保存期間１年（平成２８年３月３１日まで）有効期間１年（平成２８年３月３１日まで）福警総第４０５号平成２７年３月１８日各部長殿各所属長警察本部長福岡県警察公文書逓送事務要領の制定について（通達）福岡県警察における公文書の逓送事務については、福岡県警察公文書逓送事務要領の制定について（平成２６年３月１１日付け、福警総第３２９号。以下「旧通達」という。）に基づき運用しているところであるが、別添「福岡県警察公文書逓送事務要領」のとおり実施することとしたので、その運用に誤りのないようにされたい。なお、本通達は平成２７年４月１日から施行することとし、旧通達は同日付けをもって廃止する。主務課係名総務課文書管理係電話番号２１３５別添福岡県警察公文書逓送事務要領１趣旨この要領は、福岡県警察公文書管理規程の制定について（平成１４年福岡県警察本部内訓第４号）１８のの規定に基づき、福岡県警察内における公文書の逓送事務の要領について必要な事項を定めるものとする。２逓送文書の種別逓送により取り扱う公文書（以下「逓送文書」という。）の種別は、次のとおりとする。親展文書名宛人が直接開封する必要がある公文書特別逓送文書形状が特殊であり、逓送文書を収納するかばん（以下「逓送かばん」という。）への収納が適さない図書、ポスター等の公文書普通文書３上記及び以外の公文書逓送の系統逓送の系統は、逓送系統表（別表第１）のとおりとする。４逓送の運行逓送は、次に掲げる期間を除き、毎日１回行うものとする。ア日曜日及び土曜日イ国民の祝日に関する法律（昭和２３年法律第１７８号）に規定する休日ウ１２月２９日から翌年１月３日までの日本部の文書主管課長は、天候等のやむを得ない事由の発生を認めた場合は、逓送を中止し、又は逓送系統を変更することができる。なお、本部の文書主管課長が逓送を中止し、又は逓送系統を変更する場合は、速やかに関係所属の文書管理者に連絡することとする。５逓送の方法逓送は、逓送員に関する規程（平成７年福岡県警察本部訓令第２２号）第２条に規定する職員（以下「本部逓送員」という。）が、逓送文書を搬送する車両（以下「逓送車両」という。）に乗務して行うものとする。ただし、逓送系統表に示す「立ち寄り所属まで逓送文書を搬送する所属」は、当該所属の文書管理者が適任と認める者（以下「警察署逓送員」という。）が、中継所となっている立ち寄り所属まで逓送文書を搬送し、受渡しを行うものとする。６逓送の依頼逓送の依頼を行う要領は、次のとおりとする。本部及び福岡市警察部の場合ア逓送文書に係る事務の担当者（以下「事務担当者」という。）は、逓送文書に所属名を明らかにして、宛名及び発信者名を表記すること。ただし、特別逓送文書については、必要に応じて包装及び紐掛けを行うとともに、特別逓送文書の所属番号表（別表第２）に基づく所属番号、宛名及び発信者名を表記すること。（１０のイ参照）事務担当者は、文書逓送依頼簿（様式第１号）に必要事項を記載し、所属の庶務を担当する係の文書担当者を通じて、逓送の依頼を行うこと。ウ庶務を担当する係の文書担当者は、事務担当者から依頼を受けた逓送文書を集約し、午前１１時から午後３時までの間に総務課文書管理係の文書担当者（以下「文書管理係」という。）に依頼すること。ただし、特別逓送文書を依頼する場合は、逓送を希望する日の前日までに文書管理係に連絡の上、逓送の日程、特別逓送文書の数量、包装形態、宛先及び持込日時について事前協議を行うものとし、持込当日に文書管理係備付けの特別逓送明細表（様式第２号）に必要事項を記載すること。