Hausmesse, 28.4.2015 Mit Geschäftsprozessmanagement erfolgreich Ziele erreichen Diana Walkinstik-man-alone, Leiterin des Geschäftsfeldes Consulting 3 Dataport Dataport 04.05.2015 Agenda 1. Unsere Herausforderungen 2. Der Lösungsansatz 3. Ein Szenario Geben Sie hier eine Formel ein. Diana Walkinstik-man-alone I Mit Geschäftsprozessmanagement erfolgreich Ziele erreichen 4. Ihre Ansprechpartner 4 Dataport Dataport 04.05.2015 Wir stehen nicht nur vor vielen, sondern auch vor komplexen Herausforderungen Sparzwang Steigende Aufgabenfülle Demografischer Wandel Komplexer werdende Aufgaben Steigende Erwartungen der Bürger und… und… und… Diana Walkinstik-man-alone I Mit Geschäftsprozessmanagement erfolgreich Ziele erreichen 5 Dataport Dataport 04.05.2015 Das zwingt uns, mehrere z.T. sich widersprechende Ziele zu verfolgen Einhaltung politischer und gesetzlicher Vorgaben Verbesserung der Serviceorientierung Sicherung des Wissens und von Kernkompetenzen Reduktion der Kosten Reduktion von organisatorischen und technischen Schnittstellen Fokussierung auf die Leistungserbringung statt auf interne Regularien Verteilung der Aufgaben auf weniger Personal Diana Walkinstik-man-alone I Mit Geschäftsprozessmanagement erfolgreich Ziele erreichen Das vorhandene Personal fit machen für neue Aufgaben 6 Dataport Dataport 04.05.2015 Und wie können wir diesen Rahmenbedingungen gerecht werden? …durch ein strukturiertes Vorgehen und Betrachtung der Prozesse! Diana Walkinstik-man-alone I Mit Geschäftsprozessmanagement erfolgreich Ziele erreichen 7 Dataport Dataport 04.05.2015 Das Erfolgsrezept liegt in der Kombination von Projekt- und Prozessmanagement Optimierung der Prozesse Klare Definition der Ziele Analyse der relevanten Prozesse Diana Walkinstik-man-alone I Mit Geschäftsprozessmanagement erfolgreich Ziele erreichen Entscheidung und Umsetzung Überprüfung der Umsetzung auf Zielerreichung 8 Dataport Dataport 04.05.2015 1. Step: Klare Zieldefinition Die Formulierung der Zieldefinition ist ausschlaggebend für das „WAS“ analysiert wird [Beispiel] Die Abteilung Personal führt eine E-Akte ein. Das Projekt soll vom 1.1.2016 bis 31.12.2016 laufen und zum Ziel haben, die Prozesse zu analysieren und zu verbessern und die Anforderungen für die Auswahl einer geeigneten Software zu ermitteln. Ergebnis der Untersuchung soll eine Matrix sein, die die Anforderungen nach Kann- und Musskriterien aufführt. Anhand dessen soll eine Entscheidung möglich sein, das Softwareprodukt auszuwählen, was am besten zu den Prozessen passt und wirtschaftlich ist. Diana Walkinstik-man-alone I Mit Geschäftsprozessmanagement erfolgreich Ziele erreichen 9 Dataport Dataport 04.05.2015 1. Step: Klare Zieldefinition Die Formulierung der Zieldefinition ist ausschlaggebend für das, „WAS“ analysiert wird Vorteil: Eine klare Zielformulierung ermöglicht eine messbare Zielerreichung Diana Walkinstik-man-alone I Mit Geschäftsprozessmanagement erfolgreich Ziele erreichen 10 Dataport Dataport 04.05.2015 2. Step: Analyse der relevanten Prozesse Ausgerichtet an den Zielen werden die relevanten Prozesse identifiziert und mit den entsprechenden Informationen erfasst Analyse der Prozesslandschaft Filterung der relevanten Prozesse Beschreibung der Prozesse im Detail Ausgerichtet an den Zielen werden die