案旅行博オフィシャルガイド（プログラム）や現地の有力媒体から、高い広告効果の見込まれるものを 3 種選定し、その概要を下記のポイントで整理し、選定理由を添えて提案すること。 A) 影響力：販売/流通部数/ページビュー等 5 B) 広告対象：購読者層/閲覧者層等 C) 広告枠、広告方式：広告掲出面積、ページネーション等 D) 広告掲出期間：掲出日程、日数等 ※広告掲出期間について、オフィシャルガイドの場合は各旅行博当日、その他一般媒体の場合は開催日直前とし、東京ブース出展告知に最適な日程を提案すること。 (ｲ) 広告デザイン、制作等デザイン、原稿、キャッチコピー等を広告媒体ごと訴求対象者の特性を踏まえ、提案すること。なお内容については、来場促進につながるよう東京の出展概要等を魅力的に組み入れること。 (ｳ) 校正最低 2 回以上 TCVB の校正を受けること。 (ｴ) その他本事業の途中で掲載予定紙の廃刊等により、やむを得ず媒体の変更を行う場合は、 TCVB の承認を受けると共に、代替の媒体を提案すること。ただし、掲出形式については変更しないこととし、詳細は TCVB と協議すること。ｲ ITE2015 出展 (ｱ) ブース設営業務 A) 東京ブース提案別紙 3 を参照の上、香港の人々の嗜好を意識し、かつ、東京観光の PR に相応しいブースを提案すること。なお、ブース内に施錠可能なストックスペースを 6 平米程度設けること。 B) 連絡、調整業務施工、設営に向けて、ITE2015 現地事務局や、ジャパン・パビリオン事務局と必要に応じて連絡、調整を行うこと。特に出展共通ルール等の認識合わせに留意し、トラブルがないよう準備を進行すること。 C) 備品等手配ブース設営～会期中の運営において必要な備品等を手配すること。 D) 直前確認前日 6 月 10 日（水）の夕刻に TCVB が現場で設営、各種準備状況の確認を行うので、担当者も立ち会うこと。 E) ブース運営及びアトラクション実施業務 (a) 東京観光パンフレット等のサンプリング TCVB が別途手配、搬入する東京観光パンフレット類を、効率的に来場者へサンプリングすること。 (b) 東京観光への問合せ対応来場者からの質問、相談に対応すること。なお、その場で情報確認、検索等ができるようパソコンまたはタブレットを用意し、インターネット 6 接続環境を整えること。 (c) アトラクションの実施来場者を惹きつけ、東京旅行意欲を喚起するようなアトラクションを提案すること。なお、提案に際し、アトラクションのコンセプト、実施概要（回数、想定参加人数等）の詳細説明を添えること。 (d) 運営スタッフの手配前述(a)～(d)の提案内容に則し、運営スタッフを必要数手配すること。なお、日本語、広東語の両言語に堪能な者を少なくとも 2 名含めること。 F) 効果測定 ITE2015 出展の効果を把握するため、具体的な効果測定方法を提案すること。 G) 記録及び報告書作成会期中、適宜写真撮影等を行い、後日効果測定結果を含む報告書をまとめること。ｳその他提案 ITE2015 へ来場できない人々を含む香港の潜在訪都旅行者層に対しても、これを機に東京旅行意欲の喚起を図れるよう、WEB 等を活用したサブプロモーション案を提案すること。 7 完了報告と契約代金の支払いについて契約代金の支払いは原則以下の業務分類において最大 3 回までとする。なお、都度完了報告を行い、TCVB の承認をもって請求書を発行すること。但し、一括支払いを希望する場合には、No.1、 No.2 の①、②は No.3 の提出物にまとめることができる。 (1) 業務分類と請求範囲 No. 内容報告書提出時期提出物等請求範囲台湾台北セールスコール終市場ごとに以下を提出するこ台湾に係る 6 の業務経費関連業務了後提出物がそろい次と。第 ① 業務完了届 ② 実施報告書（速報簡易版 1 香港 2 関連業務可） ITE2015 終了後提出物がそろい次第 ③ 香港に係る 6 の業務経費制作物等のデザインデータ最終納品全ての業務対応完了時 3 ① 業務完了届 7 に係る業務経費、 ② 実施報告書（No.1,2 最終及び未払いの経費全額版） (2) 提出物の形式等ア委託完了届別紙 5 参照のこと。 7 イ実施報告書 A4 版縦、横書きカラー、MS ワード ※目次、体裁等は TCVB と協議のうえ決定する。 ※効果測定結果等を含む。エクセル、パワーポイント等を使用する場合には別紙として添付すること。ウブース装飾、広告等のデザインデータ pdf データ及び編集可能なデータ（拡張子 eps、ai 等） 8 作成物・成果物に関する権利の帰属 (1) 本件委託においては、著作権・肖像権等（以下、「著作権等」という。）の取扱いに十分注意すること。 (2) 本件委託の履行に伴い発生する成果物に対する著作権等は、全て TCVB に帰属する。 (3) 本件委託により得られる著作物の著作者人格権について、受託者は将来にわたり行使しないこと。また、受託者は本作品の制作に関与した者について著作権を主張させず、著作者人格権についても行使させないことを約するものとする。なお、TCVB は、成果物を当該事業以外で使用する場合がある。ただし、TCVB が本件制作物を再編集などの改変を加えて利用する場合、TCVB は事前に受託者に通告し、承認を得るものとする。 (4) 本件に使用する映像、イラスト、写真、その他資料等について、第三者が権利を有するものを使用する場合には、使用の際、TCVB に通知するとともに、第三者との間で発生した著作権その他知的財産権に関する手続や使用権料等の負担と責任は、全て受託者が負うこと。 (5) その他、著作権等で疑義が生じた場合は、別途協議の上、決定するものとする。本件委託においては、著作権・肖像権等（以下、「著作権等」という。）の取扱いに十分注意すること。 9 委託事項の遵守・守秘義務 (1) 受託者は、本契約業務の実施に当たって、関係法令、条例及び規則等を十分に遵守すること。 (2) 受託者は、本契約の履行により知り得た業務委託の内容を第三者に漏らしてはならない。 10 第三者代行の禁止本委託業務は、原則として第三者に代行させてはならない。但し、事前に文書により TCVB と協議し、承認を得た事項については、第三者に委託して行うことができる。 11 個人情報の保護別紙 6「個人情報に関する特記事項」を遵守すること。 12 その他 (1) 本事業は、平成 27 年度東京都予算が東京都議会において委託契約前に可決・成立し、平 8 成 27 年度東京観光財団収支予算が平成 27 年 3 月 31 日までに東京観光財団理事会で承認された場合において、平成 27 年 4 月 1 日に確定するものとする。 (2) 仕様書にない条件については、両者協議の上、決定する。 (3) その他手配条件が変更となることがある。その場合、両者協議の上、変更する。 (4) 本事業の委託者は公益財団法人東京観光財団であるが、現地における実施に係る責任は受託者にあるものとする。 (5) 天変地異、政治状況の劇的な変化により、本事業を中止する場合がある。その場合のキャンセルチャージ等の条件を見積書に明記すること。 9