北九州市警察部、警察学校及び警察署の場合ア事務担当者は、逓送文書に所属名を明らかにして、宛名及び発信者名を表記すること。ただし、特別逓送文書については、必要に応じて包装、紐掛けを行うとともに、所属番号表（別表第２）に基づく所属番号、宛名及び発信者名を表記すること。イ事務担当者は、文書逓送依頼簿に必要事項を記載し、所属の庶務又は総務を担当する係の文書担当者に逓送の依頼を行うこと。（記載例）月　日文　書　逓　送　依　頼　簿通　数宛　先 ○月○日 ○○○の報告大封　１総務部長 ○月○日電　話　機箱　１通信指令課○○係 ○月○日図　書１教養課○○係注件名又は文書番号備　考親展署　長㊕企画係教養係備考欄には、差出係又は差出者を記載し、親展文書の場合は「親展」、特別逓送文書の場合は「㊕」と赤色で記載すること。ウ庶務又は総務を担当する係の文書担当者は、事務担当者から依頼を受けた逓送文書を集約すること。ただし、特別逓送文書については、包装、紐掛け及び所属番号表に基づく所属番号の記載を確認すること。７逓送文書の発送逓送文書の発送は、文書主管課の文書担当者が行うものとし、要領は次のとおりとする。本部及び福岡市警察部の場合ア発送は、文書管理係が行うこと。イ文書管理係は、逓送文書を逓送系統表に示す立ち寄り所属及び立ち寄り所属まで逓送文書を搬送する所属別に区分し、区分した宛先所属ごとに差出所属及び逓送文書の種別を整理して、本部文書逓送票（様式第３号）を２部作成すること。（記載例）本部文書逓送票 ○○年○月○日　○曜宛先警察本部及び附置機関差出所属親展普通文書㊕差出所属親展普通文書㊕差出所属親展普通文書㊕総務捜二交企支援・相談捜三交規情鑑識交指管親展・普通合計備考注ウ１０通特別逓送合計１個日付欄は、発送当日の日付を記載すること。上記イにより作成した本部文書逓送票２部、親展文書及び普通文書は、宛先所属別に逓送かばんに収納し、特別逓送文書は逓送かばん外の取扱いとすること。エ逓送かばんは、必ず施錠すること。オ特別逓送文書を発送する場合は、特別逓送明細表の記載内容と特別逓送文書を照合し、逓送文書の発送チェックリスト表（様式第４号）の「本部からの発送数」の欄に個数を記載すること。カ上記イ、ウ、エ及びオの手続を終了した逓送文書は、逓送文書の発送チェックリスト表とともに、本部逓送員に手渡すこと。北九州市警察部、警察学校及び警察署の場合ア発送は、庶務又は総務を担当する係の文書担当者が行うこと。イ庶務又は総務を担当する係の文書担当者は、逓送文書の宛先所属及び逓送文書の種別を整理して、警察署（隊・課）文書逓送票（様式第５号）を２部作成すること。（記載例） ○　○　警察署(隊・課)文書逓送票 ○○年○月○日　○曜警察本部及び附置機関宛先親展普通文書㊕宛先親展普通文書㊕宛先親展普通文書㊕総務捜二交企支援・相談捜三交規情鑑識交指管親展・普通合計９通特別逓送合計２個備考注ウ日付欄は、発送当日の日付を記載すること。上記イにより作成した警察署（隊・課）文書逓送票２部、親展文書及び普通文書は、逓送かばんに収納し、特別逓送文書は逓送かばん外の取扱いとすること。エ逓送かばんは、必ず施錠すること。オ上記イ、ウ及びエの手続を終了した逓送文書は、本部逓送員又は警察署逓送員に手渡すこと。８逓送文書の搬送及び受渡し逓送文書の搬送及び受渡しは、本部逓送員及び警察署逓送員が行うものとし、その要領は、次のとおりとする。本部逓送員ア立ち寄り所属において、庶務又は総務を担当する係の文書担当者に当該所属宛ての逓送文書を手渡すこと。イ逓送系統表に示す中継所において、警察署逓送員に当該所属宛ての逓送文書を手渡すこと。