relevanten Informationen erfasst Diana Walkinstik-man-alone I Mit Geschäftsprozessmanagement erfolgreich Ziele erreichen 11 Dataport Dataport 04.05.2015 2. Step: Analyse der relevanten Prozesse Ausgerichtet an den Zielen werden die relevanten Prozesse identifiziert und mit den entsprechenden Informationen erfasst Analyse der Prozesslandschaft Filterung der relevanten Prozesse Beschreibung der Prozesse im Detail relevante Informationen: Wissen sichern: fachliche Beschreibung welche Arbeitsmittel welche Vorschriften … Kosten reduzieren Fallzahlen und Bearbeitungszeiten Schnittstellen Optimierungspotenziale Diana Walkinstik-man-alone I Mit Geschäftsprozessmanagement erfolgreich Ziele erreichen 12 Dataport Dataport 04.05.2015 2. Step: Analyse der relevanten Prozesse Ausgerichtet an den Zielen werden die relevanten Prozesse identifiziert und mit den entsprechenden Informationen erfasst Vorteil: Konzentration auf die relevanten Prozesse (effektiv) Aufwand entsteht nur für die zielführenden Prozesse (effizient) Diana Walkinstik-man-alone I Mit Geschäftsprozessmanagement erfolgreich Ziele erreichen 13 Dataport Dataport 04.05.2015 3. Step: Optimierung der Prozesse Es erfolgt eine Veränderung des Ablaufs und des Aufbaus der Organisation anhand der identifizierten Optimierungspotenziale Diana Walkinstik-man-alone I Mit Geschäftsprozessmanagement erfolgreich Ziele erreichen 14 Dataport Dataport 04.05.2015 3. Step: Optimierung der Prozesse Es erfolgt eine Veränderung des Ablaufs und des Aufbaus der Organisation anhand der identifizierten Optimierungspotenziale Vorteil: Die Optimierungen kommen von den Mitarbeitern und sind akzeptiert Es kann eine Bewertung des Nutzens nachvollziehbar erfolgen Diana Walkinstik-man-alone I Mit Geschäftsprozessmanagement erfolgreich Ziele erreichen 15 Dataport Dataport 04.05.2015 4. Step: Entscheidung und Umsetzung Für jede Veränderung muss sich entschieden werden. Jede Änderung ist ein Projekt Vorteil: Entscheidung, DASS etwas umgesetzt wird, sorgt für Verbindlichkeit Maßnahmenpläne für jede Änderung ermöglichen die Umsetzung und schaffen Nachvollziehbarkeit Diana Walkinstik-man-alone I Mit Geschäftsprozessmanagement erfolgreich Ziele erreichen 16 Dataport Dataport 04.05.2015 5. Step: Überprüfung der Umsetzung auf Zielerreichung Evaluation ist wichtig, um den Kurs zu bestätigen bzw. zu korrigieren Vorteil: Evaluation ermöglicht die Identifikation von Kursabweichungen vom Ziel Evaluation ermöglicht ein Siegel für die Fertigstellung Diana Walkinstik-man-alone I Mit Geschäftsprozessmanagement erfolgreich Ziele erreichen 17 Dataport Dataport 15.04.2015 Ein übliches Szenario ist der Wunsch nach einer eAkte Daran wird der Nutzen des Prozessmanagements erkennbar. Diana Walkinstik-man-alone I Mit Geschäftsprozessmanagement erfolgreich Ziele erreichen 18 Dataport Dataport 15.04.2015 Was muss ein eAkten-System können? Dokumente sichten Registrieren Dokumente bearbeiten Wiedervorlage Recherche Dokumente bearbeiten Zugriffsberechtigungen Diana Walkinstik-man-alone I Mit Geschäftsprozessmanagement erfolgreich Ziele erreichen Aktenplan 19 Dataport Dataport 15.04.2015 Darüber hinaus hat jeder Prozess unterschiedliche Anforderungen… Anforderungen können sein: - rechtlich - zeitlich - schnittstellenbezogen - … beeinflussen die Arbeitsabläufe Diana Walkinstik-man-alone I Mit Geschäftsprozessmanagement erfolgreich Ziele erreichen 20 Dataport Dataport 15.04.2015 Diese Anforderungen beeinflussen die Arbeitsabläufe in unterschiedlichem Ausmaß Diana Walkinstik-man-alone I Mit Geschäftsprozessmanagement erfolgreich Ziele erreichen 21 Dataport Dataport 15.04.2015 Konsequenz: Anpassung des Systems und der Abläufe, um die neue Software nutzen zu können Diana Walkinstik-man-alone I Mit Geschäftsprozessmanagement erfolgreich Ziele erreichen 22 Dataport Dataport 15.04.2015 Das richtige Werkzeug sollte somit anhand der Prozesse ausgewählt werden Denn nur so wird das richtige Werkzeug zu den Anforderungen ausgesucht… …bei gleichzeitiger Optimierung der Arbeitsabläufe. Diana Walkinstik-man-alone I Mit Geschäftsprozessmanagement erfolgreich Ziele erreichen 23 Dataport Dataport 15.04.2015 Vorteile eines solchen Vorgehens sind Verringerung der Customizing-Kosten für Software. Verringerung des Implementierungsaufwandes. Keine oder geringe Anpassung der internen Prozesse. Gelegenheit für Umsetzung von Verbesserungen. Akzeptanzsteigerung durch ganzheitliche Betrachtung und spürbare Effekte. Diana Walkinstik-man-alone I Mit Geschäftsprozessmanagement erfolgreich Ziele erreichen 24 Dataport Dataport 15.04.2015 Wie erfolgen solche Untersuchungen? Zieldefinition Ist-Analyse 1. Beschreibung des Ist-Ablaufs 1. Erstellung der neuen Abläufe 2. Optimierung des Ist-Ablaufs Quick Wins 2. Entwicklung des neuen Konzepts und der damit verbunden notwendigen Maßnahmen Je nach Ziel: - Definition von Anforderungen für Softwareauswahl - Beschreibung Fachlichkeit für Wissensspeicherung - etc. Filterung der relevantesten Prozesse Soll-Konzept 3. Entscheidung, WAS umgesetzt werden soll Diana Walkinstik-man-alone I Mit Geschäftsprozessmanagement erfolgreich Ziele erreichen 3. Entscheidung, DASS umgesetzt werden soll Umsetzung 1. Umsetzungsplanung z.B. Kauf neuer Software, Schulungen, Auftragsgrundlagen, etc. 2. Umsetzung durchführen 3. Umsetzung controllen 25 Dataport Dataport 15.04.2015 Welche Ergebnisse bekommen Sie? Zieldefinition Liste mit Prozessen, die für die neue Software relevant sind PROZESSLISTE Ist-Analyse Prozessbeschreibungen mit Optimierungsvorschlägen, Quick-Wins und ggf. längerfristigen Optimierungen PROZESSMODELLE Diana Walkinstik-man-alone I Mit Geschäftsprozessmanagement erfolgreich Ziele erreichen Soll-Konzept Umsetzung Katalog mit Anforderungen für die neue Software sowie die neuen Prozessmodelle unter Verwendung einer neuen Software Matrix mit K.O.Kriterien, fachlichen und technischen Anforderung sowie Empfehlung für die Einführung einer neuen Software ANFORDERUNGSKATALOG ENTSCHEIDUNGSMATRIX 26 Dataport Dataport 04.05.2015 Dieser Ansatz hat Vorteile Stetige Ausrichtung auf das Ziel Schaffung von nachhaltigen Inhalten Strukturiertes und transparentes Vorgehen Fokussierung auf die relevanten Informationen Überprüfbare Zielerreichung auf dem Weg dahin Diana Walkinstik-man-alone I Mit Geschäftsprozessmanagement erfolgreich Ziele erreichen 27 Dataport Dataport 04.05.2015 Ihr Interesse trifft auf großes Engagement Kommen Sie zu unserem MesseStand IT-BBZ Stand V03 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!
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