ウ上記ア及びイで、逓送文書を手渡す場合は、逓送文書の発送チェックリスト表に示す「本部からの発送数」と逓送文書を照合し、確認すること。エ立ち寄り所属において特別逓送文書を手渡された場合は、受領した特別逓送文書の個数を逓送文書の発送チェックリスト表の「所属等からの発送数」に記載すること。オ逓送車両に乗務中は、安全確認その他必要な助言、注意を行い、安全運転の励行に努め、交通事故の防止に努めること。カ立ち寄り所属での受渡しが終了し、本部に到着したときは、速やかに逓送文書及び逓送文書の発送チェックリスト表を文書管理係に引継ぐこと。警察署逓送員ア中継所において、本部逓送員に逓送文書を手渡すこと。イ本部逓送員から手渡された逓送文書については、所属の庶務又は総務を担当する係の文書担当者に引継ぐこと。９逓送文書の受領、配付及び交付逓送文書の受領及び配付は、文書主管課の文書担当者が行い、主務課の庶務又は総務を担当する係の文書担当者が事務担当者に交付するものとし、その要領は次のとおりとする。本部及び福岡市警察部の場合ア文書管理係は、逓送文書と警察署（隊・課）文書逓送票を照合し、数量等に誤りがないことを確認した上、受領すること。なお、警察署（隊・課）文書逓送票の１部は文書管理係において保管し、同票の写しを逓送かばんに収納して、発送所属に返送すること。イ文書管理係は、受領した逓送文書を宛先所属別に区分し、午前１１時から正午までの間に総務課文書管理室において該当所属の庶務を担当する係の文書担当者に配付すること。ウ庶務を担当する係の文書担当者は、上記イにより逓送文書の配付を受けたときは、逓送文書と警察署（隊・課）文書逓送票を照合し、宛先所属等に誤りがないことを確認した上、収受すること。エ庶務を担当する係の文書担当者は、逓送文書を事務担当者に交付すること。北九州市警察部、警察学校及び警察署の場合ア庶務又は総務を担当する係の文書担当者は、逓送文書と本部文書逓送票を照合し、数量等に誤りがないことを確認した上、受領すること。なお、本部文書逓送票の１部は所属において保管し、同票の写しを逓送かばんに収納して、文書管理係に返送すること。イ１０庶務又は総務を担当する係の文書担当者は、逓送文書を事務担当者に交付すること。逓送文書の宛名及び発信者名の表記方法等逓送文書に記載する宛名及び発信者名の表記方法等は、逓送文書の種別により次のとおりとする。親展文書の場合封筒表面に宛名及び発信者名を記載し、宛名の下部に赤色で「親展」の表示をすること。この場合において、宛名及び発信者名は、原則として、福岡県警察公文書管理規程（平成１４年福岡県警察本部訓令第７号）第１３条に規定する宛名及び発信者名とする。（記載例） ○○課長　殿親　展 ○○警察署長特別逓送文書の場合ア搬送に支障がないよう、包装を厳重に行い、表面に宛名、所属番号及び発信者名を記載すること。なお、所属番号は、北部地区は「北」、中部地区は「中」、南部地区は「南」の後に、特別逓送文書の所属番号表から該当する宛先所属の番号を朱書きすること。イ重量については、原則として１０ｋｇ以内とすること。ウ必要に応じて、持ち手となる紐掛けをすること。（記載例１）図書等を包装する場合朱書きで所属番号を記載（例～北２）（記載例２）ポスター等円筒形のものを包装する場合所属番号 ○ ○ 課 ○ ○ 係注朱書きで所属番号を記載 ○ ○ 署 ○ ○ 課殿必要に応じて、持ち手となる紐掛けをし、運搬に支障がないようにすること。普通文書の場合普通文書は、封筒を使用するほか、下記イ、ウ及びエのとおり、封筒を簡略化できるものとし、宛名及び発信者名の表記方法は、次のとおりとする。ア封筒を使用する場合封筒を使用する場合は、封筒表面に宛名及び発信者名を記載すること。（記載例１） ○○警察署長　殿 ○○課長（記載例２） ○○署○○課　殿（○○係） ○○課○○係イ簡易用紙を貼って封筒を再使用する場合（記載例）注ウ宛名発信者名文書番号等 ○○課長　殿（　○○　係　） ○○署長（○○課○○係） ○ ○ 署　殿（○○課○○係） ○○課（　○○　係） ○ ○ 課　殿（　○○　係　） ○○署（○○課○○係）１誤配防止のため、使用した宛名及び発信者名は、横線で確実に抹消すること。２返送及び転送する場合は、抹消した欄の次に宛名及び発信者名を記載すること。専用収納ケース（袋）を使用する場合二所属間で専用収納ケース（袋）を使用する場合は、往信用の宛名書きを裏返して返信用とするなど、発送の都度、宛名及び発信者名が判別できるようにすること。なお、新しく専用収納ケース（袋）を準備する場合は、ケースの大きさ、形状等について事前に文書管理係と協議すること。（記載例１）往信用 ○ ○ 署 ○ ○ 課殿（ ○ ○ 係） ○ ○ 課 ○ ○ 係（裏返して返送してください）（記載例２）返信用 ○ ○ 課 ○ ○ ○ 署 ○ （注 ○ 係 ○ ○ 殿 ○ 課係）誤配防止のため、往信用又は返信用に誤りがないか、確認すること。エ封筒等を使用しない場合封筒等を使用しないで文書のみを発出する場合は、発出文書の上部余白に宛先の所属名を鉛筆で記載すること。（記載例）宛先所属名を記載中央１年（ △ △ ○年１２月３１日まで）福警 ○ 第 ○ ○ ○ 号 △ △ ○ 年 ○ 月 ○ 日各所属長　殿 ○○課長１１逓送取扱いの制限現金、有価証券類、業務に関わりのない私文書等公文書以外のものは、逓送に依頼してはならない。１２留意事項逓送の業務に従事する者は、次の事項に留意するものとする。受渡し時間の遵守逓送かばん及び特別逓送文書は、逓送車両が到着した際に所属の準備が整っていなければ、受渡しまでに時間を費やし、その後の立ち寄り所属に到着時間の遅延等、多大な影響を及ぼすことから、逓送系統表に記載されている到着予定時刻の３０分前まで（到着予定時刻が午前１０時００分以前の立ち寄り所属については前日まで）に必ず準備を完了させておくこと。逓送文書の確認の徹底逓送文書は、誤配、紛失等を防止するため、各逓送票を活用して数量等を確実に確認するとともに、逓送票の記入漏れや誤記がないよう、細心の注意を払うこと。１３関係書類の保存簿冊名、編集する書類及び保存期間は、次のとおりとする。各所属に備え付けるもの簿冊名文書逓送依頼簿編集する書類保存期間文書逓送依頼簿（様式第１号）１年総務部総務課、北九州市警察部、警察学校及び警察署に備え付けるもの簿冊名編集する書類保存期間本部文書逓送票本部文書逓送票（様式第３号）１年警察署文書逓送票警察署（隊・課）文書逓送票（様式第５号）１年総務部総務課に備え付けるもの簿冊名１４編集する書類保存期間特別逓送明細表特別逓送明細表（様式第２号）１年逓送文書のチェックリスト表逓送文書の発送チェックリスト表（様式第４号）１年本要領運用上の特例この要領において、地域部自動車警ら隊、同部鉄道警察隊、刑事部機動捜査隊、暴力団対策部北九州地区暴力団犯罪捜査課、交通部交通指導課福岡交通反則通告センター筑豊支所、同部運転免許試験課、同部交通機動隊、同部高速道路交通警察隊、警備部第一機動隊及び同部第二機動隊は、警察署に関する定めを準用する。